淺談企業(yè)數(shù)據(jù)管理的需求及建議

摘 要：本文講述了企業(yè)數(shù)據(jù)管理包含的內(nèi)容，淺析企業(yè)數(shù)據(jù)管理的四方面需求，提出企業(yè)數(shù)據(jù)管理存在的問題及改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；內(nèi)容管理

中圖分類號(hào)：TP311.13

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息呈爆炸式增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)資產(chǎn)成為企業(yè)最具價(jià)值的無形資產(chǎn)。數(shù)據(jù)管理分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)即行數(shù)據(jù)指存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫里，可以用二維表結(jié)構(gòu)來邏輯表達(dá)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相對(duì)于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)而言，不方便用數(shù)據(jù)庫二維邏輯表來表現(xiàn)的數(shù)據(jù)，包括所有格式的辦公文檔、圖片等。據(jù)Forrest Research的統(tǒng)計(jì)資料表明，企業(yè)20%左右的信息有效地存儲(chǔ)在各種類型的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫中，但是還有80%非結(jié)構(gòu)化信息分散在整個(gè)業(yè)務(wù)過程及外部環(huán)境中，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)已成為企業(yè)數(shù)據(jù)的主體。

1 企業(yè)內(nèi)容管理概念

企業(yè)內(nèi)容管理（Enterprise Content Management）是指對(duì)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部多種格式和媒體類型的信息資源（通常稱為信息資產(chǎn)）的組織、分類、管理等有序化過程，常常作為數(shù)字圖書館或企業(yè)知識(shí)管理的一個(gè)組成部分。企業(yè)內(nèi)容管理是隨著數(shù)據(jù)管理的發(fā)展而為客戶提供的一種應(yīng)用軟件，它管理、集成和訪問從音頻、視頻到掃描圖像的各種格式的商業(yè)信息。內(nèi)容管理處理的對(duì)象范圍比傳統(tǒng)關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)更廣，除了一般文字、文檔、多媒體、流媒體外，還包括Web網(wǎng)頁、廣告、程序（如JavaScript）、軟件等一切數(shù)字資產(chǎn)，即所有結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化的文檔。內(nèi)容管理重點(diǎn)解決各種非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的數(shù)字資源的采集、管理、利用、傳遞和增值，并集成到結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)中，如ERP、CRM等，從而為這些應(yīng)用系統(tǒng)提供更加廣泛的數(shù)據(jù)來源。

2 企業(yè)數(shù)據(jù)管理需求

對(duì)國(guó)內(nèi)大型企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)用現(xiàn)狀的調(diào)研結(jié)果，結(jié)合AIIM、Garnter等權(quán)威機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)容管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域的研究，總結(jié)企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理需求如下：

2.1 數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲(chǔ)需求

針對(duì)大型企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)基本采用分散存儲(chǔ)各自非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的應(yīng)用現(xiàn)狀，需要通過建設(shè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，建立企業(yè)內(nèi)部大數(shù)據(jù)量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心，同時(shí)需要通過制訂存儲(chǔ)優(yōu)化策略達(dá)到優(yōu)化存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，達(dá)到將企業(yè)內(nèi)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)，簡(jiǎn)化企業(yè)內(nèi)部的IT架構(gòu)、減少數(shù)據(jù)安全控制點(diǎn)，提升企業(yè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)總體性能。

2.2 數(shù)據(jù)集中管理需求

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)不僅是企業(yè)內(nèi)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)中心，也是各項(xiàng)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)的制訂者與實(shí)踐者。通過制訂各種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，解決目前在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理上所存在的主要問題，滿足企業(yè)內(nèi)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理的需求，如通過建立內(nèi)容元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)全局訪問標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)歸集標(biāo)準(zhǔn)等。

2.3 全生命周期管理需求

全生命周期管理是指內(nèi)容的創(chuàng)建、申請(qǐng)、審核、生效、分發(fā)、退休到銷毀的全生命周期過程。它的基礎(chǔ)是統(tǒng)一的版本管理、統(tǒng)一的存儲(chǔ)管理和統(tǒng)一的權(quán)限控制。實(shí)現(xiàn)方式一種是根據(jù)內(nèi)容的狀態(tài)來控制全生命周期過程，另外一種是結(jié)合工作流。通過工作流和版本管理、存儲(chǔ)管理和權(quán)限管理的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)更豐富多樣的全生命周期管理過程。

2.4 多類型應(yīng)用系統(tǒng)接入需求

目前，在大型企業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在業(yè)務(wù)邏輯多樣性、所采用的開發(fā)技術(shù)多樣性的特點(diǎn)，如基于SAP開發(fā)、基于J2EE開發(fā)等。因此平臺(tái)需要為不同類型的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)提供整體接入解決方案以及與之配套的相關(guān)接入規(guī)范等。

3 企業(yè)數(shù)據(jù)管理的問題及建議

由于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)格式多樣、存儲(chǔ)分散、總量大、增長(zhǎng)速度快等特性，給企業(yè)數(shù)據(jù)管理造成許多困難，下面淺談企業(yè)數(shù)據(jù)管理存在的問題及建議：

3.1 數(shù)據(jù)共享協(xié)作困難

問題：各業(yè)務(wù)應(yīng)用間數(shù)據(jù)交互過程不可管控，交換方式不統(tǒng)一，交互效率低，部分采取線下作業(yè)，增加了人工作業(yè)的工作量。

建議：增強(qiáng)各業(yè)務(wù)應(yīng)用間非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的交互集成，提升數(shù)據(jù)的橫向和縱向交互能力，減少線下的數(shù)據(jù)交互。

3.2 無全局訪問機(jī)制

問題：目前電子文檔搜索機(jī)制均由業(yè)務(wù)應(yīng)用單獨(dú)進(jìn)行，未形成面向全局的文檔訪問能力，導(dǎo)致電子文檔交互困難，無法提升用戶工作效率。

建議：通過對(duì)電子文檔的集中存儲(chǔ)，提供高效的全局訪問能力。

3.3 存儲(chǔ)方式多樣性，不利管理

問題：各業(yè)務(wù)應(yīng)用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式多樣性，不利于管理，項(xiàng)目建設(shè)中無形增加歷史數(shù)據(jù)遷移工作的難度。

建議：建立集中統(tǒng)一的海量?jī)?nèi)容庫，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)管理；建立自動(dòng)化、智能化持續(xù)優(yōu)化存儲(chǔ)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的技術(shù)架構(gòu)。

3.4 數(shù)據(jù)分散孤立，不利數(shù)據(jù)挖掘

問題：沒有建立基于業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，難以形成數(shù)據(jù)信息知識(shí)的價(jià)值鏈。

建議：統(tǒng)一存儲(chǔ)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，提升對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理能力，特別是數(shù)據(jù)加工和挖掘的能力，從中獲取重要信息，實(shí)現(xiàn)由數(shù)據(jù)到信息再到知識(shí)的過程。

3.5 版本不一致

問題：不同數(shù)據(jù)源中的存在版本不一致、多個(gè)版本情況，在應(yīng)用時(shí)難以獲取最準(zhǔn)確的版本數(shù)據(jù)。

建議：統(tǒng)一數(shù)據(jù)來源和版本控制，利于不同業(yè)務(wù)應(yīng)用的獲取。

3.6 存在安全隱患

問題：大部分業(yè)務(wù)應(yīng)用對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)未加密存儲(chǔ)、未開展離線安全管理、對(duì)審計(jì)不夠全面、訪問授權(quán)獨(dú)立，未達(dá)到全體系訪問授權(quán)、數(shù)據(jù)備份還原能力高低不齊。

建議：加強(qiáng)對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)全方位的安全管控，如數(shù)據(jù)的傳輸加密、敏感信息管理等。

3.7 無全生命周期管理

問題：非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)產(chǎn)生后根據(jù)業(yè)務(wù)需要傳遞，但傳遞過程中會(huì)有信息丟失/偏差，文檔的產(chǎn)生部門變更后沒有完整的更新到使用用戶手中，舊版本也沒有及時(shí)完整的回收。

建議：對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、變更、處理、刪除、銷毀進(jìn)行全程管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與所處的業(yè)務(wù)環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境無關(guān)。

4 結(jié)束語

本文對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)管理進(jìn)行了講解，主要列舉了4個(gè)共性的企業(yè)數(shù)據(jù)管理需求，結(jié)合工作中系統(tǒng)建設(shè)遇到的數(shù)據(jù)管理問題，淺談了目前針對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)管理中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理存在的問題及建議。目前，雖然很多內(nèi)容管理軟件解決了企業(yè)許多信息管理問題，用來管理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫從理論到技術(shù)上已經(jīng)相當(dāng)成熟，而非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，所以內(nèi)容管理技術(shù)還存在很多有待解決的難題。

參考文獻(xiàn)：

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[2]龔永罡，王曉慶.企業(yè)內(nèi)容管理理論與實(shí)踐[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2012.

作者簡(jiǎn)介：門海玲，女，陜西戶縣人，中級(jí)職稱，工程師，本科，從事企業(yè)數(shù)據(jù)管理及應(yīng)用方面的研究、實(shí)施與運(yùn)維，從事信息化應(yīng)用系統(tǒng)的部署、實(shí)施、運(yùn)行與維護(hù)，從事oracle數(shù)據(jù)庫、中間件等日常應(yīng)用與運(yùn)維工作。

作者單位：國(guó)網(wǎng)陜西省電力公司信息通信公司，西安 710048