對(duì)高校數(shù)字化檔案管理過程的實(shí)踐與思考

【摘 要】由于歷史的特殊性，決定了我國(guó)檔案管理工作具有豐富性、多樣性和復(fù)雜性等特征。傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)材料為形式載體，盡管存在許多局限性，如保存時(shí)間短、調(diào)檔查詢難等，它卻在很長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)體現(xiàn)著重要的歷史價(jià)值和管理作用。隨著科技信息化時(shí)代的到來和普及性發(fā)展，紙質(zhì)載體主導(dǎo)性地位呈直線下降之勢(shì)，而具有數(shù)字化、虛擬化、智能化和便捷化等優(yōu)勢(shì)的科學(xué)管理方式迅速地脫穎而出，以星火燎原之勢(shì)贏得了廣泛性地認(rèn)可與青睞。這對(duì)于使用性、專業(yè)性和接受能力較強(qiáng)的高校檔案管理來說，更是走在社會(huì)各類領(lǐng)域的前列。

【關(guān)鍵詞】高校檔案工作 革故鼎新 數(shù)字化管理 實(shí)踐與思考

高校檔案管理覆蓋面比較豐富，一般包括黨務(wù)管理、人事管理、教學(xué)管理、科研管理、教務(wù)管理、學(xué)生管理、行政管理、后勤管理和實(shí)訓(xùn)基地管理等，反映了不同職能部門相應(yīng)的業(yè)務(wù)能量，是保障高校工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的有效資源庫(kù)；還有上級(jí)主管部門以及國(guó)內(nèi)外同類院校、科研院所的相關(guān)文件與材料等包羅萬象。尤其在高?？蒲幸约跋嚓P(guān)文化創(chuàng)造中形成的研究手稿、項(xiàng)目成果、著作論文等檔案資源，能為社會(huì)發(fā)展帶來無以估計(jì)的能量與效應(yīng)。無論紙質(zhì)化還是數(shù)字化而言，高校檔案的建設(shè)和管理工作都應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)責(zé)任方及其人員的高度重視。如何加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案管理措施呢？本文試簡(jiǎn)要闡述之。

一、更新管理觀念，切實(shí)強(qiáng)化數(shù)字化檔案的工作認(rèn)識(shí)

“思想是行動(dòng)的先導(dǎo)?！比绻麤]有思想認(rèn)識(shí)上的提高和管理觀念上的轉(zhuǎn)換，數(shù)字化檔案管理工作是難以有效和到位的。高校領(lǐng)導(dǎo)層要把檔案數(shù)字化建設(shè)提升到戰(zhàn)略性高度，作為自身改革與發(fā)展事業(yè)的有機(jī)組成和重要部分，并以不可逆轉(zhuǎn)的精神和銳氣大打一場(chǎng)與時(shí)俱進(jìn)的陣地戰(zhàn)。只有這樣，才能營(yíng)造一種科學(xué)寬松的發(fā)展環(huán)境，讓數(shù)字化建設(shè)工作在人力、物力和財(cái)力上獲取必要性保障。比如相關(guān)人員的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，檔案庫(kù)房的建設(shè)和改善，計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等設(shè)備配置，各種安全性防范設(shè)施等，若離開了上層組織機(jī)構(gòu)及其領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，既會(huì)影響數(shù)字化的進(jìn)程，建設(shè)的質(zhì)量與效果也都將會(huì)大打折扣的。再如，在檔案管理機(jī)構(gòu)方面，要真正建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的體制；在清除條塊化的同時(shí)，要建立相應(yīng)規(guī)模的專門的檔案統(tǒng)一管理部門；在健全《檔案的保密制度》《檔案利用制度》和《檔案查、借、閱、鑒定和銷毀制度》上，都要取得相關(guān)組織和領(lǐng)導(dǎo)的研究、制定、落實(shí)與支持。就是說，組織和領(lǐng)導(dǎo)的重視是數(shù)字化工作的重要保證。

二、加強(qiáng)管理培訓(xùn)，注重提高數(shù)字化檔案的工作素質(zhì)

提及檔案管理，許多人片面地認(rèn)為，只要管理者具備相應(yīng)的責(zé)任心和一般工作水平，就能做好收歸檔之類的事情。其實(shí)不然，即使在紙質(zhì)化的時(shí)代，檔案管理工作也需要相當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)能力和管理水平。更何況是科技化時(shí)代呢？它更需要與之相應(yīng)的工作隊(duì)伍，因?yàn)榧幢銛?shù)字化了，檔案管理還是要依靠人來操作和執(zhí)行。首先，需要建立一支專業(yè)化、高知化、科技化的管理工作隊(duì)伍，來具體操作信息歸納和分析的具體性事務(wù)。其次，要有目標(biāo)、有計(jì)劃、有組織地對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行內(nèi)外式培訓(xùn)與進(jìn)修，一方面不斷提高他們的能力與素養(yǎng)，另一方面拓展視野、取長(zhǎng)補(bǔ)短。比如有條件的高等職業(yè)院校，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)功能，與校外對(duì)口企業(yè)對(duì)接聯(lián)營(yíng)培訓(xùn)檔案數(shù)字化人才，以較低的成本既縮短培養(yǎng)歷程又贏得最大化效應(yīng)。再次，對(duì)于具有專業(yè)型的數(shù)字化檔案管理人員，尤其是一專多能的“復(fù)合型”人才，要努力通過各類途徑和形式，不宜頻繁調(diào)動(dòng)和更換，確保其隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性。工作人員的敬業(yè)精神和綜合素質(zhì)是數(shù)字化工作的關(guān)鍵因素。

三、改進(jìn)管理手段，努力增強(qiáng)數(shù)字化檔案的工作利用

1、要不斷完善檔案收集整理方式。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，規(guī)范管理和高效利用是整體工作的根本出發(fā)點(diǎn)與最終目的。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)信息資料的不同存在形式，靈活性采取不盡相同的收集和整理方式。如文字資料必須借助目錄索引有針對(duì)性地進(jìn)行收集；口傳資料可通過錄音方法收集；音像資料可收集原件也可復(fù)制入檔；圖片資料則除了收集原件外，可必須積極有效地收集影印件。還有建立圖書、報(bào)刊、檔案目錄以及傳記資料索引等，都需要不斷地完善。

2、要規(guī)范加工相關(guān)檔案信息資源。與傳統(tǒng)管理工作不同的是，數(shù)字化檔案信息資源要通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行相應(yīng)的潛能性分析、處理與整合，而絕非那么簡(jiǎn)單地收檔、歸襠和“一收了之”。也就是說，對(duì)于那些室藏檔案中以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象的資料，需要管理工作人員采用微機(jī)手段，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行規(guī)范性地收集、梳理和不同層次的再加工，從而把之進(jìn)一步轉(zhuǎn)化成微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，有效實(shí)現(xiàn)文檔一體化和檔案信息的快速共享，以便于各方查詢。

3、要切實(shí)加強(qiáng)檔案資源安全保管。作為檔案管理工作人員，應(yīng)本著認(rèn)真敬業(yè)、有效保密的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案信息資源及其相關(guān)方面一定要努力做好安全保管工作，這是檔案管理中極其重要的因素。比如，對(duì)于檔案庫(kù)房方面，要認(rèn)真按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》保持清潔衛(wèi)生；對(duì)于各類檔案要做好科學(xué)分類、有序排列；要本著檔案有關(guān)條例嚴(yán)格做好各種防范和各級(jí)保密工作；定期檢查檔案，如果發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生破損或字跡異常化要及時(shí)處理，以最大限度地延長(zhǎng)其壽命狀況。

4、要有效做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。為提高檔案資料的利用率，檔案管理部門和及其工作者，除了在收集整理、檢索編目和安全保管上多下功夫，還要注重通過建立電子式臺(tái)帳，努力做好各類檔案的統(tǒng)計(jì)工作。比如，有組織、單位或個(gè)人需要借調(diào)、查閱檔案，在符合程序、提供手續(xù)的前提下，管理工作者既要堅(jiān)持做好查借登記和利用效果登記，又要做好咨詢服務(wù)和檔案利用工作，還要注意搜集利用效果和信息反饋，在提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和方便的同時(shí)有效提高檔案的利用率。

綜上所述，以上是筆者對(duì)高校檔案數(shù)字化管理過程的簡(jiǎn)要思考。這既是科技時(shí)代特征的一種具體體現(xiàn)，也是高校自身改革和發(fā)展的迫切性需要。面對(duì)前進(jìn)道路上的各類挑戰(zhàn)，我們應(yīng)迎難而上、勇于實(shí)踐、善于創(chuàng)新，為推動(dòng)檔案管理事業(yè)的與時(shí)俱進(jìn)貢獻(xiàn)應(yīng)有的智慧和力量。