如何做好房產(chǎn)檔案管理工作幾點思考

房產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄和重要依據(jù)。是房地產(chǎn)行政管理和城市建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，體現(xiàn)著政府管理的重要職能。多年來經(jīng)過多方面的努力，房地產(chǎn)檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但是，隨著我國房地產(chǎn)市場的快速發(fā)展，房產(chǎn)交易逐漸增多，房地產(chǎn)檔案管理中仍然存在以下問題：

1、科學技術(shù)的進步，給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術(shù)手段，給房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡(luò)、計算機和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。但同時也存在很多安全隱患。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術(shù)落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時是產(chǎn)生不安全因素的根源。

2、在信息化的管理過程中，大量數(shù)字信息都儲存在硬件設(shè)備中，設(shè)備的安全性、信息安全和完整性帶來威脅，如電腦、硬盤、光盤設(shè)備如果保管不當。就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲設(shè)備都有一定的保存年限，需要不斷地拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。信息化的操作要求技術(shù)性比較強，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設(shè)備的損壞，錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。當電子化的檔案信息通外、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)進行傳輸?shù)臅r候，就會遇到傳輸風險，如網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和攻擊、計算機感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等。如果沒能很好的防范，就有可能造成嚴重損失。

隨著近些年我國房地產(chǎn)市場的快速發(fā)展，房產(chǎn)交易事項逐漸增多，交易手續(xù)日漸周密，交易管理日趨規(guī)范，房產(chǎn)檔案工作任務(wù)更加繁重，工作要求更加嚴格具體。它不僅涉及單位自身管理與發(fā)展，更關(guān)系國家和人民群中的財產(chǎn)安全與切身利益。這就要求我們房產(chǎn)檔案管理部門在開展工作過程中，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

1房產(chǎn)檔案信息管理的基礎(chǔ)工作，搞好立檔前期控制

房產(chǎn)檔案是反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的真實信息資料，我國法律法規(guī)明確要求，房產(chǎn)檔案必須是真實、準確的，不得與事實相違背。如果房產(chǎn)檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么房產(chǎn)檔案的法律效力就會大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會出現(xiàn)證據(jù)錯誤和證據(jù)不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，房產(chǎn)檔案必須加強建檔基礎(chǔ)工作，做好事前控制。在檔案歸檔前，應(yīng)該把握好三關(guān)：加強文件資料審核的管理。相關(guān)人員在進行房地產(chǎn)登記時，要嚴格審查當事人的資料是否完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理產(chǎn)權(quán)登記過程中，需按照相關(guān)規(guī)定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。加強產(chǎn)權(quán)資料移交的管理。這是產(chǎn)權(quán)資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過程中，我們管理人員必須對檔案資料再一次進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，精確簡潔，排序也必須符合規(guī)定，便于查閱和規(guī)范管理?？傊?，只有加強建檔的基礎(chǔ)工作，才能使后期的檔案管理發(fā)揮最大效能。

2建設(shè)符合行業(yè)特點，適應(yīng)未來發(fā)展需要的高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

近些年，房產(chǎn)檔案工作面臨著許多實際問題，如檔案數(shù)量劇增、房產(chǎn)交易活躍、新型信息介質(zhì)和記錄方式的涌現(xiàn)等問題強烈地沖擊著傳統(tǒng)的手工管理手段和方法。顯示出管理能力和效率低下，已適應(yīng)不了房產(chǎn)檔案管理的需要。利用現(xiàn)代化技術(shù)，建設(shè)房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理新突破，已成為房產(chǎn)檔案管理工作的重要課題和發(fā)展趨勢。這種信息化建設(shè)必須結(jié)合自身行業(yè)特點，體現(xiàn)檔案管理的高質(zhì)高效，能適應(yīng)房產(chǎn)檔案未來發(fā)展的需要。這需要從全社會的角度去認識和把握市場信息。一是要制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，包括業(yè)務(wù)分類、數(shù)據(jù)分項、數(shù)據(jù)定義等技術(shù)規(guī)范與格式，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門、各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)今后進一步實現(xiàn)信息資源共享奠定技術(shù)基礎(chǔ)；二是要在系統(tǒng)中盡量延伸和拓寬市場數(shù)據(jù)的采集面，并規(guī)劃和設(shè)計出必要的數(shù)字化實現(xiàn)途徑；盡可能多地實現(xiàn)各關(guān)聯(lián)機構(gòu)、協(xié)作部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換，促使更多的業(yè)務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成房地產(chǎn)市場所需要和必備的業(yè)務(wù)信息流；三是要實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互，新的系統(tǒng)必須支持系統(tǒng)問、部門間數(shù)據(jù)資源交互和傳遞，實現(xiàn)同類業(yè)務(wù)信息的一致和共享。確定適用標準信息技術(shù)標準化是實現(xiàn)信息交換和資源共享的根本保證。在數(shù)字化建設(shè)中，必須建立好相應(yīng)的技術(shù)標準、管理標準和工作標準，最終建立起一個標準化的數(shù)字化利用平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案數(shù)字化建設(shè)中確定標準的原則是：面向計算機和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準，面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化體系。充分利用房產(chǎn)數(shù)字檔案信息歸集、檢索、分析功能，為廣大市民、部門提供高效便捷的查詢服務(wù)。通過數(shù)據(jù)分析對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢為相關(guān)部門進行宏觀調(diào)控提供科學的決策依據(jù)，五是強化房產(chǎn)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。

3重視人員素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才隊伍

強化房產(chǎn)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。建立一支高素質(zhì)的復(fù)合型人才的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵。檔案管理工作者必須做到兩點：一是增強現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要樹立與現(xiàn)代化建設(shè)目標、規(guī)模和方法相適應(yīng)的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應(yīng)。在管理科學理論的指導(dǎo)下，從實際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現(xiàn)代化管理意識。二是調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，掌握多種技能。建造多元化知識結(jié)構(gòu)，全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識，學習和掌握現(xiàn)代化科學技術(shù)知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓(xùn)練和培養(yǎng)出復(fù)合型專業(yè)人才，有效的提高檔案工作人員的素質(zhì)，適用現(xiàn)代化的需要。

4結(jié)語

新時期房產(chǎn)檔案管理工作面臨發(fā)展機遇也面臨許多新的課題，只有注重基礎(chǔ)工作，改進管理方法，提高現(xiàn)代化管理水平，加強檔案工作者素質(zhì)培養(yǎng)，就可以實現(xiàn)檔案管理的安全化、科學化、現(xiàn)代化，使房產(chǎn)檔案信息發(fā)揮更大的社會經(jīng)濟效益。