縣（市）級建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的問題與出路

引言：建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案是指從建設(shè)項(xiàng)目（工程）的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件資料。

目前城市建設(shè)投資呈現(xiàn)的主體多元化、建設(shè)形式、施工方式、施工隊(duì)伍的多樣化，都為城建檔案工作的管理帶來了許多新情況，新問題。尤其是縣（市）級建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的管理，由于缺乏強(qiáng)有力的管理機(jī)制，造成了這部分檔案管理混亂的局面，這也是檔案管理部門應(yīng)深思的問題。

一、縣（市）級建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作面臨的問題

（一）“重建設(shè)、輕檔案”，歸檔意識薄弱。

長期以來，重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象普遍存在，無論是施工單位還是建設(shè)單位，在他們眼里，工程任務(wù)完成了，檔案材料也就同時(shí)完成了它的使命。這種想法在施工方表現(xiàn)得更強(qiáng)烈，由于社會又缺乏對工程質(zhì)量長期責(zé)任的監(jiān)督機(jī)制，使施工單位缺乏長期經(jīng)營的理念和責(zé)任意識，工程一通過驗(yàn)收，他們就萬事大吉了。建設(shè)單位在工程材料歸檔上也存在認(rèn)識不足，應(yīng)歸檔的建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案不積極主動歸檔，歸檔的材料收集也不齊全等，缺乏對建設(shè)建設(shè)（工程）檔案長遠(yuǎn)利用的意識。

（二）檔案管理上缺乏強(qiáng)有利的管理機(jī)制

目前，縣（市）級在建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的管理上缺乏強(qiáng)有利管理機(jī)制。縣（市）級由于沒有專門的城建檔案館，沒有專門庫房，沒有專人管理，城建部門的檔案員一人身肩多職，在建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的指導(dǎo)、管理上難以分身乏術(shù)。目前縣（市）一般性建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的驗(yàn)收又都由檔案局委托給城建部門和建設(shè)單位驗(yàn)收，其實(shí)，城建部門在對建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)以及管理上很力不從心?；拘纬闪私ㄔO(shè)項(xiàng)目（工程）檔案自由式管理狀態(tài)。

（三）檔案管理呈現(xiàn)分散局面，不能達(dá)到集中統(tǒng)一管理

近幾年，縣級新增建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量驚人，檔案數(shù)量也與日俱增。但是，究竟形成了多少檔案，這個(gè)數(shù)量難以統(tǒng)計(jì)。目前建設(shè)項(xiàng)目投資主體的多元化以及施工隊(duì)伍多樣化，決定了現(xiàn)今建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的管理呈現(xiàn)的復(fù)雜化。

二、建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的出路

（一）立足實(shí)際，為建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案確定一個(gè)適合的歸宿

目前，縣級普遍缺少的是專門的城建檔案館，這是不爭的事實(shí)。但是城市建設(shè)發(fā)展這么快，我們還有時(shí)間去等待縣級城建檔案館的成立嗎？專門檔案館的成立也未必是建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的最好歸宿。目前，已有的城建檔案館，普遍存在資金短缺，人員缺少，基礎(chǔ)設(shè)施不足，管理手段落后以及監(jiān)督指導(dǎo)不得力等的現(xiàn)狀。難以適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作快速發(fā)展的需要。近幾年，縣（市）級檔案館館庫條件不斷的改善，信息化發(fā)展的速度也很快，為保管、開發(fā)利用城建檔案信息資源創(chuàng)造了得天獨(dú)厚的條件。如果縣（市）級檔案館可以直接接受建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案進(jìn)館，既省略了城建部門保管這個(gè)環(huán)節(jié)，又便于統(tǒng)一規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案進(jìn)館質(zhì)量，這樣豐富館藏信息資源，同時(shí)也拓展檔案的社會服務(wù)功能。

（二）檔案行政部門要審時(shí)度勢，作好角色的轉(zhuǎn)換

以往都是城建部門唱主角，只有重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案由檔案局和建設(shè)單位主管部門進(jìn)行驗(yàn)收，其他建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案都是檔案局委托建設(shè)單位主管部門和建設(shè)單位進(jìn)行驗(yàn)收，檔案部門一般只做統(tǒng)籌的監(jiān)督和指導(dǎo)。事實(shí)上，這種委托驗(yàn)收并不能起到很好的效果。一方面，建設(shè)工程的日益增多，建設(shè)單位主管部門也就是城建部門人員精力非常有限。另一方面，建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作涉及多種學(xué)科，是專業(yè)性強(qiáng)的工作，參與驗(yàn)收的人員大多數(shù)不具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力，難以保證建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收的質(zhì)量。

近幾年，縣（市）區(qū)新增建設(shè)項(xiàng)目中，一般性的建設(shè)項(xiàng)目要占大多數(shù)，城建部門面臨的工作任務(wù)很大，縣（市）檔案部門在建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作中投入的精力并不大。建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案記錄了一個(gè)城市的發(fā)展，縣（市）檔案部門應(yīng)高度重視這項(xiàng)工作，根據(jù)城市建設(shè)工作的實(shí)際，審時(shí)度勢，作好角色的轉(zhuǎn)換。

（三）采取有效的監(jiān)控措施，構(gòu)筑協(xié)調(diào)統(tǒng)一的檔案管理體系

縣（市）級城建各職能部門、檔案部門在建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理中要充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢。如建委建工科要配合檔案局作好工程開工前的監(jiān)控工作，及時(shí)提供當(dāng)年建設(shè)項(xiàng)目（工程）名單、工程基本情況、竣工時(shí)間，并委托建工科在建設(shè)項(xiàng)目施工前，由建設(shè)單位填寫《建設(shè)工程竣工檔案登記表》和《交驗(yàn)報(bào)送工程竣工檔案責(zé)任書》，否則，建設(shè)管理部門不予辦理開工手續(xù)。檔案部門和工程質(zhì)量監(jiān)督部門更要搞好工作上的協(xié)調(diào)配合。建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督部門要幫助檔案部門把好最后也是最重要的關(guān)口，要保證建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工檔案驗(yàn)收不合格就不予發(fā)放工程質(zhì)量核驗(yàn)證書。因?yàn)楣こ藤|(zhì)量核驗(yàn)證書是一個(gè)工程合格的最后通行證，沒有這個(gè)證，工程就無法辦理產(chǎn)權(quán)證書。近幾年，國家在對建設(shè)項(xiàng)目（工程）質(zhì)量上加強(qiáng)了措施的監(jiān)管，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督部門在工程材料審查上也非常嚴(yán)格，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督部門在對工程質(zhì)量審查上要借助完整、規(guī)范的檔案資料，這就形成了檔案部門與建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督部門互補(bǔ)的關(guān)系。

（四）突出檔案部門的社會服務(wù)功能

由于2004年7月“重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工、發(fā)放《檔案驗(yàn)收合格證書》”這個(gè)行政許可項(xiàng)目被省政府取消，這意味著檔案部門對建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作失去了行政強(qiáng)制力和約束力。因此，檔案部門不得不借助工程質(zhì)量核驗(yàn)這個(gè)環(huán)節(jié)來強(qiáng)制和約束建設(shè)項(xiàng)目（工程）建檔工作。在這項(xiàng)工作中，檔案部門應(yīng)該做的是怎樣搭建一個(gè)為建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案服務(wù)的平臺。突出檔案部門面向社會、面向大眾的服務(wù)功能。那就應(yīng)該做到：1、做好服務(wù)指南。宣傳檔案部門為建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案服務(wù)的功能。通過互聯(lián)網(wǎng)、電視臺等媒體讓建設(shè)部門了解檔案驗(yàn)收工作的有關(guān)事項(xiàng)。2、做好培訓(xùn)工作。每年根據(jù)城建建工科提供的工程建設(shè)項(xiàng)目名單，縣（市）檔案部門根據(jù)需要及時(shí)的組織相關(guān)人員進(jìn)行建檔知識的培訓(xùn)。3、做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要具備較全面的業(yè)務(wù)知識，不僅要擁有熟練的建設(shè)項(xiàng)目（工程）建檔的技能，還要掌握工程建筑的相關(guān)知識，大到每一份材料，小到每一個(gè)印章，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員幫助它們把好備案前的這一關(guān)。要真正取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督部門的普遍認(rèn)可，成為它們的好幫手，使它們在工程質(zhì)量核驗(yàn)中少走彎路。4、做好提供利用工作，建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案進(jìn)館后，建設(shè)單位往往要查找利用，我們應(yīng)該處理好保管和利用的關(guān)系，只要利用者利用本工程的檔案材料，檔案館應(yīng)無償?shù)奶峁├?，同時(shí)在利用上要積極尋求高效快捷的服務(wù)方式，加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案數(shù)據(jù)庫，真正讓工程建設(shè)部門看到檔案材料放到檔案館，保管既安全，利用又方便。

隨著城市建設(shè)的發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的發(fā)展還面臨許多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)靈活面對各種形式，各種機(jī)遇，要立足于實(shí)際，用發(fā)展的眼光和靈活的頭腦去思考問題，解決問題，這才是建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案最好的出路。

（作者單位：雙陽區(qū)檔案局）