高校檔案精細(xì)化管理探究

【摘 要】高校檔案管理重要性不言而喻，如何在市場競爭加強(qiáng)高校檔案管理工作而立于不敗之地，是我們高校檔案管理要重視的問題。高校檔案精細(xì)化管理借用了企業(yè)精細(xì)化管理理念而應(yīng)用于高校檔案管理實(shí)踐活動，對高校檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)意義。本文從高校檔案精細(xì)化管理的內(nèi)容、高校檔案精細(xì)化管理流程、高校檔案精細(xì)化管理對策進(jìn)行了詳細(xì)的論述，旨在拋磚引玉，以求金言。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理 高校檔案 管理工作

一、前言

隨著現(xiàn)在社會的發(fā)展和信息化的突飛猛進(jìn)，管理模式、管理方法、管理技術(shù)都被人們所熟知，企業(yè)與企業(yè)之間競爭日趨白熱化，要想擊敗對手，必須要采取更加有效的管理方法，由此精細(xì)化管理應(yīng)運(yùn)而生。從管理的概念上來說，精細(xì)化管理是相對于粗狂性管理而言的集約化、規(guī)范化管理方式；從內(nèi)涵上面說，它具有“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的特點(diǎn)。所謂“精”，簡單的釋義就是“精益求精”；“準(zhǔn)”就是“準(zhǔn)確無誤”；“細(xì)”就是“細(xì)心細(xì)致”；“嚴(yán)”就是“嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)”。目前精細(xì)化管理已經(jīng)滲透到各個行業(yè)當(dāng)中來，對行業(yè)的管理效益、效率、能動性有極大的提升，那么針對于高校檔案管理來說，精細(xì)化管理應(yīng)該把握哪些要點(diǎn)呢？

二、高校檔案精細(xì)化管理內(nèi)容

（一）精益求精

檔案工作追求的是盡善盡美，無論從工作的性質(zhì)、工作的重要性都要求我們力求完美；從高校檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，筆者認(rèn)為要重點(diǎn)專注于檔案資源在整合上，從不同的角度去挖掘檔案工作的實(shí)際意義；換而言之，我們要從高校檔案工作的目的性上去加以分析，及時擴(kuò)充檔案工作的作用，充分履行檔案工作管理的職能，在檔案工作中發(fā)揮最大的效能。

（二）準(zhǔn)確無誤

現(xiàn)在檔案工作有另外一個預(yù)測的職能；而檔案工作用通俗的話來說，本身就是歷史信息的記錄；預(yù)測職能的發(fā)揮，講求實(shí)效性，有利于人才及時的挖掘和培養(yǎng)。預(yù)測職能是建立在歷史的記錄之上，采取論證、推斷的手段來進(jìn)行的，如成績、技能技巧、特長、信用等等。如果歷史信息的記錄出現(xiàn)偏差，那么預(yù)測的職能就將喪失；從這個方面來說，高校檔案工作肩負(fù)著培養(yǎng)祖國未來所需人才的重任，一旦發(fā)生失誤，那么后果不堪設(shè)想。

（三）細(xì)心細(xì)致

高校檔案工作包含的內(nèi)容很多，不僅僅是學(xué)生的數(shù)量眾多而且還涵蓋了大量的信息，對信息的及時、正確的處理需要我們檔案工作者付出艱辛的勞動，每一條信息我們都要進(jìn)行綜合歸類，避免出現(xiàn)“張冠李戴”錯誤，因此，細(xì)心細(xì)致必不可少。

（四）嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)

高校檔案工作來不得半點(diǎn)虛假，在對待工作的態(tài)度上，管理者必須嚴(yán)肅認(rèn)真；缺乏務(wù)實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，必然對檔案工作帶來不利的影響，有可能造成巨大的損失；事實(shí)求是、腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)是每一個高校檔案工作管理者必須要遵循的準(zhǔn)則，采取弄虛作假必然會觸及法律的紅線，同時也喪失了自身的倫理道德。

三、高校檔案精細(xì)化管理流程、對策

（一）高校檔案精細(xì)化管理流程

高校檔案精細(xì)化管理要遵循一定的流程和步驟，從筆者的經(jīng)驗(yàn)上來看，首先，高校檔案工作者樹立正確的管理思想，從檔案管理精細(xì)化的內(nèi)容上進(jìn)行自身的批評與自我批評，從思想意識上重視高校檔案工作，時刻警惕輕視、怠慢檔案工作消極思想的侵入，保持良好的工作作風(fēng)和工作態(tài)度。其次，要善于在高校檔案工作的實(shí)踐中及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，運(yùn)用正確的工作方法做好高校檔案的管理；在自身檔案工作管理能力上要加大學(xué)習(xí)力度，可以借鑒相關(guān)的參考文獻(xiàn)研究成果進(jìn)行工作能力上的培養(yǎng)和推進(jìn)。第三，進(jìn)行高校檔案精細(xì)化管理的查漏補(bǔ)缺，針對于工作上的短板進(jìn)行及時的彌補(bǔ)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，提高檔案工作的能力和效率。第四，培養(yǎng)檔案管理工作宏觀和微觀相結(jié)合的工作方法，站在不同的角度去分析工作中的疑難問題，換位思考疑難問題有可能帶來的后果，細(xì)致全面的對問題進(jìn)行剖析，不遺漏掉任何一個微小的細(xì)節(jié)。第五，加強(qiáng)高校檔案工作之間的交流，與同行進(jìn)行坦誠的討論，借鑒他人身上成功的經(jīng)驗(yàn)，用哲學(xué)發(fā)展的思想和實(shí)事求是的態(tài)度看待高校檔案管理工作的新問題、新思路、新方法，以適應(yīng)當(dāng)今飛速發(fā)展的社會，更好地為高校檔案工作作出貢獻(xiàn)。

（二）高校檔案精細(xì)化管理對策

目前高校檔案管理工作大多數(shù)仍然處于粗放式管理階段，也存在著不少管理上的漏洞和方法上的問題。每一個學(xué)校檔案管理工作具有一定的特殊性，不能用“概而全”或者急于求成的思想徹底解決這些不足。作為管理者，首先也要進(jìn)行精細(xì)化管理與過去粗放式管理的比較研究，首先要意識到兩者的差異性，差異的點(diǎn)在什么地方必須要弄清楚。兩者之間的轉(zhuǎn)變依靠的是循序漸進(jìn)改革方式，而不是急于冒進(jìn)沖鋒式。在明確這個態(tài)度的基礎(chǔ)上，我們要堅(jiān)持實(shí)事求是的態(tài)度，以自我改善、自我修正、自我檢討、自我批評的方式持續(xù)不斷的更新觀念和管理方法，進(jìn)而不斷地取得進(jìn)步。同時，要加大高校檔案工作管理人的思想和水平的教育培訓(xùn)，樹立居安思危、不進(jìn)則退的競爭意識，培養(yǎng)高校檔案管理工作質(zhì)量的概念，競競業(yè)業(yè)、扎扎實(shí)實(shí)從自身崗位做好細(xì)心細(xì)致的檔案工作。高校檔案工作管理者，一定要以身作則、突出表率作用，并協(xié)同相關(guān)人員制定出行之有效的檔案管理制度，不斷加大檔案的收集力度和分類，利用科學(xué)技術(shù)手段簡化檔案的收集、管理和利用，使得高校檔案精細(xì)化管理形成科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、有效化的管理體系。

四、結(jié)語

時代的潮流不可阻擋，在新形勢下，高校檔案工作精細(xì)化管理勢在必行；我們要善于發(fā)現(xiàn)高校檔案工作中存在的矛盾，并針對矛盾找出可實(shí)施的方法，利用精益求精、準(zhǔn)確無誤、細(xì)致細(xì)心、嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)化理念引導(dǎo)我們的思想，以期更好地為高校檔案工作作出貢獻(xiàn)。

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