醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換準(zhǔn)備及實(shí)施方案探討

摘要：隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展及管理水平的提升，原有的醫(yī)院信息系統(tǒng)不斷被功能更強(qiáng)大的新系統(tǒng)所取代，醫(yī)院勢(shì)必面臨醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換問(wèn)題。醫(yī)院信息系統(tǒng)管理和執(zhí)行部門，必須制定詳細(xì)的計(jì)劃書，選擇適合本院的切換方式，做好切換前的準(zhǔn)備工作，制定切實(shí)可行的實(shí)施方案和應(yīng)急預(yù)案，才能確保醫(yī)院信息系統(tǒng)切換工作萬(wàn)無(wú)一失，為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展提供信息化平臺(tái)的有力保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院信息系統(tǒng)；切換；準(zhǔn)備；實(shí)施

HIS是Hospital Information System的縮寫，即醫(yī)院信息系統(tǒng)。醫(yī)院信息系統(tǒng)包括門診掛號(hào)收費(fèi)、藥品管理、入出院管理、醫(yī)生工作站、護(hù)士工作站等基礎(chǔ)信息系統(tǒng)，涉及門診流程、住院流程、藥品管理流程等醫(yī)院診療活動(dòng)的主要業(yè)務(wù)流程。隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展及管理水平的提升，原有的醫(yī)院信息系統(tǒng)不斷被功能更強(qiáng)大的新系統(tǒng)所取代，如何做好系統(tǒng)切換前的準(zhǔn)備工作，制定安全有效的切換方案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息系統(tǒng)的成功切換，對(duì)整個(gè)醫(yī)院信息化平臺(tái)的建設(shè)和發(fā)展都具有重要意義。

1切換工作計(jì)劃部署

制定完整詳細(xì)的系統(tǒng)切換上線計(jì)劃書，包括各階段的進(jìn)展時(shí)間、工作內(nèi)容、參與人員等。醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換涉及到全院每一個(gè)部門，在切換過(guò)程中會(huì)有許多科室的業(yè)務(wù)流程需要確認(rèn)、協(xié)調(diào)，所以在整個(gè)過(guò)程中要有醫(yī)院權(quán)威的管理部門、院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，并且醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部、財(cái)務(wù)科、藥劑科等相關(guān)科室都要有專人參與進(jìn)來(lái)。

鑒于我院的實(shí)際情況，將系統(tǒng)切換工作分為三期：第一期，完成本院基礎(chǔ)信息系統(tǒng)的切換；第二期，完成本院新系統(tǒng)中新增系統(tǒng)模塊的上線；第三期，借鑒本院系統(tǒng)切換的經(jīng)驗(yàn)，完成分院以及社區(qū)基礎(chǔ)信息系統(tǒng)的切換以及各類接口程序的完善。整個(gè)系統(tǒng)切換工程計(jì)劃在9個(gè)月內(nèi)完成。

2確定切換方式

根據(jù)各個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)的不同情況，切換方式分為直接切換、平行切換、逐步切換三種[1]。

2.1直接切換是指在啟用新系統(tǒng)的同時(shí)，老系統(tǒng)停止使用。這種方式對(duì)新上線軟件的成熟度要求較高，有一定的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)做好應(yīng)急預(yù)案，隨時(shí)做好回切成原有系統(tǒng)的準(zhǔn)備。直接切換的優(yōu)點(diǎn)是切換后所有財(cái)務(wù)賬目和業(yè)務(wù)信息都在同一個(gè)系統(tǒng)中，能夠保證財(cái)務(wù)賬目的一致性和患者就診信息的連貫性。對(duì)操作人員而言，采用直接切換可以隔斷對(duì)原有系統(tǒng)的依賴，有利于新系統(tǒng)的熟練使用。

2.2平行切換是指在一段時(shí)間內(nèi)醫(yī)院新舊信息系統(tǒng)并行使用。平行切換的優(yōu)點(diǎn)是切換風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較小，但由于新舊兩套系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，會(huì)增加人員和設(shè)備運(yùn)行成本，并且難以控制新舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)變化，容易造成數(shù)據(jù)不一致的問(wèn)題，不利于財(cái)務(wù)賬目的統(tǒng)計(jì)核對(duì)。

2.3逐步切換是指分階段、按步驟地完成新舊系統(tǒng)的切換上線過(guò)程，成熟一部分則上線一部分。逐步切換減少了直接切換的上線風(fēng)險(xiǎn)，又避免了平行切換導(dǎo)致的成本增加，不足之處在于新舊系統(tǒng)存在多個(gè)接口的開發(fā)，且數(shù)據(jù)分別在兩個(gè)不同的系統(tǒng)中，報(bào)表生成需要做數(shù)據(jù)整合。但老系統(tǒng)中原本不存在的模塊功能可以采用此種切換方式，即一個(gè)模塊運(yùn)行穩(wěn)定后，再進(jìn)行另一個(gè)模塊的上線。

我院信息系統(tǒng)切換時(shí)以上三種切換方式都有采用，第一期本院信息系統(tǒng)切換采用直接切換的方式，新系統(tǒng)一旦啟用則老系統(tǒng)立即停止運(yùn)行，新系統(tǒng)完全替代舊系統(tǒng)的所有使用功能；第二期新系統(tǒng)中新增系統(tǒng)模塊的上線采用逐步切換的方式，成熟一部分上線一部分；第三期分院及社區(qū)信息系統(tǒng)的切換，從自身系統(tǒng)切換角度看，采用的是直接切換方式，而從整個(gè)切換工程來(lái)看，采用的是平行切換方式，在本院新系統(tǒng)啟用并運(yùn)行的同時(shí)，分院及社區(qū)的老系統(tǒng)并行運(yùn)行，由于其數(shù)據(jù)庫(kù)和服務(wù)器在老系統(tǒng)中就與本院的獨(dú)立分開，所以在新老系統(tǒng)并行的同時(shí)，不會(huì)存在報(bào)表數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)問(wèn)題，亦不會(huì)增加成本，而且經(jīng)過(guò)前兩期本院系統(tǒng)的切換，新系統(tǒng)運(yùn)行已基本穩(wěn)定，程序各項(xiàng)功能已進(jìn)一步完善，整個(gè)系統(tǒng)更加成熟和穩(wěn)健，有助于分院社區(qū)系統(tǒng)切換工作的順利完成。

3切換前的準(zhǔn)備

3.1需求調(diào)研系統(tǒng)切換前，項(xiàng)目實(shí)施人員應(yīng)與醫(yī)院的各級(jí)管理者、各業(yè)務(wù)科室人員、各模塊的使用人員進(jìn)行大量的、充分的溝通與交流，了解新舊系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)上的差異，形成詳盡的需求調(diào)研報(bào)告。對(duì)于各業(yè)務(wù)科室提交的個(gè)性化的需求，應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待，進(jìn)行嚴(yán)格的需求評(píng)估，切不可盲目的將業(yè)務(wù)科室的需求、應(yīng)用者個(gè)人的需求提升為醫(yī)院的需求加以滿足。防止\"需求蔓延\"[2]。需求評(píng)估體系不健全或者不夠謹(jǐn)慎，必然導(dǎo)致軟件功能模塊的頻繁修改，其最初所代表的軟件管理思維也隨之損失殆盡。

3.2人員培訓(xùn)系統(tǒng)成功切換的關(guān)鍵是人員培訓(xùn)，在系統(tǒng)切換前要充分做好人員培訓(xùn)工作。培訓(xùn)工作應(yīng)是系統(tǒng)切換前期工程中耗時(shí)比較長(zhǎng)的一項(xiàng)工作，首先是培訓(xùn)教室的搭建，培訓(xùn)電腦的數(shù)量應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的規(guī)模合理配置，一般在院職工1000人培訓(xùn)電腦數(shù)量不少于20臺(tái)[3]，培訓(xùn)工作應(yīng)按照系統(tǒng)切換上線計(jì)劃分期進(jìn)行，老系統(tǒng)中沒(méi)有的功能模塊可以在新系統(tǒng)上線成功后再組織人員培訓(xùn)。通過(guò)人員培訓(xùn)和考核達(dá)到各類操作人員熟練使用軟件、減少誤操作的目的，同時(shí)利用培訓(xùn)和練習(xí)時(shí)產(chǎn)生的大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可對(duì)新軟件系統(tǒng)各功能模塊與醫(yī)院業(yè)務(wù)的相容性進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容性質(zhì)的不同，可分為以下兩類培訓(xùn)：①操作級(jí)培訓(xùn)操作級(jí)培訓(xùn)的主要對(duì)象是各業(yè)務(wù)科室的軟件使用者。由于醫(yī)院軟件用戶不同程度的受原有軟件使用定式的影響，對(duì)新軟件系統(tǒng)存在一定的排斥與抵觸。在系統(tǒng)切換前，應(yīng)對(duì)軟件的各類使用人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，讓他們了解醫(yī)院信息化的發(fā)展動(dòng)向、業(yè)務(wù)訴求，系統(tǒng)切換后的業(yè)務(wù)場(chǎng)景和流程改善，并要求軟件的直接操作人員、業(yè)務(wù)管理人員在真實(shí)的業(yè)務(wù)環(huán)境中熟練使用新系統(tǒng)，能在設(shè)定權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行字典維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)。②維護(hù)級(jí)培訓(xùn)維護(hù)級(jí)培訓(xùn)主要對(duì)象是信息化建設(shè)項(xiàng)目組人員、醫(yī)院信息科的專業(yè)技術(shù)人員。通過(guò)培訓(xùn)，應(yīng)具備系統(tǒng)切換時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、異常識(shí)別和故障排除的能力。

3.3組織準(zhǔn)備醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換絕不僅僅是上線一套軟件系統(tǒng)，更是對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、管理流程的優(yōu)化和再造，醫(yī)院信息系統(tǒng)上線后必然導(dǎo)致原有的院內(nèi)管理和運(yùn)行模式發(fā)生一定的變化，例如門診排班是由掛號(hào)室負(fù)責(zé)還是由門診辦公室負(fù)責(zé)管理，診療項(xiàng)目字典是由物價(jià)部門還是信息部門負(fù)責(zé)維護(hù)，醫(yī)囑模板（醫(yī)生組套）是各科室自行負(fù)責(zé)還是全院統(tǒng)一制訂等。在信息系統(tǒng)切換前必須做好相應(yīng)的組織準(zhǔn)備，明確管理細(xì)節(jié)，建立層級(jí)權(quán)責(zé)。否則醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換就會(huì)出現(xiàn)\"信息部門一頭熱\"的現(xiàn)象。

3.4數(shù)據(jù)準(zhǔn)備系統(tǒng)切換最重要的工作之一是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，新舊系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)遷移，需要耗費(fèi)巨大的時(shí)間和人力，一般數(shù)據(jù)遷移的工作量至少占到系統(tǒng)升級(jí)總工作量的1/3[4]。結(jié)合原有信息系統(tǒng)的實(shí)際情況，我院采取部分?jǐn)?shù)據(jù)遷移的方案，即遷移字典數(shù)據(jù)但不遷移業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將原有系統(tǒng)中的人員字典、科室字典、藥品字典、診療項(xiàng)目字典等數(shù)十項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典遷移至新系統(tǒng)中，只需對(duì)字典數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和補(bǔ)充，重點(diǎn)是藥品、診療項(xiàng)目?jī)r(jià)格的核對(duì)，以及是否列入醫(yī)保農(nóng)保報(bào)銷范圍的核查工作，而所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都由新系統(tǒng)產(chǎn)生，新系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)問(wèn)題更容易定位與分析。

3.5運(yùn)行測(cè)試在人員培訓(xùn)工作的基礎(chǔ)之上，需完成對(duì)新系統(tǒng)的運(yùn)行測(cè)試。各業(yè)務(wù)科室應(yīng)按照新的業(yè)務(wù)流程，完全模擬各項(xiàng)在院業(yè)務(wù)，對(duì)新系統(tǒng)進(jìn)行全流程的運(yùn)行測(cè)試。測(cè)試時(shí)間應(yīng)大于2w，不僅要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能進(jìn)行測(cè)試，還需針對(duì)各類就診人員性質(zhì)分別測(cè)試，觀察各類業(yè)務(wù)報(bào)表是否統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，對(duì)運(yùn)行測(cè)試過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析處理。

4系統(tǒng)切換實(shí)施安排

制定有效的實(shí)施方案，明確系統(tǒng)切換的時(shí)間，確認(rèn)各部門需要完成的具體工作，安排工作流程、完成時(shí)間、責(zé)任人等重要內(nèi)容，其中責(zé)任人需細(xì)化到每個(gè)部門的每一項(xiàng)工作。根據(jù)實(shí)施方案制定完整的系統(tǒng)切換日程安排表，指明整個(gè)系統(tǒng)切換過(guò)程中，某天某個(gè)部門需要完成哪幾項(xiàng)工作，信息系統(tǒng)管理部門自身需完成的工作也應(yīng)包含在內(nèi)，并指明規(guī)定時(shí)間前必須完成，各項(xiàng)工作的完成以各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及信息系統(tǒng)管理部門雙方簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。對(duì)系統(tǒng)切換實(shí)施過(guò)程中需特別注意的幾點(diǎn)做如下說(shuō)明：①切換時(shí)機(jī)的選擇系統(tǒng)切換時(shí)間盡量選擇在每月結(jié)帳日后或年度結(jié)帳日后，若選擇在結(jié)帳周期中的某一天，則存在新、舊系統(tǒng)報(bào)表拼接的問(wèn)題。為將系統(tǒng)切換對(duì)醫(yī)療服務(wù)的影響降至最低，應(yīng)盡量選擇門診患者較少的時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)切換。結(jié)合醫(yī)保年度結(jié)轉(zhuǎn)的政策，我院的切換選擇在7月1日零點(diǎn)，在完成系統(tǒng)切換的過(guò)程中，一并完成了醫(yī)保年度結(jié)轉(zhuǎn)工作，并且財(cái)務(wù)關(guān)賬時(shí)點(diǎn)與醫(yī)保年度結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)間相一致，更有利于財(cái)務(wù)報(bào)表與醫(yī)保中心報(bào)表的對(duì)賬工作。②加強(qiáng)技術(shù)保障[5]為了保障系統(tǒng)切換的順利實(shí)施，在系統(tǒng)上線前應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)中心管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除網(wǎng)絡(luò)故障；對(duì)各上線工作站的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)應(yīng)進(jìn)行更新安裝，并加載新的程序；指派實(shí)施工程師對(duì)上線科室進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)值守，以便提供實(shí)時(shí)指導(dǎo)。③加強(qiáng)患者溝通系統(tǒng)切換當(dāng)天應(yīng)在院內(nèi)公示區(qū)、患者候診區(qū)張貼系統(tǒng)切換公告，以尋求患者對(duì)可能出現(xiàn)的排隊(duì)等候時(shí)間延長(zhǎng)等現(xiàn)象給予理解和配合；對(duì)原有就診流程進(jìn)行優(yōu)化的，應(yīng)發(fā)布新生業(yè)務(wù)流程圖告知患者；門診大廳及掛號(hào)、收費(fèi)、取藥、入出院辦理窗口、醫(yī)生工作站、護(hù)士工作站等環(huán)節(jié)應(yīng)增加導(dǎo)醫(yī)人員、服務(wù)窗口及工作人員，以協(xié)助維持就醫(yī)秩序，減少排隊(duì)等候時(shí)間。④做好系統(tǒng)切換的應(yīng)急預(yù)案應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括系統(tǒng)切換不成功如何回切至原有系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)故障時(shí)如何啟用本地服務(wù)、系統(tǒng)反應(yīng)遲緩時(shí)如何啟動(dòng)先診療后結(jié)算服務(wù)、由于系統(tǒng)切換而導(dǎo)致的醫(yī)患糾紛如何處理等，以應(yīng)對(duì)系統(tǒng)切換過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種意外，以保障醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)能正常開展。

綜上所述，醫(yī)院信息系統(tǒng)的切換是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，醫(yī)院信息系統(tǒng)管理和執(zhí)行部門必須秉持對(duì)醫(yī)院高度負(fù)責(zé)的精神，精心做好醫(yī)院信息系統(tǒng)切換前的準(zhǔn)備工作，根據(jù)各個(gè)醫(yī)院新舊信息系統(tǒng)的不同情況，選擇一種或幾種相結(jié)合的適合本院的切換方式，制定切實(shí)可行的實(shí)施方案和應(yīng)急預(yù)案，才能確保醫(yī)院信息系統(tǒng)切換工作萬(wàn)無(wú)一失，為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展提供信息化平臺(tái)的有力保障。

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編輯/王海靜