事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

摘 要：人事檔案就是在人事部門管理活動中所形成的，用于記錄個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷資料、工作表現(xiàn)，以個人為單位建立的文件資料。人事檔案管理是人事管理工作中的一個重要內(nèi)容。隨著事業(yè)單位以及人事制度的不斷改革發(fā)展，在人事檔案管理中必須進行相應(yīng)的調(diào)整和改革，從而能更好地服務(wù)于人事部門工作。本文主要對現(xiàn)今人事檔案管理中存在的問題進行分析，為完善人事檔案管理提出幾點建議，并闡述在事業(yè)單位中人事檔案管理的重要性，供大家參考，具體內(nèi)容如下：

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；重要性；問題與措施

作者簡介：李雪波，工作單位：昆明經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)管委會人力資源和社會保障局，職稱：中級職稱，研究方向：辦公室檔案管理。

[中圖分類號]： G271 [文獻標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2014）-06--01

1、引言

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事制度的改革也在不斷的加快，特別是在機關(guān)事業(yè)單位中， 隨著人事制度的改革，人事檔案管理工作也面臨著大的調(diào)整。人事檔案管理工作是對個人的成長經(jīng)歷、學(xué)習(xí)信息、道德品行以及工作能力等信息的記錄，它是在事業(yè)單位中選擇人才時重要的參考依據(jù)，也是國家選舉人才的首要工具，因此，人事檔案管理的好壞，將直接影響著我國社會的發(fā)展。

2、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理不僅是一個具有一定機密性的工作，也是一個對專業(yè)性要求比較高的管理工作。在事業(yè)單位中的人事管理部門需要對人事檔案管理進行高度的重視，加強對人事檔案的管理，對人事檔案管理匯總出現(xiàn)的問題要及時的解決，從而保證人事檔案管理工作的正常運行。同時人事檔案作為人才信息的主要載體，管理好人事檔案對人才的選擇有著中要的作用。隨著我國人事制度的不斷改革，特別是在機關(guān)事業(yè)單位中，要加強人事檔案管理就顯得非常重要了。人事檔案記錄了每個人的教育經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等信息，這些信息是對一個人進行評價的重要依據(jù)，無論是事業(yè)單位還是機關(guān)，都可以通過對人事檔案進行分析，根據(jù)人事檔案的記錄對單位中所擁有的人力資源進行合理地選擇和調(diào)整，使人力資源的配置更加合理化。還可以通過對人事檔案進行分析，可以對單位的人員綜合素質(zhì)進行分析從而根據(jù)單位發(fā)展，對員工進行培訓(xùn)，從而提高人員的綜合素質(zhì)，以便更好地為事業(yè)單位提供有效的服務(wù)。

3、人事檔案管理中存在的問題

3.1缺少對人事檔案管理的重要性認(rèn)識

人事檔案的管理工作跟其他工作不一樣，要經(jīng)過長時間的積累，在短時間內(nèi)也不容易取得有顯著的成績。長期以來，因人事檔案管理是屬于幕后工作類型，有些人員以及領(lǐng)導(dǎo)都對人事檔案的管理工作存在著一些錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為人事檔案管理工作就是一些資料的抄寫以及保管工作，并不是單位的主要工作，因此，人事檔案的管理工作未被重視，大部分時間都對人事檔案的管理只停留在口頭上說說，使得人事檔案的管理處于表面形式，等到使用檔案資料時才發(fā)現(xiàn)人事檔案的管理的重要性，對機關(guān)事業(yè)單位的人力資源選擇有著較大的影響。

3.2檔案管理水平較低

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事管理制度也在進行的改革，人員也在不斷地進行著變動，有些人事檔案的管理人員并不是專業(yè)人員，缺乏實際工作經(jīng)驗，對檔案管理的相關(guān)工作不是很熟悉，向信息的收集、檔案的歸類以及資料的整理等。也有一些人事檔案管理人員并不是專職人員，而是兼職的，對人事檔案的管理意識比較淡薄，缺乏相關(guān)的管理知識，在進行資料管理的時候，只將相關(guān)資料裝進袋子，并沒有按照嚴(yán)格的相關(guān)管理規(guī)范進行管理，很容易造成資料的丟失。還有相關(guān)管理人員的管理手段比較落后，大多數(shù)檔案管理工作都是利用手工來操作，不但費時也很費力，工作效率也比較低。

4、提高人事檔案管理的措施

4.1提高人事檔案管理的意識

要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關(guān)的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應(yīng)的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題可以進行及時的解決。還可以制定相關(guān)的人事檔案管理工作的考核制度，定期對管理人員進行考核，從而提高管理人員對人事檔案管理的重要性認(rèn)識。

4.2完善人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關(guān)的管理條例來制約，就會導(dǎo)致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應(yīng)根據(jù)社會的發(fā)展，對人事檔案管理工作相關(guān)制度進行相應(yīng)的調(diào)整和完善，并進行落實。從而提高人事檔案管理工作效率。特別是引進現(xiàn)代化的設(shè)備結(jié)合相關(guān)管理制度來輔助人事檔案的管理，根據(jù)相關(guān)管理制度對檔案資料進行嚴(yán)格的審查，防止虛假信息進入檔案中。利用現(xiàn)代化的設(shè)備對資料進行收集和錄入，從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業(yè)單位的人事工作提供更好的服務(wù)。

5、結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展對人事檔案的管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓人事檔案管理工作更好地服務(wù)于社會，就需要對人事檔案管理工作有著足夠的重視，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助人事檔案的管理，可以有效地推動人事檔案的科學(xué)化管理，從而使人事檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，為事業(yè)單位的人事工作提供優(yōu)質(zhì)人才檔案信息服務(wù)，還可以有效的提高人事檔案管理的工作效率。

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