高校附屬實驗學(xué)校財務(wù)管理輔助系統(tǒng)的構(gòu)想

摘 要：分析高等學(xué)校附屬實驗學(xué)校的財務(wù)管理特點，提出財務(wù)管理信息系統(tǒng)的主要功能需求及運行建議，以及實施財務(wù)管理信息化需要解決的問題。

關(guān)鍵詞：高校附屬實驗學(xué)校；財務(wù)管理；輔助系統(tǒng)

中圖分類號：F230 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）15-0136-02

盡管企業(yè)財務(wù)管理信息化已經(jīng)歷了單機電算化、局域網(wǎng)財務(wù)管理軟件，進入到企業(yè)內(nèi)外流程一體化應(yīng)用層次，中小學(xué)校的財務(wù)管理信息化尚處于初步階段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和財務(wù)管理的智能化和實時性需求，學(xué)校財務(wù)管理信息化是必然趨勢。高等學(xué)校的財務(wù)管理信息化已有大量的研究和討論，而中小學(xué)?？赡苡捎隗w量小，財務(wù)運行相對簡單，財務(wù)管理信息化尚未得到重視。

目前，高等學(xué)校附屬中小學(xué)的辦學(xué)體制有些差異，反映在體制和規(guī)模等各方面，就體制而言，有公辦、民辦和官民結(jié)合，所謂的官民結(jié)合的學(xué)校多稱之為實驗學(xué)校，這類學(xué)校是在公辦學(xué)校的基礎(chǔ)上獲得招收民辦議價生的權(quán)利，其財務(wù)管理一方面要按照公辦學(xué)校的要求，另一方面也需要按照民辦學(xué)校的要求，比如每月需要向當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門上交財務(wù)報表，因此其財務(wù)管理相對而言比較復(fù)雜，財務(wù)管理信息化的需求相對比較迫切。本文結(jié)合華南理工大學(xué)附屬實驗學(xué)校的實際情況提出高等附屬實驗學(xué)校財務(wù)管理輔助系統(tǒng)的構(gòu)想。

一、高等學(xué)校附屬實驗學(xué)校的財務(wù)運行特點

高等學(xué)校的附屬實驗學(xué)校相對純粹的公辦學(xué)校和民辦學(xué)校，其運行資金來源更為多樣化，其財務(wù)管理有以下特點：

1.辦學(xué)經(jīng)費來源多樣化。資金來源有高校的撥款、地方政府的義務(wù)教育撥款、面向社會辦學(xué)的營業(yè)性收入、專項建設(shè)經(jīng)費以及社會贊助費等。不同來源的資金用途不同，使用過程遵循的規(guī)章制度也有差異要求不同，從而使得財務(wù)管理工作復(fù)雜。

2.財務(wù)管理存在非獨立性。附屬學(xué)校的財務(wù)管理往往依托高校財務(wù)體系，由高校的財務(wù)部門代理記賬，所有的財務(wù)業(yè)務(wù)需要經(jīng)過高校財務(wù)處。但高校財務(wù)部門本身的業(yè)務(wù)量大，附屬學(xué)校只是其服務(wù)對象之一，因此在財務(wù)管理上側(cè)重于重點掌控收支是否符合有關(guān)規(guī)定，每一次用款是否合理，而附屬學(xué)校各種經(jīng)費的使用情況、同一項目經(jīng)費的不同開支是否符合預(yù)算等需要自己去掌控。

3.財務(wù)工作的復(fù)雜程度高。首先，財務(wù)人員的專業(yè)性不高，由于附屬學(xué)校的財務(wù)管理非獨立性，財務(wù)人員往往是非專職人員擔(dān)任，有些學(xué)校甚至由老師兼任，其工作內(nèi)容既不是專業(yè)的會計工作，也不是專業(yè)的出納工作。其次，服務(wù)對象類別多，包括正式工和合同工，二者的薪金的出處不同，每個月財務(wù)人員所做的薪金報表也不同。最后，財務(wù)工作的規(guī)范性要求較強。附屬實驗學(xué)校的財務(wù)工作首先服務(wù)于學(xué)校管理層對學(xué)校經(jīng)費使用信息的掌控，根據(jù)管理層的需要及時提供各種經(jīng)費的使用情況，為此需要記錄學(xué)校每一筆收入和開支，并做出完整無誤的統(tǒng)計；第二，服務(wù)于大學(xué)財務(wù)部門管理附屬學(xué)校資金的各種表格要求，比如每月按時將員工薪酬發(fā)放表格提交給大學(xué)財務(wù)部門，保障員工（特別是合同工）準(zhǔn)時獲得自己的酬金；第三，服務(wù)于教職員工教學(xué)過程中的各種開支的報賬以及對自己薪酬信息的咨詢；第四，服務(wù)于當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門對學(xué)校財務(wù)運行狀況的報表要求。

基于上述特點，高校附屬實驗學(xué)校的財務(wù)工作相當(dāng)煩瑣，盡管專業(yè)性要求不高，但規(guī)范性要求強。因此，一套符合附屬實驗學(xué)校財務(wù)工作實情的管理工具不但可提高資金使用的規(guī)范性，為學(xué)校決策層提供及時準(zhǔn)確的財務(wù)信息，提升資金的使用效率，同時也可降低財務(wù)人員的勞動強度，降低工作出錯的概率。

二、中小學(xué)財務(wù)管理工具主要功能

對學(xué)校財務(wù)管理系統(tǒng)的具體管理模型進行了探討，針對高校附屬實驗學(xué)校的上述財務(wù)運作現(xiàn)狀，采用高檔次的信息化管理平臺，有些小題大做，但具有下述功能的小系統(tǒng)，將促進學(xué)校經(jīng)費使用的規(guī)范性，大大降低財務(wù)人員的工作量，同時有助于單位財務(wù)信息的公開，加強學(xué)校與教師的溝通。

1.資金使用明細管理：每一筆使用經(jīng)費，需要清晰地記錄使用時間、使用人、使用事項（即用途）等信息；為了便于今后查賬，還需要記錄相關(guān)的發(fā)票信息，甚至報賬日期。

2.酬金發(fā)放表格管理：包括表格導(dǎo)入、表格導(dǎo)出、表格刪除以及表格分類。酬金是附屬實驗學(xué)校經(jīng)費的主要支出，酬金分為常規(guī)薪金、獎勵金、節(jié)假日慰問金、加班費等多種形式，大學(xué)財務(wù)部門要求的表格形式也有一定的差異。高校財務(wù)部門所要求的酬金發(fā)放表格一般為Excel表格，具有明確的信息要求，比如酬金發(fā)放原因，獲得酬金人員的詳細信息，發(fā)放金額以及支出賬號。這些信息為表格的分類和統(tǒng)計提供了充分的信息量。表格的格式在一段時間內(nèi)是固定的，但大學(xué)財務(wù)系統(tǒng)有時會改變報表的格式，因此表格管理的靈活性要充分考慮，最好具有格式自定義功能以應(yīng)對任意格式的財務(wù)表格。

3.信息查詢功能：查詢最多的兩種情形，一是來學(xué)校管理層的需要，管理層有時需要某項經(jīng)費具體信息，比如經(jīng)費總額度、某個時段的使用情況、結(jié)余情況等，以便掌握學(xué)校的整體財務(wù)狀況；二是來自教師對自己薪酬發(fā)放情況的關(guān)注，他們可能需要了解一年的收入情況，某項補貼發(fā)放。

4.統(tǒng)計功能：統(tǒng)計功能一般以統(tǒng)計報表的形式展現(xiàn)，比如某段時間從某個賬戶支出多少酬金、資金余額、教師獲得酬金的統(tǒng)計情況等。比如一個教師的年度收入情況報表，可能需要歸納十幾張薪酬表格的信息，人工完成需要大量的時間，而且容易出錯。但利用財務(wù)表格管理功能的系統(tǒng)處理這類問題很容易，也不會出錯。

5.月度匯總表生成：教師酬金一般是一事一表，便于單位的財務(wù)管理，而每月上交大學(xué)財務(wù)部門的是一個匯總表，將各種子表合成為匯總表，人工操作須考慮人員名單的匯總以及每人的發(fā)放金額的匯總，這些工作需要十分細心，否則容易出錯，而這種出錯往往導(dǎo)致教師的不滿。因此由管理工具自動生成匯總表，可以將匯總出錯率降低到零。

6.薪酬發(fā)放情況自動通知功能：該功能對教職員工而言非常重要。財務(wù)人員只需將人工費發(fā)送明細報表導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)可在設(shè)定的日期自動向所有當(dāng)月獲得酬金的教師發(fā)短信，從而讓教師及時了解自己的勞動所得。短信內(nèi)容及格式為“???老師你好，??年??月，你的酬金為??元，其中??加班費??元，??事項??元……”。當(dāng)前，教師要了解自己的薪酬詳情比較困難，因為薪酬均是通過銀行發(fā)放，發(fā)放過程中薪酬獲得者不需要參與，他們只能通過打印存單清單獲得一些信息，而銀行存單上的信息是非常有限的。因此財務(wù)人員往往需要花費大量時間回答教職員工在薪酬方面的查詢。

7.打印功能：打印查詢結(jié)果和統(tǒng)計報表。

三、財務(wù)管理工具的技術(shù)考慮

實現(xiàn)上述功能的技術(shù)是比較成熟的，開發(fā)成本不高，為了讓具有上述功能的財務(wù)管理工具能真正發(fā)揮作用，尚需要考慮以下問題：

1.表格的格式問題。所有的財務(wù)表格可以要求采用Excel表格，從而使得表格管理，統(tǒng)計等功能易于實現(xiàn)，同時可以與上報大學(xué)的表格數(shù)據(jù)兼容。

2.自動通知功能問題。隨著社會的發(fā)展，移動通信已非常普及，因此采用短信方式極為方便。自動短信通知的技術(shù)途徑有兩種。一是與短信平臺服務(wù)商合作，短信平臺服務(wù)商為信息化助手提供數(shù)據(jù)交互接口，接口數(shù)據(jù)同樣采用Excel表格形式，即方便交互，也方便閱讀。接口數(shù)據(jù)包括三方面信息：姓名、手機號碼和短信內(nèi)容，其中短信內(nèi)容是信息化助手根據(jù)當(dāng)月的各種發(fā)放表格自動生成。第二種技術(shù)路線采用GRPS模塊構(gòu)建獨立的短信發(fā)送平臺，GPRS是一種基于GSM系統(tǒng)的無線分組交換技術(shù)，提供端到端的、廣域的無線IP連接，它在許多方面都具有顯著的優(yōu)勢，比如低成本，易開發(fā)，因此得到了廣泛應(yīng)用。

3.系統(tǒng)安全問題。由于該管理工具主要使用者是附屬學(xué)校的財務(wù)人員，最主要的問題是如何保障硬件平臺的穩(wěn)定運行，需要防止數(shù)據(jù)的丟失。采用常規(guī)的熱備份即可解決。

4.誤操作預(yù)防機制。誤操作是難免的，比如輸入不正確的數(shù)據(jù)，或者導(dǎo)入了不合要求的表格。因此，一面每次數(shù)據(jù)導(dǎo)入操作都應(yīng)有確認過程，另一方面系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)應(yīng)用不同時段的版本管理，以便撤銷當(dāng)前或某個時期的誤操作。

5.多用戶管理。系統(tǒng)應(yīng)允許多人使用，使不同人有不同的權(quán)限，提高管理工具的適用面。

四、結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校財務(wù)管理信息化是必然趨勢，中小學(xué)也應(yīng)引起高度重視，因地制宜地分析本單位的實際需要，積極推動信息化管理平臺建設(shè)。對高校附屬實驗學(xué)校而言，構(gòu)建一個簡單、實用的低成本財務(wù)管理工具，雖然不能全面地解決財務(wù)管理信息化問題，但也具有非常實用的功能，一方面可以更好地規(guī)范資金的使用；另一方面可以促進財務(wù)信息公開，保障教職員工及時獲得個人薪酬信息；第三可降低財務(wù)人員的財務(wù)數(shù)據(jù)管理工作量，提高工作效率。

參考文獻：

[1] 李華麗.對高校財務(wù)信息化建設(shè)問題的探討[J].中國信息界，2010，（6）：64-66.

[2] 賴敏鋒.高校財務(wù)信息化問題探究[J].財會通訊，2013，（6）：70-72.

[3] 孫學(xué)斌.學(xué)校財務(wù)信息化的管理模式[N].中國財經(jīng)報，2008-03-28.

[4] 孫德輝，馬文麗，姚文娟，鄭文嶺.基于GPRS的無線傳輸系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].微計算機信息，2007，（21）：104-106.

[5] 王愛云.淺析中小學(xué)財務(wù)管理信息化[J].中國管理信息化，2011，（6）：18-19.

[責(zé)任編輯 陳鳳雪]