加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)療建設(shè)事業(yè)中所起的作用

【摘 要】醫(yī)院檔案為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展奠定著堅(jiān)固的基礎(chǔ)性作用，必須高度重視，要從醫(yī)院檔案的制度建設(shè)、人員培養(yǎng)、技術(shù)操作、科研成果歸檔、安全性、為患者服務(wù)、信息化等方面加強(qiáng)建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；醫(yī)學(xué)檔案制度；檔案信息化

檔案作為一種信息資源，是歷史發(fā)展與社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)管理工作中留存下來的寶貴的信息資源，醫(yī)院檔案管理更為重要，它觸及醫(yī)院的各個(gè)部門，融入醫(yī)院全方位的信息，規(guī)范的檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理的依據(jù)和保證，因此，重視醫(yī)院檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展起著舉足輕重的作用。

一、醫(yī)院檔案管理的價(jià)值

醫(yī)院檔案的是醫(yī)院在辦院宗旨的指導(dǎo)下，按照醫(yī)院的業(yè)務(wù)范圍和從事活動(dòng)，所形成的黨政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、人員組成、設(shè)備設(shè)施、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等全部檔案的總和，是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和有效憑證，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

（一）醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展有機(jī)整體中的一部分。它記錄著醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，從中可以看到醫(yī)院逐步發(fā)展演變的歷史過程，可以看到不同歷史發(fā)展時(shí)期的人物事，同時(shí)也是醫(yī)院精神文明建設(shè)與醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容。醫(yī)院檔案是歷史的見證，它記載了醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度全面客觀地反映各個(gè)不同歷史時(shí)期醫(yī)院發(fā)展和變遷的歷史軌跡和規(guī)律，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)有機(jī)整體的一部分。醫(yī)院檔案包括范圍廣、保存病歷時(shí)間長(zhǎng)、文化積淀深，是醫(yī)院精神文明建設(shè)與醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容。

（二）醫(yī)院檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠的史實(shí)依據(jù)。醫(yī)院在對(duì)人事任免、重大問題的處置、專業(yè)技術(shù)資格的評(píng)聘等重要工作做出決策時(shí)，充分發(fā)揮檔案的參考作用，可以客觀的對(duì)問題做出實(shí)事評(píng)價(jià)，可以增強(qiáng)工作的透明度和公正性，避免主觀差錯(cuò)給工作造成影響。有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施管理，通過對(duì)使用性能、使用率的分析，保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果，通過對(duì)基本建設(shè)從設(shè)計(jì)、施工到竣工所形成的檔案分析，可以保證維修、改造、重建不受影響和損失。通過檔案資料的使用，使得醫(yī)院管理在科學(xué)化、規(guī)范化模式發(fā)展過程中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、精細(xì)型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，增加了醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)了醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提升。

（三）醫(yī)院檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。醫(yī)院檔案有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推廣和應(yīng)用。在臨床、教學(xué)、科研工作中，為加快科學(xué)研究的過程，推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步提供大量的充分可靠的資料，為后人推動(dòng)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了條件。同時(shí)，它對(duì)不同歷史時(shí)期醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)學(xué)的進(jìn)步提供了理論基礎(chǔ)，是醫(yī)院前進(jìn)過程中最有價(jià)值的參考依據(jù)。人們對(duì)新生事物的認(rèn)識(shí)在從量變到質(zhì)變的過程中，通過檔案資料的幫助，增長(zhǎng)了經(jīng)驗(yàn)知識(shí)的借鑒，開啟了一條捷徑，少走彎路或者不走彎路，減少或避免人財(cái)物的損失。

（四） 醫(yī)院檔案有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推廣和應(yīng)用。在生命、心理、醫(yī)學(xué)研究工作中，要向加快科學(xué)研究的進(jìn)程，取得更多的科研成果，必須通過查閱大量的檔案資料，進(jìn)行分析、研究、總結(jié)，才能得出基于實(shí)踐基礎(chǔ)上的科學(xué)的論斷，并進(jìn)行進(jìn)一步的推廣和應(yīng)用。

（五）醫(yī)院檔案是醫(yī)療活動(dòng)中維護(hù)醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)。對(duì)于處理醫(yī)療糾紛、保證醫(yī)院良好的工作秩序，維護(hù)醫(yī)院和患者雙方面的合法權(quán)益具有重要的作用。醫(yī)院檔案涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、X線攝片、各種檢查圖文資料等，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。隨著醫(yī)療法律法規(guī)的不斷完善，醫(yī)院檔案是醫(yī)院活動(dòng)中維護(hù)醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)，對(duì)于處理醫(yī)療糾紛、維護(hù)醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序具有不可替代的作用。

二、做好檔案管理工作，切實(shí)發(fā)揮其在醫(yī)院發(fā)展中的作用

（一）完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)。多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，造成檔案管理沒有自主權(quán)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真地調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施，逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中，與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。 （二）抓好檔案管理的基礎(chǔ)工作。醫(yī)院檔案管理涉及到收集、整理、編目鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索與提供利用等內(nèi)容，其中檔案收集工作是起點(diǎn)，是檔案管理的基礎(chǔ)與前提條件，因此，必須高度重視檔案收集工作，制訂規(guī)范、規(guī)章、制度，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，要切實(shí)擔(dān)負(fù)起積累信息的責(zé)任。要注重案卷質(zhì)量，案卷質(zhì)量的高低，決定檔案的利用效果，進(jìn)而影響人們的檔案意識(shí)，因此，檔案人員要以強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，保證歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確，使檔案的憑證、參考作用發(fā)揮得更加充分，從而使利用者真正感受到檔案的重要性，促使決策者加大投入，支持檔案工作，重視檔案工作。檔案工作者在文件立卷歸檔、鑒定銷毀工作中，要具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光和求真存實(shí)精神，客觀分析每份文件、檔案的價(jià)值，既要考慮其現(xiàn)行價(jià)值，也要分析其本質(zhì)內(nèi)容，考慮到其歷史價(jià)值。為此，要求檔案工作者要不僅具備較寬的知識(shí)面和合理知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)還要具備科學(xué)分析問題解決問題的能力，對(duì)每份文件、檔案做出認(rèn)真的、準(zhǔn)確的鑒定，準(zhǔn)確處理其去留問題。

（三）提高醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息服務(wù)工作的要求越來越高，為提高檔案工作的質(zhì)量，必須注重檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，要著力培養(yǎng)艱苦創(chuàng)業(yè)、務(wù)求實(shí)效、勇于探索、銳意改革、以工作為重、爭(zhēng)創(chuàng)一流的精神，樹立嚴(yán)格管理、熱心服務(wù)、自強(qiáng)不息的形象。強(qiáng)化職業(yè)道德教育，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，要把提高檔案干部的政治素質(zhì)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作堅(jiān)持下去，用先進(jìn)的理念指導(dǎo)工作。同時(shí)，要加強(qiáng)理論培訓(xùn)，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力實(shí)現(xiàn)多專多能的目標(biāo)，采取措施形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣，引導(dǎo)檔案干部主動(dòng)學(xué)，帶著問題學(xué)，學(xué)以致用，學(xué)用結(jié)合，要以繼續(xù)教育、崗前培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流等主要形式，把握重點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和教育，提高檔案干部專業(yè)素質(zhì)，使之掌握多種技能，精通檔案業(yè)務(wù)。

（四）檔案安全是檔案工作的重中之重，本著對(duì)黨、對(duì)國(guó)家、對(duì)人民高度負(fù)責(zé)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動(dòng)上切實(shí)把檔案的安全放在突出位置，定期對(duì)檔案室的安全防范進(jìn)行檢查，檔案庫(kù)房是存放檔案的場(chǎng)所，應(yīng)該符合檔案保管的專業(yè)要求，如，庫(kù)房必須專用，要與辦公室、閱覽室分開；庫(kù)房必須堅(jiān)固，不能是臨時(shí)性建筑；庫(kù)房要遠(yuǎn)離火源、水源和（下轉(zhuǎn)第76頁(yè)）（上接第83頁(yè)）污染源，并符合防火、防水、通風(fēng)、防潮等基本要求，堅(jiān)決杜絕松懈、僥幸心理，確保檔案資料萬無一失。

（五）加強(qiáng)對(duì)影像及其他數(shù)字資料嘗試運(yùn)用先進(jìn)的管理手段。高科技的發(fā)展，也使醫(yī)院檔案增添新的內(nèi)涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫(kù)房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。因而實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。其他如住院收費(fèi)實(shí)行電腦化管理，消除傳統(tǒng)的出院病人對(duì)賬單。所有的出入院明細(xì)賬均實(shí)行電腦存盤，減少了庫(kù)存，規(guī)范了明細(xì)賬。雖然，出院病人對(duì)賬單不屬于歸檔范圍，但其以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存盤留檔的管理模式，為電子檔案的運(yùn)用提供了很好的范例，是實(shí)行現(xiàn)代檔案管理的一種趨向。

（六）搞好利用服務(wù)工作，發(fā)揮檔案的作用。檔案的利用時(shí)檔案管理的最終目的，在醫(yī)院管理的各項(xiàng)工作中，特別是重大決策的制定與實(shí)施，都需要信息反饋，需要各部門密切配合，做好文件材料的整理。因此應(yīng)重視開發(fā)利用檔案資源，要健全各種檢索工具，提高工作效率，準(zhǔn)確及時(shí)地為利用者提供檔案資料，端正服務(wù)態(tài)度，一切從利用服務(wù)出發(fā)，千方百計(jì)滿足利用需求，主動(dòng)服務(wù)，積極挖掘信息資源、掌握醫(yī)院當(dāng)前的中心工作，主動(dòng)提供相關(guān)的檔案信息，盡做大努力使檔案活起來、用起來，切實(shí)發(fā)揮其作用。使之轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，通過檔案管理的科學(xué)化促進(jìn)醫(yī)院規(guī)范化建設(shè)。

三、注重醫(yī)院檔案的信息化發(fā)展方向

在醫(yī)療建設(shè)事業(yè)日以信息化的趨勢(shì)下，醫(yī)療單位的各項(xiàng)檔案也日益信息化，甚至數(shù)字化，電子檔案誒尤為重要，醫(yī)院更應(yīng)該在電子檔案設(shè)計(jì)、儲(chǔ)存、檢索、存取、移送等方面做到簡(jiǎn)潔而詳細(xì)、順便而嚴(yán)謹(jǐn)，為促進(jìn)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展而起到最基礎(chǔ)性的作用。

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