加強檔案管理,促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

摘要：加強醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，是當(dāng)代醫(yī)院與醫(yī)學(xué)界發(fā)展的關(guān)鍵。因此，加強檔案管理工作對于促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)學(xué)研究等方面有著極其重要的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)進(jìn)步和發(fā)展的關(guān)鍵因素。醫(yī)院檔案形成于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、研究、藥品管理、衛(wèi)生管理、行政管理以及各項其它活動，醫(yī)院檔案包括病歷、科研、圖書、基建、設(shè)備、財務(wù)、文書文件、人事等方面，它是醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程最好的記錄和見證，也是醫(yī)院管理工作中的一個重要組織部分，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。

醫(yī)院檔案不僅涉及到醫(yī)院的歷史發(fā)展，更關(guān)系到廣大人民群眾的各種健康資料。它是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫(yī)院在進(jìn)行工作計劃和決策時的可靠依據(jù)。因此，加強醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院管理中有著極其重要的意義。

1加強檔案管理工作的重要意義

醫(yī)院面對醫(yī)療改革的日益深入和競爭，如何加強醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問題。

1.1 檔案管理人員的綜合素質(zhì)醫(yī)院檔案管理人員一般來自臨床或其它非檔案管理專業(yè)的人員，人員素質(zhì)參差不齊。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識；精明強干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術(shù)；有較強的應(yīng)變能力。首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質(zhì)好，社會關(guān)系較簡單、檔案管理專業(yè)技能較強的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。其次，對現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，定期實行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實踐測驗。

1.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化醫(yī)院綜合檔案部門是醫(yī)院保存和管理本單位各種門類檔案的獨立部門，要建立健全歸檔工作體系，實行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負(fù)責(zé)收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量檢查和驗收。

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，實現(xiàn)檔案管理信息化問題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。如何利用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行信息存儲、檢索，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化；有計劃地把縮微、光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案的應(yīng)用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

1.3加強檔案管理的作用

1.3.1加強檔案管理工作在醫(yī)院管理中起著關(guān)鍵作用，它是衡量一個醫(yī)院是否積極發(fā)展現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要標(biāo)準(zhǔn)，更是衡量一個醫(yī)院醫(yī)學(xué)水平的一個標(biāo)準(zhǔn)。

1.3.2加強檔案管理工作有利于醫(yī)院的綜合發(fā)展。有利于院長做出長遠(yuǎn)準(zhǔn)確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅實基礎(chǔ)；有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，對調(diào)整各項醫(yī)療指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)提供準(zhǔn)確、真實、可靠的依據(jù)；有利于醫(yī)院的各種設(shè)備設(shè)施的管理，通過對其使用性能、使用率的準(zhǔn)確分析，能夠保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用效果。

1.3.3醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各種形式的醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集、匯總、加工、儲存、分析的過程。檔案管理能夠形成科學(xué)的、有效的、準(zhǔn)確的醫(yī)療數(shù)據(jù)。

2醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理格局混亂，管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)部門管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實。在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。

2.3檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。隨著檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，對檔案專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出愈來愈高的要求。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

2.4對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等等。由于對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

2.5未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

2.6醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

3加強檔案管理工作更需科學(xué)化

3.1 科學(xué)配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高管理效率檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計算機和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢，利用計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等工作。實行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案管理工作做到細(xì)致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺，把收集整理好的眾多檔案構(gòu)建成檔案查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，共同促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)的進(jìn)步。

3.2 配備專業(yè)檔案管理人員，提高工作效率檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的專業(yè)知識、技能及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識。能夠很好的做好檔案的收集、保管、統(tǒng)計、檢索、利用和編研工作。檔案管理人員必須具備電子計算機應(yīng)用技術(shù)，防止檔案的丟失、破壞和篡改。

3.3 不斷改進(jìn)檔案管理方法，提高檔案利用率運用計算機技術(shù)可以實現(xiàn)文書和檔案工作的全程自動化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲、利用和數(shù)字管理全過程。計算機技術(shù)的使用使得檔案由紙質(zhì)版向電子版轉(zhuǎn)化，計算機管理是檔案信息存儲數(shù)字化的前提條件。

4加強檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

在現(xiàn)代的科學(xué)發(fā)展下，醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢。不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，還是醫(yī)院檔案管理人員，都要認(rèn)真研究科學(xué)檔案管理的有效措施，結(jié)合創(chuàng)新理念，運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求，把檔案管理科學(xué)化，真正為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)提供豐富有效的數(shù)據(jù)，真正為廣大醫(yī)院工作者、患者服務(wù)。

5結(jié)論

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的醫(yī)院檔案管理只有改革創(chuàng)新，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。加強檔案管理可以不斷地提升醫(yī)院管理水平，才能促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，才能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展和進(jìn)步。

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編輯/蘇小梅