接收學(xué)生檔案常見(jiàn)的問(wèn)題及原因分析

摘要：學(xué)生檔案對(duì)于畢業(yè)生來(lái)說(shuō)是極為重要的，它記錄著學(xué)生在校的生活、學(xué)習(xí)以及社會(huì)活動(dòng)等，是見(jiàn)證學(xué)生成長(zhǎng)的歷史記錄，是人事檔案的重要組成，也是以后組織或單位對(duì)其考核、選拔、調(diào)用等的主要依據(jù)和憑證，具有極其重要的作用。但有些學(xué)校對(duì)于學(xué)生檔案的管理卻沒(méi)有隨著其重要性的增加而改善。本文作者以湖南省某三甲醫(yī)院近5年接收新進(jìn)人員和學(xué)歷增加人員檔案為例，統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)學(xué)校轉(zhuǎn)遞來(lái)的學(xué)生檔案超過(guò)50%存在問(wèn)題，而用人單位要求學(xué)生檔案必須齊全才能辦理報(bào)到手續(xù)，這就延遲了學(xué)生辦理報(bào)到的時(shí)間，往返于各類學(xué)校和就業(yè)指導(dǎo)中心，補(bǔ)齊欠缺材料，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力，增加學(xué)生負(fù)擔(dān)，影響工齡。本文作者通過(guò)分析學(xué)生檔案常見(jiàn)的問(wèn)題及存在的原因，針對(duì)問(wèn)題提出建議，希望能提高學(xué)生檔案的質(zhì)量，減輕學(xué)生負(fù)擔(dān)，為以后人員的考核、選拔、調(diào)用等提供主要依據(jù)和憑證。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；問(wèn)題；原因分析

學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成，是人事檔案建立的基礎(chǔ)，學(xué)歷學(xué)位材料是人事檔案的重要內(nèi)容之一。而人事檔案是作為正確選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)，干部調(diào)動(dòng)、任免工作中查閱干部檔案是一個(gè)不可省略的重要程序；人事檔案是澄清干部個(gè)人有關(guān)問(wèn)題的重要憑證，是\"三齡一歷\"等身份信息認(rèn)定的材料憑證；人事檔案是對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育，撰寫人物傳記，地區(qū)志以及歷史科學(xué)研究和人才研究提供線索和資料。

1臨床資料

湖南省某三甲醫(yī)院近5年接收新進(jìn)人員和學(xué)歷增加人員檔案情況：2009～2013年共接收新進(jìn)人員和學(xué)歷增加人員1001例，見(jiàn)表1。

2存在問(wèn)題

2.1學(xué)歷材料不齊全：在591份不齊全檔案中，學(xué)歷材料不完整617人次，其中缺高中畢業(yè)生登記表237人次，占40.10%；缺高考成績(jī)單224人次，缺高校招生報(bào)考登記表88人次，缺高校畢業(yè)生登記表43人次，缺攻讀碩士（博士）學(xué)位相關(guān)材料25人次（資格審查表16人次、研究生成績(jī)單7人次、專家推薦表2人次）。

2.2入黨入團(tuán)材料不完整：在591份不齊全檔案中，入黨入團(tuán)材料不齊全387人次，其中缺入團(tuán)志愿書298人次，占50.42%；缺入黨材料89人次（其中入黨申請(qǐng)書29人次，入黨志愿書24人次，入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書36人次），占15.06%。

2.3缺其他可供參考的材料 在591份不齊全檔案中，缺高校招生體檢表28份，占4.74%。

3原因分析

3.1對(duì)檔案管理工作重視不夠 有些單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，沒(méi)有形成專門的畢業(yè)生檔案管理實(shí)施細(xì)則和制度，不論是學(xué)生在校間或是畢業(yè)后，整個(gè)檔案管理過(guò)程中均存有不嚴(yán)格的問(wèn)題，收集、歸檔工作被動(dòng)且不及時(shí)；管理檔案的人員在管理上只走形式，對(duì)檔案內(nèi)容的完整性及檔案的去向均未很好的進(jìn)行整理和記錄，致使很多畢業(yè)生在校存檔一年的檔案寄回生源地的畢業(yè)生管理部門后便不知去向。種種不規(guī)范操作使檔案管理混亂、內(nèi)容不全等問(wèn)題出現(xiàn)，降低了檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了[1]。

3.2檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng) 不僅許多單位對(duì)于檔案管理工作重視不夠，甚至有些檔案專職管理人員也對(duì)于學(xué)生檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不清，擺不正自己在檔案管理中的位置。作為檔案專職管理人員首先應(yīng)該明確自己的職責(zé)，明白自己不僅是學(xué)生人事檔案的保管者、管理者、保護(hù)者，還是學(xué)生在就業(yè)方面的指引者、服務(wù)者。作為管理檔案的專業(yè)性人員，在學(xué)生們真正成長(zhǎng)前，要替他們把其人事檔案保存好，為他們以后的提拔、調(diào)動(dòng)工作等人事任免作好鋪墊?？梢赃@么說(shuō)，保管其檔案就是保管其人生，可見(jiàn)檔案管理人員工作的重要性。

3.3學(xué)生本身對(duì)檔案的重視程度不夠 由于很多學(xué)生未接觸過(guò)檔案知識(shí)，不知道檔案對(duì)自己的重要性，不知日后政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升等過(guò)程中均要以檔案材料為憑證，甚至某些畢業(yè)生以為檔案到單位后沒(méi)什么用，這種對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的缺如，必定會(huì)影響檔案在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用。此次調(diào)查問(wèn)詢591份檔案不齊全的人員，561例（94.92%）認(rèn)為補(bǔ)不補(bǔ)齊所欠檔案無(wú)所謂，從此結(jié)果可以看出學(xué)生本身對(duì)檔案的重視程度。

3.4缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制：因如今很多人對(duì)畢業(yè)生檔案的不重視，致使個(gè)別公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)在管理檔案方面并未建立完善相對(duì)有價(jià)值的管理機(jī)制，更不必說(shuō)，建立畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。有學(xué)生在校間犯有重大錯(cuò)誤，學(xué)校方面給過(guò)處分，但經(jīng)某些公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理轉(zhuǎn)遞到學(xué)生相應(yīng)的工作單位后，其有些處分材料竟莫名消失，這亦是監(jiān)督管理機(jī)制的缺如、管檔人責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)的必然后果[2]。

4建議

4.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)、宣傳檔案工作法律法規(guī)，強(qiáng)化依法歸檔意識(shí) 《干部檔案工作條例》規(guī)定：\"各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位的有關(guān)部門，要建立主動(dòng)送交干部檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)在將新形成的干部檔案材料送交有關(guān)干部檔案管理部門歸檔。\"檔案工作者要加大對(duì)檔案法律的宣傳，宣傳收集工作的意義、注意事項(xiàng)及歸檔范圍，使每個(gè)部門、每個(gè)干部都清楚移交檔案材料是法律規(guī)定的應(yīng)盡義務(wù)。

4.2加強(qiáng)溝通，確保學(xué)生檔案完整 檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員對(duì)來(lái)咨詢但又未報(bào)到的學(xué)生要及時(shí)幫他們查詢檔案的狀態(tài)及去向，盡力給他們調(diào)取檔案，對(duì)已報(bào)到的學(xué)生則做好登記、記錄和接收，并保持聯(lián)絡(luò)，對(duì)就業(yè)但檔案無(wú)法正常轉(zhuǎn)出的學(xué)生，則要加強(qiáng)和用人單位間的溝通，將其工作后的材料加入到檔案中。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)和用人單位間的溝通，使高校畢業(yè)生檔案及時(shí)更新，確保檔案資料和信息完整。

4.3宣傳檔案的重要性，提高學(xué)生本身對(duì)檔案的重視程度 現(xiàn)在人事檔案出現(xiàn)的很多問(wèn)題都是高校畢業(yè)生本身對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足而造成的，因而加大對(duì)學(xué)生檔案知識(shí)的宣傳力度就顯得尤為重要。因此高校的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)做好宣傳和咨詢，使高校畢業(yè)生們?nèi)媪私獾饺耸聶n案對(duì)他們的重要性和檔案的重要作用，就業(yè)后也應(yīng)及時(shí)的關(guān)注檔案動(dòng)態(tài)，應(yīng)和托管機(jī)構(gòu)保持聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

4.4加強(qiáng)監(jiān)督 干部檔案管理部門要加強(qiáng)檢查督促，通過(guò)建立并嚴(yán)格執(zhí)行督促檢查制度，把主動(dòng)收集工作和督促檢查工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，確保有關(guān)部門盡快送交材料，避免材料漏收、缺收。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋閩湘.當(dāng)前形勢(shì)下如何做好高校畢業(yè)生檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2009（25）.

[2]孫柏國(guó).對(duì)改善公共視野下的高校畢業(yè)生檔案管理的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013.

編輯/許言