WORD操作習(xí)慣與現(xiàn)代管理理念

摘 要：WORD里一個操作習(xí)慣可以體現(xiàn)出我們不同的管理意識，堅持一個規(guī)范的操作流程可以促進(jìn)我們管理理念的不斷提升。通過對WORD中一些常見的操作從管理的角度進(jìn)行對比、分析，提出了我們應(yīng)從WORD的規(guī)范操作中增強(qiáng)管理各種意識。

關(guān)鍵詞：WORD；操作；管理；理念

中圖分類號：TP317.1

WORD作為使用最廣泛的應(yīng)用軟件，其窗口界面設(shè)置已經(jīng)成為了一般應(yīng)用軟件設(shè)計的模版和參照物，而其架構(gòu)和操作規(guī)范則無疑是西方現(xiàn)代管理理念的集中體現(xiàn)。在WORD里一個小小的操作習(xí)慣可以體現(xiàn)出我們管理的點滴思維；同樣，堅持一個規(guī)范的操作流程也許可以促進(jìn)我們管理理念的不斷提升。

1 信馬由韁與提前規(guī)劃——對工作部署的計劃意識

完成一個WORD文檔應(yīng)該有最基本的流程，事先要有一個大致的規(guī)劃，但有的有許多不加思考的操作：WORD一打開，頂頭就插入一個表，接著發(fā)現(xiàn)沒位置錄入標(biāo)題；表格已建立，內(nèi)容錄了一部分，發(fā)現(xiàn)左右位置不夠，要改頁面設(shè)置；錄入一段文字就編輯一段，錄入完后又重新編輯；在保存方面，標(biāo)題還沒錄入就保存，即不改文件名也不改存儲位置，文件名成了“文檔1”、“文檔2”；還有的把內(nèi)容錄入完了，在沒有標(biāo)題的情況下保存，第一段文字被WORD默認(rèn)為了標(biāo)題，最后文件名就是第一段文字。顯然，這些都缺乏一個起碼的規(guī)劃和準(zhǔn)備。

從管理的角度來看，對工作部署，要有“計劃意識”。沒有計劃意識，一種情況是沒有思考的工作布置，政策沒研究透，信息沒掌握全，困難沒估計足，匆忙下個通知。另一種情況是來了任務(wù)直接朝下屬一交，不管可行不可行，甚至還有的指令是前后矛盾的，讓人無所適從。在工作請示方面，不把一件事各個需要弄清楚的環(huán)節(jié)都拿出來集中商量溝通，而是想起一處是一處，完全是“碎片化”的，一件事被“肢解”的面目全非，讓管理者不能總體把握，難以準(zhǔn)確決策。

2 結(jié)果至上與過程控制——對工作推進(jìn)的規(guī)范意識

WORD根據(jù)不同需求提供了很多相應(yīng)的手段和快捷方式，方便二次編輯或協(xié)同編輯、審稿校對。但有的只管眼前基本效果達(dá)到就行了，于是就出現(xiàn)許多隨手而來的操作：一是用空格代替縮進(jìn)。比如段落首行縮進(jìn)，靠右的落款、日期等都是在前面加空格；二是用用“回車”代替分頁。要把后面的內(nèi)容分到下一頁去，不用插入“分頁符”，而是加“回車”來實現(xiàn)；三是用縮進(jìn)代替對齊。標(biāo)題不用“居中”，而是使用“縮進(jìn)”來居中，落款和日期也不使用“右對齊”；三是自動編號與固定編號共存；四是一個文檔內(nèi)容多，要求的紙張大小和方向等頁面設(shè)置不同的時候，不利用“分節(jié)”，而是按頁面設(shè)置不同把一個文件分在幾個。這些操作，可以暫時達(dá)到要求，但當(dāng)字號、行間距、段間距、頁面設(shè)置等發(fā)生變化的時候，都可能發(fā)生錯位。把一個文件分成幾個，將會為后期的處理帶來很多麻煩。

從管理的角度看，這就是要處理好過程和結(jié)果的關(guān)系，對工作推進(jìn)，要有“規(guī)范意識”。不能忽略過程，單純追求結(jié)果，那會留下很多隱患。不能出現(xiàn)暗箱式的管理、構(gòu)件式的管理，只看到入口和出口，中間看不見。一項工作的推進(jìn)，管理者在這里時能運行好，展示的是你的能力；離開了，仍然能正常前進(jìn)，體現(xiàn)的則是水平。因為他建立了保障做好的規(guī)范和流程，并得到了大家的認(rèn)同和維護(hù)。

3 獨善其身與和諧相處——對工作交叉的協(xié)作意識

表格在日常辦公過程中制作的文檔所占的比例不小，但表格的處理是個難點。OFFICE 2003版后，表格可以靈活“移”動，但不容易控制；圖片也一樣，特別是圖文混排或表與文字混排的時候不好把握，這涉及到表格、圖片在文字中環(huán)繞方式，表格整體在頁面的位置，圖與圖及文字的上下層次等相互關(guān)系，操作不當(dāng)就不能“和諧相處”，要不被“遮”住，要不被“擠”到。

從管理的角度看，處理好交叉事務(wù)，要有“協(xié)作意識”。多一雙眼睛，就會少一個漏洞；多一份提醒，就會少一次偏差。如果有太多顧忌，怕所謂得罪；或是心態(tài)不好，等著看笑話，那都會對整體工作有影響，因為損失的就是大家的。所以對待工作，不僅要像游泳的混合接力那樣，以不同的泳姿把自己那一棒游好，完成各自的任務(wù)，更要像田徑接力那樣，相互配合，充分利用好接力區(qū)這一環(huán)節(jié)，既不越位也不缺位，互相提醒，取長補(bǔ)短，把整體水平發(fā)揮到最佳。

4 止于表象與把握本質(zhì)——對工作疑難的突破意識

一個大型軟件由無數(shù)個模塊集成，其綜合功能的強(qiáng)大可能超出了設(shè)計者的初衷。在WORD中，一個類似功能可能在不同的菜單中出現(xiàn)，當(dāng)然一個問題可以有不同的途徑解決。但總有一些疑問不知怎么處理：頁眉上多了一根線不能刪除；網(wǎng)上“拷”下的文字段落之間都是所謂的“軟回車”；PDF文件經(jīng)過掃描識別后，文字每一行都成了一段；一個頁面，剛好創(chuàng)建一個表格，但后面還剩一個回車符“擠”到了下一頁；打印時紙放多了、放少了或是打印時間長了紙都卷不動；郵件合并后的文檔不能選打其中一部分。

從管理的角度看，對工作中出現(xiàn)的一些疑難問題，要有“突破意識”，不被表面現(xiàn)象迷惑，只要找到問題的本質(zhì)，總能找到解決的辦法：頁眉上的那根線，可以當(dāng)作一根邊框線來處理；“軟回車”，其實是“手動換行符”，可以利用“查找/替換”功能直接替換成“段落標(biāo)記”；掃描識別后的文件可以先把所有“段落標(biāo)記”替換掉，再把首行識別產(chǎn)生的兩個空格替換成“段落標(biāo)記”，那樣就可以還原成整體的段落；有時段落的行距調(diào)不動，是因為在段落屬性中，有一個默認(rèn)的“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊到網(wǎng)格”，去掉這個鉤選，就可以自由調(diào)節(jié)了；打印機(jī)走紙是通過紙張與搓紙輪之間的摩擦力，而摩擦力與壓力、接觸面積和摩擦系數(shù)也就是粗糙程度有關(guān)。紙少了，是壓力小了；紙多了，是因為傾斜度小，接觸面不夠；時間長了、溫度高了，搓紙輪的熱脆性等造成表面光滑，摩擦系數(shù)變小了；郵件合并不能選打是因為生成的文檔被分成了許多節(jié)，需按節(jié)（section）打印，即在選打的頁前加個“S”，如S12-S25。

5 隨遇而安與優(yōu)化提升——對工作環(huán)境的服務(wù)意識

WORD提供了許多可調(diào)整的自助服務(wù)選項，如果利用好，可以建設(shè)更友好的界面，更好地為使用者服務(wù)。我們的電腦硬盤一般都進(jìn)行了邏輯分區(qū)，WORD文檔默認(rèn)的文件保存位置是在C盤的“我的公文包”，分區(qū)后，如果仍然都把制作的文檔保存在默認(rèn)的C盤，會讓系統(tǒng)盤的空間越來越小，影響整個WINDOWS的運行；常用工具欄上有個“打印”的快捷按鈕，一按就會把文件全部打出來，可以換成有選項的打印按鈕，避免不需要全打的時候出現(xiàn)誤操作；兩個連續(xù)頁面之間的空白，雙擊其間的縫隙可以“隱藏”，那前后的內(nèi)容就跨頁連成一個整體，這會便于連續(xù)閱讀，容易編輯；一個文檔整個編輯的窗口可以分割成上下兩個，便于我們前后對照，編輯長文檔；把審閱中的“修訂”功能打開，修改的信息會如實記錄，別人看了以后可以了解編輯者的思路。

從管理的角度看，就是要增強(qiáng)“服務(wù)意識”，適當(dāng)改造好工作環(huán)境、工作界面，為你為他提供更便捷的服務(wù)。一個小的改變會持久地發(fā)揮作用。服務(wù)體現(xiàn)在細(xì)節(jié)，要從小處著眼，對服務(wù)界面、工作環(huán)境一點小小的優(yōu)化就可以帶來很大的便利。

6 定活兩便與守經(jīng)達(dá)權(quán)——對工作下屬的人本意識

在表格的一個單元格內(nèi)，經(jīng)常會出現(xiàn)差那么一點點位置的情況，要“轉(zhuǎn)彎”，要換行，空間大小和內(nèi)容多少之間總是存在矛盾。第一種處理是，由它去，要擠下去就讓它擠下去；第二種是拉動表格格線，占別的單元格位置；第三種處理是，格線不動，在字上下功夫，要不把字縮小，要不把字間距縮小，或是把字壓扁。其實無論是單元格左右，還是內(nèi)容這個段落左右，系統(tǒng)都提供了可以進(jìn)行一定調(diào)整的余地。就像制度與人的關(guān)系一樣，在保持原則的情況下，還有靈活，可以做到兩全其美。

從管理的角度看，管事首先要管好人，要有“人本意識”，管理有層級，但人格是平等的。對下屬，對工作伙伴，他能做一份工作你就減一分壓力，他能負(fù)一分責(zé)任你就少一分擔(dān)心。他的心情愉悅也能讓你高興，他的臉色難看也會讓你難受。因此即不能放任不管，有一種他是他，你是你的思想，甚至有了苗頭不提醒，有了傾向不制止；也不能只強(qiáng)調(diào)原則，不講靈活，缺乏基本的關(guān)懷和理解，生硬對待。管理者要關(guān)注其特長，發(fā)揮其優(yōu)勢，規(guī)避其不足，縮小其缺點。以人為本的本質(zhì)，就是要理解人、尊重人；發(fā)展人、成就人。成就了別人，也會成就你自己；更會成就工作，成就事業(yè)。

7 堅持自我與服從整體——對工作個性的集體意識

編輯好的文檔，換了一臺電腦后，原來精心設(shè)置的字體不能原樣顯示，有的字形發(fā)生了變化，大小不統(tǒng)一，甚至還有的不顯示，行間距、段間距也有變化。OFFICE已經(jīng)升級到了2013版，從2007版開始，文件保存的基本格式就發(fā)生了變化，文件的擴(kuò)展名也由DOC變成了DOCX。如果在低版本上不打一個向上兼容的補(bǔ)丁，2007版以上的WORD生成的以DOCX為擴(kuò)展名的文件，用WORD2003及以下版本就打不開。同是高版的，2007、2010、2013版之間，上下兼容也不是很流暢，經(jīng)常會出現(xiàn)一些錯亂。

從管理的角度看，這是個性與共性的關(guān)系，個人與集體的關(guān)系。人不能失個性，工作不能缺特色。好的個性可以形成風(fēng)格，不好的個性可能會造成沖突。在一個集體環(huán)境中，有時個性應(yīng)該適當(dāng)收斂。討論或是征求意見的時候應(yīng)該真實地表達(dá)自己的想法。合適的建議，那是對決策信心的一份加強(qiáng)；即使不成熟，那也是對慎重決策的一份提醒。確定了，如果不失原則，就應(yīng)尊重集體決策。

8 完事大吉與總結(jié)提高——對工作反饋的矯正意識

制作好文檔是一方面，整理和管理好文檔也很重要。紙質(zhì)材料都習(xí)慣了整理歸檔，電子文檔也應(yīng)如此，既要整文件柜，又要整“公文包”。一個WORD文檔命名，可能開始不準(zhǔn)確，定稿后應(yīng)該把名字改準(zhǔn)確，像論文一樣，可以從標(biāo)題看出個大概。處理一件事可能有一系列文檔的，應(yīng)該建個文件夾，工作結(jié)束后，再整理好，以便以后參考借鑒。保存位置，不能總是“桌面”或是C盤里的“我的公文包”，就適時調(diào)整轉(zhuǎn)移。

從管理的角度看，就是要有“矯正意識”，對工作要適時總結(jié)，及時反饋，不斷修正。一般日常工作有很強(qiáng)的周期性，許多事項都是重復(fù)的，減輕負(fù)荷的最重要的手段，就是繼承優(yōu)化，充分利用好過去的資源，把教訓(xùn)轉(zhuǎn)化為經(jīng)驗，把經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為特色；否則，要不是把已有的丟在一邊，另起爐灶，浪費大量的精力；要不是把過去的東西拿來照搬，前一次留下的遺憾，這一次就變成失誤。

WORD是我們?nèi)粘９芾磉^程中使用的一個重要工具，運用好WORD可以提高我們的工作效率；而理解好WORD，則可增強(qiáng)我們的管理意識，提升我們的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉筱紅.管理思想史[M].武漢：湖北人民出版社，2007.

[2]韓光輝，曾世平，童瑩.計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)教程[M].天津：天津教育出版社，2012.

作者簡介：向陽（1972-），男，湖北公安人，副教授，碩士，研究方向：計算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用及思想政治教育。

作者單位：湖北中醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，湖北荊州 434020