新時(shí)期企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)

摘要：企業(yè)檔案管理的信息化程度標(biāo)志著一個(gè)企業(yè)的現(xiàn)代化程度，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化成為新形勢(shì)下企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理改革的重點(diǎn)方向和發(fā)展目標(biāo)。本文從企業(yè)檔案管理信息的概念出發(fā)，通過(guò)分析檔案管理信息化的意義以及現(xiàn)狀，找出當(dāng)前檔案管理信息化面臨的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的對(duì)策，從這幾個(gè)方面對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)作初步探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化

檔案管理信息化，是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

一、檔案管理信息化的意義

信息化建設(shè)的程度反映了一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、企業(yè)及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的綜合實(shí)力，也是衡量企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)。檔案信息資源作為企業(yè)最重要的信息資源之一，是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。

1.有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本。通過(guò)提高信息資源開發(fā)利用效率和擴(kuò)大信息資源開發(fā)利用范圍，使企業(yè)能以降低信息成本實(shí)現(xiàn)共享管理成本，充分利用成員企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源，節(jié)約產(chǎn)品開發(fā)費(fèi)用，降低生產(chǎn)成本，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

2.檢索查詢比較方便。檔案管理人員在傳統(tǒng)的檢索方式下，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。

3.擴(kuò)大了檔案服務(wù)范圍，因?yàn)樵谛畔⒒墓芾碇?，檔案信息可以進(jìn)行拷貝，總的信息占據(jù)的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時(shí)將檔案信息傳遞給需要的人員，為社會(huì)了解企業(yè)提供了基礎(chǔ)，從而擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高

二、新時(shí)期檔案管理信息化的現(xiàn)狀

信息化使企業(yè)檔案工作發(fā)生了巨大的變化，近年來(lái)我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)有了長(zhǎng)足的發(fā)展，但是仍有巨大的發(fā)展空間，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用能力仍有待進(jìn)一步地加強(qiáng)。

1.信息技術(shù)的不斷發(fā)展，加速了企業(yè)的檔案管理正在從傳統(tǒng)方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，同時(shí)也極大地推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使得企業(yè)的檔案管理部門都在發(fā)生著重大的改變，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量都有了一定程度上提高，信息資源量逐漸增加，開放途徑也越來(lái)越多，使得信息資源建設(shè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大并趨于成熟。

3.檔案管理系統(tǒng)雖然在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中得到了較為廣泛的應(yīng)用，但仍沒有形成完善的規(guī)模和體系，實(shí)現(xiàn)不了對(duì)檔案的一體化管理。同時(shí)，由于對(duì)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)也不夠完善，所以無(wú)法從根本上保證企業(yè)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。

4.企業(yè)的檔案管理的信息化工作需要綜合素質(zhì)較高的人才，但在現(xiàn)實(shí)中，檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握知識(shí)有限，并且操作能力較低，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。

三、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

在信息高速發(fā)展的時(shí)代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)生存和發(fā)展的必要條件。隨著檔案管理信息化的逐步深入，檔案信息化建設(shè)逐漸成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性工作，但是在建設(shè)和管理的過(guò)程中仍然存在著很多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下方面。

1.雙套制問(wèn)題

盡管檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)大面積展開并取得相當(dāng)?shù)某删?，但是在人們的檔案思維中，依舊是對(duì)紙質(zhì)的檔案心存依賴，認(rèn)為電子化的檔案不安全，所以在很多單位甚至國(guó)家機(jī)關(guān)對(duì)已經(jīng)頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，都規(guī)定要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。不解決雙套制的問(wèn)題，是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的，信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng)，可見它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

2.企業(yè)員工素質(zhì)有待提高

許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分的檔案管理人員由于沒有及時(shí)的接受現(xiàn)代化的培訓(xùn)以至于技術(shù)水平有限，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當(dāng)程度的檔案管理能力，還必須有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息技術(shù)處理能力，這使得檔案管理人員素質(zhì)成為制約信息化發(fā)展的重要因素。

3.標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范問(wèn)題

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，并且檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這些都嚴(yán)重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.檔案信息化管理的安全意識(shí)較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級(jí)文件，因此重視對(duì)檔案的管理就至關(guān)重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，因此，加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。

四、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的主要措施

企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)是企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的需要，是檔案管理發(fā)展的一種趨勢(shì)，因此，對(duì)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)要予以高度的重視，要切實(shí)給予人力、財(cái)力和物力上的支持，確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)得以有效的實(shí)施，使其更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。針對(duì)在建設(shè)檔案管理信息化的過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的四項(xiàng)主要措施。

1.提高對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的檔案管理工作處于一個(gè)封閉的空間里，管理者的思想觀念和管理工作都處于一個(gè)落后的階段，面對(duì)這種局面，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)管理者在觀念上的認(rèn)識(shí)。管理者必須意識(shí)到，在商品經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的今天，檔案作為全社會(huì)最大的共享信息資源，在經(jīng)濟(jì)決策中起著至關(guān)重要的作用。

2.加強(qiáng)人才機(jī)制建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、辦事細(xì)心的工作態(tài)度，還要具備扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因此必須重視檔案人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)信息時(shí)代的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。

3.制定檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。要統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，必須要依托國(guó)家行政的力量，打破各個(gè)單位各自為政的局面，統(tǒng)一國(guó)家政策法規(guī)和各種業(yè)務(wù)規(guī)范。

4.健全檔案管理信息化的安全制度。檔案管理信息化的安全管理制度是檔案管理信息化的保護(hù)屏障。一方面，在企業(yè)檔案管理的建設(shè)初期一定要注意紙質(zhì)檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證企業(yè)信息的安全、完整；另一方面，要充分保障網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全，數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)備份、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒防范、嚴(yán)格的查閱權(quán)限和安全的加密保護(hù)功能都是企業(yè)需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

五、總結(jié)

隨著信息科技的不斷發(fā)展，以及我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，檔案管理信息化已成為經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的保障。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要企業(yè)各部門之間的相互協(xié)調(diào)，需要企業(yè)高層從思想、戰(zhàn)略、管理、技術(shù)等各個(gè)角度進(jìn)行宏觀規(guī)劃和微觀操作。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)發(fā)揮在資本、技術(shù)等各方面的優(yōu)勢(shì)，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，進(jìn)一步提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的信息保障。

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（作者單位：山東省日照市國(guó)土資源局）