論信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

摘要：為了高校更好地進(jìn)行信息化建設(shè)，高校的檔案管理工作必須充分利用現(xiàn)代科技及相關(guān)的科學(xué)知識，才能夠適應(yīng)我國新形勢教育改革的發(fā)展。文章以現(xiàn)代信息時(shí)代為背景，就高校檔案管理工作的創(chuàng)新問題進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 ；檔案管理；創(chuàng)新

一、高校進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的作用和意義

（一）高校進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的作用

在所有院校的基礎(chǔ)建設(shè)工作中，檔案管理工作是最必不可少的項(xiàng)目，同時(shí)也是最能夠體現(xiàn)出高校的教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)人才的水平以及校方領(lǐng)導(dǎo)管理水平的項(xiàng)目之一?，F(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，不斷推進(jìn)高校檔案管理工作的信息化、科學(xué)化以及規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。所以，對高校的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新能夠充分發(fā)揮并合理利用檔案的存在價(jià)值，對于高校領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行管理和開展工作省去不必要的麻煩。

傳統(tǒng)的檔案管理工作并不能夠適應(yīng)我國新形式教育改革發(fā)展的潮流，對于充分利用檔案信息資源也帶來了一定的困難。因此，高校的檔案管理部門的首要任務(wù)就是對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，令其能夠跟上時(shí)代與社會發(fā)展的步伐。對于現(xiàn)今的信息時(shí)代來說，創(chuàng)新恰恰是一大難題。高校的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，必須充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)儲存技術(shù)，令檔案管理工作能夠跟上社會對于信息資源需求的發(fā)展趨勢，逐步提高高校檔案的管理水平以及檔案信息的利用服務(wù)水平。檔案管理工作水平的提高，不僅能夠提高高校的教學(xué)質(zhì)量，對于校方開展各種的教學(xué)研究、推動教學(xué)的改革方案、提高教師的教學(xué)效率等都有著十分重要的作用。高校的相關(guān)檔案管理部門必須以現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)為基準(zhǔn)，以社會和學(xué)校管理層的需求角度進(jìn)行考慮，采取多種服務(wù)模式對檔案信息進(jìn)行全面的開發(fā)和利用，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的資源共享目的。

（二）高校進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的意義

高校的檔案包括了教職工的人事檔案、學(xué)生的個(gè)人檔案以及黨的干部人事檔案等等。傳統(tǒng)的檔案儲存方式大多采用館藏方式，在二十世紀(jì)五十年代，我國的檔案庫房設(shè)備、溫濕度控制技術(shù)以及關(guān)于檔案的質(zhì)地材料耐久性的研究等多方面研究及成果更是國際的領(lǐng)先水平。但隨著科技時(shí)代帶來的沖擊，檔案的館藏方式開始變得落后、麻煩。為了令檔案管理工作迎合信息化建設(shè)的要求，檔案管理工作需要邁出從實(shí)體資料轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M資料的一步。

上文提到，對高校的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新能夠充分發(fā)揮并合理利用檔案的存在價(jià)值。改變傳統(tǒng)的檔案館藏結(jié)構(gòu)能夠提高檔案的管理水平，加上應(yīng)用現(xiàn)代的信息儲存技術(shù)更是能夠提高檔案信息的利用效率，令檔案的管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。對檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新，不僅令檔案管理部門能夠發(fā)揮自身的作用，還可以幫助高校在競爭激烈的信息社會中有一席之地，時(shí)刻迎合著社會的需求。

二、進(jìn)行高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

信息時(shí)代的發(fā)展，為高校的檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作的管理方法、操作方法以及相關(guān)工作人員的觀念等各方面都需要進(jìn)行改革和更新，否則會制約著高校檔案管理工作的發(fā)展和完善。高校的檔案其包括了教職工的人事檔案、學(xué)生的個(gè)人檔案以及黨的干部人事檔案等等，這些檔案都分別存放在不同的部門和不同的地方，對于共享信息這一目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。因此，高校對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的必要性越來越明顯。

（一）迎合信息時(shí)代發(fā)展的需求

高校的檔案室中包含著上以萬計(jì)人的檔案，因此，檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量是高校檔案部門需要關(guān)注的問題。如今人們對于高校檔案信息的需求量和需求范圍越來越大。為了迎合這一需求，高校的檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，對于傳統(tǒng)、陳舊的工作觀念和管理方式堅(jiān)決進(jìn)行抵制，時(shí)刻以社會和高校未來的發(fā)展需求為依據(jù)，對檔案管理工作的管理方法、操作方法以及相關(guān)工作人員的觀念等各方面進(jìn)行調(diào)整，這樣才能滿足信息時(shí)代發(fā)展的需求。同時(shí)，充分發(fā)揮高校檔案信息的價(jià)值。

（二）滿足高校檔案管理工作發(fā)展的需要

根據(jù)上文提到的，為了檔案管理工作能夠迎合信息化建設(shè)的要求，檔案管理工作需要邁出從實(shí)體資料轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M資料的一步。但落實(shí)到實(shí)際來說，這一步就意味著檔案管理工作的對象、主要任務(wù)以及性質(zhì)都要全部轉(zhuǎn)型，這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理部門給予支持，充分利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，不斷推進(jìn)自身的發(fā)展和完善，推動高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。但目前我國大部分的高校檔案管理工作仍然采用人手操作的管理方式，令大部分的檔案資料無法共同提供利用，無法滿足人們對于檔案資料的需求。足以可見，高校對檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新是勢在必行的。

（三）檔案管理工作發(fā)展的必然性

在學(xué)校中，檔案是一種具有較高價(jià)值的信息資源。隨著社會的信息化建設(shè)，大多高校中都是先辦公自動化、資源信息化和數(shù)字化，所以，高校的檔案管理工作也要隨之而進(jìn)行信息化建設(shè)和改革，利用統(tǒng)一的平臺，把各部門的檔案和其他資料進(jìn)行規(guī)范化的管理，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)體資料和數(shù)字信息的管理和連接，不僅能夠提高資源的利用質(zhì)量和效率，還可以保證資料的完整性，把檔案的服務(wù)進(jìn)一步完善。

（四）環(huán)保意識增強(qiáng)

隨著全球環(huán)保意識的增強(qiáng)，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式需要浪費(fèi)大量的紙張，傳統(tǒng)的檔案館藏方式已經(jīng)開始被現(xiàn)代科技儲存方式取代。但盡管人們的環(huán)保意識增強(qiáng)，但要把上以萬計(jì)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，這需要相關(guān)管理工作的長久抗戰(zhàn)，更需要高校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

三、制約高校發(fā)展檔案管理工作的主要原因

由于我國高校的檔案管理工作的信息化建設(shè)得不到應(yīng)有的重視，因其建設(shè)工作也相對滯后，其主要原因是相關(guān)的工作人員和管理人員思想觀念過于守舊、管理手段和操作技術(shù)落后、檔案信息管理意識較弱等。

（一）相關(guān)的工作人員觀念守舊

隨著現(xiàn)代科技和信息全球化的發(fā)展趨勢，人們開始意識到信息資源共享的重要性。但由于檔案管理工作的滯后性，在進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，仍然受到諸多的阻滯。其中，最為關(guān)鍵的就是相關(guān)的管理人員和工作人員的思想過于守舊，定性思維影響甚大。不少在檔案管理部門工作的人員思想觀念仍然停留在保管檔案的層面上，缺乏了對其充分利用的意識。在日常工作中，他們認(rèn)為只需要妥善保管和接受檔案即可，卻完全沒有意識到該如何充分和全面利用檔案信息才是重點(diǎn)。這一因素嚴(yán)重地妨礙了檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展和創(chuàng)新。

其次，由于高校的檔案管理工作過于繁雜、單一，不少從事檔案管理的工作人員開始變得不求進(jìn)取，在開展工作的時(shí)候也得過且過，沒有以積極的思想投入到創(chuàng)新工作中去，加上缺乏一定的創(chuàng)新意識、先進(jìn)的管理知識和手段，無法在開展檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展工作中起到一定的引導(dǎo)作用。

（二）傳統(tǒng)的檔案管理方式

如今不少高校的檔案管理方式還是傳統(tǒng)的封閉式管理，只供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用，并不對外公開，更甚者有部分檔案管理人員是兼職管理。因此，在檔案資料進(jìn)行收集時(shí)較為被動。如今信息時(shí)代，要求各類信息開放化，這種管理方式過于傳統(tǒng)守舊，并不能為有需求的人們提供高效率的服務(wù)。

（三）沒有充分利用先進(jìn)技術(shù)

盡管大部分高校的檔案部門都引進(jìn)了計(jì)算機(jī)等科技設(shè)備，但對于檔案信息的輸入、存儲以及利用等服務(wù)模式仍然是人手操作，檔案信息的利用率極低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到社會和人們的需求要求。出現(xiàn)這一問題的高校大多是因?yàn)楦咝５念I(lǐng)導(dǎo)層缺乏一定的重視，沒有為檔案管理部門提供一定的物質(zhì)和精神上的支持，相關(guān)的管理和工作人員缺乏有力的保障，無法充分開展檔案信息的開發(fā)和利用工作。

（四）管理人員綜合素質(zhì)過低

上文提過，有部分高校檔案管理人員是兼職管理，缺乏一定的先進(jìn)管理意識和工作能力。高校要對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，其關(guān)鍵是管理人員的綜合素質(zhì)。具有一定的綜合素質(zhì)的管理人員，不僅具有現(xiàn)代化的管理水平和相關(guān)的管理意識，而且還具有一定的科學(xué)知識和技術(shù)水平。要充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，并不是僅僅懂得如何進(jìn)行普通的輸入和儲存就可以了。檔案管理工作要求管理人員掌握一定的先進(jìn)技術(shù)操作知識，對于檔案的管理意識和開發(fā)意識較強(qiáng)，創(chuàng)新能力也達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。因此，若想要順利地創(chuàng)新高效的檔案管理工作，必須先要全面提高管理人員的綜合素質(zhì)。

（五）領(lǐng)導(dǎo)層沒有足夠的重視

檔案管理工作既是高校中最必不可少的項(xiàng)目，同時(shí)也是最容易被領(lǐng)導(dǎo)層忽視的項(xiàng)目。許多高校的領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作沒有足夠的重視，在聘請相關(guān)的管理人員和工作人員的時(shí)候沒有考慮到他們的綜合素質(zhì)，從而導(dǎo)致相當(dāng)一部分的檔案管理人員素質(zhì)較低、工作能力不高，參加工作后沒有參加任何培訓(xùn)或進(jìn)修等。其次，檔案管理部門的專用設(shè)備落后，檔案管理人員對于先進(jìn)的檔案管理技術(shù)的操作流程不熟悉等。以上所提到的種種都是由于高校的領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作沒有足夠的重視和支持。

四、順利對高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的相關(guān)措施

針對以上提到的問題，加上作者的小小歸納，以下是相關(guān)的措施：

（一）檔案管理工作觀念的更新

如今社會競爭十分激烈，要如何快速且準(zhǔn)確地獲取需要的信息，已經(jīng)成為了各行各業(yè)邁向成功的重要因素。過去，人們總認(rèn)為檔案記錄著人們的過去，隱秘性很強(qiáng)，因此檔案管理方式也無法為人們主動提供閱讀服務(wù)。這都?xì)w根于管理人員在檔案管理思想觀念上的被動性。因此，管理人員的工作觀念需要得到更新，傳統(tǒng)守舊的管理觀念必須被取締，對于高校的檔案資源，該保密的還是需要嚴(yán)格保密，但是對于可以利用的，就需要積極地對其進(jìn)行開發(fā)和充分利用，把這些信息變成重要的人才信息，加上先進(jìn)信息技術(shù)的幫助，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源現(xiàn)代化管理模式，為所需要查閱的人或組織提供幫助。

（二）規(guī)范檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)的檔案管理模式制約著我國的檔案管理工作的完善和發(fā)展，當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理模式被取締的時(shí)候，需要注意的還要規(guī)范檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。對于檔案的電子文件如何形成、歸檔、標(biāo)識、存儲、查詢等多方面的管理都需要進(jìn)行規(guī)范。而相關(guān)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)盡可能地往高層次制定，制定后必須嚴(yán)格實(shí)施、執(zhí)行。這些制度和標(biāo)準(zhǔn)可以保障檔案電子文件的安全保存和信息交流的暢通，對于創(chuàng)新檔案管理工作具有非一般的意義和作用。在高校中，無論是教職工的人事檔案、學(xué)生的個(gè)人檔案以及黨的干部人事檔案等等，都需要采用統(tǒng)一的格式、代碼符號以及代碼轉(zhuǎn)換規(guī)則。這樣才能夠形成高校標(biāo)準(zhǔn)。

（三）全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新最關(guān)鍵就是管理人員的綜合素質(zhì)，因此高校的領(lǐng)導(dǎo)層需要注意建設(shè)一支高素質(zhì)的信息化檔案管理隊(duì)伍。在聘請檔案管理人員的時(shí)候要注意應(yīng)聘人員的綜合素質(zhì)，不僅需要懂得如何開展檔案管理工作，還需要對計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)熟練、運(yùn)用自如。其次，由于檔案管理工作具有一定的隱秘性，從事檔案管理的工作人員具有一定的思想政治素質(zhì)，為檔案的完整性、真實(shí)性和安全性提供重要保障。校方需要定時(shí)為檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理人員的法制觀念和保密意識，必須熟練《保密法》及相關(guān)的法規(guī)制度，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。另一方面，檔案管理人員需要具備一定的創(chuàng)新意識，能夠與時(shí)俱進(jìn)，有先進(jìn)的管理理念，能夠與其他管理人員團(tuán)結(jié)互助，相互合作，共同完成檔案管理工作。

（四）上級領(lǐng)導(dǎo)需要給予有力的支持

高校的上級領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)了解校內(nèi)檔案管理部門的真實(shí)情況，一旦有什么困難要及時(shí)給予幫助，定時(shí)為管理人員安排學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，給予一定的精神和物質(zhì)支持，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，為創(chuàng)新檔案管理工作提供階梯。

五、結(jié)語

唯有不斷創(chuàng)新、開發(fā)和完善，我國高高校的檔案管理工作才能夠迎合信息時(shí)代的發(fā)展形勢，檔案管理事業(yè)才能夠可持續(xù)發(fā)展。相關(guān)的管理人員需要不斷更新自身的科學(xué)發(fā)展觀，面對挑戰(zhàn)時(shí)不畏困難、與時(shí)俱進(jìn)，敢于擔(dān)負(fù)起推動高校檔案管理工作發(fā)展的重大任務(wù)。

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