高等學(xué)校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中資產(chǎn)清查功能的需求分析

楊磊 胡珊珊

【摘 要】隨著我國高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，高等學(xué)校招生規(guī)模的擴(kuò)大、基本建設(shè)的增加，其占有、使用的固定資產(chǎn)規(guī)模也跟隨膨脹，其構(gòu)成也日趨復(fù)雜，管理難度越來越大。這就需要一套科學(xué)、合理、可靠、便捷的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)來對學(xué)校的固定資產(chǎn)進(jìn)行信息化管理。資產(chǎn)清查是在一定時期內(nèi)通過一定的方式對學(xué)?；蛞欢ǚ秶鷥?nèi)固定資產(chǎn)的名稱、型號、數(shù)量等基本信息進(jìn)行賬實(shí)、賬卡、賬賬核查的工作，所以，資產(chǎn)清查是一項重要的工作，資產(chǎn)清查功能是資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的一個重要的功能。在本文中，筆者結(jié)合工作實(shí)際和認(rèn)識，主要對高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中的資產(chǎn)清查業(yè)務(wù)進(jìn)行了需求分析。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng)；資產(chǎn)清查；需求分析

一、系統(tǒng)的管理體系

對資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的管理體系進(jìn)行分析和說明，是資產(chǎn)清查業(yè)務(wù)需求分析的基礎(chǔ)工作。根據(jù)學(xué)校的資產(chǎn)管理、使用人員在固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)活動中的分工和角色不同，系統(tǒng)的用戶主要可分為使用管理、歸口管理、財務(wù)管理、決策管理四個群體，并形成了系統(tǒng)的管理體系。具體是：

使用管理群體，通過系統(tǒng)錄入固定資產(chǎn)基本管理信息，對本部門固定資產(chǎn)使用情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。

資產(chǎn)管理群體，根據(jù)資產(chǎn)管理職責(zé)分工，通過系統(tǒng)審核固定資產(chǎn)增減和變動業(yè)務(wù)，保證使用部門管理員錄入的信息與實(shí)際情況相符，符合有關(guān)業(yè)務(wù)制度，對其資產(chǎn)管理范圍內(nèi)使用部門的管理情況進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督，充分利用系統(tǒng)提供的強(qiáng)大信息科學(xué)配置固定資產(chǎn)。

財務(wù)管理群體，根據(jù)財務(wù)審核職責(zé)分工，通過系統(tǒng)審核固定資產(chǎn)增減、變動業(yè)務(wù)，實(shí)行會計監(jiān)督，保證符合財經(jīng)政策、采購預(yù)算和結(jié)算制度，保證與會計核算系統(tǒng)有機(jī)銜接。

決策管理群體，根據(jù)職責(zé)分工和有關(guān)管理制度，通過系統(tǒng)了解固定資產(chǎn)及其管理情況，對職權(quán)范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、決策、檢查和監(jiān)督。

群體中，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，根據(jù)職責(zé)分工在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置操作權(quán)限，對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理和保護(hù)。

二、系統(tǒng)管理業(yè)務(wù)需求分析

高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)包括基本信息管理（含人員信息、資產(chǎn)信息、部門信息等）、實(shí)物管理、資產(chǎn)清查、查詢管理、精密貴重及大型儀器設(shè)備信息維護(hù)、統(tǒng)計分析管理、非功能性需求管理等。

在眾多需求中，資產(chǎn)清查是比較重要的一項基礎(chǔ)性工作。它是根據(jù)工作的需要或者上級行政部門的統(tǒng)一安排，在一定時期內(nèi)對學(xué)校所有固定資產(chǎn)的名稱、型號、數(shù)量等基本信息進(jìn)行賬實(shí)、賬卡、賬賬清查的工作，清查出來的數(shù)據(jù)可以直接給資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門使用，也可以給領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。資產(chǎn)管理人員可以根據(jù)清查出現(xiàn)的問題研究提出具體的整改和管理措施，總結(jié)管理經(jīng)驗。

三、資產(chǎn)清查需求分析

固定資產(chǎn)清查工作并不是隨意執(zhí)行的操作，它只是在特定時期進(jìn)行的專項工作。何時何人可以進(jìn)行固定資產(chǎn)清查工作，應(yīng)該由系統(tǒng)管理員根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)置。根據(jù)資產(chǎn)清查業(yè)務(wù)開展的需求，分析如下：

（一）確定資產(chǎn)清查工作需求。開展資產(chǎn)清查工作，可由上級行政部門安排，也可以按照學(xué)校自己工作的需要開展，但此項工作并不是隨時都可以和有必要開展的。例如，在學(xué)校的校區(qū)搬遷、部門大范圍調(diào)整，全國或者全省的財政部門要求開展資產(chǎn)清查的情況下，可以開展資產(chǎn)清查工作。大在系統(tǒng)中，可以自動生成資產(chǎn)明細(xì)清單，形成資產(chǎn)賬單。

（二）確定資產(chǎn)清查范圍。資產(chǎn)清查的范圍，根據(jù)資產(chǎn)清查工作開展的動因和目的確定。全國或者全省財政部門要求開展的資產(chǎn)清查，清查的范圍通常是全校范圍。學(xué)校根據(jù)自己工作需要開展的資產(chǎn)清查，要視具體情況而定清查范圍。只有明確資產(chǎn)清查的范圍，才能準(zhǔn)確開展資產(chǎn)清查工作，做到有的放矢，使清查工作順利達(dá)到清查目的。固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)能夠根據(jù)實(shí)際需要提供清查范圍，包括時間和空間、金額等方面的范圍，方便開展清查工作。

（三）制定資產(chǎn)清查方案。高校資產(chǎn)清查工作往往涉及多個部門，甚至影響到全校工作人員。要讓清查工作順利開展，就要制定相應(yīng)的清查方案。固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)考慮到清查方案可能涉及到的項目，例如清查的開始時間、結(jié)束時間的設(shè)置；還應(yīng)考慮到清查方案可能涉及到的方法，例如可以利用條碼采集設(shè)備，對已粘貼條碼標(biāo)簽的資產(chǎn)進(jìn)行快速清查，準(zhǔn)確率高、工作效率高、勞動強(qiáng)度低，而采集來的數(shù)據(jù)可以由系統(tǒng)進(jìn)行接收、分析、處理等。

（四）條形碼掃描。資產(chǎn)清查的方式是利用資產(chǎn)增加時生成的條形碼。在現(xiàn)場清查盤點(diǎn)和處置鑒定時，利用手持掃描終端進(jìn)行掃描，對粘貼在固定資產(chǎn)上面的條形碼進(jìn)行掃描，可以及時提供核查結(jié)果、備查數(shù)據(jù)，然后將實(shí)物標(biāo)識與信息系統(tǒng)緊密連接。這項工作的前提，需要固定資產(chǎn)在入賬時生成條形碼，并一一對應(yīng)進(jìn)行粘貼。

（五）管理清查數(shù)據(jù)。資產(chǎn)清查工作的成果，體現(xiàn)在管理、利用好采集來的大量數(shù)據(jù)。信息采集以后，資產(chǎn)管理部門的業(yè)務(wù)人員要對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括數(shù)據(jù)接收、數(shù)據(jù)添加、數(shù)據(jù)的修改、數(shù)據(jù)的刪除、數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。數(shù)據(jù)接收：系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確接收各部門資產(chǎn)管理員收集到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并以特定的數(shù)據(jù)形式保存在數(shù)據(jù)庫中。系統(tǒng)需要具有數(shù)據(jù)導(dǎo)入的功能，方便進(jìn)行下一步的其它工作。數(shù)據(jù)添加：系統(tǒng)支持添加清查數(shù)據(jù)的操作，包括清查中的遺漏項目、已有數(shù)據(jù)遺漏的信息等。數(shù)據(jù)修改、刪除：在繁瑣的清查數(shù)據(jù)中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)、錯誤是難以避免的，甚至有些數(shù)據(jù)本身就是動態(tài)的。系統(tǒng)應(yīng)支持清查數(shù)據(jù)的修改和刪除操作，方便隨時根據(jù)提供的最新信息變化來改變清查數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)篩選：系統(tǒng)支持根據(jù)清查信息與所需信息相匹配的情況下，從清查信息中篩選出符合要求的信息。同時，系統(tǒng)要具有靈活的查詢功能、強(qiáng)大的信息分析功能，能幫助資產(chǎn)部門管理人員提高信息篩選的速度，以提升工作效率。數(shù)據(jù)導(dǎo)出：系統(tǒng)在收集到不同內(nèi)容和格式的信息之后，經(jīng)過數(shù)據(jù)篩選，能在后臺進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，根據(jù)數(shù)據(jù)庫中存在的統(tǒng)一格式，形成特定格式的清查數(shù)據(jù)模版，能夠規(guī)范化導(dǎo)出，甚至直接成為獨(dú)立的文件，完成上報工作，或者供領(lǐng)導(dǎo)使用。

四、資產(chǎn)清查業(yè)務(wù)管理流程圖

根據(jù)資產(chǎn)清查的需求分析，形成資產(chǎn)清查管理的流程，如圖1所示。