信息化背景下企事業(yè)單位檔案管理工作探索

安苑嘉

（長(zhǎng)春市交通運(yùn)輸綜合執(zhí)法支隊(duì)，吉林 長(zhǎng)春 130000）

1 信息化時(shí)代企事業(yè)單位檔案管理概述

1.1 信息化檔案管理概念

檔案信息化是對(duì)辦公室檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)用信息技術(shù)，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并進(jìn)行更加廣泛的收集、整理，進(jìn)而從中提取出更加有價(jià)值的信息，存儲(chǔ)在相應(yīng)的平臺(tái)上，以備后續(xù)的查詢與應(yīng)用。這就與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案信息有所區(qū)別，是檔案信息不斷向著信息化發(fā)展。檔案管理信息化是單位整體發(fā)展的需求，是自上而下改變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

1.2 信息化檔案管理特點(diǎn)

其一，信息化檔案管理的前提應(yīng)該建立在遵紀(jì)守法上，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行檔案管理及利用。

其二，信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)的區(qū)別，具備信息化和數(shù)字化的特點(diǎn)。

其三，信息化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與信息平臺(tái)的交流，提升檔案管理工作的效率。信息化管理在技術(shù)方面已經(jīng)非常成熟，對(duì)于檔案內(nèi)容的整理、歸檔、提取等都可以極大地提升效率。

1.3 信息化檔案管理具體內(nèi)容

其一，結(jié)合軟件與硬件條件，保障信息化檔案管理系統(tǒng)的健康穩(wěn)定。

其二，我國(guó)的發(fā)展現(xiàn)狀與發(fā)展過(guò)程與其他國(guó)家不同，需要在發(fā)展的過(guò)程中充分結(jié)合我國(guó)的具體國(guó)情，依據(jù)科學(xué)發(fā)展的原則，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

其三，強(qiáng)化管理過(guò)程中的信息化程度的不斷加深，對(duì)檔案的歸類、整理等都以信息技術(shù)為基礎(chǔ)。

其四，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，促進(jìn)平臺(tái)與科技發(fā)展接軌的程度，使之能夠適應(yīng)發(fā)展的需要，穩(wěn)定運(yùn)行。

其五，重視人才培養(yǎng)，加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)和管理，使人才檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)不斷提升，保障這項(xiàng)工作中的順暢進(jìn)行。

1.4 信息化檔案管理的意義

首先，這項(xiàng)工作的開展是為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。檔案管理工作以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行運(yùn)行，已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，時(shí)效性不強(qiáng)，工作效率不高，實(shí)現(xiàn)信息化管理就是從傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中解放出來(lái)，通過(guò)新的管理模式，借助新技術(shù)手段，滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。

其次，利用信息化管理這種方式，可以使得工作效率不斷提升。檔案管理工作的準(zhǔn)確性與安全性也可以得到更好的保障，利用信息化方法進(jìn)行檔案管理，可以使得分類、歸檔等更加清晰，也使得查詢及利用更加便捷高效。

最后，信息管理同其他管理方式一樣，離不開制度作為基礎(chǔ)保障，規(guī)范化的管理制度對(duì)于信息檔案管理來(lái)說(shuō)可以提供更加有效的服務(wù)，使得各企事業(yè)單位的管理工作更加健全，制定相應(yīng)制度的重要性不言而喻，保證的是相關(guān)工作的有序進(jìn)行。

2 信息化背景下企事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（1）缺少信息安全意識(shí)。檔案管理信息化后，安全性威脅也始終存在。傳統(tǒng)的檔案管理方式使得檔案內(nèi)容所受到的安全威脅如水災(zāi)浸泡、火災(zāi)焚毀等威脅雖然被阻止，但線上信息同樣受到黑客、病毒等侵襲，同樣有安全威脅。相關(guān)單位在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要提升安全意識(shí)，并不是產(chǎn)生數(shù)據(jù)后簡(jiǎn)單地進(jìn)行存儲(chǔ)就可以。尤其是一些涉密信息，如果出現(xiàn)被病毒侵襲或損壞的情景，會(huì)對(duì)后續(xù)工作造成極大的影響，也容易留下安全隱患。

（2）管理人員素質(zhì)較差。檔案管理在向著信息化發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)管理人員也就提出了更高的要求，其一是檔案管理的需求發(fā)生了變化，其二是信息化過(guò)程中需要家里相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于信息的管理要求應(yīng)用更多的技術(shù)手段，與傳統(tǒng)的檔案管理方式有著較大的區(qū)別。但在顯示工作當(dāng)中，檔案管理人員一本上都是由非專業(yè)人員擔(dān)任，一般能力都無(wú)法達(dá)到信息化管理的崗位要求，即便是可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，也只限于簡(jiǎn)單的收集、存儲(chǔ)等表明功能，并不能對(duì)材料內(nèi)容進(jìn)行深入的挖掘。

（3）管理機(jī)制仍不健全。檔案管理工作是一份關(guān)聯(lián)單位各個(gè)部門的工作，有利于各部門間的深入合作，但目前許多單位并沒有完善的檔案管理制度，而是由財(cái)務(wù)等相關(guān)人員兼任，對(duì)檔案的管理要求也就是不丟失、不受損。沒有完善的機(jī)制，不但不利于檔案內(nèi)容的充分利用，更不能保障檔案的安全。

（4）管理理念方式落后。利用信息技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，可以使得資源的整合更加充分，同時(shí)通過(guò)深度挖掘與整合使得檔案發(fā)揮更大的價(jià)值，但現(xiàn)狀是一般的檔案管理工作都缺少極大的服務(wù)意識(shí)，對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)也單純停留在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)階段。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其實(shí)是要充分利用其內(nèi)容，將其中隱藏的單位發(fā)展中的有價(jià)值的信息進(jìn)行匯總，作為接下來(lái)工作的參考，以此為依據(jù)制定相關(guān)發(fā)展策略等，但目前的信息化檔案管理并不能達(dá)到這樣的要求。

（5）新舊檔案卷宗混亂。檔案管理工作在從傳統(tǒng)檔案管理方式向著信息化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，有些單位的管理出現(xiàn)混亂的情況，因?yàn)樘幱趶拇罅康募堎|(zhì)版資料向著數(shù)字化信息形式轉(zhuǎn)變，所以在一些硬件設(shè)施及軟件未到位的情況下，出現(xiàn)兩種管理方式并行的問題，就導(dǎo)致檔案資料混亂，有些需要線上完成的工作沒有辦法真正得到落實(shí)，導(dǎo)致這項(xiàng)工作的質(zhì)量不高，影響了信息化管理的進(jìn)展。

3 信息化背景下企事業(yè)單位檔案管理工作的有效措施

3.1 增強(qiáng)信息安全意識(shí)

轉(zhuǎn)化為信息化管理之后，相關(guān)人員應(yīng)該不斷提升安全意識(shí)，對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案內(nèi)容具有極其重要的作用，是單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障，依據(jù)不同的檔案內(nèi)容開展后續(xù)工作，因?yàn)闄n案內(nèi)容的保存價(jià)值，要求這項(xiàng)工作不能有差錯(cuò)，否則會(huì)對(duì)后續(xù)工作造成重要影響。提升信息管理的安全意識(shí)，是這項(xiàng)工作的重點(diǎn)，目的是保障信息安全，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

3.2 提升管理人員素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，尤其是信息化管理后，除檔案本身的管理意義外，還要求相關(guān)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)有熟練的掌握，最主要的是要求相關(guān)人員能夠重新認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作的意義，強(qiáng)調(diào)其重要性，在實(shí)際工作當(dāng)中，重視管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)一支強(qiáng)有力的檔案管理人才隊(duì)伍。

3.3 健全檔案管理機(jī)制

機(jī)制是管理工作順暢運(yùn)行的保障，檔案管理工作管理機(jī)制可以從三個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)：其一，組建專門的部門專事專做，單位組織機(jī)構(gòu)規(guī)模不同，可以建立規(guī)模不同的人員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化；其二，形成長(zhǎng)效的考核機(jī)制，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核，以此保障工作質(zhì)量；其三從信息化管理入手，對(duì)資源進(jìn)行整合，促進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程。

3.4 創(chuàng)新檔案管理方法

在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，我們需要從兩個(gè)主要方面對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行有效推進(jìn)：其一，是實(shí)現(xiàn)管理理念的創(chuàng)新。檔案信息之所以要妥善保存，是因?yàn)槠鋬r(jià)值，相關(guān)人員如果沒有這個(gè)意識(shí)，就無(wú)法做到對(duì)檔案的真正管理，對(duì)檔案進(jìn)行安全性保管僅僅是檔案管理的一部分，相關(guān)人員需要更新觀念，構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案價(jià)值的挖掘。其二，實(shí)現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。這就要求單位從多個(gè)方面檔案管理信息化進(jìn)行推進(jìn)，以科技作為發(fā)展基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。各單位為此可以投入大量的人力、物力以及財(cái)力，以改變檔案管理的現(xiàn)狀，使檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。

3.5 明確檔案管理工作

要想真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的高效性，就需要不斷提升檔案管理水平，就需要真正落實(shí)到位，從硬件到軟件，使之可以真正為檔案管理提供技術(shù)性保障。同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作行程管理機(jī)制，開展定期檢查，這樣可以避免長(zhǎng)期疏于管理導(dǎo)致檔案的安全性受到威脅。長(zhǎng)效檢查機(jī)制可以提升相關(guān)管理人員的管理到位意識(shí)，同時(shí)避免信息遺失而長(zhǎng)久未被發(fā)現(xiàn)，造成更大的損失。在盡量節(jié)省資金的情況下，推動(dòng)信息化管理的進(jìn)程，不斷提升工作效率。對(duì)于相關(guān)工作人員，需要不斷通過(guò)培訓(xùn)等提升其業(yè)務(wù)水平，使之能夠適應(yīng)工作崗位的需要，從基本操作入手，不斷強(qiáng)化工作能力的提升，使之能夠通過(guò)自身素質(zhì)的提升，不斷發(fā)掘檔案的可利用價(jià)值，這對(duì)于習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理思維的老員工雖然是一項(xiàng)較大的挑戰(zhàn)，但這也是檔案管理信息化發(fā)展必然，需要所有相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到崗位重要性，滿足信息化管理的要求。

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義，檔案是對(duì)已經(jīng)發(fā)生的工作痕跡的記錄，也是接下來(lái)工作的參考，檔案信息可以為未來(lái)發(fā)展規(guī)劃提供有價(jià)值的參考，保障了企事業(yè)單位的發(fā)展有據(jù)可依。信息化管理是檔案管理工作的必然，也是社會(huì)發(fā)展的需求，建立完善的管理系統(tǒng)，形成有效的管理機(jī)制，保障管理效率的不斷提升。