對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)的探討

陳愛(ài)萍++沈新華++謝鵬

【摘 要】 文章基于學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)踐，在分析原有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)特點(diǎn)、全面梳理財(cái)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)問(wèn)題進(jìn)行了探討，提出了優(yōu)化、改進(jìn)的思路與流程，闡述了系統(tǒng)的功能，對(duì)完善財(cái)務(wù)管理工作具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】 預(yù)算管理； 財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)； 會(huì)計(jì)核算； 財(cái)務(wù)流程； 財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：G475；F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-5937（2014）12-0110-02

一、背景簡(jiǎn)介

筆者所在的學(xué)校近年來(lái)一直致力于財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理工作的研究與探索，前幾年通過(guò)全校統(tǒng)一思想、共同努力，在學(xué)校預(yù)算管理信息化方面取得了突破性進(jìn)展，做到了將預(yù)算申報(bào)與審核、預(yù)算執(zhí)行與控制、預(yù)算分析與考核等方面的工作流程都固化到系統(tǒng)中，通過(guò)校內(nèi)網(wǎng)讓財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)能實(shí)時(shí)、清晰地了解預(yù)算下達(dá)及執(zhí)行的情況，從而能方便地實(shí)現(xiàn)“無(wú)預(yù)算不開(kāi)支，有預(yù)算不超支”的預(yù)算管理目標(biāo)。但是，由于該預(yù)算系統(tǒng)與會(huì)計(jì)賬務(wù)系統(tǒng)是兩個(gè)不相關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，信息尚不能共享，在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，存在以下兩方面的問(wèn)題：一是兩個(gè)系統(tǒng)的信息可能由于報(bào)賬時(shí)間、用款額度、預(yù)借款、托收等原因存在著不一致的現(xiàn)象；二是需要在兩個(gè)系統(tǒng)中登記、記賬，客觀上增加了工作量。由于以上問(wèn)題，兩個(gè)系統(tǒng)存在的信息“孤島”現(xiàn)象，仍然影響財(cái)務(wù)核算與管理的質(zhì)量。

基于此，學(xué)校在以往預(yù)算管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，繼續(xù)探討系統(tǒng)優(yōu)化的問(wèn)題，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出將現(xiàn)有預(yù)算系統(tǒng)與會(huì)計(jì)賬務(wù)系統(tǒng)相融合的軟件系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理與會(huì)計(jì)核算的信息集成。本文從學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)踐出發(fā)，對(duì)如何利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)優(yōu)化提升學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行探討與闡述。

二、學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)理念

系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念是系統(tǒng)的靈魂和精髓，基于目前現(xiàn)狀，學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)定位為：技術(shù)先進(jìn)、安全第一、以人為本、信息共享。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的理念是：在校園網(wǎng)環(huán)境下，結(jié)合原有財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，以“網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)”為設(shè)計(jì)主線(xiàn)，將預(yù)算、審批、報(bào)銷(xiāo)、核算、查詢(xún)等流程關(guān)聯(lián)起來(lái)，在不改變現(xiàn)有會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的前提下，以信息化、電子化為手段，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理簡(jiǎn)單化、單據(jù)填寫(xiě)規(guī)范化、業(yè)務(wù)審批流程化、財(cái)務(wù)制單自動(dòng)化、付款方式電子化的目標(biāo)，創(chuàng)建一種新型的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)與預(yù)算控制系統(tǒng)。

三、學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)思路

（一）梳理財(cái)務(wù)流程

對(duì)工作流程的梳理與設(shè)定直接影響到系統(tǒng)的功能與使用，對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)有著重要影響。財(cái)務(wù)流程主要包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)審批、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督和信息查詢(xún)等。原先的系統(tǒng)主要是解決了財(cái)務(wù)預(yù)算流程中的預(yù)算申報(bào)與審核、項(xiàng)目與額度控制、匯總分析等問(wèn)題，其他財(cái)務(wù)流程大多仍是手工方式處理，各流程之間信息不能實(shí)時(shí)共享。在手工審批情況下，費(fèi)用審批人員在審批單據(jù)的時(shí)候，無(wú)法及時(shí)了解各部門(mén)已經(jīng)花了多少錢(qián)、還剩多少預(yù)算余額、實(shí)際如何使用等。部門(mén)與部門(mén)之間無(wú)法進(jìn)行充分的信息共享，導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。此外，手工審批受人為因素影響較大，很多管理制度不能有效執(zhí)行，因?yàn)槁毠っ刻斓墓ぷ骱芏啵荒苤竿毠び涀『芏喙芾碇贫葋?lái)進(jìn)行人為判斷，因此，有必要通過(guò)優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將預(yù)算、審批、核算、監(jiān)督、查詢(xún)等各項(xiàng)工作流程固化下來(lái)，每項(xiàng)業(yè)務(wù)按規(guī)定的流程規(guī)則運(yùn)轉(zhuǎn)，參與業(yè)務(wù)的人無(wú)需記憶各種復(fù)雜的流轉(zhuǎn)規(guī)則，從而避免人為因素產(chǎn)生的不規(guī)范及低效率。

從負(fù)責(zé)相關(guān)審批手續(xù)的管理層來(lái)看，他們有大量的日常業(yè)務(wù)需要審批，如采購(gòu)、出差、借款、資金審批等。手工審批中各環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能逐步走到下一個(gè)環(huán)節(jié)，而利用電子化報(bào)銷(xiāo)流程則可以把管理和財(cái)務(wù)的職能進(jìn)行區(qū)分，作為管理層主要是關(guān)心該事務(wù)允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少，而財(cái)務(wù)的職能則需要判斷該事務(wù)發(fā)生的憑證（發(fā)票）是真的還是假的，是不是超過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的標(biāo)準(zhǔn)。所以在電子化流程下，電子單據(jù)和紙質(zhì)憑證分別走各自的流程，管理層以電子單據(jù)填入的數(shù)據(jù)作為審批依據(jù)進(jìn)行快速審批，不用在紙質(zhì)憑證上審批，紙質(zhì)憑證由財(cái)務(wù)審核即可，這樣可以支持領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程審批。按此流程操作，既可以突破時(shí)間和空間的限制，提高費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)效率，又可以規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的有效控制。

因此，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)工作流程的全面梳理，確定系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)的主要工作是將預(yù)算、審批、報(bào)賬、核算、監(jiān)督、查詢(xún)等各項(xiàng)財(cái)務(wù)流程有機(jī)地整合起來(lái)，重點(diǎn)是在原系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加以下功能：電子審批、來(lái)款登記、借還款、預(yù)約報(bào)賬、預(yù)算與核算有效對(duì)接等。

（二）設(shè)計(jì)表單

針對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程的特點(diǎn)，系統(tǒng)設(shè)置各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)，覆蓋學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。表單設(shè)計(jì)力求做到簡(jiǎn)便規(guī)范，高效靈活。在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，主要可設(shè)計(jì)以下電子表單：

1.針對(duì)學(xué)校內(nèi)部使用的單據(jù)。（1）“借款單”、“借款報(bào)銷(xiāo)單”：主要用于學(xué)校內(nèi)部的借款及借款報(bào)銷(xiāo)流程。（2）“費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單”：主要用于學(xué)校內(nèi)部費(fèi)用支付的直接報(bào)銷(xiāo)流程。

2.針對(duì)學(xué)校外部使用的單據(jù)?！案犊顔巍保褐饕糜趯W(xué)校外部費(fèi)用支付的付款流程。

（三）設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)申請(qǐng)、審批流程

1.報(bào)賬申請(qǐng)

在發(fā)生報(bào)賬業(yè)務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人首先需要在系統(tǒng)中填寫(xiě)業(yè)務(wù)申請(qǐng)單，按照預(yù)先設(shè)定的單據(jù)格式填寫(xiě)相應(yīng)內(nèi)容，在填寫(xiě)申請(qǐng)單時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)獲取該業(yè)務(wù)的預(yù)算總金額、目前實(shí)際累計(jì)發(fā)生額以及預(yù)算余額等數(shù)據(jù)，提供預(yù)警和多種控制方法。

填寫(xiě)完畢后，可按“流轉(zhuǎn)”按鈕提交單據(jù)進(jìn)入流程。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)別提示本單據(jù)相關(guān)流程環(huán)節(jié)和責(zé)任人。

2.報(bào)賬審批

學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可在電子流程中對(duì)單據(jù)進(jìn)行審批，審批責(zé)任人可以對(duì)審批單據(jù)做“通過(guò)、退回、加簽”等操作。

（四）設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)審核、付款、記賬流程

財(cái)務(wù)相關(guān)崗位可在流程中進(jìn)行財(cái)務(wù)審核、付款、記賬等財(cái)務(wù)操作。系統(tǒng)可以自動(dòng)生成記賬憑證及進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)等，這將大幅度減少財(cái)務(wù)人員的重復(fù)工作，提高工作效率和工作質(zhì)量。endprint

1.財(cái)務(wù)人員在對(duì)紙質(zhì)單據(jù)核實(shí)確認(rèn)后，在電子流程中完成“財(cái)務(wù)審核”環(huán)節(jié)，然后批量生成記賬憑證。財(cái)務(wù)人員也可以通過(guò)手工方式增加新的憑證，以解決規(guī)則外的憑證生成。

2.財(cái)務(wù)人員對(duì)生成的憑證進(jìn)行復(fù)核，確保生成憑證的正確性并可對(duì)憑證內(nèi)容進(jìn)行修改。

3.財(cái)務(wù)人員根據(jù)預(yù)約的結(jié)算方式進(jìn)行付款?，F(xiàn)金結(jié)算方式下，報(bào)賬人到出納窗口領(lǐng)取現(xiàn)金；非現(xiàn)金結(jié)算方式下，財(cái)務(wù)人員將賬款直接打到報(bào)賬人銀行卡上，并設(shè)置短信通知。

4.財(cái)務(wù)人員可通過(guò)記賬、報(bào)表等功能形成核算需要的各種文件。

（五）設(shè)計(jì)查詢(xún)分析功能

在系統(tǒng)中設(shè)置查詢(xún)分析功能，對(duì)已經(jīng)發(fā)生及正在發(fā)生的報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)進(jìn)行查詢(xún)。用戶(hù)可以通過(guò)“我的單據(jù)”功能，查詢(xún)自己填寫(xiě)的單據(jù)當(dāng)前的流程狀態(tài)；通過(guò)“我的任務(wù)”功能，查看和處理當(dāng)前責(zé)任人是自己的單據(jù)。學(xué)校和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)“單據(jù)查詢(xún)”功能查詢(xún)學(xué)校或本部門(mén)的所有單據(jù)，通過(guò)“費(fèi)用分析”功能查詢(xún)學(xué)?；虮静块T(mén)的費(fèi)用使用情況。

四、對(duì)優(yōu)化設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)工作的評(píng)價(jià)

基于學(xué)校原有財(cái)務(wù)管理及會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的全面梳理，對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計(jì)，各項(xiàng)財(cái)務(wù)流程得到了有機(jī)融合，這項(xiàng)工作符合并順應(yīng)了財(cái)政部、教育部對(duì)高校財(cái)務(wù)管理信息化的要求，提高了財(cái)務(wù)管理水平和會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。該系統(tǒng)可以在業(yè)務(wù)申報(bào)、審批以及支付等不同環(huán)節(jié)及時(shí)提供預(yù)算數(shù)據(jù)、實(shí)際數(shù)據(jù)及對(duì)比差異，實(shí)現(xiàn)資金支出的事前、事中控制，從源頭避免費(fèi)用超支，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、會(huì)計(jì)核算與預(yù)算控制的結(jié)合。

通過(guò)將財(cái)務(wù)工作流程固化到系統(tǒng)中，可以做到流程規(guī)范，制度透明；依托校園網(wǎng)，支持職工在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)和預(yù)約，領(lǐng)導(dǎo)可以自由安排時(shí)間簽批，每個(gè)單據(jù)的進(jìn)展情況可以清晰地進(jìn)行展示，提高報(bào)銷(xiāo)效率。系統(tǒng)可以根據(jù)正確的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單自動(dòng)生成記賬憑證，確保了財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性和完整性，也減輕了財(cái)務(wù)人員的錄入工作量，可以提高財(cái)務(wù)部門(mén)的工作效率與服務(wù)質(zhì)量。各部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及財(cái)務(wù)人員可以查詢(xún)相關(guān)事項(xiàng)的已報(bào)銷(xiāo)情況以及已申請(qǐng)未報(bào)銷(xiāo)情況，合理安排資金，嚴(yán)格控制預(yù)算，提高資金的使用效率，也便于財(cái)務(wù)信息公開(kāi)。

五、結(jié)語(yǔ)

預(yù)算管理是財(cái)務(wù)管理工作的核心，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、會(huì)計(jì)核算是財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)。在優(yōu)化設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)過(guò)程中，對(duì)預(yù)算、報(bào)銷(xiāo)等事項(xiàng)的審批流程和控制流程進(jìn)行了清晰梳理，從事前到事后，每一個(gè)環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)及時(shí)準(zhǔn)確的控制，完善了內(nèi)控，提高了審批和報(bào)銷(xiāo)的工作效率、工作質(zhì)量，有利于學(xué)校的日常管理和決策。

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