淺談項目范圍管理

引言：2011年3月，本人參加了某大型信息監(jiān)控系統(tǒng)的開發(fā)，在開發(fā)方中擔任項目經(jīng)理職務。該項目作為國家級科技信息安全的重點項目，受到公司領導的高度重視。該項目的合同額為3000萬元，開發(fā)時間為一年，系統(tǒng)采用c/s三層架構，涉及軟件，硬件、網(wǎng)絡等方面的內(nèi)容。

本文結合自己的實踐，以該項目作為實例，討論項目范圍管理，括項目范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結構、范圍確認、范圍控制五個部分。針對該項目功能較復雜，涉及干系人眾多的實際情況，采用多種方式很好的保證了項目按質(zhì)量要求、進度要求完成。同時得到公司領導的高度肯定。

在實際工作中也發(fā)現(xiàn)還存在些問題，比如依照個人經(jīng)驗初期與干系人的溝通不夠，導致發(fā)生了部分需求變更。但在發(fā)現(xiàn)問題后，立刻調(diào)整了工作計劃，在后期工作中一直按照計劃穩(wěn)定進行。通過此項目經(jīng)驗總結，真正達到“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外”。

2011年3月，我們作為系統(tǒng)集成項目的總承包商接了該監(jiān)控系統(tǒng)的開發(fā)任務，我在此項目中擔任項目經(jīng)理職務，負責項目的全程管理。該項目的主要業(yè)務對象是全國10個地區(qū)及60多個分公司的科技信息安全部門的人員。項目的硬件環(huán)境是兩臺展示服務器一臺數(shù)據(jù)庫服務器，前臺用F5技術完成雙機互備，保證系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。項目是國家級重點建設項目，該系統(tǒng)能夠幫助科技信息部人員更好的管理系統(tǒng)和監(jiān)控設備。通過該系統(tǒng)能夠及時監(jiān)控其他業(yè)務系統(tǒng)的運行情況，可以實時監(jiān)控各地區(qū)及分公司網(wǎng)絡設備、主機、數(shù)據(jù)庫、中間件等其他設備的運行情況，同時系統(tǒng)具有告警功能，在監(jiān)控設備運行指標超出閥值限制時，該系統(tǒng)告警監(jiān)控模塊就會實時報出告警信息，并且發(fā)送信息的短信和郵件給值班管理員，提醒關注并處理告警。系統(tǒng)中的報表模塊，按照年，月，日等不同頻率定期進行報表生成，用戶可以通過報表詳細查詢出考核指標和重要指標數(shù)據(jù)，同時以圖表和柱狀圖和餅圖的方式形象的展示出來，讓很多枯燥無味的數(shù)字更加帶有魅力。

該系統(tǒng)是通過Flex技術進行開發(fā)，完成頁面的組建展示。系統(tǒng)中應用儀表盤、柱狀圖、餅圖等方式，直觀、真實、動態(tài)的展示了系統(tǒng)實時數(shù)據(jù)。由于本系統(tǒng)功能的復雜，展示方式多樣化，對項目的范圍管理尤為重要。在項目范圍管理中，本人是從范圍規(guī)劃，范圍定義，創(chuàng)建工作分解結構，范圍確認，范圍控制五方面進行管理。

在項目的啟動階段，我們就感覺到這個項目和以前做過的項目相比，具有一些鮮明的特針。首先是項目需求不夠清晰，每個地區(qū)分公司用戶都有一些自己的想法，但每個人想法之間還存在著沖突。這些沖突給項目定義帶來了困難。最后就是項目干系人太多，在項目執(zhí)行過程中如果做好項目范圍控制也是個不小的挑戰(zhàn)。

面對以上的困難，在本項目范圍管理中，采取了如下辦法：

范圍規(guī)劃

鑒于系統(tǒng)重要性和復雜性，在項目初期對項目范圍進行詳細規(guī)劃。首先制定項目范圍管理計劃，我們明確了范圍控制中所要做的事項。主要原則包括：嚴格控制變更的來源，對于一般項目干系人提出的需求申請，應當予以記錄，通常不當場給予解答，重要干系人如信息安全主任提出的需求，即使需要短期內(nèi)答復，也需要通過項目變更管理委員會討論決定是否執(zhí)行，審批得到批準的需求，及時錄入到配置管理系統(tǒng)，并進行后期處理和定時跟蹤。

后期項目執(zhí)行情況表明我們制定這些原則是行之有效的。規(guī)劃是為了更好的定義和實施，由于范圍比較大，在初級我們先通過調(diào)研了解分公司用戶的需求，然后根據(jù)已有的需求進行制度概要計劃，在項目的后期，目標和范圍漸進明細的同時，我們將范圍計劃進一步詳細。用這種方式很好的完成了范圍規(guī)劃。

范圍定義

在明確現(xiàn)場問題管理計劃后，結合我們公司之前做過的類似監(jiān)控管理系統(tǒng)的項目經(jīng)驗教訓。通過前期分公司用戶的需求調(diào)研，明確了項目的初步范圍。按照專家判斷，項目本身的分析等手段，制度出項目詳細范圍說明書。制訂詳細范圍說明書對項目的邊界范圍做了嚴格規(guī)定。所有分公司信息安全人員都是本項目的干系人，由于項目干系人較多，必須將干系人進行分析分類。對于重要的干系人需求要重點關注，因為他們的需求可能對項目范圍的影響較大。同時對項目的質(zhì)量和成本的控制也有較大影響。在這過程中，變更項目管理計劃，為后期的項目控制提供依據(jù)。

創(chuàng)建工作分解結構

在確定了項目總體范圍同時按照項目的管理計劃，對工作進行分解，由于項目組人員項目經(jīng)驗不同，采取leader關聯(lián)member的模式，項目組劃分成4個小組，每組一個leader，每個leader直接負責3個組員。工作任務分解使用甘特圖進行劃分。考慮到項目功能較多，考慮所有功能的分解情況，對于能夠明確的功能，按照工作成果物劃分工作包，保證一個工作包，一個人在一周時間內(nèi)能夠完成。對于不能明確的功能，就按照功能點進行記錄。后期進行詳細劃分。

范圍確認

范圍確認是對已經(jīng)完成的項目范圍正式確認的過程，及時規(guī)范的范圍確認可以使項目組成員提高士氣，管理層和客戶能夠最直觀地了解項目的進度。在范圍確認過程中，依據(jù)項目管理計劃和項目范圍說明書和提交的成果物，通過檢查的手段，檢查是否符合項目要求。在項目確認的同時可以得出項目的績效報告和需要更新的最新申請。范圍確認的過程是一個檢查的過程，在這過程中可能發(fā)現(xiàn)部分不符合要求的地方，需要提出來，同時給出推薦的糾正措施。

范圍確認的過程是一個監(jiān)控保證的過程，依據(jù)范圍說明書，核實項目的范圍。

范圍控制

在項目范圍控制是控制變更需求，通過已有的項目績效報告和一些得到批準變更請求以及要求的項目范圍書等因素，對項目進行范圍控制。確保范圍能夠得到有效控制，不至于范圍蔓延，一定要明確干系人的需求，明確項目范圍書要求，哪些是在項目范圍邊界內(nèi)。范圍的變更可能涉及到成本，質(zhì)量，進度的變更，同時會給項目帶來更多的未知風險，影響項目實施成功。在實際項目過程中，范圍變更是不可避免，在范圍變更的時候一定要同時更新項目管理計劃，項目組織過程資產(chǎn)和其他相關內(nèi)容。保證可以雙向跟蹤。

在整個項目的過程中，基本都按照預計的范圍基準按時完成，同時在成本，質(zhì)量，進度方面得到了很好的控制。但在得到肯定的同時，認識到在管理過程中，項目本身還存在些問題。

主要問題體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對人員的能力評估還不足。對項目組內(nèi)新人工作量分配有些難，導致前期人員壓力過大，并且不能按照要求完成功能。

2.項目范圍基準定義不夠準確，導致后期工作安排中存在問題，項目的成本和質(zhì)量和進度很難準確計算。

3.項目干系人過多，在項目初期對一般干系人的需求關注太多，導致項目人員工作量增加。出現(xiàn)加班的情況，人員積極性降低。

所有的問題都給我增加了項目經(jīng)驗。我個人從這過程也提高了處理應急問題能力。項目經(jīng)理是組織賦予我的職責，擔負著實現(xiàn)項目目標的重任，通過一年項目實施和管理，按時提交了項目成果物給用戶，得到了領導的高度肯定，“百尺竿頭更進一步”。

（作者單位：江蘇潤和軟件股份有限公司）

作者簡介

姜勇，性別：男，出生年月：1985年11月，最高學歷：大專，職稱：助理工程師，工作單位：江蘇潤和軟件股份有限公司。