基于多校區(qū)辦學(xué)模式的辦公室職能拓展與創(chuàng)新

摘要：高校辦公室作為協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)外上下的中樞機(jī)構(gòu)，尤其是在多校區(qū)辦學(xué)的模式下，必須主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)和學(xué)校的需求，不斷提升協(xié)調(diào)組織能力、提升應(yīng)對(duì)突發(fā)事件能力、增強(qiáng)一體化辦學(xué)意識(shí)。華北電力大學(xué)辦公室在一校兩園的辦學(xué)格局中不斷創(chuàng)新體制機(jī)制，改革工作模式，在參與學(xué)校重大決策、推進(jìn)學(xué)?？焖俪掷m(xù)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；多校區(qū)辦學(xué)；實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；職能拓展

作者簡(jiǎn)介：梁淑紅（1976-），女，山西定襄人，華北電力大學(xué)高等教育研究所，副研究員。（北京#8194;102206）

基金項(xiàng)目：本文系北京市高等教育學(xué)會(huì)辦公室工作研究會(huì)2010-2012專項(xiàng)規(guī)劃重點(diǎn)課題“多校區(qū)辦學(xué)模式下辦公室工作創(chuàng)新機(jī)制研究”的階段性研究成果。

中圖分類號(hào)：G647#8195;#8195;#8195;#8195;#8195;文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A#8195;#8195;#8195;#8195;#8195;文章編號(hào)：1007-0079（2014）14-0252-02

當(dāng)前，建設(shè)具有中國(guó)特色的現(xiàn)代大學(xué)制度、努力完成國(guó)家賦予高等教育的歷史使命為中國(guó)高等教育的發(fā)展帶來(lái)了重大機(jī)遇，也促使中國(guó)高等教育不斷深化改革，適應(yīng)外部需求。多校區(qū)辦學(xué)的高校，除了應(yīng)對(duì)外部的壓力之外，還有一系列因?yàn)樽陨磙k學(xué)的特殊性產(chǎn)生的問(wèn)題，如多校區(qū)帶來(lái)的交通通信成本增高、管理效率降低、機(jī)構(gòu)設(shè)置重復(fù)設(shè)置等問(wèn)題，以及如何進(jìn)一步整合多校區(qū)間的優(yōu)勢(shì)資源、明確校區(qū)發(fā)展定位、凝練學(xué)科方向等深層次問(wèn)題。高校辦公室作為協(xié)調(diào)組織學(xué)校工作的中樞機(jī)構(gòu)，在學(xué)校的運(yùn)行管理中承擔(dān)著“咨詢參謀、督查督辦、溝通上下、協(xié)調(diào)左右”四項(xiàng)基本職能，對(duì)學(xué)校方方面面的工作都發(fā)揮著極其重要的作用。面對(duì)內(nèi)外部更加嚴(yán)峻的壓力和挑戰(zhàn)，如何進(jìn)一步創(chuàng)新工作機(jī)制，提高效率，提升服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生的能力，是擺在辦公室工作面前的一個(gè)重要課題。

一、多校區(qū)辦學(xué)迫切要求高校辦公室提升工作水平

高校辦公室是學(xué)校的中樞調(diào)節(jié)機(jī)構(gòu)，大到學(xué)校重大決策、小到師生的衣食住行，都需要辦公室的協(xié)調(diào)和介入，事務(wù)繁雜，責(zé)任重大。在多校區(qū)辦學(xué)的高校，由于機(jī)構(gòu)、部門、人員和師生的增加，辦公室又增加了雙倍甚至額外的工作量。要想以同樣高質(zhì)量的服務(wù)完成這些職責(zé)，需要辦公室進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任，提升業(yè)務(wù)能力。

1.進(jìn)一步提升協(xié)調(diào)組織能力

高校辦公室作為學(xué)校的中樞協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，對(duì)外要面對(duì)上級(jí)主管機(jī)關(guān)、地方政府、兄弟院校、合作單位、新聞媒體、社會(huì)服務(wù)部門、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人等的視察、來(lái)訪和相互交流，對(duì)內(nèi)要協(xié)調(diào)職能部門、專業(yè)學(xué)院（系）、黨群組織、直屬單位、附屬單位以及各類研究所、研究中心、研究基地、實(shí)驗(yàn)室等二級(jí)機(jī)構(gòu)的合作，廣泛牽涉到教學(xué)、科研、人事、基建、后勤、產(chǎn)學(xué)研合作、對(duì)外交流等工作。其中，很多工作往往需要多個(gè)部門共同配合才能解決。不僅如此，多校區(qū)辦學(xué)帶來(lái)的多頭管理、機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置又容易產(chǎn)生工作責(zé)任不明確、辦公效率低下、政策執(zhí)行力度不一、工作進(jìn)度不同步等負(fù)面作用，甚至還會(huì)導(dǎo)致相互扯皮和推諉，影響工作的進(jìn)度。尤其在深化改革的過(guò)程中，由于權(quán)力和利益的調(diào)整引發(fā)的矛盾或阻力也日益復(fù)雜化，辦公室的協(xié)調(diào)和組織工作面臨的難度越來(lái)越大。這就要求辦公室要?jiǎng)?chuàng)新工作模式，提升協(xié)調(diào)組織能力，促進(jìn)相關(guān)部門明確各自責(zé)任，分解任務(wù)，加強(qiáng)部門間的協(xié)同合作，避免程序重復(fù)，有效減少內(nèi)耗，最大程度上提高服務(wù)質(zhì)量和執(zhí)行力度。

2.進(jìn)一步提升應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的能力

隨著學(xué)校對(duì)外合作和辦學(xué)層次的逐步提升，學(xué)校在國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和高等教育發(fā)展中參與的角色越來(lái)越重要，需要應(yīng)對(duì)的輿論、信訪、法律糾紛也越來(lái)越多。更重要的是，異地辦學(xué)的重要特點(diǎn)是師生多、機(jī)構(gòu)多、校區(qū)多、上級(jí)管理部門多，有時(shí)難免出現(xiàn)“雖鞭之長(zhǎng)，不及馬腹”的狀況，更加需要防范重大危急事件的發(fā)生。辦公室作為學(xué)校的對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)和對(duì)外聯(lián)絡(luò)的部門，必須能夠及時(shí)、迅速地掌握學(xué)校內(nèi)外部發(fā)生的各種新動(dòng)向、新情況，制定各種專業(yè)的應(yīng)急預(yù)案，根據(jù)不同的情況做出快速反應(yīng)。尤其是面對(duì)影響學(xué)校發(fā)展和學(xué)校形象的重大突發(fā)事件，辦公室應(yīng)該第一時(shí)間響應(yīng)，迅速協(xié)同相關(guān)部門積極制定解決方案，最大程度上維護(hù)學(xué)校和廣大師生的利益。

3.進(jìn)一步提高一體化辦學(xué)的責(zé)任意識(shí)

多校區(qū)辦學(xué)的學(xué)校，極易因?yàn)榈赜蛘吆偷赜蛭幕町悓?dǎo)致校區(qū)發(fā)展不平衡、校區(qū)間師生相互不認(rèn)同、工作步驟不協(xié)調(diào)、思維定勢(shì)差異等問(wèn)題，這些問(wèn)題很大程度上影響了學(xué)校的一體化進(jìn)程和學(xué)校整體的發(fā)展進(jìn)步。辦公室應(yīng)該充分利用其在學(xué)校行政管理中的特殊作用，在推進(jìn)一體化進(jìn)程中發(fā)揮更加重要的推動(dòng)作用。一方面要加大信息化辦公力度，利用辦公網(wǎng)絡(luò)、視頻、電話、快捷網(wǎng)絡(luò)傳輸工具等加強(qiáng)跨校區(qū)部門之間的聯(lián)絡(luò)，打破信息壁壘，積極引導(dǎo)和督促相關(guān)部門廣泛參與到學(xué)校事務(wù)中；另一方面，要講政治，講大局，在一體化事務(wù)上注意工作方法，不利于團(tuán)結(jié)的話不說(shuō)，不利于團(tuán)結(jié)的事不做，努力營(yíng)造“一個(gè)大學(xué)”的文化氛圍，帶頭在多校區(qū)辦公室的協(xié)作上做出表率，凝聚人心，形成共識(shí)，增進(jìn)彼此的信任和理解，為開(kāi)展工作創(chuàng)造良好的氛圍和環(huán)境。

二、華北電力大學(xué)辦公室在多校區(qū)辦學(xué)中的實(shí)踐創(chuàng)新

辦公室是一個(gè)管理機(jī)構(gòu)，更是一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)。作為管理機(jī)構(gòu)，辦公室承擔(dān)著溝通上下、協(xié)調(diào)左右的責(zé)任。上至學(xué)校重大事務(wù)，下到各種瑣碎小事，只要有事情發(fā)生，辦公室都責(zé)無(wú)旁貸，充當(dāng)重要的角色。作為服務(wù)機(jī)構(gòu)，它又具有為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供政策咨詢、為廣大師生員工的工作和生活做好協(xié)調(diào)保障的義務(wù)，進(jìn)而確保學(xué)校整體工作的正常順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

由于歷史原因和學(xué)校的辦學(xué)實(shí)際，華北電力大學(xué)形成了北京和保定兩地的辦學(xué)格局，是國(guó)內(nèi)為數(shù)不多的多校區(qū)辦學(xué)實(shí)質(zhì)性一體化管理的高校。華北電力大學(xué)辦公室在一校兩園的辦學(xué)格局下，主動(dòng)適應(yīng)學(xué)校發(fā)展，不斷創(chuàng)新體制機(jī)制，緊密圍繞學(xué)校的中心工作和辦公室的重點(diǎn)工作，按照“運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)范有序、協(xié)調(diào)組織高效、督辦落實(shí)有力、管理服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的指導(dǎo)思想，圍繞“常規(guī)工作保運(yùn)轉(zhuǎn)，穩(wěn)中求新；重點(diǎn)工作抓成效，謀求突破”的工作思路，以提高服務(wù)質(zhì)量為主線，強(qiáng)有力地發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、橋梁紐帶和督查督辦作用，在實(shí)踐中摸索出一條獨(dú)具特色的辦公室發(fā)展創(chuàng)新之路。

1.創(chuàng)新機(jī)制，謀求突破，實(shí)現(xiàn)日常工作高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)

辦公室作為集中體現(xiàn)學(xué)校管理水平和服務(wù)水平的部門，在服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)能力上要向更高水準(zhǔn)、高層次看齊。多校區(qū)辦學(xué)使辦公室面臨的新情況、新問(wèn)題增多，承擔(dān)的責(zé)任更大、任務(wù)更重。在這種情況下，只有把握規(guī)律、加強(qiáng)創(chuàng)新，以更高的標(biāo)準(zhǔn)思考工作，以批判的態(tài)度審視工作，才能實(shí)現(xiàn)常規(guī)工作推陳出新。華北電力大學(xué)屬于多校區(qū)辦學(xué)的行業(yè)特色比較鮮明的高校，學(xué)校的上級(jí)管理部門包括教育部、北京市、河北省等多個(gè)省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，經(jīng)常承擔(dān)來(lái)自不同級(jí)別、不同要求的接待和視察。同時(shí)，學(xué)校作為由教育部與國(guó)家電網(wǎng)公司、南方電網(wǎng)公司等七家特大型國(guó)有企業(yè)組成的理事會(huì)共建的高校，與大型央企和研究院的高層次交流和合作頻繁，客觀上要求學(xué)校的管理水平必須提升至與大型央企對(duì)等的水平，只有這樣才能為學(xué)校中心工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好條件。

為進(jìn)一步提升學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)軟實(shí)力，學(xué)校辦公室在繼承中加強(qiáng)創(chuàng)新，在創(chuàng)新中強(qiáng)化特色，打破經(jīng)驗(yàn)定勢(shì)，突破傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)束縛，逐步加強(qiáng)各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。一是會(huì)務(wù)接待、領(lǐng)導(dǎo)座次安排，公文處理、信息報(bào)送等都嚴(yán)格按照中共中央辦公廳和北京市委辦公廳的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行；二是推行會(huì)務(wù)精細(xì)化管理，力爭(zhēng)做到會(huì)前精心謀劃，會(huì)中細(xì)致服務(wù)，會(huì)后督辦總結(jié)，確保各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)縫對(duì)接、整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，潤(rùn)物無(wú)聲；三是公文寫作質(zhì)量大幅提升。注重深刻把握高等教育與學(xué)科發(fā)展規(guī)律，注重了解學(xué)校發(fā)展實(shí)際，力求準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)校領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖和上級(jí)文件的精神實(shí)質(zhì)，盡可能全面準(zhǔn)確地體現(xiàn)學(xué)校黨委的決策和工作部署，做好校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

2.抽調(diào)骨干，組建團(tuán)隊(duì)，為學(xué)校重大決策提供參考

學(xué)校辦公室人員政治水平較高，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的辦學(xué)思路領(lǐng)會(huì)更加全面和深刻，對(duì)學(xué)校的發(fā)展建設(shè)具有全局的把握，應(yīng)該在重大政策出臺(tái)、重大戰(zhàn)略醞釀、重大事件謀劃的前期積極介入，通過(guò)開(kāi)展專題調(diào)研、數(shù)據(jù)搜集、校情分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供政策咨詢。近年來(lái)，各種專業(yè)性評(píng)比、專業(yè)性匯報(bào)和高質(zhì)量的輿論宣傳工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展越來(lái)越重要，就更加需要學(xué)有專長(zhǎng)的業(yè)務(wù)人員參與信息的搜集、分析、研究和建議。為此，華北電力大學(xué)辦公室創(chuàng)立了團(tuán)隊(duì)工作模式，提出“集中力量干大事”的工作思路，在特定時(shí)期抽調(diào)各部門的業(yè)務(wù)骨干，配合辦公室人員就某一個(gè)重大問(wèn)題開(kāi)展調(diào)研、考察、統(tǒng)計(jì)、撰寫大型文稿等工作，為學(xué)校在學(xué)科建設(shè)、大學(xué)績(jī)效、人事改革、大學(xué)文化等重大戰(zhàn)略決策的制定等方面提供了極富參考價(jià)值的調(diào)研報(bào)告，以卓有成效的努力積極參與到學(xué)校的中心工作中。

3.加強(qiáng)落實(shí)，督查督辦，提升工作的執(zhí)行力

行政管理的一個(gè)頑疾就是政策制定得再好，但在逐層分解到基層的時(shí)候，就容易出現(xiàn)政策失真、政策偏離甚至是政策歪曲的現(xiàn)象，導(dǎo)致改革流于形式。其中最主要的原因就是對(duì)政策的執(zhí)行力不夠，政策推行過(guò)程中的督查督辦弱化。學(xué)校辦公室是大學(xué)行政管理系統(tǒng)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是檢驗(yàn)公共執(zhí)行力水平的重地。辦公室執(zhí)行力的高低，在很大程度上影響著學(xué)校各項(xiàng)政策的落實(shí)進(jìn)度和效果。

為進(jìn)一步提高執(zhí)行力，華北電力大學(xué)辦公室提出了“凝練項(xiàng)目、制定政策、設(shè)計(jì)模式、加強(qiáng)問(wèn)責(zé)”的督辦模式。在工作上首先要能夠準(zhǔn)確及時(shí)地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)班子的決策。傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策不是照本宣科，而是要在深刻領(lǐng)會(huì)政策意圖的基礎(chǔ)上，把政策具體化為改革舉措。之后讓分管部門圍繞改革舉措，凝練出主要的項(xiàng)目，并提出實(shí)施項(xiàng)目的路徑和方法，提交辦公室備案。辦公室根據(jù)項(xiàng)目書明確各部門責(zé)任，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中加強(qiáng)督辦和反饋，確保各項(xiàng)舉措落到實(shí)處，取得實(shí)效。如學(xué)校提出加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的戰(zhàn)略，這個(gè)戰(zhàn)略在實(shí)踐中的推行，需要分解為各相關(guān)部門的具體任務(wù)和工作目標(biāo)，并提出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施。在這項(xiàng)戰(zhàn)略的落實(shí)過(guò)程中，就需要辦公室提升執(zhí)行力，站在全局的高度進(jìn)行謀劃，協(xié)調(diào)各有關(guān)部門的責(zé)任和任務(wù)，并加強(qiáng)過(guò)程督查，確保工作部署和領(lǐng)導(dǎo)決策的有效落地。

4.加強(qiáng)協(xié)同，縱向合作，建立跨校區(qū)的專業(yè)行政隊(duì)伍體系

兩地辦學(xué)的主要弊端就是行政管理機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置，行政人員數(shù)量增多，部門壁壘增加，再加上工作權(quán)限劃分的灰色地帶較多，從而導(dǎo)致辦公效率低下，扯皮推諉現(xiàn)象增多。另一方面，不同部門之間的辦公室有很多業(yè)務(wù)存在共性，如黨建、工會(huì)、辦公室工作等。但在實(shí)際工作中，不同部門的工作水平和標(biāo)準(zhǔn)卻參差不齊，相去甚遠(yuǎn)。原因就在于部門之間缺乏工作溝通和交流的平臺(tái)。

為了進(jìn)一步提升各部門辦公室工作水平，華北電力大學(xué)學(xué)校辦公室充分發(fā)揮自身協(xié)調(diào)的職能，借用大部制方式，努力加強(qiáng)不同校區(qū)之間、不同部門之間的協(xié)同，從橫向上借用共同舉辦大型活動(dòng)的機(jī)會(huì)增進(jìn)部門間的合作，加強(qiáng)了解，贏得共識(shí)和支持；從縱向上設(shè)立專門的行政秘書電子系統(tǒng)和文字秘書電子系統(tǒng)，借助電子辦公平臺(tái)，簡(jiǎn)化會(huì)務(wù)的申請(qǐng)流程，打破信息壁壘，提高公文的寫作質(zhì)量和公文處理速度；通過(guò)舉辦培訓(xùn)講座，明確學(xué)校公文信息的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的經(jīng)驗(yàn)交流，為學(xué)校和個(gè)人的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

三、高校辦公室在多校區(qū)辦學(xué)中的職能拓展

多數(shù)情況下，高校辦公室的職能大同小異，但在多校區(qū)辦學(xué)的高校，因?yàn)楣ぷ鲗?shí)際需要，辦公室衍生出很多新的職能。這些職能的拓展，在推進(jìn)學(xué)校的一體化辦學(xué)進(jìn)程中發(fā)揮了重要作用。

1.創(chuàng)造正能量的排頭兵

多校區(qū)辦學(xué)辦公室作為學(xué)校極其特殊的部門，不決策，但傳達(dá)決策，不是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，但承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)的職能。在工作推行的過(guò)程中，辦公室在眾多二級(jí)部門中被默認(rèn)為是一個(gè)榜樣和標(biāo)準(zhǔn)，辦公室的精神面貌、工作作風(fēng)、一言一行都對(duì)二級(jí)職能部門和院系產(chǎn)生較大的示范和引領(lǐng)作用。辦公室應(yīng)該充分利用自身的影響和作用，在溝通上下、協(xié)調(diào)左右的過(guò)程中，更加注意把創(chuàng)新意識(shí)和奉獻(xiàn)精神、責(zé)任意識(shí)和高效的執(zhí)行力傳遞和影響給其他部門，以自身的正能量積極影響學(xué)校其他部門，在全校范圍內(nèi)形成風(fēng)清氣正、積極向上、銳意進(jìn)取、團(tuán)結(jié)和諧的工作氛圍，為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展提供不竭的動(dòng)力。

2.勇?lián)?zé)任的無(wú)冕執(zhí)行官

盡管不同部門之間的職能和責(zé)任相對(duì)明確，但是隨著學(xué)校發(fā)展速度加快，很多事務(wù)往往發(fā)生在部門之間的灰色地帶，無(wú)法明確界定是屬于哪個(gè)部門的職責(zé)。尤其是一些重大的突發(fā)事件需要第一時(shí)間給予響應(yīng)，根本沒(méi)有時(shí)間確認(rèn)歸屬部門。在這種情況下，往往都需要辦公室出面牽頭辦理。所以辦公室除了明確的職責(zé)范圍之外還有一項(xiàng)特殊的職能，就是對(duì)不能明確界定歸屬部門的工作負(fù)責(zé)，辦公室也因之有一個(gè)約定俗成的別稱——“不管部”，凡屬于沒(méi)人負(fù)責(zé)的事情都默認(rèn)為辦公室的工作。因此，無(wú)論什么時(shí)候，尤其是遇到緊急重大事件的關(guān)鍵時(shí)刻，辦公室應(yīng)該把維護(hù)學(xué)校和廣大師生的利益放在首位，不爭(zhēng)名利，不推責(zé)任，首當(dāng)其沖，勇?lián)?zé)任，迅速化解危機(jī)。

3.化解矛盾的緩沖器

在高等教育大眾化的時(shí)代，高校的入學(xué)、就業(yè)、學(xué)術(shù)道德、教育公平越來(lái)越成為公眾關(guān)注的焦點(diǎn)，經(jīng)常被推上社會(huì)輿論的風(fēng)口浪尖，為社會(huì)所詬病。同時(shí)，多校區(qū)辦學(xué)的特殊性，容易出現(xiàn)校區(qū)、院系、專業(yè)布局以及科研工作發(fā)展的不平衡，學(xué)校面對(duì)的外部壓力和內(nèi)部發(fā)展也不可避免導(dǎo)致利益沖突和矛盾，尤其是在內(nèi)部管理不斷深化的過(guò)程中，利益格局的重新調(diào)整必然會(huì)激化各種矛盾。為此，高校辦公室要審時(shí)度勢(shì)，把握時(shí)機(jī)，將部門、學(xué)院以及其他單位等不同利益主體的利益訴求進(jìn)行分析、協(xié)調(diào)、整合，使各利益主體的利益趨同，并最終服務(wù)于學(xué)校發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（責(zé)任編輯：劉輝）