降低運(yùn)行成本提高檔案工作效率

【摘 要】受到國內(nèi)外不利經(jīng)濟(jì)形勢的影響，公司的經(jīng)營壓力較大，提出了“開源節(jié)流、降本增效”的大方針。本文從部門及個(gè)人的角度出發(fā)，針對部門的實(shí)際情況及個(gè)人的工作特點(diǎn)，提出了降低檔案部門工作成本的建議，同時(shí)也提出提高檔案工作效率的相關(guān)措施，其中既包括改進(jìn)工作方法，也包括數(shù)紙機(jī)、無線射頻等先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)，對今后研究具有一定的指導(dǎo)性意義。

【關(guān)鍵詞】開源節(jié)流；降本增效；數(shù)紙機(jī)

一、引言

截止到目前，公司已經(jīng)完成了由鞍山到大連的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移，所有工作也已經(jīng)回歸正軌。但由于國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)形勢不太景氣，行業(yè)間的競爭壓力較大，為了減輕經(jīng)濟(jì)低迷對公司的影響、保證業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，公司提出了“開源節(jié)流、降本增效”的工作方針，在當(dāng)今激烈的市場競爭環(huán)境中，降低成本已經(jīng)成為企業(yè)首先要解決的重要問題，當(dāng)然提高工作效率也很重要。公司的效益與我們息息相關(guān)，作為公司的一員，作為部門的一員，我們應(yīng)身體力行，降低成本、提高工作效率。

二、降低部門的工作成本

企業(yè)的工作成本就是伴隨企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用，部門的工作成本就是部門在生產(chǎn)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用，本文重點(diǎn)講解如何降低部門的工作成本，其中檔案庫房的耗電量是成本控制的重點(diǎn)，因此，如何有效地控制檔案庫房的耗電量是控制部門工作成本的關(guān)鍵問題。

（一）合理有效的控制除濕機(jī)

目前檔案庫房配備了60臺(tái)日本三菱除濕機(jī)，功率為350W（0.35KW），如果全年開放，耗電量=60×0.35×365×24=183960KW.h，每度電按1元計(jì)算，費(fèi)用為183960元。這個(gè)數(shù)目很龐大，應(yīng)該想方設(shè)法降低這一塊的費(fèi)用。

應(yīng)該根據(jù)檔案庫房的濕度情況來合理有效的控制除濕機(jī)。根據(jù)每個(gè)庫房面積的大小配備適當(dāng)數(shù)量的溫濕度計(jì)，由庫房管理員定期記錄并整理庫房的溫濕度數(shù)據(jù)。由于適合圖紙保存的相對濕度為45%～65%，空氣太干或太濕都不利于圖紙存放。如果空氣的濕度長期（例如冬季比較干燥）低于45%，可以全部關(guān)閉除濕機(jī)；這樣一來不但節(jié)省了大量的電能，而且很好地控制了圖紙的干濕度情況，有利于圖紙的長期保存。

（二） 節(jié)省電能

1、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該為每個(gè)辦公室指派一名員工，負(fù)責(zé)管理該房間的燈、電腦、空調(diào)、打印機(jī)、掃描儀、打圖機(jī)等電器設(shè)備，每天下班后，尤其是節(jié)假日前，必須認(rèn)真檢查并關(guān)掉相關(guān)的電器設(shè)備，節(jié)省電能。

2、檔案的保管人員離開檔案庫房后，應(yīng)該認(rèn)真檢查燈具是否關(guān)閉。檔案的庫房管理員每天下班前應(yīng)該認(rèn)真檢查一遍所有的檔案庫房，及時(shí)關(guān)掉相應(yīng)的電器設(shè)備。

三、提高檔案工作效率

工作效率就是工作的產(chǎn)出與投入之比，即工作效率=產(chǎn)出/投入，比值越大，代表效率越高，工作的投入主要包括時(shí)間、精力、金錢、方法、設(shè)備等因素，在時(shí)間、精力、金錢幾個(gè)要素一定的情況下，就需要改進(jìn)工作方法或引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，獲得較大的產(chǎn)出。較高的工作效率就是用盡可能少的人力、物力、財(cái)力和實(shí)踐的消耗，完成數(shù)量盡可能多的或質(zhì)量盡可能高的工作任務(wù)，這是企業(yè)管理的核心問題，也是一個(gè)難點(diǎn)，以下是結(jié)合自身檔案的工作經(jīng)驗(yàn)，從改進(jìn)工作方法和引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備兩個(gè)方面進(jìn)行分析：

（一）改進(jìn)工作方法

1、修改圖的變化

辦理修改圖包括的內(nèi)容比較多，涉及的環(huán)節(jié)也挺多。經(jīng)過長期的辦理發(fā)現(xiàn)有很多步驟不必要，可以舍棄。例如，藍(lán)底圖配對是一個(gè)漫長的過程，完成1次修改圖紙的藍(lán)底圖配對需要耗費(fèi)1個(gè)小時(shí)，如果舍棄這個(gè)步驟，采用藍(lán)底圖分開辦理，可以節(jié)省大量時(shí)間。

2、整編底圖

在使用ECM系統(tǒng)完成圖紙整編入庫的過程中，直接將圖紙按工程號進(jìn)行分類，節(jié)省圖紙入庫前分類篩選的時(shí)間，提高了工作效率。

3、底圖皮子的標(biāo)識

以前是以蓋戳的形式將圖號、張數(shù)蓋在底圖皮子上，如今是用標(biāo)簽打印機(jī)打印包括圖號、張數(shù)等內(nèi)容的標(biāo)簽的形式，很明顯這是傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)向現(xiàn)代化工具輔助勞動(dòng)方向發(fā)展，改進(jìn)后的工作方法不但節(jié)省了人力，而且還節(jié)省了工作時(shí)間，提高了工作效率。

良好的工作方法可以節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率。當(dāng)然，除了以上三個(gè)比較好的工作方法，還有很多能夠提高檔案效率的工作方法，這里就不一一贅述了，總之，檔案人員在檔案工作中應(yīng)該多動(dòng)腦筋、多創(chuàng)新、多嘗試使用新的工作方法，這樣會(huì)極大地節(jié)省工作時(shí)間，進(jìn)一步提高檔案工作效率。

（二）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

1、數(shù)紙機(jī)

檔案人員在驗(yàn)收圖紙、整編圖紙等環(huán)節(jié)都需要對硫酸圖紙進(jìn)行清點(diǎn)張數(shù)，尤其是圖紙張數(shù)比較多時(shí)，需要耗費(fèi)檔案人員大量的時(shí)間，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且依賴人工清點(diǎn)圖紙張數(shù)很容易失誤，影響了后續(xù)工作的開展。

Uchida（日本內(nèi)田）2200HS數(shù)紙機(jī)是一款性能比較優(yōu)越的高速數(shù)紙機(jī)器，數(shù)紙速度能夠達(dá)到2200張/分鐘，對任何材料和任何厚度的紙張都能夠高速、準(zhǔn)確地計(jì)數(shù)，并且操作比較容易，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用在印刷行業(yè)、辦公等領(lǐng)域，使用該機(jī)器會(huì)極大地提升檔案的工作效率。

2、 無線射頻技術(shù)

使用無線射頻技術(shù)能夠快速定位到所要使用的圖紙，減少了員工的找圖時(shí)間，既節(jié)省了時(shí)間，又提高了員工的安全，提高了圖紙管理的工作效率，尤其是在公司業(yè)務(wù)比較繁忙發(fā)圖比較多時(shí)，能夠在短時(shí)間內(nèi)完成抽圖配圖工作，保證了發(fā)圖的順利進(jìn)行。

盡管以上兩種設(shè)備能夠極大地提高工作效率，而且這兩款設(shè)備應(yīng)用在檔案室在技術(shù)上是可行的，但是其價(jià)格相對較高，例如一臺(tái)二手的Uchida （日本內(nèi)田）2200HS數(shù)紙機(jī)報(bào)價(jià)25000元，因此需要加以權(quán)衡資金、技術(shù)等因素，是否應(yīng)該投入使用。不過對于一個(gè)與國際接軌的大公司來說，引進(jìn)有利于工作的先進(jìn)設(shè)備也是大勢所趨。

四、結(jié)束語

本文通過檔案工作中的例子來詳細(xì)描述了如何降低檔案工作成本、提高工作效率，對今后的檔案工作研究具有一定的指導(dǎo)性意義。未來的工作中肯定還會(huì)遇到這樣那樣的問題，但“開源節(jié)流、降本增效”的方針不能改變，作為公司一員，在以后的工作中我們應(yīng)當(dāng)不斷摸索新方案，不斷改進(jìn)工作方法或引進(jìn)適用檔案工作的先進(jìn)設(shè)備來不斷提升檔案工作的效率。

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