信息化時(shí)代視域下數(shù)字檔案館資源集成共享的探究

康虹

[摘 要]隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在這一背景下，隨著信息技術(shù)革命浪潮持續(xù)高漲，經(jīng)濟(jì)的全球化、社會(huì)的信息化進(jìn)一步加強(qiáng)，我國(guó)數(shù)字檔案館的發(fā)展也開(kāi)始起步了。繼2004年深圳市建成了國(guó)內(nèi)第一個(gè)數(shù)字檔案館之后，許多城市的數(shù)字檔案館也實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化加工文件資料著錄、數(shù)字檔案內(nèi)容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)管理及圖文聲像一體化等應(yīng)用功能，這些成就極大地推動(dòng)了我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程。目前，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)日益成為智慧城市和社會(huì)信息化的重要組成部分。充分利用互聯(lián)網(wǎng)，搭建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)更大范圍的數(shù)字檔案信息資源集成管理與社會(huì)共享，已成為新一輪數(shù)字檔案館項(xiàng)目的建設(shè)重點(diǎn)和目標(biāo)。

[關(guān)鍵詞]信息化；數(shù)字檔案館；資源共享

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在這一背景下，信息技術(shù)革命浪潮持續(xù)高漲，經(jīng)濟(jì)的全球化、社會(huì)的信息化進(jìn)一步加強(qiáng)，人類進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。技術(shù)的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展、改革開(kāi)放的成果已經(jīng)為大力發(fā)展數(shù)字檔案館創(chuàng)造了有力的條件，我國(guó)數(shù)字檔案館的發(fā)展也開(kāi)始起步了。繼2004年深圳市建成了國(guó)內(nèi)第一個(gè)數(shù)字檔案館之后，許多城市的數(shù)字檔案館也實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化加工文件資料著錄、數(shù)字檔案內(nèi)容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)管理及圖文聲像一體化等應(yīng)用功能，這些成就極大地推動(dòng)了我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程。

一、數(shù)字檔案館的內(nèi)涵

與數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)初期一樣，20世紀(jì)90年代末，電子檔案館、虛擬檔案館、沒(méi)有圍墻的檔案館、全球檔案館、超級(jí)檔案館、數(shù)字檔案館等新名稱不斷見(jiàn)諸報(bào)端。隨著數(shù)字圖書(shū)館從概念變成現(xiàn)實(shí)，檔案界對(duì)于數(shù)字檔案館的表述也漸趨統(tǒng)一。

然而，對(duì)于不同的研究者而言，數(shù)字檔案館仍然有著不同的內(nèi)涵。檔案界、計(jì)算機(jī)界、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織機(jī)構(gòu)以及檔案用戶等，都在試圖從不同的角度來(lái)闡述這一概念。

信息系統(tǒng)論是當(dāng)前檔案界對(duì)數(shù)字檔案館概念描述中的一種主要提法，其核心是將數(shù)字檔案館定義為一個(gè)超大規(guī)模的“信息系統(tǒng)”。定義強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案館是一個(gè)信息系統(tǒng)，但是，沒(méi)有給出信息系統(tǒng)的確切內(nèi)涵。而持信息倉(cāng)儲(chǔ)論這一觀點(diǎn)者通常將數(shù)字檔案館定義為“信息倉(cāng)庫(kù)”、“知識(shí)信息中心”、“數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)交換站”等，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案館”，它強(qiáng)調(diào)了數(shù)字檔案館的信息存儲(chǔ)和傳播功能，但對(duì)數(shù)字檔案館本質(zhì)屬性的描述存在著一定的局限性。信息環(huán)境論將數(shù)字檔案館看作是一種“信息組織模式”，其對(duì)數(shù)字檔案館本質(zhì)屬性的表述顯得比較宏觀與抽象，環(huán)境的內(nèi)涵究竟是什么，難以具體認(rèn)知。功能拓展論將數(shù)字檔案館定義為傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代技術(shù)拓展服務(wù)功能的一種方式。其它還有一些類似的釋義，不再一一列舉。從以上幾種定義來(lái)看，多為描述性定義，差異較大，各具特色，反映了不同研究者從不同視角所得到的數(shù)字檔案館概念。

那么，怎樣才能從當(dāng)代信息科學(xué)與檔案學(xué)的角度來(lái)對(duì)數(shù)字檔案館這一詞語(yǔ)的含義進(jìn)行認(rèn)定和概括，使所有數(shù)字檔案館建設(shè)者都能夠清晰地勾勒出未來(lái)的目標(biāo)呢？只有對(duì)數(shù)字檔案館這一信息時(shí)代“新生兒”的本質(zhì)屬性與內(nèi)涵有一個(gè)全面的了解與認(rèn)識(shí)，才能得出相對(duì)比較完整和清晰的數(shù)字檔案館定義。

我們是否可以這樣來(lái)定義：數(shù)字檔案館是在分布式計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建、獲取、存儲(chǔ)、處理、交換與發(fā)布數(shù)字檔案信息的檔案信息管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)，是各級(jí)政府和各單位信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分。

二、數(shù)字檔案館的特征

1.數(shù)字資源的多樣性。一是依托于實(shí)體檔案的數(shù)字化；二是通過(guò)各種途徑收集、組織、加工相關(guān)數(shù)字信息形成的數(shù)字信息。

2.具有一定的開(kāi)放性。依托于網(wǎng)絡(luò)，一方面能夠在線采集網(wǎng)上信息，實(shí)現(xiàn)信息資源共享；另一方面能夠針對(duì)利用者不同的需求，提供多樣化的服務(wù)。

3.技術(shù)的多變性。由于數(shù)字檔案館依靠于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、基礎(chǔ)于內(nèi)容的檢索技術(shù)等，其存儲(chǔ)技術(shù)、載體、格式、閱覽方式等，都呈現(xiàn)出不斷進(jìn)步、變化的動(dòng)態(tài)。

三、數(shù)字檔案館的功能

1.信息集成功能。數(shù)字檔案館的建立，使我們可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)特定區(qū)域內(nèi)的所有檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，改變了以往單一的檔案實(shí)體的保管形式。通過(guò)信息集成，使中心檔案館成為真正意義上管理檔案及相關(guān)信息的中心，所以，信息集成將成為數(shù)字檔案的首要功能。

2.資源共享功能。無(wú)論利用者位于何地，檔案保管于何處，利用者都可以根據(jù)自己的需要，隨時(shí)隨地方便地查詢、下載檔案目錄、數(shù)據(jù)乃至全文，數(shù)字檔案館這一功能的發(fā)揮有助于實(shí)現(xiàn)檔案利用的理想化目的。

3.社會(huì)記憶功能。數(shù)字檔案館的建設(shè)將應(yīng)用國(guó)家相應(yīng)的檔案政策使檔案館改變以往以黨政信息檔案為主體的實(shí)體保管模式，檔案是社會(huì)記憶的主要工具。數(shù)字化檔案的建立將有助于檔案館保存社會(huì)記憶功能的實(shí)現(xiàn)。數(shù)字檔案館能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文、科技文件等進(jìn)行文檔一體化管理，對(duì)文件從生成、捕獲、處理、歸檔、鑒定、提供利用等的全過(guò)程管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理。

四、數(shù)字檔案館的最終目標(biāo)

數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目標(biāo)是要通過(guò)國(guó)家信息基礎(chǔ)工程把各級(jí)各類檔案館組織在一起，把檔案信息與其他門類信息綜合起來(lái)，作為國(guó)家信息資源的組成部分，面向全社會(huì)發(fā)揮作用。所以，數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目、尤其是國(guó)家綜合檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)該從一開(kāi)始就納入到國(guó)家信息基礎(chǔ)工程之中統(tǒng)一規(guī)劃與設(shè)計(jì)。數(shù)字檔案館的核心資源主要來(lái)自相關(guān)的信息系統(tǒng)，同時(shí)又可與相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行信息共享。

五、數(shù)字檔案館的總體架構(gòu)

數(shù)字檔案館應(yīng)以結(jié)構(gòu)化的數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，基于物理和邏輯兩種結(jié)構(gòu)，建成中心檔案館和基層檔案館兩層分布式結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)接收、信息交互、資源數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份、歸檔數(shù)據(jù)管理、目錄、信息的整理與利用管理等功能。按照兩級(jí)模式建立的中心檔案館內(nèi)容包括各門類在內(nèi)的所有檔案的數(shù)字化信息，基層檔案館應(yīng)管理本單位經(jīng)過(guò)歸檔流程的先行有效的各類檔案數(shù)字化信息。

六、數(shù)字檔案館理論體系建設(shè)

數(shù)字檔案館的理論研究涉及多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域。例如，檔案學(xué)、信息學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理學(xué)等，不同學(xué)科領(lǐng)域的研究者攜手開(kāi)展數(shù)字檔案館理論研究，勢(shì)必會(huì)更加有力地推進(jìn)數(shù)字檔案館理論體系的建設(shè)。但是，對(duì)于數(shù)字檔案館這一檔案工作創(chuàng)新變革的產(chǎn)物，檔案界似應(yīng)更多地承擔(dān)起建設(shè)相關(guān)理論體系的重任。鑒于檔案學(xué)科是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科，本文試圖從檔案學(xué)理論研究與檔案工作實(shí)踐相結(jié)合的角度，對(duì)數(shù)字檔案館理論體系建設(shè)的內(nèi)容作一些初步的探討。

1.數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論建設(shè)

數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論研究離不開(kāi)傳統(tǒng)檔案學(xué)科基礎(chǔ)理論研究的基礎(chǔ)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的深化與拓展。這部分內(nèi)容主要包括：

數(shù)字檔案的定義及邊界。例如：數(shù)字檔案館的管理對(duì)象究竟是什么？與圖書(shū)館、博物館和其他信息管理機(jī)構(gòu)的管理對(duì)象有什么區(qū)別與聯(lián)系？大檔案的概念外延到底有多大？這對(duì)于當(dāng)前檔案部門科學(xué)構(gòu)建數(shù)字檔案館信息資源庫(kù)，合理配置有限的人財(cái)物資源具有重要的指導(dǎo)意義。

數(shù)字檔案館的管理體制與機(jī)制。例如，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，如何理解和貫徹檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的組織原則，建立起科學(xué)的數(shù)字檔案館體系，推進(jìn)數(shù)字檔案資源的共建與共享？如何構(gòu)建數(shù)字檔案館的績(jī)效評(píng)估機(jī)制等。

狹義數(shù)字檔案館的組織架構(gòu)、工作環(huán)節(jié)以及相關(guān)的工作原則與要求。例如，數(shù)字檔案信息的創(chuàng)建、獲取、鑒定、存儲(chǔ)、處理、交換、發(fā)布、利用、保密等應(yīng)采取哪些策略，建立哪些制度？在數(shù)字化的環(huán)境下，如何根據(jù)數(shù)字檔案的形成目的、形成活動(dòng)、形成過(guò)程、處理程序和職能范圍來(lái)正確運(yùn)用檔案管理的基本原則。

上述理論問(wèn)題，與數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐的推進(jìn)速度相比較，檔案界關(guān)于數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論的研究還顯得比較欠缺和薄弱。然而，在當(dāng)前社會(huì)信息化快速發(fā)展的大背景下，檔案學(xué)科領(lǐng)域基礎(chǔ)理論研究的或缺，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致實(shí)踐的盲目性和無(wú)所適從，進(jìn)而加速檔案工作的邊緣化趨勢(shì)。筆者認(rèn)為，檔案工作者需要學(xué)習(xí)、了解和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，更需要明白自己的歷史使命與工作內(nèi)涵。數(shù)字檔案館既不能成為信息孤島，也不是一個(gè)沒(méi)有獨(dú)特內(nèi)涵、漫無(wú)邊際的信息大倉(cāng)庫(kù)，需求不明晰往往是導(dǎo)致一些數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目難以達(dá)到預(yù)期效果的一個(gè)重要原因。

2.與數(shù)字檔案館建設(shè)有關(guān)的法律規(guī)章建設(shè)

這方面的內(nèi)容有很多，這里只能列舉一些實(shí)踐中遇到的、亟需解決的法律規(guī)章問(wèn)題。如：檔案工作的法律規(guī)章，政府信息公開(kāi)的法律規(guī)章，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法規(guī)政策，保護(hù)公民隱私權(quán)、知情權(quán)的法規(guī)政策，信息共建共享的法規(guī)政策等等。

數(shù)字檔案館建設(shè)的主要宗旨之一就是要充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息，為國(guó)家、社會(huì)和公民提供高效、便捷的服務(wù)，推進(jìn)政府信息公開(kāi)、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)。檔案界應(yīng)注意總結(jié)和發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐中遇到的法律問(wèn)題，積極推進(jìn)相關(guān)法律規(guī)章的修訂與完善，確保數(shù)字檔案館建設(shè)有法可依，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供有力的法律保障。

七、進(jìn)一步推進(jìn)區(qū)域數(shù)字檔案信息資源共享的思考

1.堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧，加大信息資源整合力度

一是擴(kuò)大檔案收集范圍。注重收集檔案的全面性、系統(tǒng)性和完整性，多門類、多載體、多途徑，豐富館藏?cái)?shù)量，改善館藏結(jié)構(gòu)。二是實(shí)施館室一體化。通過(guò)館室交換，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與國(guó)家檔案館之間電子文件和數(shù)字檔案的有效銜接和共享。三是規(guī)范數(shù)字檔案館建設(shè)，特別是要完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，夯實(shí)數(shù)字檔案館資源基礎(chǔ)。

2.堅(jiān)持共建共贏，建立完善的合作機(jī)制

實(shí)現(xiàn)檔案資源集成共享離不開(kāi)完善的協(xié)同工作機(jī)制，這是資源共建共享的前提。由于檔案工作實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)檔案信息資源共享的相關(guān)規(guī)則不明確，一些地區(qū)可能將檔案信息資源的產(chǎn)權(quán)地區(qū)化，有可能人為設(shè)置檔案信息互聯(lián)互通的壁壘，導(dǎo)致在檔案信息歸屬上的“地區(qū)所有、部門私化”，這種格局將阻礙檔案信息資源的共享應(yīng)用。因此，區(qū)域內(nèi)各級(jí)檔案館對(duì)資源共建共享的思想認(rèn)識(shí)是否統(tǒng)一、工作是否同步，都將直接影響區(qū)域數(shù)字檔案資源集成共享和利用服務(wù)的整體水平。

3.堅(jiān)持分步實(shí)施，深化拓展平臺(tái)建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在一個(gè)地區(qū)乃至全省、全國(guó)范圍的共建共享，是檔案人共同追求的目標(biāo)，也必將成為檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。除了共享地域范圍的不斷擴(kuò)大，今后檔案資源共享的內(nèi)容，也必將從婚姻檔案等專業(yè)檔案拓展到各種民生檔案，服務(wù)方式也將更多地從傳統(tǒng)的接待利用轉(zhuǎn)向主動(dòng)推送檔案信息服務(wù)等。當(dāng)然要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，需要一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間，更有待于上級(jí)黨委政府以及國(guó)家、省檔案局的統(tǒng)籌安排，提出分步實(shí)施的階段性計(jì)劃和目標(biāo)。

目前，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)日益成為智慧城市和社會(huì)信息化的重要組成部分。充分利用國(guó)家和所在地區(qū)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)以及各類網(wǎng)絡(luò)資源，搭建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)更大范圍的數(shù)字檔案信息資源集成管理與社會(huì)共享，已成為新一輪數(shù)字檔案館項(xiàng)目的建設(shè)重點(diǎn)和目標(biāo)。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕