科研檔案的保密與利用工作

科研檔案中有包含著涉及國(guó)家安全和利益、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等內(nèi)容，保密工作至關(guān)重要?？蒲袡n案保密工作的任務(wù)是科研檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，也是工作中重視的內(nèi)容。我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使科研檔案得到充分合理的利用。

科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄。也是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的重要形式。隨著“科技興國(guó)”戰(zhàn)略的實(shí)施，承擔(dān)更多國(guó)家重點(diǎn)科研任務(wù)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重大項(xiàng)目是科研工作的重要方向。近年來(lái)，在國(guó)家科技攻關(guān)項(xiàng)目、重大基礎(chǔ)性研究規(guī)劃和高新技術(shù)計(jì)劃的推動(dòng)下取得了一批重大科技成果，獲得了海量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。部分科研檔案涉及國(guó)家經(jīng)濟(jì)、軍事、國(guó)防、科技等方面的內(nèi)容，一旦泄露將直接危及國(guó)家的根本利益。因此，涉密科研檔案具有保密性和利用限制性，這就涉及科研檔案的保密和利用工作。如何實(shí)現(xiàn)涉密科研檔案信息資源的合理利用，既充分發(fā)揮涉密科研檔案的價(jià)值，又保證涉密科研檔案信息的安全，是科研檔案管理工作人員的一項(xiàng)非常重要的工作。保守國(guó)家機(jī)密是我們每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是科研檔案管理人員的神圣職責(zé)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，更要切實(shí)完善工作職能，使科研檔案得到充分合理的利用。

一、科研檔案保密工作面臨的問(wèn)題

關(guān)于科研檔案保密方面的法律法規(guī)體系還不健全，雖然保密部門(mén)建立了保密規(guī)定，檔案管理部門(mén)也建立了一系列科研檔案管理的相關(guān)制度，包括涉密科研檔案的管理規(guī)定，但由于監(jiān)督機(jī)制不完善，因此，執(zhí)行起來(lái)力度不夠，給科研檔案管理人員依法辦事帶來(lái)一定的困難，也對(duì)科研檔案的保密工作十分不利。

保密意識(shí)淡薄，長(zhǎng)期的和平環(huán)境使科研檔案管理人員和科研人員的保密意識(shí)淡薄，特別是科研業(yè)務(wù)人員忙于業(yè)務(wù)，使用涉密資料時(shí)往往放松了對(duì)安全隱患的警惕，忽略了保密意識(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)工作使用過(guò)程中很容易失密。

硬件設(shè)施投入不足，由于受科研檔案庫(kù)房條件限制，將涉密科研檔案和普通科研檔案混同存放，未采取任何專(zhuān)門(mén)的保管措施，從而存在失密的隱患。

一方面由于受傳統(tǒng)的保密觀念影響，日常管理上存在 “重保管輕利用”，造成大量有價(jià)值的涉密科研檔案難以實(shí)現(xiàn)價(jià)值。另一方面對(duì)其保管的注有密級(jí)的科研檔案沒(méi)有定期解密制度，有的科研檔案即使有保密期限，到了解密期后也不能及時(shí)做好解密工作，而一直作為秘密或機(jī)密科研檔案保存著，影響了涉密科研檔案的利用。

二、如何做好科研檔案的保密利用工作

加強(qiáng)制度建設(shè)與管理措施?？蒲袡n案既要保密又要利用，科研檔案保密的法制建設(shè)是必不可少的一項(xiàng)政策性和規(guī)范性的工作。只有建立完善的科研檔案保密法治制度，才能實(shí)現(xiàn)科研檔案保密工作法制化、規(guī)范化。同時(shí)還必須要加大監(jiān)督執(zhí)行力度，要有嚴(yán)格的管理制度和與之相配套的措施作為保障。有制度沒(méi)措施，執(zhí)行起來(lái)就不會(huì)落到實(shí)處。反之，有措施沒(méi)制度，則難以長(zhǎng)期堅(jiān)持執(zhí)行。建立科研檔案保密制度，完善保密防護(hù)措施，建立科研檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印等制度。并根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，在大力開(kāi)展科研檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。此外，為保證各項(xiàng)制度和各項(xiàng)措施的落實(shí)，還需建立由主要領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)組成的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期監(jiān)督檢查指導(dǎo)。由于有多項(xiàng)制度和措施保證，科研檔案保密與利用有章可循、有條不紊，收到較好的實(shí)效。

加強(qiáng)密級(jí)科研檔案的管理。涉密科研項(xiàng)目檔案管理對(duì)科研檔案管理人員素質(zhì)提出更高的要求，涉密科研檔案它關(guān)系到國(guó)家的安全，關(guān)系到軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗。涉密科研項(xiàng)目檔案管理不同于一般科研項(xiàng)目檔案的管理，為確保保密科研材料的安全，必須管理好涉密科研檔案。首先涉及國(guó)家秘密的科研檔案應(yīng)單獨(dú)存放。要設(shè)帶鎖的移動(dòng)密集架、帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜，從保管條件上確保涉密科研檔案的安全。二是提高科研檔案管理人員的素質(zhì)?？蒲袡n案管理人員不僅具有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，還要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和有業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉所保管的科研檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)。對(duì)所保管的科研檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。三是加強(qiáng)涉密科研檔案的日常管理。涉密科研檔案的借閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定程序辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人、保密部門(mén)審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)。否則，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。涉密科研檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

加強(qiáng)電子科研檔案的管理。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為科研檔案的重要組成部分。做好電子科研檔案的保密和開(kāi)發(fā)利用工作，不僅要做好防消磁防損壞工作，還應(yīng)根據(jù)電子科研檔案內(nèi)容的秘密等級(jí)進(jìn)行有效管理。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)造必要條件，提高科研檔案工作者科學(xué)技術(shù)水平，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密知識(shí)。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)，做到專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用。內(nèi)網(wǎng)上的各類(lèi)信息資料不轉(zhuǎn)載到外網(wǎng)上或其他公共網(wǎng)，也不在涉密與非涉密計(jì)算機(jī)之間互用。涉密移動(dòng)盤(pán)不上聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，硬盤(pán)帶數(shù)據(jù)的變舊電腦須統(tǒng)一處理等，使科研檔案的保密利用工作取得較好的收效。

加強(qiáng)科研檔案庫(kù)房科學(xué)管理。檔案庫(kù)房的科學(xué)管理是做好科研檔案保密、維護(hù)科研檔案安全工作的重點(diǎn)。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定檔案庫(kù)房應(yīng)單獨(dú)興建。但不具備單獨(dú)修建條件的單位，也要注意檔案庫(kù)房的設(shè)置。盡量做到檔案庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)，檔案庫(kù)房應(yīng)配備防盜門(mén)、鐵欄窗、報(bào)警器、電子監(jiān)控等防盜設(shè)施，配置去濕機(jī)、粉碎機(jī)和防磁柜等專(zhuān)用設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，避免客觀條件為科研檔案保密增加風(fēng)險(xiǎn)。這是做好科研檔案保密、維護(hù)科研檔案安全的基本保障。

正確處理科研檔案保密與利用的關(guān)系?？蒲袡n案的保密與利用是辯證統(tǒng)一的關(guān)系，應(yīng)正確處理兩者之間的關(guān)系。重大科研項(xiàng)目檔案涉及國(guó)家秘密，這就要求科研檔案管理部門(mén)在努力開(kāi)發(fā)科研檔案信息、提供利用的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)科研檔案的保密工作。因此，科研檔案利用過(guò)程中必須嚴(yán)格遵守科技保密原則，在保守秘密的情況下合理利用涉密科研檔案。此外，正確的劃分保密范圍是利用涉密科研檔案的前提，科研檔案的價(jià)值具有時(shí)效性，如果定密不科學(xué)，只標(biāo)密級(jí)不標(biāo)保密期限，由于保密時(shí)間太長(zhǎng)，造成大量涉密科研檔案在解密之前已失去使用價(jià)值。所以，規(guī)范涉密科研檔案資料和科學(xué)定密，可以實(shí)現(xiàn)涉密科研檔案的合理利用。

總之，涉密科研檔案的保密與利用是科研檔案管理工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，如何做好涉密科研檔案信息資源的合理利用，是科研檔案管理人員的重要內(nèi)容。在做好涉密科研檔案保密的基礎(chǔ)上，劃定正確的保密范圍，科學(xué)定密，及時(shí)調(diào)整密級(jí)，科學(xué)管理，是實(shí)現(xiàn)涉密科研檔案的利用價(jià)值所在。與此同時(shí)， 要大力開(kāi)展科研檔案保密利用宣傳教育，加強(qiáng)科研檔案保密法制教育，增強(qiáng)廣大科研人員的保密法制觀念。特別是對(duì)涉密人員、管理部門(mén)工作人員、新進(jìn)和調(diào)離重要崗位的工作人員進(jìn)行科研檔案保密和利用教育。必須切實(shí)加強(qiáng)科研檔案工作者的政治素質(zhì)修養(yǎng)，提高保密意識(shí)，確保涉密科研檔案在利用過(guò)程中的安全。

（作者單位：國(guó)家海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)中心）