淺談信息化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理

引言：當(dāng)今是科技與信息化的時(shí)代，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案管理正快速地向會(huì)計(jì)信息化方向發(fā)展，而傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。本文就信息化條件下會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)、問題及其解決措施進(jìn)行探討。

隨著計(jì)算機(jī)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用和大規(guī)模普及，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)已經(jīng)代替了原本的手工記賬系統(tǒng)，財(cái)務(wù)工作由原本的手工化逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?，原本的紙質(zhì)化的烤雞核算方式也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化、電子化，隨之會(huì)計(jì)檔案的管理方式和管理模式也發(fā)生了根本性變化，出現(xiàn)了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子化會(huì)計(jì)檔案并存的現(xiàn)象，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已不能滿足信息化條件下現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。本文就信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的定義、會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)、問題以及解決措施進(jìn)行探討。

一、會(huì)計(jì)檔案的定義

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映了一個(gè)單位的歷史經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，屬于國家檔案的重要組成部分。

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要是指以紙質(zhì)介質(zhì)存儲的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

信息化條件下的會(huì)計(jì)檔案不僅包括傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，還包括以數(shù)字和電子化形式儲存的財(cái)務(wù)資料，包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表和其他電子資料等。

二、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

（一）存儲載體多元化，存儲內(nèi)容數(shù)據(jù)化

信息化條件下的會(huì)計(jì)檔案除了包含了傳統(tǒng)意義的紙質(zhì)檔案，還包含了以數(shù)字和電子化形式儲存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的存儲范圍和存儲領(lǐng)域大幅度地?cái)U(kuò)大，其存儲量是非信息化條件下的數(shù)十倍。

（二）使用環(huán)境特定

信息化條件下除了可以使用原本的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案外，其他會(huì)計(jì)檔案是必須在特定的環(huán)境下，如計(jì)算機(jī)環(huán)境下才能夠使用的。對系統(tǒng)的依賴程度更高。

（三）會(huì)計(jì)檔案利用率更高

以前查閱檔案，需要先要翻閱打印出來存檔的紙質(zhì)總賬或明細(xì)賬，然后根據(jù)總賬或明細(xì)賬記載的會(huì)計(jì)憑證編號去查找相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證等資料，查閱會(huì)計(jì)檔案工作繁瑣而復(fù)雜。但信息化的出現(xiàn)，使得會(huì)計(jì)檔案克服了以上問題。信息化條件下只需登陸相關(guān)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)或者會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，通過輸入一個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵字，就可以查閱與此有關(guān)的全部信息，便于日常查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換、資源共享等，不僅節(jié)約了去檔案室調(diào)用紙質(zhì)資料的時(shí)間，同時(shí)還大大提高了工作效率和會(huì)計(jì)檔案的利用率。

（四）管理便捷

信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和日益成熟，使得會(huì)計(jì)檔案管理方式出現(xiàn)了根本性變化，較以往更加便捷。大多數(shù)單位規(guī)定，不同的會(huì)計(jì)檔案要履行不同的簽字審批手續(xù)后方可查閱，重要的會(huì)計(jì)檔案所需要履行的審批手續(xù)就更為復(fù)雜。如遇緊急情況，急需查閱相關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料時(shí)，一旦審批領(lǐng)導(dǎo)不在單位，無法現(xiàn)場簽字，就無法查閱相關(guān)檔案資料，給工作帶來極大的不便，甚至有可能造成重大的財(cái)產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)或者會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)、輸入用戶名和密碼、通過遠(yuǎn)程授權(quán)批準(zhǔn)的方式進(jìn)行確認(rèn)，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作變得更加便捷。

三、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

（一）制度不健全

隨著現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容也隨之越來越多，已經(jīng)不再局限于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（（98）財(cái)會(huì)字第32號）所涉及的相關(guān)檔案。但是國家財(cái)政部一直未對1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行修訂，導(dǎo)致很多企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度也常年沒有得到完善與修訂，仍然局限于原本的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理，沒有增補(bǔ)信息化條件下電子檔案管理的有關(guān)相關(guān)規(guī)定和要求。

（二）人員素質(zhì)不高

信息化對會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求。會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅需要精通會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理和檔案管理的相關(guān)知識，還需要熟知計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)知識。但是許多企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員只熟知自己的本專業(yè)知識，對其他知識知之甚少，甚至全然不知，財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員已經(jīng)無法勝任現(xiàn)在信息化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作，使得財(cái)務(wù)工作和會(huì)計(jì)檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，大大影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。

（三）重視程度低

現(xiàn)在，許多企業(yè)都集中精力于企業(yè)的經(jīng)營管理和經(jīng)濟(jì)效益，大多數(shù)單位都不重視單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作，對會(huì)計(jì)檔案管理工作的理解也僅僅局限于裝訂、歸檔、借閱和銷毀等日常工作上，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作就是檔案部門一個(gè)部門的事情，與其他部門毫不相關(guān)，財(cái)務(wù)部門只需要負(fù)責(zé)做賬和其他財(cái)務(wù)管理工作，沒有意識到會(huì)計(jì)檔案管理對于企業(yè)的重要性，甚至許多企業(yè)沒有專門的會(huì)計(jì)檔案管理崗位。

（四）安全程度低

傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案由于其材質(zhì)的特殊性決定了如果被修改就一定會(huì)留下被修改的痕跡，而信息化條件下電子化的會(huì)計(jì)檔案一旦被篡改，除非調(diào)用系統(tǒng)日志等相關(guān)文件進(jìn)行分析，否則一般來說不容易被發(fā)現(xiàn)。同時(shí)，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異，計(jì)算機(jī)病毒日益猖獗。而信息化條件下會(huì)計(jì)檔案是以單個(gè)或多個(gè)文件形式存儲在單個(gè)計(jì)算機(jī)或者企業(yè)服務(wù)器上，當(dāng)前的計(jì)算機(jī)病毒不僅能夠破壞存儲的電子數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信功能，還能控制被感染的計(jì)算機(jī)，不僅可以直接將存儲的會(huì)計(jì)檔案文件通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)給病毒的使用者，還能夠監(jiān)控計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備等。

四、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案管理的措施

（一）進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度

大力推行會(huì)計(jì)檔案管理紙質(zhì)化文件與電子化數(shù)據(jù)保管并行制度，將兩者合二為一一并歸檔保管。這樣既能滿足國家財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（（98）財(cái)會(huì)字第32號）關(guān)于紙質(zhì)文件存檔的有關(guān)規(guī)定，又符合信息化的實(shí)際情況，將電子數(shù)據(jù)進(jìn)行了歸檔，實(shí)現(xiàn)了資源的互惠互利、共享;

（二）大力提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德

信息化條件下會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅僅是一個(gè)單純的財(cái)務(wù)人員或單純的檔案管理人員，而應(yīng)該是一個(gè)掌握會(huì)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理、檔案學(xué)等的基本理論、方法和技能，并精通計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件工程等知識的復(fù)合型人才。同時(shí)，信息化也對會(huì)計(jì)檔案管理人員的職業(yè)道德提出了更高要求，因此在選聘會(huì)計(jì)檔案管理人員時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的審查以確定其道德品質(zhì)的優(yōu)良程度。

（三）提升對會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度

一是大力宣傳會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)知識，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層意識到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，從源頭上解決會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不夠的問題;二是在財(cái)務(wù)部門或者檔案管理部門設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案管理崗位并提供會(huì)計(jì)檔案管理所必須的軟硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等，為更好地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)造條件。

（四）建立、健全信息化條件下會(huì)計(jì)檔案安全防范制度

首先，定期或不定期對計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等電子設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代和系統(tǒng)維護(hù)，對會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)備份。最好是進(jìn)行雙重或多重備份，并存于不同的地方，防止意外事件和不可控災(zāi)害對財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的影響;其次，建立健全安全有效的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，通過控制使用人員的權(quán)限、安裝可靠的殺毒軟件、設(shè)置多重復(fù)雜密碼、加強(qiáng)密碼的安全性等措施，使電子化會(huì)計(jì)檔案得到合理有效的安全防護(hù);最后，建立行之有效的會(huì)計(jì)檔案使用人員權(quán)限管理制度。將會(huì)計(jì)檔案分為不同等級，并規(guī)定不同的使用人員可以查詢或使用的會(huì)計(jì)檔案，這樣既防范了內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，也能有效控制外部泄密。

（作者單位：國網(wǎng)湖北省電力公司）