技術檔案信息資源管理存在的問題及對策

摘 要：隨著信息技術的快速發(fā)展，技術檔案信息資源管理工作也變得越來越重要，但是在現今的檔案信息資源管理過程中仍然存在很多問題，比如手段陳舊、技術落后、開發(fā)能力弱等，這使我國技術檔案管理仍處于瓶頸階段，而不能真正發(fā)揮出檔案信息資源的作用。本文結合檔案管理實際，探討如何進一步提高技術檔案信息資源的管理水平。

關鍵詞：技術檔案信息；資源管理；存在問題；解決對策

一、技術檔案管理的含義

技術檔案具體指的就是記載和反映單位建設狀況、生產技術具有一定機制的技術文件材料。技術檔案的來源就是技術文件材料，主要包括基本建設檔案、生產技術檔案、工程技術檔案、設備技術檔案、科學技術檔案等。隨著市場經濟的快速發(fā)展，技術檔案信息所發(fā)揮的作用越來越重要，直接關系著生產力的進一步發(fā)展和經濟建設效率。所以加強技術檔案管理具有現實意義，能夠進一步促進企業(yè)生產力的提高，實現更高的經濟效益。在技術檔案管理過程中應該不斷引進先進的技術，結合當代社會經濟建設需要調整管理方式。

二、當前技術檔案信息管理存在缺陷和問題

隨著檔案管理技術的不斷提高，傳統(tǒng)的技術檔案信息管理方式已經不能滿足當前檔案管理工作的需要，這一過程中表現出很多問題，主要包括以下幾個方面：

1.尚未建立完善的信息資源結構

隨著信息技術的快速發(fā)展，技術水平和種類也在不斷提高，電子文件逐漸替代了文本文件，電子文件作為技術檔案的主要載體，具有很多優(yōu)勢。這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不再適用于當代技術檔案管理工作。但是在很多檔案室中仍然以紙質技術檔案為主，這種信息資源結構已經不能適應當今技術檔案管理需要。

2.管理手段單一，水平落后

目前我國大部分檔案管理部門都不能適應信息技術的快速發(fā)展，在技術檔案管理過程中所采用的管理手段過于單一，特別是檔案管理人員還沒有具備掌握新型檔案管理的技巧和心理準備。所以，雖然近幾年我國不斷增加數字檔案信息管理，但是在實際信息檔案管理過程中并沒有得到落實，仍然采取效率低、質量差、檢索速度慢、勞動強度大的手工管理方式。

3.檔案信息資源管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范

針對技術檔案信息管理工作我國并沒有制定系統(tǒng)完善的管理制度和標準，各單位及部門信息檔案管理都遵循自身意愿，使得技術檔案管理出現異構現象，嚴重影響了技術檔案信息資源的交流和管理，加大信息共享難度，使得技術檔案信息資源不能更好地發(fā)揮其作用。

4.開發(fā)能力較弱

為了進一步使用信息技術的快速發(fā)展，在檔案管理過程中必須要不斷開發(fā)相應的技術和方式，這樣才能進一步發(fā)揮技術檔案信息資源的作用，為社會發(fā)展提供更多有效信息。但現實情況是在當前技術檔案管理過程中存在開發(fā)能力較弱，缺乏對檔案信息的深加工能力等問題，這就使得技術檔案信息難以滿足多樣化的社會需求，降低了檔案利用價值。

三、提高技術檔案信息資源管理水平的具體對策

為了進一步提高技術檔案信息資源管理水平，不斷地滿足施工建設項目及技術改造項目對于技術檔案信息的需求，在技術檔案信息管理過程中要不斷引進全新的技術，合理利用信息技術等先進科技，不斷提升檔案管理能力，具體表現在以下幾個方面：

1.提高對技術檔案信息管理的重視程度

由于對技術檔案信息管理不夠重視，使得傳統(tǒng)的檔案管理過程中出現了很多問題，嚴重制約了技術檔案的發(fā)展。所以，要想進一步提高技術檔案信息管理水平就要提高檔案管理工作的相關領導和工作人員的重視、引進先進的技術和一流的人才到技術檔案信息管理的過程中來，為技術檔案管理工作奠定堅實的基礎，加強對技術檔案管理工作的監(jiān)督力度，從而進一步提高管理水平。這樣才能進一步提高技術檔案信息管理效率，提高信息資源質量。

2.利用信息技術，提高管理水平

隨著信息技術的快速發(fā)展，特別是計算機技術的發(fā)展，各行各業(yè)都開始轉變自身傳統(tǒng)的管理方式，并且大范圍應用計算機技術。在技術檔案管理過程中也應該合理利用信息技術，利用先進的技術取代傳統(tǒng)的單一紙質檔案管理形式，提高檔案管理水平。在這一過程中需要引進相應的技術和設備，構建完善的技術檔案數據庫，將原始的數據保存到計算機當中，合理利用網絡進行交流和傳輸。這樣才能進一步提高技術檔案信息資源的管理水平，使檔案資源共享更加便捷。

3.重視培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務素質

在技術檔案管理過程中檔案管理人員的業(yè)務素質起著關鍵性作用，要想進一步提高檔案管理水平，就要注重培養(yǎng)檔案管理人員，提高管理隊伍的整體素質。在這一過程中主要從兩個方面入手：一是要加強檔案管理隊伍建設、加大對檔案管理人員的培訓力度、提高現存檔案管理人員的技術水平。各單位應該針對技術檔案管理人員進行定期的專項培訓，使管理人員能夠更好地掌握計算機等先進管理技術，使其在技術檔案資源管理過程中能夠發(fā)揮其重要作用；二是要引進專業(yè)的檔案管理人才，不斷為檔案管理隊伍注入新鮮血液。只有在管理隊伍中引進專業(yè)的技術檔案管理人才，才能夠進一步帶動整個隊伍的發(fā)展，提高檔案管理水平。

4.合理利用技術信息檔案，實現資源共享

隨著經濟和社會的快速發(fā)展，技術檔案信息資源也發(fā)揮了越來越重要的作用，資源共享也被越來越多人所關注。在技術檔案管理過程中應該合理利用技術信息檔案，通過計算機技術、網絡技術等實現更大范圍內的資源共享，有效提高技術檔案信息資源的利用效率，為現代經濟發(fā)展提供更多優(yōu)質服務。所以，在技術檔案信息資源管理過程中必須要不斷提高信息技術水平，構建完善的技術信息檔案數據庫，豐富檔案資源，加強內部管理力度，提高檔案管理服務質量，這樣才能更好地為我國經濟建設和社會構建服務。

四、結語

技術檔案信息資源在社會和經濟發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用，隨著計算機技術的廣泛應用在技術檔案管理過程中也產生了巨大影響，為了進一步滿足社會經濟發(fā)展的需要，在技術檔案管理過程中也要不斷提高自身管理水平，引進先進的技術，構建更加數字化的技術檔案信息數據庫，這樣才能更好地發(fā)揮技術檔案的作用，實現資源共享，這是技術檔案信息資源管理過程中必須予以重視的工作。

參考文獻：

[1]張海霞.當前我國檔案信息資源開放利用存在問題及其對策.[J].內蒙古大學.2010.

[2]卞策.淺析檔案管理中存在的問題及對策.[J].知識經濟.2012-10.