淺議文件管理與檔案管理一體化

【摘 要】隨著經(jīng)濟的發(fā)展，辦公自動化管理在各個領域得到廣泛應用，而文件管理與檔案管理一體化正是當前辦公自動化的發(fā)展趨勢，全社會都在逐步推行檔案與文件的一體化管理。辦公自動化管理系統(tǒng)的推廣使檔案管理實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)立“卷”歸檔逐步向信息化按“件”歸檔的轉(zhuǎn)變，使文件管理和檔案管理形成一個連續(xù)的自動化過程，簡化管理程序，從而提高辦公效率。

【關鍵詞】文檔管理一體化 文檔一體化的現(xiàn)狀 文檔管理一體化的意義

一、文件管理與檔案管理一體化

（一）文件、檔案一體化的概念。文件管理與檔案管理一體化主要是指實現(xiàn)文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化。文件、檔案一體化主要從文書管理和檔案管理的角度出發(fā)，實現(xiàn)文件生成、辦理以及檔案歸檔的全過程的管理。實現(xiàn)文檔一體化，從而保證文件內(nèi)容的完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

（二）文件管理與檔案管理的關系。目前國內(nèi)外對文件、檔案管理一體化還沒有一個明確統(tǒng)一的概念，但是文件管理與檔案管理間存在的互相依存、密不可分的關系卻顯而易見，這種關系主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.文件管理與檔案管理相輔相成。一方面檔案是由文件發(fā)展而來的，文件的質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，另一方面檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，目前文件管理和檔案管理已經(jīng)成為一個不可分割的系統(tǒng)管理工程；2.檔案部門必須有專職文件管理人員的參與，這是保證文檔一體化管理質(zhì)量的前提條件。目前國外一些重要的機關部門，已經(jīng)普遍實現(xiàn)檔案人員參與文件管理，國內(nèi)多數(shù)機關和企事業(yè)單位則都沒有設置機關檔案室等專職文件管理機構(gòu)，現(xiàn)行的文件大多交由制作人員或者承辦人員自行妥善保管，文件中心大多作為檔案系統(tǒng)的分支機構(gòu)，往往保管一些企業(yè)或機關的半現(xiàn)行的文件。檔案部門應設置專門的文件管理機構(gòu)，配備專職的文件管理人員，為機關檔案科學化管理的實現(xiàn)奠定基礎。

（三）文件管理與檔案管理密不可分，文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進的關系。在國外大部分的檔案管理部門和人員都會參與文件的管理工作，但是檔案管理人員并不能完全取代文件管理人員，文件管理人員只有和檔案管理人員相互溝通、密切配合，才能實現(xiàn)檔案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的質(zhì)量，更好的為檔案管理服務。

二、文件管理與檔案管理一體化現(xiàn)狀

80年代之前，我國一直沿用傳統(tǒng)的文件與檔案分開管理的工作體制，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作體制已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，其弊端也逐漸顯露出來。為了提高工作效率，適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，文件管理與檔案管理一體化的思想逐漸被提出，然而由于傳統(tǒng)思想的束縛和環(huán)境的局限性，這種科學的管理體制在一定的時期內(nèi)并未真正實現(xiàn)。

當前，在我國企業(yè)檔案管理大致可以分為兩種形式，一種是沿用傳統(tǒng)的卷為單位的管理，實行部門立卷制度，各部門在每年的6月把整理好的上一年度相關文件轉(zhuǎn)移到檔案室，再由檔案室負責整理和編目保存。另一種則是實行文件、檔案的一體化管理模式，具體實施則是由各部門的檔案負責人通過檔案管理系統(tǒng)進行文件案卷以及卷內(nèi)文件的著錄，通過插入附件的方式實現(xiàn)對檔案全文的管理，使用這種方式對檔案文件的著錄使電子文件原文在檔案管理系統(tǒng)中有了相應的目錄，同時，還可以在服務器上為原文留有單獨的空間，提高工作效率，降低錯誤發(fā)生的幾率。

三、實現(xiàn)文件檔案管理一體化的意義

目前，我國各個領域已經(jīng)普遍推行辦公自動化，并逐步實現(xiàn)文件檔案管理一體化，文檔一體化管理可更加科學合理，有利于樹立更合理科學的文檔管理體制和管理理念。文件和檔案一體化管理在文書處理的過程中科學利用管理系統(tǒng)，形成完整的數(shù)據(jù)信息，避免重復工作，使文件管理的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)等工作完整有序，從而使文件管理各項工作達到精細化，完成案卷達到系統(tǒng)化和查找利用的標準化。

四、加快文件管理與檔案管理一體化實現(xiàn)的措施

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，文檔管理一體化的發(fā)展已經(jīng)具備了一定的理論和實踐基礎，文檔管理一體化的建設是一個龐大的系統(tǒng)工程，所涉及的文件信息的面積較為廣泛，要求我們必須認真對待，具體要求我們從以下幾個方面做起：

（一）立足檔案管理現(xiàn)狀，完善檔案管理體系。在現(xiàn)有的檔案管理機構(gòu)組織體系的基礎之上，建立健全文檔管理的組織體系，由于我國受傳統(tǒng)體制的影響較深，至今沒有全面打破傳統(tǒng)的管理模式，文檔管理一體化并沒有真正實現(xiàn)，因此我們必須在現(xiàn)有的基礎之上，建立健全文檔管理機構(gòu)組織體系，降低文檔管理一體化體系變革的風險。

（二）結(jié)合我國現(xiàn)有的國情，建立具有中國特色的文檔管理一體化理論。我國的檔案管理一體化與其他國家相比存在一定的差別，所以要創(chuàng)建具有中國特色的文檔管理一體化就必須立足于我國的國情。我國有國家規(guī)模的檔案事業(yè)，有“集中統(tǒng)一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角——檔案室，有保存永久性檔案的各級檔案館，并形成了嚴密的網(wǎng)絡，這就是我國的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實踐的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。當我們用文件生命周期理論來考察文書檔案工作，對我們現(xiàn)存的檔案室（或檔案館）應當積極保護并發(fā)展，它實際上已經(jīng)承擔了管理處于中間性、過渡性階段的文件的任務，這是中國特色的基本國情所決定的。

五、結(jié)語

文件管理和檔案管理一體化是現(xiàn)代辦公自動化的主要發(fā)展趨勢，只有不斷增強對文檔一體化管理的認識，才能使檔案管理適應新時期的發(fā)展潮流，只有將文檔一體化的科學理念實踐于當前文檔管理工作中，才能把文件管理和檔案管理有效結(jié)合，實現(xiàn)前編控制和全程管理，更好的適應信息時代的發(fā)展和需求，服務于現(xiàn)代化的信息建設。

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