論圖書編目工作及其如何提高編目效率

管立淑

【摘 要】本文就圖書編目工作的基本流程及如何提高編目效率，以加快新書的上架，最大限度的滿足讀者的需求作了闡述。

【關(guān)鍵詞】圖書編目；工作效率；對策

編目工作是圖書館最重要的業(yè)務(wù)工作之一，它是文獻資源進入圖書館流通的第一道關(guān)口，是圖書館開展其他業(yè)務(wù)工作的前提。它的工序復(fù)雜、技術(shù)性強、工作量大、同時又是多工種、多人協(xié)作的綜合性工作，且編目流程有自己的特點和規(guī)律。而編目工作是否能做得好很大程度上影響圖書館新書上架流通的周期。編目工作效率的高低將影響整個圖書館文獻資源的流通。筆者認為：圖書館要想提高編目工作效率只有合理安排工作流程來優(yōu)化和協(xié)調(diào)各工作步驟、通過適當(dāng)管理手段調(diào)動人員積極性，以及采用先進的技術(shù)手段和利用現(xiàn)有的外部資源等幾個方面的手段來達到目的。

一、編目流程的安排

圖書編目的流程從宏觀的角度來分基本上由驗收、加工、分編、著錄、排片等幾項內(nèi)容組成，而在具體操作工序上每項內(nèi)容又包含許多知識處理、事物處理和物理處理的操作過程。編目工作是一個綜合性的工作，它由許多分系統(tǒng)構(gòu)成，圖書進入編目狀態(tài)后就必須經(jīng)過以上流程的各個環(huán)節(jié)，但又不一定要按照固定順序進行，而是要按照各館所采用的圖書館系統(tǒng)軟件的特點和編目工作人數(shù)的多少以及工作人員的素質(zhì)來進行安排流程，總的來講在我們?nèi)粘＞幠抗ぷ髦薪?jīng)常采用流程方式有：

（一）圖書單獨加工方式

就是將采購到館的書從驗收到提交館藏進行連續(xù)加工，在所有節(jié)點由1-2個人單獨完成。這種方法對一些小館來說可能最合適，因進書量不大，可能在幾個小時內(nèi)就能完成整個流程，但是如果書多就會造成整體效率低。

（二）圖書分批處理方式

整批圖書為一個作業(yè)單位就像工廠車間一樣流水作業(yè)，這種方法分工精細、專業(yè)化強、效率高、也便于檢查，但是如果單批書的數(shù)量越大，循環(huán)的用的時間就越多，那么出書的周期就會增長。

（三）幾批圖書同時進入流程加工

就是把到館圖書同時投入幾條流水線同時作業(yè)，這樣可以保持分批加工的長處，加速圖書運轉(zhuǎn)，減小無效作業(yè)時間。這種方式一般來講只適用于大館，工作人員比較多的情況，并且要工作人員有較高的水平，每個都能獨立完成整個循環(huán)。

以上3種運行方式，每種方式都有他的優(yōu)缺點，至于采用哪種方式來進行就必須根據(jù)本館的特點還要結(jié)合工作人員的素質(zhì)以及系統(tǒng)軟件的特點，從系統(tǒng)分析的角度來考慮，應(yīng)堅持最優(yōu)化、時間性和協(xié)調(diào)性的原則，來制定合符本館特點的工作流程。

二、影響編目工作效率的因素

（一）物質(zhì)因素

物質(zhì)條件是開展一切實際工作的基礎(chǔ)。目前，編目工作的絕大多數(shù)環(huán)節(jié)都是依靠計算機及其網(wǎng)絡(luò)等電子設(shè)備來完成的，因此這些設(shè)備的功能、運行速度、穩(wěn)定性等都將直接影響到編目工作效率。質(zhì)量好、速度快、功能強、系統(tǒng)穩(wěn)定，出現(xiàn)故障能及時修復(fù)，則編目效率高；反之，就會使工作經(jīng)常出現(xiàn)停頓，增加重復(fù)勞動，甚至丟失正在作業(yè)的數(shù)據(jù)，前功盡棄。此外，所需工具書的齊備程度，工作材料能否及時獲得補充，工作環(huán)境的優(yōu)劣，空間位置的適宜程度等對工作效率也有一定的影響。

（二）人員因素

編目工作是由編目員來承擔(dān)的，編目員的綜合素質(zhì)直接影響編目工作的效率。編目工作具有較高的專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性，需要編目工作人員有較扎實的專業(yè)知識，較強的計算機應(yīng)用能力和寬廣的知識面。而且編目工作是一項認真細致的工作，需要編目工作人員具有高度的責(zé)任感?？傊?，高效率的編目工作需要高素質(zhì)的編目人員。

（三）管理因素

從比較中發(fā)現(xiàn)，管理嚴格、科學(xué)的單位，工作質(zhì)量好、效率高。如一些專業(yè)的書目數(shù)據(jù)制作公司，每天要完成大量的數(shù)據(jù)制作任務(wù)，其工作效率比一般的圖書館編目部門高得多，主要原因是他們實行的是公司化運作的企業(yè)管理方式，有一整套嚴格、規(guī)范的生產(chǎn)流程，并且在分配制度上真正把利益與效率掛鉤。有的圖書館編目部門原來工作效率不高，經(jīng)過人事制度改革，引入競爭機制，規(guī)范工作流程后，工作效率就大大提高?？梢?，管理是使物質(zhì)條件和人才“增值”的有效手段。

三、提高編目工作效率的對策

（一）系統(tǒng)管理軟件的優(yōu)化設(shè)置

在編目工作的整個環(huán)節(jié)中雖然工序很多，但是我們從另一個角度來看編目工作只分為兩部分即計算機處理部分和手工處理部分。而在自動化管理如此發(fā)達的今天，編目工作的計算機處理部分又是占主要地位也是自動化管理實施的基礎(chǔ)部分，因它涉及到分類、查重、標引、著錄、審校、館藏分配、輸出書標等絕大部分工序，所以我們要提高編目工作效率另一個有效的手段就是要從系統(tǒng)軟件著手，根據(jù)本館所采用的管理軟件的不同和本館的編目特點進行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置，總的目標就是要能夠讓計算機自動完成的就由計算機來完成。就拿MARC著錄來說，一種書的MARC著錄過程中包括10多個字段著錄，而每個的子段又包含多個子字段，但是在著錄過程中有許多批次相同的書，他們的某些字段、子字段的是相同的，如ISBN號等，同時有些字段、子字段有些固定的字眼出現(xiàn)（如：頁、CM、著、編），我們就應(yīng)該對這些看似細小的部分進行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置由計算機自動產(chǎn)生。同時對于某些字段可以根據(jù)已輸入的另外一些字段能自動追加或產(chǎn)生的部分（如出版社、拼音）那么我們就應(yīng)指定專人進行定期對這些關(guān)聯(lián)的庫進行維護和規(guī)范，如發(fā)現(xiàn)有新的ISBN號應(yīng)及時加入ISBN庫、如在拼音庫中剔出不常用的讀音等工作都能提高工作效率。另外一個重要的設(shè)置就是打印的設(shè)置，絕大多數(shù)館的書標是由同一工作人員的同一臺打印機完成，而他們所采用的打印介質(zhì)的尺寸不同或方式不同（如連續(xù)紙、單頁紙），所以參數(shù)也就不相同，那么你就有必要進行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置來完成幾種不同要求的打印。總之在計算機處理這部分應(yīng)從一些細小的工作做起使之各部分的參數(shù)完全符合本館需要，從而優(yōu)化系統(tǒng)提高編目工作效率。

（二）充分利用一切外部數(shù)據(jù)源

隨著信息時代的到來，在現(xiàn)代高新技術(shù)的推動下，圖書館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)編目工作，在形式、內(nèi)容、設(shè)備等方面已實現(xiàn)了從傳統(tǒng)的、手工的、封閉獨立操作向集中化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化的方向發(fā)展。如果圖書館不去借外力，不去享用已有的社會勞動成果，而是一味的閉關(guān)自守，各自為政、重復(fù)勞動，已難滿足社會的發(fā)展，科技進步的需要。所以，我們今天討論提高編目工作效率，就少不了利用外部數(shù)據(jù)的手段，利用外部數(shù)據(jù)源不僅能降低編目難度，提高工作效率，也促進編目工作標準化和編目資源共享，為圖書館最終向整體化建設(shè)目標邁進做出貢獻。利用外部數(shù)據(jù)源有如下幾種方式：

1.數(shù)據(jù)的套錄

數(shù)據(jù)套錄是利用館外書目記錄作必要的編輯加工再轉(zhuǎn)為本館書目記錄的過程。在計算機自動化管理的條件下，套錄的方式可以很方便地從館外書目數(shù)據(jù)庫或網(wǎng)絡(luò)中獲得所需要的書目記錄。例如中文編目我們可分期分批的購買實力較強、注重書目質(zhì)量的商業(yè)書目數(shù)據(jù)或館藏結(jié)構(gòu)相似的大型館的書目數(shù)據(jù)源。但我們在套錄過程也要注意一些實際問題，如修訂版本的不同、不同出版者出版的版本以及重印版和摹真復(fù)印版，如碰到這種情況的套錄我們就有必要在著錄、主要款目、主題標目等方面下功夫進行適當(dāng)修改，使之真正成本館需要數(shù)據(jù)，從而在利用此方法提高工作效率的同時保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.利用隨書配送的卡片、盤片

我國早在1985年便由中國人大圖書館、北京圖書館聯(lián)合編制了《中文圖書提要鉛印卡片著錄條例》，并向全國文獻機構(gòu)發(fā)行統(tǒng)編卡，許多大中型圖書館均訂購了這種鉛印統(tǒng)編卡，之后還有一些圖書館服務(wù)公司介入提供這種服務(wù)，并且，隨著計算機編目的普及和《中國機讀目錄通訊格式》的出臺和使用，又出現(xiàn)了隨書配盤片的形式。所以我們工作人員就可以充分利用這種公司或機構(gòu)提供的服務(wù)，只需要根據(jù)ISBN號將所訂的數(shù)據(jù)調(diào)出，對某些字段略作增刪、修改即可生成本館的編目記錄，從而提高編目工作效率并保證工作質(zhì)量。但是我們在采用這種方式著錄時也要注意，有時這些盤片的內(nèi)容也會出現(xiàn)差錯，編目人員應(yīng)注意加強對所給分類號、主題詞的核對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正。另外，由于各館對書次號采用不同的號碼表，因此還要添加本館的書次號，才能成為本館的數(shù)據(jù)。

3.利用在版編目（CIP）數(shù)據(jù)

CIP是根據(jù)一定的標準，為出版過程中的圖書編制書目數(shù)據(jù)。由于文獻上已提供了分類、主題標引等大部分編目數(shù)據(jù)，那么我就可以合理的利用它，現(xiàn)在全國大約有半數(shù)的出版社提供CIP數(shù)據(jù)，但是我們在采用他的數(shù)據(jù)時應(yīng)注意只能把他當(dāng)作機讀目錄著錄的參考，主要原因是由于早期CIP提供的數(shù)據(jù)主要是針對沒有采用計算機管理的手工編目，同時數(shù)據(jù)不夠詳盡，數(shù)據(jù)質(zhì)量也不太穩(wěn)定。但我們相信隨著在版編目實施范圍的擴大，在版編目質(zhì)量的改善，其利用價值將會不斷提高。

（三）運用激勵方式調(diào)動人的積極性

調(diào)動人的積極性和創(chuàng)造性，提高工作效率，是人事管理的根本目的。要達到這個目的，必須使每個個體有強烈的工作動力，這種動力來之于激勵。激勵的方式應(yīng)以精神激勵為主，輔之以物質(zhì)激勵。如我館每個月都搞一次質(zhì)量檢查，每個季度都進行一次評比，對保質(zhì)保量完成任務(wù)的優(yōu)秀集體和個人給予獎勵，除了大會表彰頒發(fā)榮譽證書外，還有獎金。通過滿足館員物質(zhì)需要和精神需要，調(diào)動其工作積極性，使他們心胸開闊，志趣高尚，從而把個人利益同集體利益，個人的事業(yè)與前途同圖書館的發(fā)展有機地統(tǒng)一起來，以進一步提高工作效率。

隨著信息時代知識更新周期的縮短，文獻的時效性更加突出，人們希望快速、及時地獲得所需文獻的要求更加強烈，這就要求編目工作不僅質(zhì)量要好，而且速度要快。所以，編目人員除掌握本館的編目系統(tǒng)外，還要學(xué)習(xí)和研究新的編目軟件，在工作中總結(jié)經(jīng)驗，使編目效率不斷得以提高。

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