試論教務(wù)管理信息系統(tǒng)運(yùn)行現(xiàn)狀的調(diào)查與改進(jìn)

摘要：運(yùn)用問(wèn)卷調(diào)查法，從教務(wù)管理人員、教師、學(xué)生三個(gè)層面對(duì)塔里木大學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果進(jìn)行調(diào)查，目的是發(fā)現(xiàn)教務(wù)管理信息系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，以便提高教務(wù)管理工作質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理信息系統(tǒng)；調(diào)查問(wèn)卷；模塊功能

作者簡(jiǎn)介：楊可晗（1970-），女，甘肅白銀人，塔里木大學(xué)教務(wù)處，助理研究員；馬瓊（1968-），男，甘肅定西人，塔里木大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，教授。（新疆 阿拉爾 843300）

中圖分類(lèi)號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2014）05-0040-02

目前，我國(guó)很多高校已經(jīng)完成了教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)工作。2006年塔里木大學(xué)引進(jìn)了杭州正方公司的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源的集中管理、分散操作、信息共享，促進(jìn)教務(wù)管理朝著數(shù)字化、綜合化方向的發(fā)展。教務(wù)管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行使得教務(wù)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化得到加強(qiáng)，大大提高了工作效率，為提高學(xué)校教務(wù)管理效率和質(zhì)量、進(jìn)一步促進(jìn)教學(xué)管理改革發(fā)揮了積極作用。但是，經(jīng)過(guò)近幾年的試用，發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)模塊的有些功能不適合學(xué)校的使用要求。因此，為進(jìn)一步提高塔里木大學(xué)教務(wù)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和自動(dòng)化程度，通過(guò)采集、收集相關(guān)資料、問(wèn)卷調(diào)查等方法，分析論證教務(wù)管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果，提出優(yōu)化教務(wù)管理信息系統(tǒng)模塊的方案，對(duì)塔里木大學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)相關(guān)模塊的功能優(yōu)化，提高學(xué)校教務(wù)管理的工作效率有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、問(wèn)卷的發(fā)放與回收

調(diào)查采用問(wèn)卷調(diào)查的方法，目的是為了掌握教務(wù)管理信息系統(tǒng)中的系統(tǒng)維護(hù)、學(xué)籍管理、師資管理、教學(xué)計(jì)劃管理、智能排課、成績(jī)管理、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等模塊的運(yùn)行和使用情況。根據(jù)各模塊的使用對(duì)象，我們分別設(shè)計(jì)了教師、學(xué)生、教務(wù)管理人員三種問(wèn)卷，以提高樣本的代表性、增強(qiáng)調(diào)查的針對(duì)性、調(diào)查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

為了提高問(wèn)卷回收率，調(diào)查由學(xué)校教務(wù)管理部門(mén)組織進(jìn)行，對(duì)發(fā)放和回收問(wèn)卷、問(wèn)卷及數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等調(diào)查工作進(jìn)行了細(xì)致的人員分工。本次調(diào)查按1.5%的抽樣比例進(jìn)行抽樣，共發(fā)放問(wèn)卷200份；其中調(diào)查問(wèn)卷中學(xué)生為130份，占樣本總量65%；教師為45份，占樣本總量22.5%；教務(wù)管理人員為25份，占樣本總量12.5%?；厥諉?wèn)卷200份，問(wèn)卷回收率100%；其中有效問(wèn)卷192份，問(wèn)卷有效率96%。調(diào)查工作保證了相當(dāng)高的問(wèn)卷回收率和有效率，調(diào)查數(shù)據(jù)可靠。

二、調(diào)查結(jié)果分析

問(wèn)卷統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，有93.75%的調(diào)查對(duì)象使用過(guò)教務(wù)管理信息系統(tǒng)中與自己工作和學(xué)習(xí)相關(guān)的模塊，僅有6.25%的調(diào)查對(duì)象沒(méi)有使用。18.23%的調(diào)查對(duì)象認(rèn)為使用教務(wù)信息系統(tǒng)是方便的；61.98%的人認(rèn)為比較方便；18.23%的人認(rèn)為不太方便；1.56%的人認(rèn)為很不方便。其中有88人認(rèn)為系統(tǒng)模塊使用不存在不方便現(xiàn)象；其余104人認(rèn)為存在部分模塊使用不方便的情況，并認(rèn)為使用不方便的主要原因是系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)問(wèn)題。

針對(duì)系統(tǒng)模塊使用中存在的主要問(wèn)題的調(diào)查，36.45%的人認(rèn)為模塊使用中不存在問(wèn)題，有39%的人認(rèn)為模塊使用過(guò)程中存在一些問(wèn)題，主要是模塊功能不全，想做的工作無(wú)法完成。有85.41%的人認(rèn)為教務(wù)管理信息系統(tǒng)使用后給學(xué)習(xí)、工作帶來(lái)更多便利，72.4%的人認(rèn)為使用教務(wù)管理信息系統(tǒng)后提高了工作效率。調(diào)查結(jié)果表明，教務(wù)管理信息系統(tǒng)在促進(jìn)塔里木大學(xué)教務(wù)管理規(guī)范化、自動(dòng)化、高效化方面效果明顯，但在模塊使用的方便性和模塊功能的全面性上還存在一些問(wèn)題。

1.學(xué)生使用系統(tǒng)模塊情況的調(diào)查

主要從6個(gè)方面對(duì)學(xué)生使用教務(wù)管理信息系統(tǒng)的情況進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查結(jié)果表明，有82%的學(xué)生認(rèn)為教務(wù)管理信息系統(tǒng)使用后，選課、成績(jī)查詢(xún)、考試報(bào)名比以前簡(jiǎn)化了辦事程序，節(jié)約了時(shí)間，76.8%的學(xué)生認(rèn)為學(xué)籍信息比以前更透明了；有79.2%的學(xué)生認(rèn)為課表查詢(xún)、教室查詢(xún)、考試查詢(xún)等模塊功能為學(xué)生的課堂學(xué)習(xí)、自習(xí)、考試提供了方便。但約有40%的學(xué)生認(rèn)為學(xué)生評(píng)教模塊功能對(duì)老師改進(jìn)教學(xué)工作幫助不大，說(shuō)明學(xué)生評(píng)教的系統(tǒng)信息反饋存在問(wèn)題。

在教務(wù)管理信息系統(tǒng)使用是否方便的學(xué)生調(diào)查中，有72.6%的人認(rèn)為系統(tǒng)使用方便或比較方便；有27.4%的人認(rèn)為系統(tǒng)使用不方便或很不方便，其中45.57%的人認(rèn)為不方便的主要原因是網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，15.78%的人認(rèn)為是模塊設(shè)計(jì)問(wèn)題，38.65%的人是由于沒(méi)有電腦或其他原因。

2.教師使用系統(tǒng)模塊情況的調(diào)查

教師的問(wèn)卷調(diào)查主要是從教務(wù)管理信息系統(tǒng)的使用效果、模塊功能的使用和認(rèn)知程度等方面進(jìn)行。教務(wù)管理信息系統(tǒng)的使用效果方面，調(diào)查結(jié)果顯示有超過(guò)82%的教師認(rèn)為系統(tǒng)使用后帶來(lái)了很多工作便利，比以前工作效率提高了。在系統(tǒng)模塊功能的使用方面，調(diào)查結(jié)果顯示，50%以上的教師使用過(guò)的系統(tǒng)模塊主要有學(xué)生成績(jī)登錄、教學(xué)信息查詢(xún)、課表下載、閱讀學(xué)生評(píng)教信息、教師評(píng)學(xué)等；其中，使用頻率最高的系統(tǒng)模塊是學(xué)生成績(jī)登錄、教學(xué)信息查詢(xún)，課表下載模塊使用頻率也較高；而對(duì)申請(qǐng)借用空教室模塊、教師評(píng)學(xué)模塊很少使用。在系統(tǒng)模塊的使用中，有37.21%的教師認(rèn)為打印教學(xué)班花名冊(cè)模塊使用最不方便。在系統(tǒng)模塊功能的認(rèn)知方面，認(rèn)知程度高的是使用較多的模塊，而對(duì)教學(xué)計(jì)劃任務(wù)管理、畢業(yè)生管理等模塊知之甚少。

在對(duì)教師的問(wèn)卷調(diào)查中，雖然有82.5%的人認(rèn)為教務(wù)管理信息系統(tǒng)使用比較方便；但仍有17.5%的人認(rèn)為其使用不太方便，主要原因是網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題和系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)問(wèn)題。同時(shí)，也有部分教師認(rèn)為模塊功能不全、系統(tǒng)管理員授權(quán)不充分、模塊太復(fù)雜等影響了教務(wù)管理信息系統(tǒng)的使用。

3.教務(wù)管理人員使用系統(tǒng)模塊情況的調(diào)查

教務(wù)管理人員的問(wèn)卷調(diào)查主要從教務(wù)管理信息系統(tǒng)使用對(duì)工作效率的影響及其模塊使用情況兩方面進(jìn)行。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，教務(wù)管理人員普遍認(rèn)為教務(wù)管理信息系統(tǒng)的使用提高了工作效率，尤其是系統(tǒng)的課表查詢(xún)、考試管理、學(xué)籍管理、成績(jī)查詢(xún)、教學(xué)計(jì)劃管理、成績(jī)登錄、智能排課等模塊在提高教務(wù)管理工作效率方面作用明顯。

在系統(tǒng)模塊使用上，被調(diào)查者認(rèn)為使用頻率最高的模塊是課表查詢(xún)、學(xué)籍管理、成績(jī)查詢(xún)、成績(jī)登錄、考試管理和教學(xué)計(jì)劃管理等；其中，課表查詢(xún)、學(xué)籍管理、成績(jī)查詢(xún)、考試管理等模塊使用也最方便，這些模塊功能顯著提高教務(wù)管理效率。調(diào)查結(jié)果顯示，教學(xué)計(jì)劃管理、教師評(píng)學(xué)、教師信息及工作量統(tǒng)計(jì)等模塊使用最不方便，究其主要原因，有38%的人認(rèn)為是由于操作程序復(fù)雜，有41.6%的人認(rèn)為是由于模塊功能與學(xué)校教務(wù)管理實(shí)際情況不相符。被調(diào)查者也認(rèn)為學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃管理、信息維護(hù)、學(xué)生選課等模塊的使用在一定程度上降低了工作效率，究其原因，有57.5%的人認(rèn)為這些系統(tǒng)模塊的使用既要進(jìn)行電腦操作，還要手工和書(shū)面文字工作進(jìn)行建檔，因此增加了工作量，有29.2%的人認(rèn)為是由于系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行太慢造成的，另有13.3%的人認(rèn)為是由于模塊操作故障，需要多次重復(fù)操作，因而降低了工作效率。

三、結(jié)論與建議

1.結(jié)論

根據(jù)上述調(diào)查結(jié)果的分析，塔里木大學(xué)教務(wù)管理信息系統(tǒng)使用后，在提高教務(wù)管理工作效率、提供師生學(xué)習(xí)和工作便利、促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理規(guī)范化、科學(xué)化和自動(dòng)化等方面效果顯著；但該系統(tǒng)的使用也存在一些問(wèn)題有待進(jìn)一步改進(jìn)。一是系統(tǒng)的一些模塊功能尚未被有效利用，未發(fā)揮其作用；二是系統(tǒng)中個(gè)別模塊設(shè)計(jì)太復(fù)雜，操作不方便，影響其使用效率；三是局域網(wǎng)環(huán)境不穩(wěn)定，教務(wù)管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果受較大影響；四是一些模塊功能與學(xué)校教務(wù)管理實(shí)際情況不相符。

2.建議

（1）改善局域網(wǎng)環(huán)境。建設(shè)一個(gè)獨(dú)立的高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)需要的網(wǎng)絡(luò)工作信息平臺(tái)，該系統(tǒng)應(yīng)充分體現(xiàn)開(kāi)放式教學(xué)管理體系，在與校園網(wǎng)的安全機(jī)制相結(jié)合的過(guò)程中應(yīng)設(shè)立綜合教務(wù)系統(tǒng)的防火墻，在網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)均應(yīng)采取安全措施，保證系統(tǒng)的安全。系統(tǒng)設(shè)定客戶(hù)端使用者的權(quán)限范圍，采取完整備份和增量備份相結(jié)合的數(shù)據(jù)備份策略，當(dāng)系統(tǒng)遭遇災(zāi)難性破壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)或再現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)狀態(tài)。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控，由專(zhuān)門(mén)的維護(hù)人員進(jìn)行技術(shù)保障，并提供病毒入侵預(yù)警等相應(yīng)的預(yù)防措施給廣大師生用戶(hù)，達(dá)到學(xué)校整體防護(hù)的效果。

（2）改進(jìn)系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)。由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和教務(wù)管理信息系統(tǒng)操作人員合作研究，探討系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)的原理，分析模塊運(yùn)行操作的路徑，優(yōu)化不適合學(xué)校使用的模塊功能，簡(jiǎn)化模塊運(yùn)行路徑，保證系統(tǒng)的完整性、安全性及有效性，實(shí)現(xiàn)教務(wù)信息的快速、有效的管理，提高學(xué)校教學(xué)管理的效率。

（3）組織使用系統(tǒng)的人員培訓(xùn)。熟練掌握電腦基本操作技能，并能解決一些常見(jiàn)的故障和安全問(wèn)題，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全防范意識(shí)是保障教務(wù)管理信息系統(tǒng)良好運(yùn)行的基本要求。學(xué)校應(yīng)該對(duì)教務(wù)工作人員和教師進(jìn)行有組織、有計(jì)劃的培訓(xùn)；一是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)培訓(xùn)，提高使用計(jì)算機(jī)、排除故障的能力，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)；二是加強(qiáng)教務(wù)管理信息系統(tǒng)各模塊功能認(rèn)知和模塊操作培訓(xùn)，提高對(duì)系統(tǒng)模塊功能的認(rèn)知程度，增強(qiáng)系統(tǒng)模塊操作能力和功能開(kāi)發(fā)。

（4）加強(qiáng)系統(tǒng)操作人員管理。嚴(yán)格各教學(xué)環(huán)節(jié)管理制度，各教學(xué)環(huán)節(jié)相關(guān)模塊功能及時(shí)授權(quán)。同時(shí)對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)主要操作人員要相對(duì)固定，頻繁地更換系統(tǒng)的操作人員對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)的管理及提高教學(xué)管理質(zhì)量極為不利，要建設(shè)一支穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)熟練的教務(wù)管理系統(tǒng)操作人員隊(duì)伍。

（5）改革教務(wù)管理，簡(jiǎn)化各教學(xué)環(huán)節(jié)教務(wù)管理程序。充分利用教務(wù)管理系統(tǒng)的信息化，簡(jiǎn)化在教學(xué)管理中出現(xiàn)的一些程序化步驟，讓學(xué)院教師及管理人員形成在系統(tǒng)里操作的習(xí)慣，提高系統(tǒng)的使用效率，促進(jìn)信息資源共享。

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉廣靜，吳振銓.關(guān)于教務(wù)管理系統(tǒng)安全問(wèn)題的探討[J].廣東工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2009，（6）：52-53.

（責(zé)任編輯：王祝萍）