淺談現(xiàn)階段國有企業(yè)的人事檔案管理

摘要：隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，作為計劃經(jīng)濟產(chǎn)物的人事檔案管理工作逐漸面臨著一些新的問題和挑戰(zhàn)，現(xiàn)階段人事檔案管理還存在著很多不足，管理方式比較單一、陳舊，社會對人事檔案關(guān)注逐漸淡化。文章針對國有企業(yè)人事檔案工作的管理現(xiàn)狀，分析了目前人事檔案管理中所存在的諸多問題，并且對強化干部人事檔案管理的有效措施進行了闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；措施

中圖分類號：F272.92 文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1006-8937（2014）21-0123-01

人事檔案是人才信息的重要載體，是一個人成長軌跡的體現(xiàn)，是人才的主要信息來源，是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、職務(wù)任免、社會關(guān)系、獎罰等情況，為個人求職、單位用人提供真實的原始資料和數(shù)據(jù)。長期以來，人事檔案作為組織、人事工作的一項重要內(nèi)容，作為人生經(jīng)歷的記錄，與人的一生如影隨形，其重要性是毋庸置疑的。隨著現(xiàn)在社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，勞動者的用工形式發(fā)生了巨大的變化，那種“鐵飯碗”在一個單位工作一生的狀態(tài)已經(jīng)不復(fù)存在，勞動合同制的全面推行，人員流動速度加快，流動方式更加靈活，傳統(tǒng)的人事檔案制度及在檔案的管理方面出現(xiàn)了許多新的情況和問題。

1現(xiàn)階段檔案管理存在的問題

1.1員工對檔案重要性認(rèn)識不足

近年來，有相當(dāng)數(shù)量的員工不重視個人檔案的作用，認(rèn)為人事檔案在現(xiàn)代已經(jīng)沒有多大用處了，而且檔案制度還禁錮了人才流動，不便于個人發(fā)展。所以很多人找到了更為滿意的新單位在“跳槽”或調(diào)動工作時干脆不要檔案，以至于出現(xiàn)了許多“死檔”、“棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“檔案遺漏”等現(xiàn)象。

1.2企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視

在激烈市場競爭的壓力下，企業(yè)的重點工作以追求市場利潤為中心，由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟效益，很多單位和部門的領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作不夠重視，認(rèn)為人事檔案工作就是保管性的事務(wù)工作，做到不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，往往容易忽略人事檔案管理工作，在檔案管理場所、工作經(jīng)費、檔案人員配備方面沒有保障，存在人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、陳舊落后、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差等現(xiàn)象，致使檔案材料收集、補充、更新緩慢、不能及時、準(zhǔn)確地反映個人的信息。

1.3員工檔案的利用率很低

傳統(tǒng)企業(yè)職工檔案具有記錄、憑證、評價三重基本功能逐漸被替代和弱化。從當(dāng)前的實際應(yīng)用分析，企業(yè)職工檔案的用途主要體現(xiàn)在幾個方面：①辦理退休時社會保險機構(gòu)認(rèn)定參加工作時間、職稱等信息需要。②出國證審的需要。③提供婚姻狀況證明。④職工調(diào)動新單位，如考取公務(wù)員或事業(yè)單位查看或提取。其中使用頻率最高的是社會保險管理的需要，主要是退休時查詢、確認(rèn)參加工作時間、參保時間、職稱等信息。

1.4管理檔案人員業(yè)務(wù)水平不高

近幾年管理檔案人員工作變動頻繁，基本都是身兼數(shù)兼職，有的甚至是“半路出家”，加之沒有經(jīng)過各級檔案部門組織專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)檔案管理工作。個別管理人員在接、轉(zhuǎn)檔案環(huán)節(jié)時，需要審查檔案時不嚴(yán)格，檔案管理制度執(zhí)行差，致使檔案內(nèi)容缺失嚴(yán)重。

2現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作的改進建議

企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案，以發(fā)揮它應(yīng)有的作用，充分體現(xiàn)人事檔案的使用價值，提出以下幾點建議。

2.1提高對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識

從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作人員，要跟上時代的步伐，更新管理觀念，適應(yīng)時代發(fā)展的需要，加強宣傳，提高企業(yè)員工對人事檔案重要性的認(rèn)識，利用多種渠道向員工宣傳有關(guān)人事檔案管理工作的知識，讓員工充分認(rèn)識到，人事檔案是反映員工綜合素質(zhì)的一個重要載體，是一種通過合法手續(xù)獲取并管理人員的社會記錄的一種形式，檔案具有真實性、原始性的特點，也具有其他資料不可替代的參考憑證作用，所以檔案具有非常強的法律效力，是企業(yè)選拔人才、干部晉升的重要依據(jù)。

2.2加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高檔案管理人員的素質(zhì)

建立一支熟悉業(yè)務(wù)、相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍，是做好人事檔案工作的組織保證。要加大對人事檔案工作的培訓(xùn)力度，使他們不斷豐富專業(yè)技術(shù)管理知識、完善現(xiàn)代化管理手段、增強創(chuàng)新意識，提高人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和全面素質(zhì)。特別是在人事檔案傳統(tǒng)做法和功能面臨挑戰(zhàn)的形式下，不斷學(xué)習(xí)檔案管理的新知識、新方法、新技術(shù)。由上級部門每年組織培訓(xùn)一次檔案的業(yè)務(wù)知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，各單位管理檔案人員也可以相互交流，探討如何把檔案管理好。

2.3充實傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容，使其適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展要求

目前，人事檔案的主要內(nèi)容是學(xué)校學(xué)習(xí)經(jīng)歷記錄、職稱評審、入黨入團、任命文件、年度考核等材料，其內(nèi)容陳舊、信息單一。在一些鑒定材料中，基調(diào)大同小異，評價某個人時，多是一些定型評語。在當(dāng)今市場經(jīng)濟的用人環(huán)境下，這樣的檔案無法對一個人做出全面、完整的評價，參考價值少，不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和使用，隨著社會對于個人誠信狀況重視程度的提高，檔案內(nèi)容應(yīng)由重政治表現(xiàn)向多元化方向轉(zhuǎn)變，人事檔案除了傳統(tǒng)內(nèi)容外，還需記錄個人道德品質(zhì)、誠信表現(xiàn)、學(xué)識才華、工作態(tài)度、協(xié)作精神、工作業(yè)績成果等內(nèi)容，還要根據(jù)人們職業(yè)的多元化，對人事檔案重新分類，不同的人員，實行不同的檔案內(nèi)容收集和管理標(biāo)準(zhǔn)。例如專業(yè)技術(shù)人員的檔案，應(yīng)側(cè)重于職業(yè)能力、職業(yè)經(jīng)歷、科研創(chuàng)造、技術(shù)創(chuàng)新、專業(yè)論著的記載，黨政、行政管理人員的檔案，應(yīng)側(cè)重于工作實績、勤政廉政考核考察的記錄等。

2.4加強人事檔案的信息化建設(shè)

開發(fā)人事檔案管理的的數(shù)據(jù)庫軟件，合理配置計算機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化設(shè)備。將檔案材料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)于數(shù)據(jù)格式共存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，使得檔案信息的檢索和查詢更加迅速和快捷，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，為領(lǐng)導(dǎo)決策工開展提供及時、準(zhǔn)確、詳細(xì)的人員信息。

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