檔案數(shù)字化是檔案管理的未來趨勢(shì)

摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和深化，檔案工作發(fā)生了翻天覆地的變化。目前，信息的種類和形式在不斷發(fā)生著變化， 傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足信息時(shí)代的需求和發(fā)展。因此，人們提出了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的構(gòu)想。本文通過了解檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵，對(duì)我館檔案數(shù)字化進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞:數(shù)字化；檔案管理；未來趨勢(shì)

一、檔案管理數(shù)字化概念

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)了資源共享。

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，關(guān)鍵在于將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)入電子文檔，如將各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。

二、加快檔案信息資源開發(fā)，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

1.優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。首先，從優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)著手，數(shù)字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)基礎(chǔ)工作，構(gòu)建豐富的館藏體系，為檔案信息資源服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。其次，數(shù)字檔案館需要加大對(duì)檔案信息資源開發(fā)工作的投入，加快檔案信息資源的開發(fā)進(jìn)程。通過對(duì)檔案信息資源價(jià)值的深層挖掘，為社會(huì)公眾提供日益豐富的檔案信息集成品。再次，加大數(shù)字檔案信息資源建設(shè)力度。數(shù)字檔案館要有大量可利用的檔案信息資源，以便讀者在網(wǎng)絡(luò)上查閱、參考，這就要確保電子文件及時(shí)歸檔，采用通用標(biāo)準(zhǔn)和先進(jìn)技術(shù)，為檔案信息資源服務(wù)建立完整的數(shù)字信息資源體系。

2.擴(kuò)大檔案信息資源的開放范圍。傳統(tǒng)檔案信息資源開放范圍難以適應(yīng)檔案信息資源用戶日益增長(zhǎng)的信息需求。這就要求對(duì)現(xiàn)有的檔案開放范圍做出相應(yīng)的調(diào)整，以滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求。堅(jiān)持在控制中開放的原則，盡量擴(kuò)大檔案開放的范圍，擴(kuò)大社會(huì)檔案信息知情權(quán)。同時(shí)，還要切實(shí)做好檔案的保密工作，正確處理好開放與保密的關(guān)系，以保障社會(huì)檔案信息資源正常、有效地開放。

3.構(gòu)建特色館藏?cái)?shù)據(jù)庫。結(jié)合館內(nèi)檔案數(shù)字化實(shí)際情況，在條件允許的情況下，著力構(gòu)建特色館藏?cái)?shù)據(jù)庫，如名人信息數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)生查詢數(shù)據(jù)庫、全校教職工科研成果數(shù)據(jù)庫等，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù)。

三、制訂和修改相關(guān)規(guī)章制度，為館藏檔案數(shù)字化打下良好基礎(chǔ)

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，檔案館下發(fā)了《檔案管理暫行辦法》，修訂了各項(xiàng)檔案管理辦法和制度，編寫了《檔案管理手冊(cè)》并發(fā)送到各學(xué)院及職能部門，使基層單位檔案工作有章可循、有法可依。為加快檔案信息化建設(shè)，加速館藏檔案數(shù)字化步伐，檔案館從2006年開始引進(jìn)南大之星檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，從2010年9月開始，完成了從1953年到2007年的館藏1608卷檔案文件目錄錄入及部分文件全文的上傳工作，完成了聲像檔案的數(shù)字化，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，使學(xué)校檔案工作提升了一個(gè)層次。

現(xiàn)階段我們著手對(duì)館藏檔案進(jìn)行分類，重點(diǎn)選擇有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值、考查率高、社會(huì)效益廣泛的先進(jìn)行全文掃描的數(shù)字化工作，此項(xiàng)工作分為三個(gè)階段完成。即：利用率較高部分、利用率較低部分、很少利用部分。首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理分工，抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干對(duì)館藏檔案進(jìn)行優(yōu)選。其次，核對(duì)檔案目錄與內(nèi)容，對(duì)破損的檔案進(jìn)行技術(shù)修裱。再次，核對(duì)準(zhǔn)確無誤后再進(jìn)行掃描，全文錄入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，實(shí)行檔案管理數(shù)字化。目前，已完成了從1953年到2007年檔案錄入文件級(jí)目錄56156萬條，聲像檔案2017條。完成了2008年至2011年文件全文的上傳工作，對(duì)破損檔案組織人員進(jìn)行修復(fù)工作。在2012年完成第一階段的掃描建庫工作，2013年完成第二階段的掃描建庫工作，計(jì)劃在2014年完成第三階段的掃描建庫工作。

對(duì)于數(shù)字化的掃描工作，我們學(xué)習(xí)和借鑒了兄弟院校的成功經(jīng)驗(yàn)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)非常重視，配備了最新型號(hào)的掃描儀和有關(guān)技術(shù)人員，對(duì)場(chǎng)地的準(zhǔn)備和掃描加工進(jìn)行了安全控制，對(duì)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和有關(guān)數(shù)據(jù)的備份制訂了具體方案，明確了我館檔案數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使我館檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進(jìn)?，F(xiàn)已完成了1/3檔案掃描工作，檔案掃描的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、備份、存儲(chǔ)等后期工作也在順利進(jìn)行中。

四、我館檔案數(shù)字化工作面臨的困難

1.檔案館經(jīng)費(fèi)不足。檔案館各種設(shè)備配置需要很大的資金支持，由于經(jīng)費(fèi)不足，許多設(shè)備無法適應(yīng)工作需求。應(yīng)積極與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)溝通，盡早增加資金，配備相關(guān)設(shè)備，提高檔案管理水平，早日實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

2.工作人員操作水平有待提高。要想保質(zhì)保量地完成檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，還應(yīng)提高檔案工作者的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握掃描儀的操作方法以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、上傳和備份等工作，同時(shí)，還應(yīng)鼓勵(lì)檔案工作人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班，提高檔案管理操作技能，提高檔案管理能力。

3.檔案館缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。這使得工作人員在工作中遇到的很多問題解決不了，給檔案信息化帶來一定的困難。因此，要爭(zhēng)取學(xué)校的高度重視，配備計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，及時(shí)解決在工作中遇到的難題，使檔案工作有條不紊地開展。

總之，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作的首要任務(wù)。要加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大館藏檔案在網(wǎng)上的檢索和利用，方便、快捷、準(zhǔn)確地為使用者服務(wù)，提高檔案利用率。只有這樣才能緊跟時(shí)代的步伐，真正發(fā)揮檔案的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊霞.綜合檔案館開放利用與公布的權(quán)限[J].檔案學(xué)通訊，2009（4）.

[2]朱芳.圖書館個(gè)性化信息服務(wù)芻議[J].福建圖書館理論與實(shí)踐， 2006（4）.