SAP系統(tǒng)中往來(lái)款項(xiàng)全壽命周期管理

引言：往來(lái)賬項(xiàng)的管理一直是企業(yè)會(huì)計(jì)工作和財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，由于賬務(wù)處理不規(guī)范容易出現(xiàn)掛賬混亂，責(zé)任主體不清晰，清賬未清項(xiàng)選擇錯(cuò)誤，導(dǎo)致系統(tǒng)中存在大量未清數(shù)據(jù)，影響會(huì)計(jì)信息真實(shí)性。通過(guò)在SAP系統(tǒng)對(duì)往來(lái)款項(xiàng)掛賬、清帳、統(tǒng)計(jì)的全壽命周期進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)未清項(xiàng)自動(dòng)清賬，提升往來(lái)款項(xiàng)的準(zhǔn)確性。

一、往來(lái)款項(xiàng)管理難點(diǎn)

（一）往來(lái)款項(xiàng)責(zé)任主體模糊，涉及面廣、牽涉的人員眾多

1、國(guó)網(wǎng)寧夏電力公司日常對(duì)公費(fèi)用類(lèi)掛賬業(yè)務(wù)由業(yè)務(wù)人員直接到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)人員通過(guò)手工入賬形成，對(duì)于掛賬原因完全取決于財(cái)務(wù)人員入賬習(xí)慣，且掛賬方式、摘要描述等不統(tǒng)一，僅通過(guò)掛賬摘要等信息很難區(qū)分掛賬部門(mén)及責(zé)任人，若責(zé)任人或責(zé)任部門(mén)不及時(shí)清理，日積月累，系統(tǒng)中形成大量未清數(shù)據(jù)，且無(wú)法準(zhǔn)確找出其責(zé)任人與責(zé)任部門(mén)。

2、業(yè)務(wù)人員因工程采購(gòu)等形成的款項(xiàng)，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)，清賬時(shí)由業(yè)務(wù)人員發(fā)起付款申請(qǐng)，但前端業(yè)務(wù)人員缺乏對(duì)往來(lái)款項(xiàng)清理的積極性與責(zé)任心，再加上往來(lái)單位不及時(shí)主動(dòng)與公司對(duì)賬，債權(quán)債務(wù)雙方都不及時(shí)履行其職責(zé)與義務(wù)，久而久之系統(tǒng)中形成大量的未清數(shù)據(jù)。隨著公司業(yè)務(wù)積累及時(shí)間推移，往來(lái)款項(xiàng)的掛賬原因及責(zé)任人難以從發(fā)票校驗(yàn)憑證內(nèi)容查證，增加管理難度。

（二）財(cái)務(wù)部門(mén)缺少往來(lái)款項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析工具，對(duì)往來(lái)款項(xiàng)清理監(jiān)督力度不夠

由于往來(lái)款項(xiàng)掛賬不規(guī)范、清賬不及時(shí)，使得對(duì)賬統(tǒng)計(jì)和賬齡分析工作難度加大，另針對(duì)長(zhǎng)時(shí)間形成的往來(lái)款項(xiàng)，財(cái)務(wù)人員無(wú)法準(zhǔn)確辨別其形成原因、掛賬的責(zé)任人或責(zé)任部門(mén)，無(wú)從著手往來(lái)款項(xiàng)的清理工作，加上未建立完善的往來(lái)賬項(xiàng)管理辦法和健全的往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部控制制度，財(cái)務(wù)部門(mén)缺少對(duì)前端業(yè)務(wù)部門(mén)往來(lái)款項(xiàng)清理監(jiān)督力度。

二、往來(lái)款項(xiàng)全壽命周期管理思路

往來(lái)款項(xiàng)全壽命周期管理推行實(shí)現(xiàn)未清項(xiàng)自動(dòng)清賬、簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作、工作落實(shí)到責(zé)任部門(mén)的理念，在工程項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)掛賬已規(guī)范的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步規(guī)范日常費(fèi)用類(lèi)掛賬方式，對(duì)往來(lái)款項(xiàng)清賬實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，實(shí)現(xiàn)所有憑證均由前端業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)自動(dòng)生成，并達(dá)到未清項(xiàng)自動(dòng)清賬的效果。同時(shí)，通過(guò)建立健全往來(lái)款項(xiàng)責(zé)任主體內(nèi)控考核機(jī)制，結(jié)合賬齡分析報(bào)表，實(shí)時(shí)跟蹤各責(zé)任主體清賬情況，加強(qiáng)責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人往來(lái)款項(xiàng)清理責(zé)任心與積極性，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升會(huì)計(jì)核算質(zhì)量。

（一）規(guī)范掛賬方式，明確責(zé)任主體職責(zé)分工

通過(guò)劃分各類(lèi)往來(lái)款項(xiàng)的形成原因，明確其責(zé)任主體。由工程項(xiàng)目采購(gòu)形成的掛賬其責(zé)任主體為相關(guān)項(xiàng)目管理部門(mén)。日常對(duì)公報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用掛賬方式不再由財(cái)務(wù)人員手工掛賬形成，而是由其責(zé)任人或責(zé)任部門(mén)自行通過(guò)成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單的功能發(fā)起，經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核通過(guò)后，自動(dòng)形成未清項(xiàng)掛賬憑證。

（二）簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作，提高各系統(tǒng)信息共享，實(shí)現(xiàn)未清項(xiàng)自動(dòng)清賬

為高效提高各部門(mén)工作效率，提升往來(lái)款項(xiàng)未清項(xiàng)自動(dòng)清賬工作準(zhǔn)確率，必須從根本原因入手，避免選擇錯(cuò)誤未清項(xiàng)的問(wèn)題，提高信息系自動(dòng)化程度。將未清項(xiàng)的形成、付款計(jì)劃編制、月度現(xiàn)金流編制、付款申請(qǐng)編制在SAP系統(tǒng)中完成。清賬時(shí)，根據(jù)SAP系統(tǒng)系統(tǒng)付款申請(qǐng)中“項(xiàng)目+供應(yīng)商+采購(gòu)訂單行項(xiàng)目”多維度信息進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)清賬。

（三）建立跟蹤查詢(xún)機(jī)制，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)督職能

以賬齡預(yù)警分析報(bào)表作為管理工具，建立健全內(nèi)部考核機(jī)制。由各單位財(cái)務(wù)部門(mén)跟蹤查詢(xún)各部門(mén)清賬情況，提出合理建議并監(jiān)督其整改，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)督職責(zé)。

三、往來(lái)款項(xiàng)全壽命管理過(guò)程

往來(lái)款項(xiàng)全壽命周期管理遵循事前控制、事中規(guī)范、事后監(jiān)督的原則。通過(guò)年度預(yù)算以及月度預(yù)算對(duì)往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的事前控制;在SAP系統(tǒng)系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單報(bào)賬平臺(tái)以及付款申請(qǐng)功能，規(guī)范各單位各責(zé)任主體掛賬、清賬方式，達(dá)到事中規(guī)范的目的;最后，以往來(lái)款項(xiàng)賬齡分析報(bào)表作為考核各單位往來(lái)賬務(wù)清理情況的管理工具，實(shí)時(shí)查詢(xún)各單位往來(lái)款項(xiàng)賬務(wù)情況，定期對(duì)各單位往來(lái)款項(xiàng)清理情況進(jìn)行考核并通報(bào)，起到事后監(jiān)督的作用。

（一）在SAP系統(tǒng)中部署成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)所有掛賬憑證皆由業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起、財(cái)務(wù)審核，憑證自動(dòng)生成

國(guó)網(wǎng)寧夏電力公司自2009年SAP系統(tǒng)上線(xiàn)以后，大力推進(jìn)物資、服務(wù)采購(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)款項(xiàng)掛賬的自動(dòng)生成。以物資采購(gòu)為例，由需求部門(mén)提出需求，創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)由物資部門(mén)審核后，由采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)并入庫(kù)處理。財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)，自動(dòng)形成掛賬憑證。

除項(xiàng)目、物資、資產(chǎn)模塊自動(dòng)生成憑證之外，在SAP系統(tǒng)系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)了成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單報(bào)賬平臺(tái)，所有業(yè)務(wù)均由各責(zé)任主體自行發(fā)起，末級(jí)財(cái)務(wù)專(zhuān)責(zé)審核完成后自動(dòng)產(chǎn)生掛賬憑證。發(fā)起人若只申請(qǐng)報(bào)賬但不支付時(shí)，只生成掛賬憑證，日后掛賬憑證的清理需由發(fā)起人自行通過(guò)付款申請(qǐng)發(fā)起付款并清賬;發(fā)起人若申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)的同時(shí)申請(qǐng)付款，生成掛賬憑證同時(shí)發(fā)起付款流程，并對(duì)之前形成的未清掛賬憑證進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)和匹配，調(diào)用清賬功能，實(shí)現(xiàn)未清掛賬憑證的自動(dòng)清賬。

1、責(zé)任人發(fā)起成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)流程，通過(guò)月度預(yù)算及年度預(yù)算進(jìn)行雙重控制

通過(guò)年度預(yù)算、月度預(yù)算對(duì)各單位各部門(mén)支付業(yè)務(wù)進(jìn)行雙重控制，成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)發(fā)起前，先由各業(yè)務(wù)部門(mén)編制月度現(xiàn)金流預(yù)算，并與次月發(fā)起支付流程，否則不允許流程發(fā)起，達(dá)到往來(lái)款項(xiàng)事前控制原則。

2、責(zé)任部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核報(bào)銷(xiāo)合理性及準(zhǔn)確性

流程發(fā)起后，系統(tǒng)自動(dòng)生成單據(jù)編號(hào)。根據(jù)各單位管理需求，可配置靈活的多級(jí)審批流，經(jīng)由責(zé)任部門(mén)及財(cái)務(wù)審核。同時(shí)，業(yè)務(wù)人員可直接通過(guò)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)查看單據(jù)的狀態(tài)及審批過(guò)程，若單據(jù)審批前有誤，可自行撤回修改并重新提交;若單據(jù)退回，可進(jìn)行再修改。

3、財(cái)務(wù)專(zhuān)責(zé)審核，憑證抬頭文本自動(dòng)帶出，掛賬憑證自動(dòng)生成

憑證抬頭文本根據(jù)“責(zé)任部門(mén)+責(zé)任人+往來(lái)單位+掛賬原由”自動(dòng)生成，以便清晰明了區(qū)分業(yè)務(wù)形成原因，既滿(mǎn)足各單位業(yè)務(wù)人員報(bào)銷(xiāo)需求，又滿(mǎn)足財(cái)務(wù)人員賬務(wù)處理的需要，最終實(shí)現(xiàn)每一筆成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單發(fā)起對(duì)公報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的掛賬憑證由審核后的單據(jù)自動(dòng)生成掛賬憑證，并能追溯至掛賬責(zé)任人。

（二）在SAP系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)月度預(yù)算編制及資金支付功能，實(shí)現(xiàn)清賬憑證自動(dòng)生成。

為避免前端業(yè)務(wù)部門(mén)跨信息系統(tǒng)錄入重復(fù)的信息，財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)梳理工作，劃清信息系統(tǒng)職責(zé)，規(guī)范前端業(yè)務(wù)部門(mén)操作，實(shí)現(xiàn)未清項(xiàng)自動(dòng)清賬功能。

1、提報(bào)付款計(jì)劃：編制次月需要付款的各類(lèi)費(fèi)用

前端業(yè)務(wù)人員在SAP系統(tǒng)系統(tǒng)依據(jù)采購(gòu)合同簽訂情況，分電子商務(wù)和非電子商務(wù)兩種業(yè)務(wù)類(lèi)型對(duì)預(yù)付款、到貨款、投運(yùn)款、質(zhì)保金、服務(wù)款各階段，并指定各個(gè)階段預(yù)計(jì)付款時(shí)間，系統(tǒng)當(dāng)月依據(jù)預(yù)計(jì)付款時(shí)間提取付款計(jì)劃，形成下月項(xiàng)目、采購(gòu)類(lèi)預(yù)算編制計(jì)劃。

2、預(yù)算編制：編制月度預(yù)算，嚴(yán)格控制資金流向

前端業(yè)務(wù)部門(mén)完成付款計(jì)劃編制后，在預(yù)算編制時(shí)系統(tǒng)可自動(dòng)帶出業(yè)務(wù)信息，由業(yè)務(wù)人員完成預(yù)算現(xiàn)金和預(yù)算票據(jù)的編制。將FM預(yù)算管理模塊中預(yù)算控制功能與月度現(xiàn)金流編制緊密結(jié)合，對(duì)各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行成本和現(xiàn)金流量預(yù)算控制，無(wú)預(yù)算不得付款;

3、提報(bào)付款申請(qǐng)：系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)未做發(fā)票校驗(yàn)的憑證不能發(fā)起付款申請(qǐng)

在編制付款申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)帶出預(yù)算編制單據(jù)的可用預(yù)算等數(shù)據(jù)，前端業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)此次申請(qǐng)支付的金額，申請(qǐng)支付金額受發(fā)票校驗(yàn)金額、下達(dá)預(yù)算金額、可用預(yù)算金額的限制。付款申請(qǐng)編制完畢后提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)專(zhuān)責(zé)審批后自動(dòng)傳輸至財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中進(jìn)行付款操作。

4、自動(dòng)清賬：對(duì)未清項(xiàng)采購(gòu)訂單行項(xiàng)目、科目信息一一對(duì)應(yīng)，自動(dòng)清賬

SAP系統(tǒng)系統(tǒng)配置自動(dòng)清賬規(guī)則，調(diào)用清賬功能，實(shí)現(xiàn)掛賬憑證的自動(dòng)清賬，避免人為清理未清項(xiàng)的各種弊端。

（三）為各部門(mén)提供多維度往來(lái)款項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析工具，劃清往來(lái)款項(xiàng)責(zé)任主體，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督職能

通過(guò)將往來(lái)款項(xiàng)劃分為四個(gè)階段的賬齡預(yù)警，從掛賬部門(mén)、科目、項(xiàng)目三個(gè)不同的維度，對(duì)各單位長(zhǎng)時(shí)間形成的仍未清理的掛賬進(jìn)行賬齡預(yù)警，財(cái)務(wù)部門(mén)充分發(fā)揮其監(jiān)督職能，實(shí)時(shí)查詢(xún)跟蹤各部門(mén)掛賬、清賬情況，督促各責(zé)任部門(mén)及時(shí)清賬。每月統(tǒng)計(jì)各單位往來(lái)款項(xiàng)清理情況，將往來(lái)款管理狀況作為各部門(mén)考核評(píng)價(jià)指標(biāo)。

各責(zé)任主體清理往來(lái)款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按賬齡時(shí)長(zhǎng)順序清理，優(yōu)先清理掛賬時(shí)間長(zhǎng)的未清項(xiàng)，對(duì)于無(wú)法清理的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部需會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)分析原因，各責(zé)任部門(mén)需詳細(xì)說(shuō)明原因及情況，財(cái)務(wù)部提出合理建議，對(duì)于無(wú)法處理的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部按會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求處理。

四、往來(lái)款項(xiàng)全過(guò)程管理成效

國(guó)網(wǎng)寧夏電力公司通過(guò)對(duì)往來(lái)款項(xiàng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程管理以來(lái)，取得顯著成效，每一筆往來(lái)款項(xiàng)皆能精確歸屬至責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人。系統(tǒng)操作精簡(jiǎn)、加強(qiáng)控制后，一方面解決了往來(lái)款項(xiàng)無(wú)責(zé)任人責(zé)任部門(mén)的問(wèn)題，另一方面規(guī)范統(tǒng)一了往來(lái)款項(xiàng)掛賬方式，原有多元化賬務(wù)處理皆按規(guī)范統(tǒng)一流程自動(dòng)形成，且前端業(yè)務(wù)人員選擇未清項(xiàng)的準(zhǔn)確率大大提高，使未清項(xiàng)能達(dá)到自動(dòng)清賬的效果，更真實(shí)合理的反應(yīng)了公司往來(lái)款項(xiàng)的發(fā)生、處理情況。

（一）多維度監(jiān)控各責(zé)任主體往來(lái)款項(xiàng)清理情況，各單位往來(lái)款項(xiàng)清理情況顯著提升

往來(lái)款項(xiàng)掛賬、清賬得到規(guī)范，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均能追溯至責(zé)任主體。財(cái)務(wù)部可根據(jù)往來(lái)款項(xiàng)賬齡分析報(bào)表，實(shí)時(shí)跟進(jìn)各責(zé)任部門(mén)掛賬情況、項(xiàng)目付款進(jìn)度等信息。

圖1：賬齡預(yù)警分析成效圖

（二）簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作，提高工作效率

由于未清項(xiàng)信息在SAP系統(tǒng)中有詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄，將付款申請(qǐng)改由在SAP系統(tǒng)中處理后，在SAP系統(tǒng)選擇未清項(xiàng)時(shí)，無(wú)需逐條選擇行項(xiàng)目信息，只需選擇采購(gòu)訂單或未清憑證即可，行項(xiàng)目信息便可自動(dòng)帶出，大幅度提升了業(yè)務(wù)人員工作效率。

（三）縮短往來(lái)款項(xiàng)管理周期，大大提升清賬及時(shí)率

自成本費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單費(fèi)用報(bào)賬平臺(tái)上線(xiàn)，規(guī)范明確各責(zé)任主體往來(lái)款項(xiàng)掛賬至今，掛賬憑證均自動(dòng)生成;2013年統(tǒng)一公司清賬流程及方式，未清項(xiàng)自動(dòng)清賬率已達(dá)到90%以上，系統(tǒng)功能運(yùn)行穩(wěn)定，業(yè)務(wù)應(yīng)用良好。

目前，國(guó)網(wǎng)寧夏電力公司正繼續(xù)強(qiáng)化往來(lái)款項(xiàng)清理措施，進(jìn)一步加強(qiáng)物資服務(wù)類(lèi)往來(lái)款項(xiàng)清理力度，推行每月按計(jì)劃清理的工作模式，對(duì)往來(lái)款項(xiàng)的形成、核算、結(jié)算、清理各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施全過(guò)程監(jiān)控，有效提高往來(lái)款項(xiàng)管理水平，加強(qiáng)公司前端業(yè)務(wù)人員以及財(cái)務(wù)人員對(duì)往來(lái)款項(xiàng)掛賬、清賬工作的積極性與責(zé)任心，提升公司信息化水平的同時(shí)，規(guī)范系統(tǒng)往來(lái)款項(xiàng)未數(shù)據(jù)，大大降低公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（作者單位：國(guó)網(wǎng)寧夏電力公司）