項(xiàng)目建設(shè)期物資管理SAP系統(tǒng)解決方案

摘 要：大型在建項(xiàng)目在建設(shè)期內(nèi)采辦量大，時(shí)間緊，人員少，采辦流程不固定，計(jì)劃性不強(qiáng)，緊急采辦較多，直達(dá)料較多；庫(kù)存物資通常需要單獨(dú)計(jì)價(jià)，與正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)物資相區(qū)分，以方便會(huì)計(jì)成本核算；在項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束后，剩余物資如何處理，如何避免帳外料等問(wèn)題，如何通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理，在SAP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)物資的采辦、庫(kù)存、收發(fā)貨及項(xiàng)目建設(shè)完成剩余物資的處理的系統(tǒng)解決方案。

關(guān)鍵詞：SAP系統(tǒng)；在建項(xiàng)目；采辦；庫(kù)存管理；收貨；發(fā)貨

中圖分類號(hào)：TP311.52

大型建設(shè)項(xiàng)目通常設(shè)計(jì)復(fù)雜，項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，建設(shè)材料變化等原因容易出現(xiàn)較多變更。這其中可能包括預(yù)算變更、設(shè)備材料變更、項(xiàng)目工期延遲、項(xiàng)目服務(wù)采購(gòu)管理變更等。

在項(xiàng)目建設(shè)期，公司一般都面臨著工期固定、采辦量大、采辦員及技術(shù)人員不足等問(wèn)題。在此情況下，如何在SAP系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)精簡(jiǎn)適用的流程，滿足項(xiàng)目管理、采辦、物資管理和會(huì)計(jì)核算等的需要，如何利用信息化助推項(xiàng)目建設(shè)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的精細(xì)化管理成為迫切需要解決的課題。在建工程項(xiàng)目因缺乏成型項(xiàng)目參考，項(xiàng)目物資可能出現(xiàn)利用率較低，以及項(xiàng)目完工后較多物資積壓現(xiàn)象。為了減少以這些弊端可以通過(guò)按需提報(bào)、按需采購(gòu)，并啟用項(xiàng)目庫(kù)存對(duì)物資進(jìn)行管理。同時(shí)，也為項(xiàng)目完工后剩余物資再利用提供了有追溯性的物資移動(dòng)管理。

為了滿足項(xiàng)目管理精細(xì)化、統(tǒng)計(jì)方便的要求，建議采購(gòu)的設(shè)備、材料和服務(wù)都要通過(guò)SAP系統(tǒng)管理。以此來(lái)實(shí)現(xiàn)從采購(gòu)合同到收貨及物資消耗情況的管理。

如果需要為大型在建項(xiàng)目實(shí)施MM模塊進(jìn)行采辦和物資管理，應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的物資工廠。這是為了區(qū)分大型在建項(xiàng)目的庫(kù)存物資與正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的庫(kù)存物資，還為了區(qū)分在建項(xiàng)目和正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的供應(yīng)商往來(lái)賬目。

要在SAP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)期管理，主數(shù)據(jù)方面：對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)期的設(shè)備和材料采用簡(jiǎn)單的編碼，這不同于生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)期的物資管理模式。采購(gòu)方面：項(xiàng)目建設(shè)期不建立采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)單和長(zhǎng)期協(xié)議，僅在采購(gòu)合同正式簽訂后，在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單即可。

本方案研究解決的主要問(wèn)題是：

（1）項(xiàng)目采辦管理：大型在建項(xiàng)目在建設(shè)期內(nèi)采辦量大，時(shí)間緊，人員少，采辦流程不固定，計(jì)劃性不強(qiáng)，緊急采辦較多，直達(dá)料較多，如何解決此類難點(diǎn)？

（2）項(xiàng)目庫(kù)存管理：大型在建項(xiàng)目的庫(kù)存物資通常需要單獨(dú)計(jì)價(jià)，與正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)物資相區(qū)分，以方便會(huì)計(jì)成本核算。在項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束后，剩余物資如何處理，如何避免帳外料？

如果需要為大型在建項(xiàng)目實(shí)施MM模塊進(jìn)行采辦和物資管理，應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的物資工廠。這是為了區(qū)分大型在建項(xiàng)目的庫(kù)存物資與正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的庫(kù)存物資，還為了區(qū)分在建項(xiàng)目和正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的供應(yīng)商往來(lái)賬目。

1 新建項(xiàng)目建設(shè)期采辦管理

在SAP系統(tǒng)中采辦管理包括三部分：物資主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)和采購(gòu)管理。在本方案中采用簡(jiǎn)化的系統(tǒng)操作和簡(jiǎn)潔明了的業(yè)務(wù)流程，來(lái)滿足項(xiàng)目建設(shè)期的采購(gòu)管理需求。

物資主數(shù)據(jù)方面：現(xiàn)在一般的公司對(duì)于新增物資主數(shù)據(jù)管理都很嚴(yán)格，這不適合項(xiàng)目建設(shè)期的物資管理特點(diǎn)，建議采用簡(jiǎn)單適用的編碼規(guī)則，簡(jiǎn)化物資的屬性。建立一個(gè)新的物資類型（在建工程），采用內(nèi)部配碼。物資主數(shù)據(jù)僅維護(hù)基本視圖、采購(gòu)視圖、工廠庫(kù)存視圖、會(huì)計(jì)視，需要維護(hù)的視圖減少到夠用即可。分類視圖及其它的視圖都不維護(hù)。

在SAP系統(tǒng)中新增加一個(gè)物資組（在建工程物資組）和一個(gè)服務(wù)物資組（在建工程服務(wù)組）。不同于公司正式生產(chǎn)的物資分類規(guī)則，（正式的物資分類是全部采用數(shù)字的），而項(xiàng)目建設(shè)期物資分類采用字母方式。為項(xiàng)目建設(shè)期建立獨(dú)立的評(píng)估類，自動(dòng)記賬科目按照財(cái)務(wù)需要維護(hù)在建工程項(xiàng)目科目。

將在建工程物資主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和修改都由在建項(xiàng)目組自己維護(hù)，建立批導(dǎo)物資主數(shù)據(jù)程序，簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)維護(hù)的工作。能固定的字段全部固化，僅有物資的描述由用戶整理添加。

通過(guò)物資主數(shù)據(jù)，用戶可以在處理相關(guān)帳務(wù)、統(tǒng)計(jì)庫(kù)存金額等過(guò)程中查詢和使用物資主數(shù)據(jù)，并通過(guò)物資主數(shù)據(jù)中會(huì)計(jì)和成本視圖的相關(guān)控制字段來(lái)影響財(cái)務(wù)的記帳處理。比如，評(píng)估類，價(jià)格控制方式等。

供應(yīng)商主數(shù)據(jù)方面：根據(jù)公司對(duì)供應(yīng)商的管理要求，采辦過(guò)程使用的供應(yīng)商都需要維護(hù)供應(yīng)商的基本信息及相關(guān)的稅務(wù)信息、財(cái)務(wù)記賬和采辦需要的基本信息，做到準(zhǔn)確不重復(fù)，以便到了生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)期繼續(xù)使用。

采購(gòu)管理方面：由于建設(shè)期，不維護(hù)采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)單和長(zhǎng)期協(xié)議等業(yè)務(wù)單據(jù)，僅在采購(gòu)合同正式簽訂后，在系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單，開(kāi)發(fā)批導(dǎo)程序，提高錄入合同的效率。采購(gòu)訂單批量導(dǎo)入程序，可由采辦人員批量導(dǎo)入，簡(jiǎn)化采辦人員手工輸入的工作量。

2 新建項(xiàng)目建設(shè)期項(xiàng)目庫(kù)存管理

在建項(xiàng)目庫(kù)存管理可分為兩種方式：采用項(xiàng)目庫(kù)存管理和不采用項(xiàng)目庫(kù)存管理。在SAP系統(tǒng)中，為了發(fā)料方便，采用領(lǐng)料人員在系統(tǒng)建立預(yù)留單。庫(kù)管人員按照預(yù)留單發(fā)貨。

2.1 采用PS模塊進(jìn)行項(xiàng)目管理

采用PS模塊進(jìn)行項(xiàng)目管理，在建立采購(gòu)訂單時(shí)，輸入對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目WBS元素。采購(gòu)物資運(yùn)達(dá)時(shí)，物資收貨后直接消轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的WBS元素上。在項(xiàng)目結(jié)束后，剩余物資由于成本已經(jīng)核算到WBS元素中，成為了賬外物資。

采用PS模塊進(jìn)行項(xiàng)目管理，建立合適WBS元素，便于項(xiàng)目結(jié)束后的轉(zhuǎn)資。采購(gòu)物資運(yùn)達(dá)時(shí)，物資收貨到對(duì)應(yīng)的WBS元素項(xiàng)目庫(kù)存中管理。物資使用時(shí)從WBS元素項(xiàng)目庫(kù)存中發(fā)貨出庫(kù)。在項(xiàng)目結(jié)束后，須將剩余物資從WBS元素項(xiàng)目庫(kù)存轉(zhuǎn)移到生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的普通庫(kù)存，避免項(xiàng)目結(jié)束后賬外物資。

2.2 不采用PS模塊進(jìn)行項(xiàng)目管理

不采用PS模塊進(jìn)行項(xiàng)目管理，但需要使用庫(kù)存管理項(xiàng)目物資，則單獨(dú)建立物資工廠管理項(xiàng)目庫(kù)存物資，采購(gòu)物資運(yùn)達(dá)后，收貨到倉(cāng)庫(kù)；物資使用時(shí)領(lǐng)料出庫(kù)到資產(chǎn)或者內(nèi)部訂單。在項(xiàng)目結(jié)束后，將剩余物資轉(zhuǎn)移到生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的普通庫(kù)存物資，避免項(xiàng)目結(jié)束后產(chǎn)生賬外物資。

若不需要進(jìn)行庫(kù)存管理項(xiàng)目物資，物資采辦時(shí)直接消耗，在建立采購(gòu)訂單時(shí)輸入資產(chǎn)號(hào)或者內(nèi)部訂單；采購(gòu)物資運(yùn)達(dá)后，收貨直接消耗到對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)或者內(nèi)部訂單。在項(xiàng)目結(jié)束后，剩余物資由于成本已經(jīng)核算到資產(chǎn)或者內(nèi)部訂單中，成為了賬外物資。

如果采用項(xiàng)目庫(kù)存管理，在項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束后，清理剩余的物資，申請(qǐng)建立滿足本公司物資數(shù)據(jù)管理規(guī)則的正式物資主數(shù)據(jù)，將剩余項(xiàng)目庫(kù)存或者普通庫(kù)存物資轉(zhuǎn)移到對(duì)應(yīng)的正式物資主數(shù)據(jù)的通用庫(kù)存中，既防止賬外物資的產(chǎn)生，又精確的管理了項(xiàng)目的實(shí)際成本。

綜上所述：本方案通過(guò)為項(xiàng)目建設(shè)期設(shè)計(jì)合理的業(yè)務(wù)流程，使得項(xiàng)目物資的采購(gòu)與庫(kù)存管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流三流合一。通過(guò)記錄項(xiàng)目建設(shè)期物資采購(gòu)與庫(kù)存出入情況，跟蹤領(lǐng)用物資的數(shù)量與金額，來(lái)減輕項(xiàng)目后期工作量，對(duì)項(xiàng)目交接和轉(zhuǎn)入生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)打好基礎(chǔ)。

利用SAP標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表系統(tǒng)，結(jié)合項(xiàng)目關(guān)鍵需求，可通過(guò)SAP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能進(jìn)行查詢。基本滿足了項(xiàng)目建設(shè)期間物資管理與統(tǒng)計(jì)需求以及未來(lái)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)資需求。為項(xiàng)目物資統(tǒng)計(jì)分析提供了實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性兼具的分析工具。項(xiàng)目各個(gè)層次的管理者在得到授權(quán)的前提下，可以對(duì)采辦數(shù)據(jù)進(jìn)行在線的、多維的以及個(gè)性化的查詢與匯總；對(duì)庫(kù)存物資分布、資金占用、物資領(lǐng)用等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析。確保項(xiàng)目物資采辦與庫(kù)存管理通過(guò)報(bào)表分析功能，準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地為項(xiàng)目管理層提供決策信息。

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作者單位：中國(guó)海洋石油總公司，北京 100010