數(shù)字化檔案在醫(yī)院的應用

劉師岐

【摘要】當前，檔案管理工作步入了數(shù)字化時代，利用現(xiàn)代化技術對各種信息資源進行管理，已發(fā)展為當前流行趨勢。醫(yī)院檔案實行數(shù)字化管理建設的發(fā)展目標是適應了信息化時代的發(fā)展要求，建立一個全面系統(tǒng)的醫(yī)院數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理建設，對于醫(yī)院未來階段的發(fā)展具有重要意義。

【關鍵詞】數(shù)字化檔案；檔案；醫(yī)院

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2014.01.626文章編號：1004-7484（2014）-01-0520-01

數(shù)字化檔案，是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數(shù)據(jù)等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務。數(shù)字檔案管理是檔案信息化建設發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設綜合實力的體現(xiàn)，是檔案館建設在信息時代的必然要求。隨著數(shù)字技術處理和內容管理技術的飛速發(fā)展，新一代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。醫(yī)院檔案信息數(shù)字化檔案是其中之一，它把分散于不同載體的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，在現(xiàn)代信息技術普遍應用的基礎上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)，使醫(yī)療工作者使用更為準確、方便。

1醫(yī)院普通檔案管理存在的問題

由于對醫(yī)院檔案管理工作的不重視，致使醫(yī)院檔案管理相關制度沒有得到及時修訂和補充，比如一些科研成果得不到及時歸檔，即使歸檔了，也存在檔案資料內容記錄不詳細，缺項等現(xiàn)象的發(fā)生，另外傳統(tǒng)的手工管理不利于檢索，以及不能滿足現(xiàn)代化信息化發(fā)展的步伐。

2數(shù)字化檔案實行的必然性

隨著信息技術的進步，醫(yī)院檔案也由當初的文書檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科技檔案、病理切片檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理；而引入信息技術對傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理進行流程再造。加快檔案信息化建設，采用現(xiàn)代科學技術。對醫(yī)院檔案資源進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)信息資源有效地整合和共享，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。這也使得人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是實現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一項重要內容[1]。同時數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用。從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

3數(shù)字化檔案實行的優(yōu)越性

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理和數(shù)字化的醫(yī)院檔案管理區(qū)別只是在發(fā)展階段上的區(qū)別，并不是本質意義上的區(qū)別，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理是數(shù)字化的醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生與發(fā)展的堅實基礎。數(shù)字化醫(yī)院檔案管理以使傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理在運用方面更加效率化，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理和數(shù)字化的醫(yī)院檔案管理既有區(qū)別又具有內在發(fā)展聯(lián)系。這使人們認識到傳統(tǒng)管理和數(shù)字化技術的融合的重要性和必要性，務必要適應社會信息化的發(fā)展，充分應用各類信息技術和網(wǎng)絡環(huán)境進行技術革新和服務創(chuàng)新，迅速運用信息技術改造傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理、檢索利用的網(wǎng)絡化，加速醫(yī)院檔案信息利用建設，為醫(yī)院廣大技術人員提供方便的檢索查詢平臺。

4醫(yī)院信息系統(tǒng)的廣泛應用為數(shù)字化管理提供了有利條件

醫(yī)院檔案主要涉及病案和行政檔案兩大內容，因此應當把檔案管理劃歸管理信息系統(tǒng)；一般的醫(yī)院信息系統(tǒng)將管理信息系統(tǒng)細分為門診管理系統(tǒng)、住院管理、藥房管理、病案管理、醫(yī)療統(tǒng)計、人事工資管理、財務管理與醫(yī)院經(jīng)濟核算、醫(yī)院后勤物資供應、固定資產(chǎn)醫(yī)療設備管理、院長辦公綜合查詢與輔助決策支持等若干子系統(tǒng)。醫(yī)院信息系統(tǒng)軟件當中大都為病案和文檔管理設計了相應的軟件，初步解決了檔案數(shù)字化的技術問題；另外，隨著各類內部辦公網(wǎng)絡平臺的建立，以及“電子病歷”法律地位問題的逐步解決，逐步實現(xiàn)文檔、病歷的電子化只是時間問題。

5對醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的思考

首先，硬件是數(shù)字化發(fā)展的先行條件。硬件建設要有前瞻性，要建立一套先進的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和靈活的結構化布線系統(tǒng)。這樣，才能為以后醫(yī)院數(shù)字化建設留足發(fā)展空間。其次，還應加強數(shù)字化硬件建設和軟件開發(fā)，為加強環(huán)境改造提供相應的技術支持，如購置、開發(fā)一定數(shù)量的應用軟件。保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量。并不斷補充、更新和完善滿足社會各界廣大用戶的需求，使數(shù)字檔案正常運轉，保持旺盛生命力。再者，醫(yī)院數(shù)字化資源建設要立足于做好醫(yī)院館藏資源數(shù)字化、社會資源醫(yī)院館藏化兩個方面的工作。醫(yī)院館藏資源數(shù)字化就是根據(jù)醫(yī)院的學科特點、科研方向和以后的發(fā)展規(guī)模，建立個性化的數(shù)據(jù)庫，社會資源醫(yī)院館藏化就是對社會上已數(shù)字化的醫(yī)療信息資源進行收集、整合和利用，大力拓展網(wǎng)上資源[2]。最后，還應培養(yǎng)和造就一大批具有檔案、圖書、經(jīng)濟信息、科技信息、信息技術開發(fā)與服務等多方畫才能的數(shù)字化檔案管理人才，這要求我們調整檔案管理人員結構和知識結構，培養(yǎng)一批具有相關專業(yè)知識的技術人員進行日常維護、維修。從而保障各種專業(yè)設施的正常運行，同時加快各級檔案管理人員的知識結構。加強現(xiàn)代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網(wǎng)絡知識、數(shù)據(jù)庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數(shù)字化建設發(fā)展需要的基本技能。

6小結

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理與信息化建設是相輔相成的，計算機網(wǎng)絡技術不僅可以大幅度提高辦公效率。而且也使工作準確性大為提高，在高度信息化環(huán)境中，文件信息傳輸速度快、信息量極大，傳統(tǒng)的文件和檔案分開式管理模式已經(jīng)遠遠不能適應，采用醫(yī)院檔案數(shù)字化管理將是我們檔案管理的必然趨勢。

參考文獻

[1]陳紅，龔偉偉.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應用研究和體會[J].南京檔案，2010，7（5）：113-14.

[2]趙學武.淺談醫(yī)院數(shù)字化檔案建設[J].中外健康文摘，2010，31（8）：25.