PDCA方法在編碼員工作分工調(diào)整中的應(yīng)用

摘要：目的 探討運(yùn)用PDCA方法對(duì)編碼員的工作分工進(jìn)行調(diào)整。方法 制定工作計(jì)劃和措施，并認(rèn)真執(zhí)行，每周對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，并進(jìn)行總結(jié)以便進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)。結(jié)果 通過(guò)PDCA方法對(duì)編碼員的工作分工進(jìn)行調(diào)整后，編碼員的工作效率得到很大提高，不同編碼員之間的工作量差距顯著縮小。結(jié)論 PDCA方法在編碼員管理實(shí)踐中能夠發(fā)揮巨大的作用。

關(guān)鍵詞：PDCA；編碼員；工作分工

隨著醫(yī)院規(guī)模在不斷擴(kuò)大，醫(yī)院收治的患者人數(shù)在不斷增多，導(dǎo)致病案編碼員每月的工作量也在不斷增加。而部分醫(yī)院病案部門對(duì)編碼員的管理方式較為落后，不能充分調(diào)動(dòng)編碼員的工作積極性，導(dǎo)致編碼員的工作效率難以提高。某三甲醫(yī)院病案部門通過(guò)應(yīng)用PDCA方法對(duì)編碼員的工作分工進(jìn)行調(diào)整，成功提高了編碼員的工作效率。

1資料與方法

1.1資料-PDCA循環(huán) PDCA循環(huán)又可稱為戴明環(huán)（Deming cycle），是由美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明提出，共包括P、D、C、A四個(gè)階段，其中P代表Plan（計(jì)劃），D代表Do（執(zhí)行），C代表Check（檢查），A代表（處理）[1]。應(yīng)用PDCA循環(huán)對(duì)編碼員工作分工進(jìn)行調(diào)整由4個(gè)階段組成：①計(jì)劃階段：分析編碼員當(dāng)前的工作分工現(xiàn)狀，找出存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步分析主要原因，制定整改措施并預(yù)測(cè)結(jié)果；②執(zhí)行階段：按照計(jì)劃落實(shí)整改措施；③檢查階段：檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況；④總結(jié)階段：根據(jù)檢查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)。

1.2方法

1.2.1計(jì)劃階段

1.2.1.1現(xiàn)狀分析 某三甲醫(yī)院病案部門目前共有編碼員9名，編碼員的主要工作是對(duì)病案編碼和首頁(yè)錄入，其他的工作還包括：查找復(fù)入院病人病案的原始住院號(hào)、科研檢索、臨床路徑和重點(diǎn)?？茢?shù)據(jù)檢索、專項(xiàng)檢查或項(xiàng)目申報(bào)數(shù)據(jù)檢索、ICD字典庫(kù)維護(hù)、進(jìn)修生帶教、院內(nèi)首頁(yè)填寫培訓(xùn)、協(xié)助維護(hù)電子病歷系統(tǒng)等。2014年1～6月該院的出院患者數(shù)約為4萬(wàn)例次（不含院區(qū)），要求編碼員在每月12日前完成上1個(gè)月的病案編碼和首頁(yè)錄入工作。

1.2.1.2存在問(wèn)題分析 2014年7月開始該院的新外科大樓正式投入使用，增加約800個(gè)床位，每月至少新增出院患者2300例次。在此之前，由于編碼員能按時(shí)完成每月的病案編碼和首頁(yè)錄入工作，故沒有規(guī)定編碼員每月必須完成的最低工作量，編碼工作也沒有明確的分工，僅僅依靠編碼員的自覺性完成每月的工作量，導(dǎo)致不同編碼員所完成的工作量相差較大，一些編碼員工作效率低下。新外科大樓投入使用后，編碼工作量大幅增加，但編碼員人數(shù)維持不變，故如果不明確編碼員當(dāng)前的工作分工，不提高部分編碼員的工作效率，必然會(huì)導(dǎo)致病案編碼工作不能按時(shí)完成，病案在編碼環(huán)節(jié)的大量積壓同時(shí)也影響了病案工作的后續(xù)環(huán)節(jié)，對(duì)病案的利用也將受到影響。

1.2.1.3制定計(jì)劃和措施 提高編碼員的工作效率首先需要明確編碼員的工作分工。當(dāng)前較為流行的編碼員工作分工方法是按出院科室分工，即為每位編碼員指定所負(fù)責(zé)的科室，由編碼員完成指定科室的病案編碼，其他的方法還有績(jī)效考核[2]等?？紤]到為編碼員指定科室要求編碼員熟記所負(fù)責(zé)的科室，且從全院的病案中挑選出指定科室的病案需要花費(fèi)較多的時(shí)間，為了使編碼員的工作分工更容易執(zhí)行，將按整理員簽名對(duì)編碼員進(jìn)行分工，即由編碼員完成指定整理員簽名的病案編碼。為了保證編碼工作能按時(shí)完成，要求編碼員必須在下個(gè)月10日前完成所負(fù)責(zé)病案的編碼工作，不能完成的需自行加班完成。為了保證編碼質(zhì)量，每月由科主任和編碼組組長(zhǎng)進(jìn)行抽查，同時(shí)要求編碼員在首頁(yè)錄入時(shí)對(duì)編碼進(jìn)行檢查，以便檢查編碼質(zhì)量。由于編碼員的主要工作還包括首頁(yè)錄入和查找復(fù)入院患者病案的原始住院號(hào)等，故也需要明確以上工作的分工。制定工作分工方案時(shí)先根據(jù)整理員的數(shù)量把編碼員分組，再明確每一個(gè)小組所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。最終的編碼員工作分工方案見表1。

1.2.2執(zhí)行階段 具體措施包括：①科主任負(fù)責(zé)召開編碼組內(nèi)會(huì)議，對(duì)編碼員工作分工方案進(jìn)行講解，明確每一位編碼員的職責(zé)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，并對(duì)提出的問(wèn)題進(jìn)行解答。②做好與回收整理組的溝通，分工方案得到整理員的認(rèn)可與配合，病案在完成整理或裝訂后按要求進(jìn)行擺放，以便編碼員找到自己負(fù)責(zé)的病案。編碼員工作分工方案從7月開始執(zhí)行。

1.2.3檢查階段 由科主任和編碼組組長(zhǎng)于每周五檢查分工方案的執(zhí)行情況，聽取編碼員對(duì)分工方案提出的意見，記錄各個(gè)小組的工作完成情況，并分析個(gè)別小組出現(xiàn)病案積壓的原因，使編碼員逐步適用當(dāng)前的工作狀態(tài)與工作模式。

1.2.4總結(jié)階段 總結(jié)階段是PDCA循環(huán)的最后階段，是對(duì)本輪工作的總結(jié)和分析，并有利于推動(dòng)下一個(gè)PDCA循環(huán)工作的開展。通過(guò)分析工作分工方案的落實(shí)情況和編碼員在7月份的工作完成情況，對(duì)仍然存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，找出原因，并提出整改措施和目標(biāo)，并作為新問(wèn)題進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)。

2結(jié)果

2.1 1～6月編碼員編碼與錄入份數(shù) 應(yīng)用PDCA方法對(duì)編碼員的工作分工進(jìn)行調(diào)整前，不同編碼員的編碼與錄入工作量差別很大，見表2。大部分編碼員每月的編碼份數(shù)在500～650之間，序號(hào)為1～3的編碼員每月完成的編碼份數(shù)超出平均數(shù)量，而序號(hào)為9的編碼員達(dá)不到平均水平。編碼員每月的錄入份數(shù)可分為500以下、500～800、900～1100和1100以上4個(gè)級(jí)別，錄入量在800以下可認(rèn)為達(dá)不到平均水平。

2.2 7月編碼員編碼與錄入份數(shù) 應(yīng)用PDCA方法對(duì)編碼員的工作分工進(jìn)行調(diào)整后，部分編碼員的編碼與錄入份數(shù)明顯增多，工作效率明顯提高，不同編碼員的編碼與錄入工作量差距顯著縮小，但與部分醫(yī)院的情況相比仍然存在差距[3，4]。

3討論

編碼員工作效率的高低在一定程度上取決于管理方法的好壞，通過(guò)應(yīng)用PDCA方法對(duì)編碼員的工作分工進(jìn)行調(diào)整，取消過(guò)去對(duì)編碼員的每月工作量不作要求的做法，結(jié)合醫(yī)院病案部門自身的實(shí)際情況，對(duì)當(dāng)前流行的編碼員工作分工方法進(jìn)行調(diào)整并應(yīng)用于實(shí)踐，取得了良好的效果，編碼員的工作效率大大提高，工作分工更為均勻并且責(zé)任明確，提高了編碼員的工作積極性。常用的按出院科室對(duì)編碼員進(jìn)行分工的方法雖然也能夠?yàn)榫幋a員指定需要編碼和錄入的病案，但需要編碼員牢牢記住所負(fù)責(zé)的科室，并且需要從所有的病案中挑選出特定科室的病案要花費(fèi)較多的時(shí)間，因此不如按整理員簽名為編碼員指定病案便利。通過(guò)應(yīng)用PDCA方法，改變了病案編碼環(huán)節(jié)過(guò)去落后的管理方法，煥發(fā)了編碼員的工作熱情，在出院患者數(shù)大幅上升，編碼工作量大增的情況下，編碼員仍然能夠按時(shí)完成每月的工作，說(shuō)明PDCA方法在編碼員管理實(shí)踐中能夠發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉希偉，朱蕓，彭鯤，等.PDCA循環(huán)法在骨科運(yùn)行病歷質(zhì)量管理的應(yīng)用[J].中國(guó)病案， 2014，16（3）：12-13.

[2]陳麗英，魏秋麗.績(jī)效考核在病案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)病案，2014，15（4）：4-6.

[3]范少真.病案管理之流程優(yōu)化[J].中國(guó)病案，2009，10（8）：8-9.

[4]歐陽(yáng)菊香，劉冬生，譚燕萍.病案管理工作效率探討[J].中國(guó)病案，2007，8（2）：15-16.

編輯/申磊