信息化時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理

摘 要：高校圖書(shū)館檔案是高校圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地記載著高校圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，對(duì)圖書(shū)館的未來(lái)發(fā)展能起到很重要的作用。在信息化的時(shí)代，圖書(shū)館檔案的管理既做到能適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，同時(shí)能盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。本文從以下三個(gè)方面對(duì)信息化時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理工作來(lái)進(jìn)行論述，即高校圖書(shū)館檔案的特點(diǎn)；高校圖書(shū)館檔案存在的問(wèn)題以及信息化時(shí)代高校圖書(shū)館管理工作的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館；檔案管理；信息化時(shí)代

作者簡(jiǎn)介：王秋音（1961-），女，湖北襄陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館。

[中圖分類(lèi)號(hào)]：G25 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2014）-06--01

高校圖書(shū)館檔案管理的作用檔案管理是圖書(shū)館工作與服務(wù)的基礎(chǔ)和保證。在圖書(shū)館的檔案中，保存著各項(xiàng)工作的原始記錄，是最真實(shí)可靠的信息，為高校的發(fā)展做了最清晰的記錄，同時(shí)，隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案的數(shù)量激增，檔案的數(shù)量也是巨大的，有很多高校的檔案管理工作還存在著很多的問(wèn)題。在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代，要更加重視高校圖書(shū)館的檔案建設(shè)工作。

一、高校圖書(shū)館檔案的特點(diǎn)

高校的圖書(shū)館中的文檔主要分為二大類(lèi)一個(gè)是文件檔案，一個(gè)是文書(shū)檔案。對(duì)這兩類(lèi)不同的檔案要進(jìn)行分別的管理，這樣才能適應(yīng)在信息化時(shí)代對(duì)數(shù)據(jù)的精細(xì)化管理。我們先來(lái)了解這兩類(lèi)檔案的特點(diǎn)，然后再根據(jù)其特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的管理工作。

首先是文件檔案的特點(diǎn)，文件檔案主要是指，由學(xué)校的上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的關(guān)于圖書(shū)館的日常事務(wù)以及管理方面的相關(guān)政策性的文件，這些文件具有相當(dāng)?shù)闹匾?，和針?duì)性，另外還具有一定的保密性。

第二是文書(shū)檔案的特點(diǎn)，文書(shū)檔案來(lái)源于高校的圖書(shū)館，是自身的一種文件。是人們?cè)趫D書(shū)館開(kāi)展的提倡工作和各種活動(dòng)中形成的文書(shū)的記錄，由于一定的目的需要保存下來(lái)，比如會(huì)議的記錄，會(huì)以的相關(guān)決定，人事方面的材料，財(cái)產(chǎn)的相關(guān)記錄文檔，以及收發(fā)的文集，照片錄音等各種具有保留價(jià)值的文件等。這些文檔檔案內(nèi)容比較豐富，涉及高校工作的方方面面，比如有圖書(shū)館的文獻(xiàn)典籍，珍貴的歷史遺留物，以及借閱登記的記錄等等；另外，這些資源保留的時(shí)間較長(zhǎng)，有些檔案的內(nèi)容甚至是永久保存的。這些也體現(xiàn)的圖書(shū)館檔案價(jià)值的珍貴性。

在信息化時(shí)代，高校圖書(shū)館的管理工作也要跟上時(shí)代的發(fā)展，在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)的管理需要精細(xì)化的管理，需要對(duì)這些檔案資料進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理，把這些檔案要建立起索引系統(tǒng)，這些數(shù)據(jù)要落實(shí)在信息化的系統(tǒng)中。同時(shí)還需要相關(guān)的人員來(lái)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，要有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)管理的工作。

二、高校圖書(shū)館檔案存在的問(wèn)題

目前階段，我國(guó)的高校圖書(shū)館檔案管理工作還很之后，在數(shù)字化建設(shè)方面還有很多工作需要改進(jìn)。信息化時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理工作主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

首先是圖書(shū)館檔案建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)展緩慢。很多高校的圖書(shū)館檔案管理工作還停留在紙質(zhì)化辦公階段。很多的資料還是紙質(zhì)的文檔，沒(méi)有進(jìn)行電子化的處理，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。這樣就造成了數(shù)據(jù)的丟失風(fēng)險(xiǎn)加大了，也不利于資料的查找工作。更嚴(yán)重的是很多高校還沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，這些學(xué)校多半是基礎(chǔ)設(shè)施還不完善，關(guān)于圖書(shū)館檔案的管理工作就更沒(méi)有多余的精力來(lái)治理。還有些學(xué)校的圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，沒(méi)有充分利用起來(lái)這些系統(tǒng)，主要表現(xiàn)是基礎(chǔ)資料沒(méi)有在系統(tǒng)中落實(shí)，系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)工作沒(méi)有做到位，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，另外就是人員素質(zhì)沒(méi)有跟上數(shù)字化系統(tǒng)的發(fā)展，人員與系統(tǒng)的配備情況不吻合。這些方面的問(wèn)題對(duì)信息化時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理工作都是極為不利的，大大影響了圖書(shū)館檔案管理工作的進(jìn)行。

第二是圖書(shū)館檔案數(shù)字化資源沒(méi)有得到充分的利用和開(kāi)發(fā)。有些高校的圖書(shū)館檔案進(jìn)行了數(shù)字化的建設(shè)，其成果也是顯著的。這些圖書(shū)館檔案資源是極其豐富和寶貴的，他們本應(yīng)該為在校師生的科研和教學(xué)工作提供更多的便利，但是實(shí)際情況卻讓人不容樂(lè)觀。由于學(xué)校對(duì)這些資源沒(méi)有進(jìn)行必要的宣傳工作，導(dǎo)致很多師生對(duì)自己學(xué)校的圖書(shū)館檔案資源不甚了解，他們還在苦苦尋找資料，而這些資料就在自己學(xué)校的圖書(shū)館里面被深深地埋藏。對(duì)圖書(shū)館檔案數(shù)字化資源沒(méi)有得到充分的利用和開(kāi)發(fā)，這樣就造成了很大的資源浪費(fèi)。

三、信息化時(shí)代高校圖書(shū)館管理工作的創(chuàng)新措施

在數(shù)字化的信息時(shí)代，根據(jù)高校圖書(shū)館檔案的這些特點(diǎn)，要改進(jìn)對(duì)其的管理工作。這些改進(jìn)和創(chuàng)新的工作對(duì)信息化時(shí)代的高校圖書(shū)館檔案管理工作是十分必要的。主要有以下幾個(gè)方面的創(chuàng)新措施：

首先是加速高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；對(duì)于一些還沒(méi)有對(duì)圖書(shū)館檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的學(xué)校來(lái)說(shuō)，其當(dāng)務(wù)之急是要進(jìn)行高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加強(qiáng)自身的數(shù)字化建設(shè)工作，努力完善圖書(shū)館檔案管理的信息化系統(tǒng)。這是對(duì)圖書(shū)館進(jìn)行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有這個(gè)圖書(shū)館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，就無(wú)從談起對(duì)圖書(shū)館檔案的信息化管理。

第二是加強(qiáng)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的人員配備；有了這個(gè)數(shù)字化的管理系統(tǒng)，還要加強(qiáng)相關(guān)管理人員的配備和培訓(xùn)。要有與系統(tǒng)相匹配的人員來(lái)對(duì)高校的圖書(shū)館檔案系統(tǒng)進(jìn)行良好的管理，這樣才能充分發(fā)揮高校圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)的作用，為師生提供更多更好的服務(wù)。其中對(duì)人員的培訓(xùn)工作尤為重要。

第三是完善檔案信息的安全管理。在信息化時(shí)代，信息的安全工作要引起學(xué)校的足夠重視。既然這些圖書(shū)館檔案資料是寶貴的，就要注重對(duì)這些資源安全性的保障工作。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代的圖書(shū)館檔案管理是一個(gè)新的命題，隨著信息時(shí)代的到來(lái)和高等教育全球化的發(fā)展，高校圖書(shū)館面臨著日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)，加強(qiáng)高校圖書(shū)館檔案的信息化建設(shè)也是必然的趨勢(shì)，很多高校都意識(shí)到了這個(gè)問(wèn)題，所以，在信息化時(shí)代對(duì)高校圖書(shū)館檔案的管理工作就尤為重要。要有相應(yīng)的人員對(duì)其進(jìn)行管理，學(xué)校要注重對(duì)圖書(shū)館檔案管理工作。

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