提高辦公室文秘工作質(zhì)量的路徑探析

中圖分類(lèi)號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

摘要：文秘是領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展管理工作的主要協(xié)助者，需要具備綜合的業(yè)務(wù)素質(zhì)，其工作質(zhì)量的高低直接影響著辦公室的工作效率，影響著企業(yè)的管理與發(fā)展，因此文秘這一職位的重要性越來(lái)越受到重視。本文主要探析提高辦公室文秘工作質(zhì)量的措施，為廣大文秘從業(yè)者提供具體有效的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；文秘；工作質(zhì)量；措施

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，辦公室作為一個(gè)企業(yè)的重要行政中心與關(guān)鍵管理樞紐，是保證企業(yè)順利發(fā)展與協(xié)調(diào)運(yùn)作的重要部門(mén)。而文秘作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的協(xié)助者，這一職業(yè)的從業(yè)者工作量較大，工作事無(wú)巨細(xì)，都需要文秘的參與與管理；他們同時(shí)需要掌握各種能力，如公文寫(xiě)作能力、熟練運(yùn)用辦公軟件能力、良好的商務(wù)接待能力等等，因此在辦公室、在企業(yè)占據(jù)著舉足輕重的地位。

一、加強(qiáng)對(duì)文秘的培訓(xùn)工作，提高文秘的綜合素質(zhì)與技能

文秘作為領(lǐng)導(dǎo)的重要協(xié)助者，工作種類(lèi)繁多，因此必須掌握多種技能與知識(shí)。除了文秘專(zhuān)業(yè)本身的理論知識(shí)之外，他們還需具備公文寫(xiě)作能力，這是文秘必備的技能；良好的口語(yǔ)表達(dá)技能，以起到溝通企業(yè)各個(gè)部門(mén)的作用；除此之外，文件管理能力、商務(wù)接待能力也是做好文秘工作的重要能力。在現(xiàn)代化進(jìn)程加快的時(shí)代，文秘還需利用科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)成果，熟練操作辦公軟件。因此，要想提高辦公室文秘工作的質(zhì)量，從根本上來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)對(duì)文秘人員的培養(yǎng)，號(hào)召文秘人員及時(shí)充電，以提高其自身的綜合素質(zhì)與技能。為此，企業(yè)要從兩個(gè)方面入手：一是深化文秘理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。文秘工作是一項(xiàng)涉及多個(gè)業(yè)種的工作，一個(gè)高素質(zhì)的文秘工作者，必須要學(xué)習(xí)各方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，尤其是心理學(xué)、人力資源管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)文秘這些方面理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，使企業(yè)文秘能夠深入理解本職業(yè)的真諦，以先進(jìn)理論知識(shí)為指導(dǎo)，為開(kāi)展具體的實(shí)踐工作打下良好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；二是加強(qiáng)對(duì)文秘人員實(shí)踐技能的培訓(xùn)，使文秘在實(shí)際操作中熟練掌握各項(xiàng)技能，這是提高辦公室文秘工作質(zhì)量的根本。

二、創(chuàng)建良好的企業(yè)文化氛圍，增強(qiáng)文秘人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)

專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)與熟練的業(yè)務(wù)技能是文秘人員提高工作質(zhì)量的根本，除此之外，文秘還需在道德修養(yǎng)與職業(yè)素質(zhì)上脫穎而出。由于文秘工作種類(lèi)繁多，涉及范圍較為廣泛，其中一些工作如檔案管理、保管公章、統(tǒng)計(jì)餐費(fèi)等對(duì)文秘的道德修養(yǎng)與職業(yè)素質(zhì)要求較高。因此，企業(yè)要重視企業(yè)文化的建設(shè)，為文秘開(kāi)展工作創(chuàng)造溫馨和諧的工作氛圍。在這種和諧的企業(yè)文化中，文秘要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。首先文秘要具備服務(wù)意識(shí)，既要為企業(yè)的上級(jí)部門(mén)開(kāi)展工作提供有效的服務(wù)，又要關(guān)注基層工作，實(shí)現(xiàn)與基層部門(mén)如餐飲、衛(wèi)生等的及時(shí)溝通，做好必要的服務(wù)，為企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。第二，文秘也要樹(shù)立責(zé)任意識(shí)。文秘角色多重，他們既是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助者，又是各部門(mén)的連接者，在一定程度上還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的形象代言者，承擔(dān)著各種責(zé)任。因此，文秘要樹(shù)立深厚的責(zé)任意識(shí)，尤其是在保管公章、管理檔案的工作中，由于這些工作涉及企業(yè)機(jī)密，要求文秘人員培養(yǎng)責(zé)任意識(shí)、忠于職守，保護(hù)企業(yè)機(jī)密，避免被不法分子加以利用。

三、合理利用激勵(lì)理論，實(shí)行科學(xué)有效的獎(jiǎng)懲制度以提高工作效率

掌握必要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能、培養(yǎng)深厚的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，這兩項(xiàng)都是由文秘工作的工作任務(wù)與性質(zhì)所決定，從文秘自身出發(fā)提出的有效措施。除此之外，企業(yè)為了更好地提高辦公室文秘的工作質(zhì)量，要進(jìn)一步調(diào)動(dòng)文秘的工作積極性與參與熱情。為此，企業(yè)要積極吸收激勵(lì)理論的先進(jìn)成果，以激勵(lì)理論為指導(dǎo)，實(shí)行科學(xué)有效的獎(jiǎng)懲制度。在我國(guó)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行中，文秘作為企業(yè)的基礎(chǔ)職位，他們所獲得的工作報(bào)酬往往是固定的，職務(wù)也始終停滯不前，這不利于調(diào)動(dòng)文秘人員的工作積極性，而且長(zhǎng)此以往，在日復(fù)一日的重復(fù)工作中消磨了工作動(dòng)力，這不利于文秘人員主觀能動(dòng)性與創(chuàng)造性的發(fā)揮。因此，企業(yè)要實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，首先要將文秘工作與升職考核相掛鉤，使優(yōu)秀出色的文秘人員有機(jī)會(huì)進(jìn)入更高的管理層次，這項(xiàng)措施能迅速有效地對(duì)文秘人員產(chǎn)生刺激，從而調(diào)動(dòng)積極性，充分發(fā)揮自身的聰明才智。第二，企業(yè)要實(shí)行科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，同時(shí)采用物質(zhì)與精神兩種手段，鼓勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后，使文秘工作充滿生機(jī)活力。

結(jié)語(yǔ)：文秘作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的協(xié)助者與企業(yè)各部門(mén)的連接者，在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中占據(jù)著重要位置。由于文秘從事工作種類(lèi)繁多，涉及范圍較廣，要求較高，因此關(guān)系著企業(yè)各部門(mén)的協(xié)調(diào)發(fā)展。尤其是在快節(jié)奏的當(dāng)代社會(huì)，如何提高辦公室文秘的工作質(zhì)量已經(jīng)成為各個(gè)企業(yè)研究的重要課題。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)方面入手，切實(shí)提高文秘人員素質(zhì)，提高文秘工作的質(zhì)量，為企業(yè)的良性發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)文秘的培訓(xùn)工作，提高文秘的綜合素質(zhì)與技能；第二，創(chuàng)建良好的企業(yè)文化氛圍，增強(qiáng)文秘人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)；最后，合理利用激勵(lì)理論，實(shí)行科學(xué)有效的獎(jiǎng)懲制度以提高工作效率。

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