加強(qiáng)檔案管理,促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

摘要：加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的重要組成部分，是當(dāng)代醫(yī)院與醫(yī)學(xué)界發(fā)展的關(guān)鍵。因此，加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)學(xué)研究等方面有著極其重要的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)進(jìn)步和發(fā)展的關(guān)鍵因素。醫(yī)院檔案形成于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、研究、藥品管理、衛(wèi)生管理、行政管理以及各項(xiàng)其它活動(dòng)，醫(yī)院檔案包括病歷、科研、圖書(shū)、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書(shū)文件、人事等方面，它是醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程最好的記錄和見(jiàn)證，也是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組織部分，是具有保存和研究?jī)r(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。

醫(yī)院檔案不僅涉及到醫(yī)院的歷史發(fā)展，更關(guān)系到廣大人民群眾的各種健康資料。它是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，更是醫(yī)院在進(jìn)行工作計(jì)劃和決策時(shí)的可靠依據(jù)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院管理中有著極其重要的意義。

1加強(qiáng)檔案管理工作的重要意義

醫(yī)院面對(duì)醫(yī)療改革的日益深入和競(jìng)爭(zhēng)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。

1.1 檔案管理人員的綜合素質(zhì)醫(yī)院檔案管理人員一般來(lái)自臨床或其它非檔案管理專業(yè)的人員，人員素質(zhì)參差不齊。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)；精明強(qiáng)干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)；有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質(zhì)好，社會(huì)關(guān)系較簡(jiǎn)單、檔案管理專業(yè)技能較強(qiáng)的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)。

1.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化醫(yī)院綜合檔案部門是醫(yī)院保存和管理本單位各種門類檔案的獨(dú)立部門，要建立健全歸檔工作體系，實(shí)行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負(fù)責(zé)收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量檢查和驗(yàn)收。

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化問(wèn)題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開(kāi)發(fā)利用的水平。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；有計(jì)劃地把縮微、光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案的應(yīng)用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

1.3加強(qiáng)檔案管理的作用

1.3.1加強(qiáng)檔案管理工作在醫(yī)院管理中起著關(guān)鍵作用，它是衡量一個(gè)醫(yī)院是否積極發(fā)展現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要標(biāo)準(zhǔn)，更是衡量一個(gè)醫(yī)院醫(yī)學(xué)水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

1.3.2加強(qiáng)檔案管理工作有利于醫(yī)院的綜合發(fā)展。有利于院長(zhǎng)做出長(zhǎng)遠(yuǎn)準(zhǔn)確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)醫(yī)療指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的依據(jù)；有利于醫(yī)院的各種設(shè)備設(shè)施的管理，通過(guò)對(duì)其使用性能、使用率的準(zhǔn)確分析，能夠保證醫(yī)療設(shè)備的有效利用效果。

1.3.3醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各種形式的醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集、匯總、加工、儲(chǔ)存、分析的過(guò)程。檔案管理能夠形成科學(xué)的、有效的、準(zhǔn)確的醫(yī)療數(shù)據(jù)。

2醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理格局混亂，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書(shū)檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實(shí)。在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。

2.3檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。隨著檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，對(duì)檔案專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出愈來(lái)愈高的要求。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

2.4對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書(shū)檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等等。由于對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。

2.5未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

2.6醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。

3加強(qiáng)檔案管理工作更需科學(xué)化

3.1 科學(xué)配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高管理效率檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作。實(shí)行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案管理工作做到細(xì)致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺(tái)，把收集整理好的眾多檔案構(gòu)建成檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，共同促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)的進(jìn)步。

3.2 配備專業(yè)檔案管理人員，提高工作效率檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)、技能及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)。能夠很好的做好檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研工作。檔案管理人員必須具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，防止檔案的丟失、破壞和篡改。

3.3 不斷改進(jìn)檔案管理方法，提高檔案利用率運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案工作的全程自動(dòng)化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、利用和數(shù)字管理全過(guò)程。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用使得檔案由紙質(zhì)版向電子版轉(zhuǎn)化，計(jì)算機(jī)管理是檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化的前提條件。

4加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

在現(xiàn)代的科學(xué)發(fā)展下，醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，還是醫(yī)院檔案管理人員，都要認(rèn)真研究科學(xué)檔案管理的有效措施，結(jié)合創(chuàng)新理念，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求，把檔案管理科學(xué)化，真正為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)提供豐富有效的數(shù)據(jù)，真正為廣大醫(yī)院工作者、患者服務(wù)。

5結(jié)論

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的醫(yī)院檔案管理只有改革創(chuàng)新，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。加強(qiáng)檔案管理可以不斷地提升醫(yī)院管理水平，才能促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，才能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展和進(jìn)步。

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編輯/蘇小梅