航道工程圖紙檔案管理研究

李愛榮

[摘 要] 航道科技檔案中的圖紙是由專業(yè)測繪部門及航道人在長期的航道生產(chǎn)實(shí)踐中，形成的水文數(shù)據(jù)、水深、建構(gòu)筑物等航道要素的測繪圖，它為航道事業(yè)及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了保證，作出了巨大貢獻(xiàn)。本文就航道工程圖紙檔案的管理進(jìn)行比較以供大家研究。

[關(guān)鍵詞] 航道工程；圖紙檔案；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 060

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0084- 02

泰州市航道管理處管轄200條航道，其中等級航道38條，干線航道13條，等外級航道162條，航道總里程2 567.53千米。每年都要對航道進(jìn)行駁岸、疏浚、養(yǎng)護(hù)，測量的各類圖紙有3 049張。工程圖紙檔案是重要的科技檔案，同時(shí)也是我市航道基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要的憑證，其保管期限一般為永久。如何安全穩(wěn)妥地保管這些圖紙，使之更好地為航道事業(yè)的發(fā)展提供便利，是一項(xiàng)十分重要的工作。

1 航道工程圖紙的特點(diǎn)及存放管理方法分析

航道工程圖紙具有自身的特點(diǎn)和規(guī)律，主要有：形成歷史久遠(yuǎn)，數(shù)量較大；測繪外業(yè)量大，難度大；航道本身變化大，要素隱蔽性強(qiáng)；圖紙實(shí)用度高。航道工程圖紙內(nèi)容上分地形圖、橫斷面圖、結(jié)構(gòu)圖等。材質(zhì)上分為聚紙薄膜、紙質(zhì)圖、硫酸紙等。航道地形圖一般500米出一張地形圖，100米出一張橫斷面圖，一張地形圖配套5張斷面圖。地形圖一般采用聚紙薄膜，易于長期保存，而且不容易破損。斷面圖一般為紙質(zhì)，一不小心容易破。硫酸紙質(zhì)藍(lán)圖的優(yōu)點(diǎn)是成本低廉，可以折疊放在技術(shù)檔案盒子里，方便保存和施工現(xiàn)場使用。缺點(diǎn)：①不能長時(shí)間保存，時(shí)間久了會(huì)掉色，模糊不清，影響使用。②從環(huán)保的方面來說，藍(lán)圖多為氨水曬圖機(jī)曬制，是以類似于感光膠片的曬圖紙利用氨水熏制定影成像。在藍(lán)圖的曬制和使用過程中，藍(lán)圖表面涂層持續(xù)緩釋有害氣體，對人體的皮膚、眼睛、呼吸系統(tǒng)有很強(qiáng)的刺激，可引發(fā)相關(guān)疾病。雖然現(xiàn)在已經(jīng)有了使用無氨顯影液的曬圖機(jī)，對空氣沒有污染，但是使用時(shí)也得戴手套，防止其對皮膚的損害。可見，藍(lán)圖是一種有一定污染的產(chǎn)品。③占用較多的檔案庫房面積。現(xiàn)今圖紙存放方法上有以下幾種：

（1）折疊保管。圖紙以其紙質(zhì)的特殊性、圖幅大小不一而區(qū)別于 其他的紙質(zhì)檔案。相關(guān)人員在進(jìn)行圖紙檔案歸檔時(shí)，將圖紙折疊起 來，保存在相應(yīng)的卷宗內(nèi)，實(shí)行盒裝式管理。這種保管方法比較美 觀方便，但弊病較多，如果圖紙檔案是藍(lán)圖，折疊起來的圖紙經(jīng)過 頻繁使用，反復(fù)折疊，在折過的地方引起墨跡脫落，甚至?xí)嗔哑?損，且損毀后修復(fù)比較困難導(dǎo)致無法利用。

（2）攤開平放。即把圖紙展平后按順序存放在多層抽屜的框架 里。這種方法能夠保護(hù)圖紙的平整，取放也較方便，是一種較好的 保管方法，缺點(diǎn)是占用面積較大。

（3）卷起保管。就是將圖紙卷成圓筒狀，用繩子捆好保存在抽屜或柜子里。對于那些幅面大的圖紙，采用這種方法比較適合。但這種方法也有相應(yīng)的弊端，因?yàn)槊看尾殚唸D紙都要打開、卷起，不僅工作效率低，也會(huì)使圖紙由于經(jīng)常開、卷受到一定的磨損。

目前我處采用的攤開平放。所有航道地形圖的介質(zhì)均為聚酯薄膜，聚酯薄膜圖紙怕折，所以存放時(shí)必須平放。航道圖紙的歸檔存放目前采用的是裝袋入屜。首先，按照干線航道的實(shí)際情況分為13條航道，每條航道對應(yīng)相應(yīng)的編號。其次，按照時(shí)間先后順序來排列。最后，地形圖與配套的橫斷面圖以及相關(guān)的結(jié)構(gòu)圖放在一起。橫斷面圖由于紙質(zhì)薄，每張圖紙的四邊都要用縫紉機(jī)縫邊，保證不翹邊，邊角不容易破損。這些工作做完之后，每張圖紙的右下角都貼上標(biāo)簽，登記入冊。一套圖紙中有若干張地形圖、斷面圖，一套圖紙為一卷，每張圖紙?jiān)倬庬撎?。?biāo)簽中注明所屬航道、年度、卷號、頁號，一目了然。這樣做的目的是，圖紙?jiān)诮栝喌倪^程中，只要一看標(biāo)簽就知道如何存放。每段航道的圖紙展開平放在一只大的牛皮袋中，在牛皮袋的右下角注明所屬航段情況，牛皮袋中間做一中塑料插袋，把圖紙目錄插進(jìn)去。查找時(shí)先看右下角標(biāo)簽，再看圖紙目錄，很快就能找到。牛皮袋子平放到專門的抽屜中，存放時(shí)按照13條航道的順序來擺放。抽屜的外面插入目錄說明，標(biāo)明航道、航段，這樣會(huì)比較方便查找。這種保管圖紙的方法也有不好的地方，圖紙一般都比較大，牛皮袋子翻來翻去容易破損。查找圖紙有時(shí)需要對比，攤開來需要很大地方，查找有時(shí)相當(dāng)麻煩。這種管理方法也存在著不可否認(rèn)的弊端。

2 數(shù)字化時(shí)代航道圖紙檔案管理解析

隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，圖紙數(shù)字化、電子化，工作方式智能化，直接在網(wǎng)上查閱，減少圖紙的損耗，這已經(jīng)成為必然的趨勢。要解決這些問題，有必要提出一個(gè)以數(shù)字化管理為手段，紙質(zhì)圖通過掃描轉(zhuǎn)發(fā)或收集、有效管理其他方式形成的電子圖紙，建立數(shù)據(jù)庫，對其進(jìn)行數(shù)字化管理。

圖紙電子化，是指設(shè)計(jì)的圖紙文件以項(xiàng)目為單位，存儲(chǔ)到硬盤上或光盤上，需要利用檔案時(shí)，再到檔案室的計(jì)算機(jī)上讀取使用。這種檔案利用方式一方面更為方便、直觀、環(huán)保；另一方面可以減少紙質(zhì)檔案的磨損，最大限制地保護(hù)紙質(zhì)檔案。圖紙電子化可以選擇光盤，光盤的優(yōu)點(diǎn)是輕巧、靈便、便于攜帶，缺點(diǎn)是易損、易劃，壽命較短。硬盤保存一般來說更為科學(xué)合理，因?yàn)橛脖P相對光盤來說，讀取速度快，使用壽命長。所以，硬盤為圖紙電子化存儲(chǔ)介質(zhì)的首選。因?yàn)樾枰娣诺膱D紙文件較多，所以選用硬盤時(shí)，應(yīng)考慮選用海量硬盤。圖紙的電子化還需要做好以下幾個(gè)方面：

（1）建立電子圖紙管理系統(tǒng)。所有工程圖紙從設(shè)計(jì)方案到施工 藍(lán)圖的發(fā)放至現(xiàn)場開始，就全方位納入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，A3及以下圖紙可下載到本機(jī)上處理打 印。由施工管理部門負(fù)責(zé)，檔案部門提供指導(dǎo)，并協(xié)助做好圖紙更改通知單的管理，并及時(shí)將更改通知單和被修改圖在系統(tǒng)中建立標(biāo)識關(guān)系，以備編制竣工圖時(shí)進(jìn)行參考。竣工圖階段，由檔案部門會(huì)同工程管理等部門進(jìn)行竣工圖會(huì)審，只有通過會(huì)審合格的圖紙才能提供竣工驗(yàn)收。

（2）電子圖紙的移交歸檔。可以采用兩種方案：①要求設(shè)計(jì) 單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計(jì)變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映， 經(jīng)有關(guān)人員審核后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫，以后供查詢使用；②由施工單位 配合，按照我們先前利用系統(tǒng)錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編 制竣工圖，同時(shí)采取在目錄上簽名蓋章（竣工圖章）再掃描。這一步 工作的實(shí)施，確保了圖紙的準(zhǔn)確性和紙質(zhì)圖紙向電子圖紙的順利轉(zhuǎn) 化。尤其值得重視的是檔案中的竣工圖紙，要優(yōu)先對其進(jìn)行數(shù) 字化。將竣工圖紙檔案掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文本，刻錄在光盤上， 建成數(shù)據(jù)庫，為自動(dòng)化檢索、提高檔案信息利用率和實(shí)現(xiàn)檔案資源共享服務(wù)。同時(shí)在刻錄光盤前對掃描等形成的數(shù)字化圖形文本文件 進(jìn)行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質(zhì)”。

（3）電子圖紙的歸檔管理。圖紙電子檔案的利用必須嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》執(zhí)行。檔案人員必須認(rèn)真指導(dǎo)，定期做好圖紙電子檔案的收集和報(bào)送工作。電子文件移交辦法：移交過程中，檔案人員要組織各專業(yè)設(shè)計(jì)人員、技術(shù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對電子圖紙內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)證，并在“電子圖紙檔案移交表”中填寫驗(yàn)證意見并簽字，檔案人員進(jìn)行查驗(yàn)、接收并簽字。第二年初進(jìn)行上年度的文件歸檔。檔案管理人員要對電子文件以年度—項(xiàng)目分類法，做好分類管理，對電子文件進(jìn)行核對，防止電子文件的錯(cuò)亂或人為刪改；定期對電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性、有限性的鑒定。要定期對保存電子文件的硬盤進(jìn)行殺毒，確保文件無病毒感染和損壞。由于電子圖紙文件在存儲(chǔ)和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件環(huán)境后，有些文件就會(huì)變成“死文件”。因此，在歸檔時(shí)應(yīng)將運(yùn)行電子圖形文件應(yīng)用的軟件一并歸類。要對電子文件做一個(gè)或多個(gè)備份，并分別存放，做好防塵、防劃、防摔、防污染等工作。最終刻錄光盤一式多套，用于檔案部門日常使用及留存?zhèn)洳榈取?/p>

（4）電子圖紙的存放。電子圖紙載體具有特殊性，其存放環(huán)境與防護(hù)應(yīng)在無磁場干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕性氣體的環(huán)境中保存，防病毒系統(tǒng)應(yīng)配置防病毒卡，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置防火墻。圖紙電子化對于計(jì)算機(jī)繪制的圖紙比較方便。那么，對早期受計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境的限制，使制作形成的圖紙文件沒有足夠的存儲(chǔ)空間來存儲(chǔ)電子圖形文件，應(yīng)優(yōu)先將利用較頻繁的圖紙以及大量的有保存價(jià)值檔案利用掃描儀掃入計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)儲(chǔ)在光盤上保存，通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案。

3 結(jié) 語

電子圖紙檔案具有方便快捷、空間占用極小等優(yōu)點(diǎn)，但是目前的技術(shù)條件，紙質(zhì)文件還是有其自身的優(yōu)勢，其證據(jù)性和憑證性的作用，還是其存在的必要條件。首先，電子圖紙檔案受技術(shù)所限，容易受到病毒侵害，具有不穩(wěn)定的缺點(diǎn)。其次，電子圖紙檔案容易受到刪改而不留痕跡，其證據(jù)性不夠強(qiáng)。所以說，紙質(zhì)檔案還是有長期存在的必要，將會(huì)一直發(fā)揮其重要的憑證作用。

主要參考文獻(xiàn)

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