住房保障檔案管理的問題分析及對策措施

朱志明

[摘 要] 在我國現(xiàn)在的住房保障檔案管理工作中，仍然存在著許多需要解決的問題，住房保障檔案管理工作仍有待進(jìn)一步完善。本文說明了住房保障檔案管理的基本構(gòu)成，點(diǎn)明了住房保障檔案管理存在的問題，并分析了產(chǎn)生這些問題的原因，最后給出可參考的解決問題的對策措施。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；問題；對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 057

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0079- 02

1 引 言

國家針對住房保障檔案管理方面制定了詳細(xì)法規(guī)，使住房保障檔案管理有了可參考的規(guī)章制度，凸顯了住房保障檔案管理工作的重要性。但是在檔案管理工作的進(jìn)行當(dāng)中，住房保障檔案管理還存在一些需要解決的問題。一些城市地區(qū)原有的檔案管理方式已不能滿足快速增長的檔案管理發(fā)展需求。住房保障檔案管理的意識，明顯落后于住房保障建設(shè)的發(fā)展。下面討論如何解決這些問題。

2 住房保障檔案管理的基本構(gòu)成

住房保障檔案是基于保障住房之上，按照國家相關(guān)法律法規(guī)實(shí)施保障過程中形成的保障策略與行為，表現(xiàn)為紙質(zhì)或電子記錄，包括文字、音像、圖表等，歸屬于相關(guān)住房保障機(jī)構(gòu)管理。根據(jù)不同要求具有不同分類方法，可以按照載體、住房種類、住房實(shí)踐等進(jìn)行分類。例如，按照住戶性質(zhì)分為以戶為單位、以部門為單位兩種方式，以戶為單位的檔案包括廉租房、經(jīng)適房、限價(jià)房，申購要經(jīng)申請、審核、復(fù)核、實(shí)施四步方可。以保障部門為單位是根據(jù)保障機(jī)構(gòu)日常工作流程的記錄材料，包括文書、會計(jì)、基建以及聲像檔案等。

3 住房保障檔案管理存在的問題

隨著社會經(jīng)濟(jì)壓力的擴(kuò)大化，解決國民住房問題被放在保障項(xiàng)目的重要位置，關(guān)注城鄉(xiāng)低收入家庭，建設(shè)以廉租住房為主，多項(xiàng)適用房共同輔助，切實(shí)解決城鄉(xiāng)低收入者家庭無房現(xiàn)狀，保障其有家可歸是國家政策要求，必須不斷完善住房保障體系，針對現(xiàn)存的住房保障檔案管理弊病提出可行辦法。

3.1 重工程建設(shè)輕檔案管理

住房保障系統(tǒng)相關(guān)政策要求各級政府切實(shí)把建設(shè)保障系統(tǒng)提上日程，加快保障房建成的速度、保證住房質(zhì)量和規(guī)模，例如從保障房選擇開始，到規(guī)劃設(shè)計(jì)、申購建設(shè)等步驟都由市政府直接把關(guān)，親自指揮，領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督機(jī)制進(jìn)一步加強(qiáng)，做到領(lǐng)導(dǎo)與民共建設(shè)。針對保障房的質(zhì)量高要求、高監(jiān)督，對建材質(zhì)量進(jìn)行責(zé)任追究；工程質(zhì)量全程監(jiān)控；工程驗(yàn)收異地互驗(yàn)等方式方法，嚴(yán)格執(zhí)行國家對保障房的關(guān)懷政策。但是住房保障檔案管理跟不上國家政策要求，傳統(tǒng)守舊的思想阻礙了檔案建設(shè)的及時(shí)性、完整性、真實(shí)性，檔案出現(xiàn)歸檔范圍不清晰、不規(guī)范，檔案信息無效、缺乏監(jiān)管等問題，檔案建設(shè)與保障房建設(shè)發(fā)展不同步勢必會影響保障房工作的有序進(jìn)行以及事后管理，要提高保障房管理的意識，提高保障房檔案管理能力。

3.2 重商品房檔案輕住房保障檔案

檔案管理松懈，丟失損壞嚴(yán)重，多數(shù)住房保障檔案保管地點(diǎn)不統(tǒng)一，安全系數(shù)不夠，通常存放在住房保障科、鐵皮柜、辦公室角落甚至部分檔案被隨意放在經(jīng)濟(jì)房發(fā)展中心，更有甚者工程竣工后根本沒有移交基建檔案。檔案工作人員素質(zhì)低、防水、防火、防霉、防丟失等保護(hù)意識不足。例如某些地方建成信息庫，卻未能將住房保障檔案整理入庫，數(shù)字化檔案管理未能推行，住房保障檔案建設(shè)相較于商品檔案管理明顯落后。必須克服住房保障檔案管理的各種缺陷，提高人員意識、加大財(cái)力投入、加強(qiáng)技術(shù)管理，切實(shí)把檔案管理建設(shè)成完善有序的管理系統(tǒng)，促進(jìn)住房保障的推行。

3.3 重住房保障配售工作輕檔案管理工作

保障房是建設(shè)給予無房、低收入者家居住宅的人性關(guān)懷政策，杜絕造成資源浪費(fèi)，杜絕投機(jī)倒把分子購置保障房炒房熱房，對住房市場造成不良影響，重住房保障管理系統(tǒng)要切實(shí)做好檔案管理。多數(shù)縣（市）采取五部門監(jiān)管住房申購策略，即在住房保障申購階段由房管、民政、城區(qū)、公安、紀(jì)委監(jiān)察等5個(gè)部門進(jìn)行入戶實(shí)查，依照“四審四公示”等法律法規(guī)嚴(yán)查，確保配售符合規(guī)定。申購是購置住房保障的基礎(chǔ)，要做好把關(guān)工作，各縣（市）針對各地的實(shí)際情況采取符合當(dāng)?shù)氐纳曩彈l件審查，確保保障房申購配售工作有序進(jìn)行，但是相對應(yīng)的住房檔案資料管理卻未能跟上，往往受到工作部門的輕視，針對配售過程中出現(xiàn)的問題，檔案管理工作者未能及時(shí)做好記錄。例如經(jīng)濟(jì)房公開搖號的住房配售現(xiàn)場相關(guān)影像、取消不符申購條件的騙售資料、退出保障房相關(guān)資料等，資料沒有及時(shí)歸檔出現(xiàn)永久丟失現(xiàn)象，為日后工作造成巨大不便，留下隱患。

4 存在問題的根本原因

4.1 對住房保障檔案管理任務(wù)的艱巨性認(rèn)識不足

隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，越來越多家庭表示對住房具有極大壓力，保障房為3 100萬戶中低收入家庭解決了住房問題，隨著建設(shè)社會主義國家進(jìn)程的加快，全國建設(shè)保障房工程3 600萬套，預(yù)計(jì)“十二五”完成之際要達(dá)到保障性住房覆蓋率20%，由此產(chǎn)生了數(shù)量龐大的住房保障資料，檔案管理更是要求制度化、規(guī)范化，要求真實(shí)可靠性，然而部分基層管理者未能形成檔案管理意識，沒有把檔案管理放在重要位置，不能了解保障房檔案管理的艱巨性。

4.2 對住房保障檔案管理的緊迫性認(rèn)識不足

為加強(qiáng)管理者對住房檔案管理緊迫性的認(rèn)識，國家檔案局2011年已把住房保障檔案列入政策，檔案歸入專業(yè)性系統(tǒng)管理，國家基本專業(yè)檔案目錄保障了住房檔案管理有序進(jìn)行，更具規(guī)范性，滿足相關(guān)地方需求，是國家檔案管理中的組成，是各地方檔案監(jiān)管的重點(diǎn)項(xiàng)目。要切實(shí)提高各縣（市）對住房保障檔案管理的重視意識，認(rèn)識管理工作的艱巨性、緊迫性，提高管理力度。

4.3 對住房保障檔案管理的重要性認(rèn)識不足

建設(shè)住房保障體制就必須完善檔案管理相關(guān)體系，加強(qiáng)檔案管理制度是提高住房保障資源合理分配的重要內(nèi)容，堅(jiān)持三公原則，提高政府貫徹執(zhí)行能力，確保實(shí)現(xiàn)城鎮(zhèn)低收入者有家可歸，有房可住，促進(jìn)國家住房保障事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展，推動(dòng)國家社會主義制度的建設(shè)。各縣（市）住房管理部門要切實(shí)提高檔案管理意識，切實(shí)貫徹國家保障房政策，切實(shí)把檔案有效管理落實(shí)到行動(dòng)中來。

5 解決問題的基本對策

5.1 建立保障性住房信息管理平臺

積極建設(shè)保障性住房信息系統(tǒng)管理平臺，要做到幾點(diǎn)要求：①網(wǎng)絡(luò)全程監(jiān)控，實(shí)行申請調(diào)查、審核登記、批準(zhǔn)發(fā)放等保障房申購程序，嚴(yán)格監(jiān)管。②各部門協(xié)同合作，從街道到公安相關(guān)部門全員動(dòng)員合作，共同辦公。③管理包括低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出全程管理，保障對象從申請到實(shí)施保障的信息跟蹤管理。④設(shè)置合理化保障標(biāo)準(zhǔn)及合同模板，例如租金、補(bǔ)貼、住房面積等項(xiàng)目。⑤實(shí)行數(shù)據(jù)自定義管理，開通業(yè)務(wù)提醒，提倡業(yè)務(wù)流程查詢，時(shí)限控制系統(tǒng)。⑥建立資源共享系統(tǒng)，加強(qiáng)與其他相關(guān)房產(chǎn)管理溝通聯(lián)系。⑦設(shè)置顯示“永久與長期”時(shí)限功能管理系統(tǒng)。

5.2 設(shè)置專人專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)住房保障檔案管理工作

住房保障檔案管理系統(tǒng)缺乏有效的管理機(jī)制，重視程度不足，工作人員多為勞務(wù)派遣性質(zhì)，直接影響檔案管理規(guī)范化建設(shè)，降低了住房保障管理水平的要求，針對無專人、無專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理保障房等相關(guān)限制提出相應(yīng)對策，要提高檔案管理水平，①要求各縣（市）相關(guān)部門基于“三定方案”之上，交付招聘自主權(quán)利，房產(chǎn)部門更夠根據(jù)自身需要招聘專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì) 高的檔案管理人才，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理。②各省、市住房管理部門聯(lián)合檔案局共同制定相關(guān)住房保障制度，考核放在與保障房工程建設(shè)同等地位，加強(qiáng)監(jiān)管。③設(shè)置培訓(xùn)機(jī)制，實(shí)行崗前、崗中、崗后定期、不定期培訓(xùn)，崗前培訓(xùn)要求取得省或市檔案管理資格證書，確保管理人員具有合格的專業(yè)技術(shù)，中高層檔案管理者還應(yīng)該具備中級以上專業(yè)認(rèn)證技術(shù)任職資格證書，切實(shí)保證管理團(tuán)隊(duì)的高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)。

5.3 住房保障檔案管理要體現(xiàn)“有法必依，違法必究”的法治精神

保障房檔案管理要切實(shí)貫徹國家法律法規(guī)，切實(shí)保障住房的高品質(zhì)要求，住房檔案管理要做到有法必依，違法必究，目前多數(shù)地方的保障房檔案管理系統(tǒng)的工作還未真正達(dá)到國家要求，必須加強(qiáng)法制文明精神建設(shè)，必須做好3個(gè)工作要求：①住房保障部門加大宣傳力度、加強(qiáng)監(jiān)管效用，貫徹國家住房保障檔案管理的相關(guān)法規(guī)，定期開設(shè)法制講座，提高工作人員管理意識，切實(shí)做到知法、懂法、守法，保障住房檔案管理工作有序進(jìn)行。②規(guī)范管理機(jī)制，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，真正把法制融入日常住房檔案管理工作中，對優(yōu)秀的管理者實(shí)行褒獎(jiǎng)，嚴(yán)肅教育懲戒不法工作者，推動(dòng)檔案管理法制化。③建立責(zé)任追究制度，合理分配工作，依照各要求各司其責(zé)，定人定項(xiàng)負(fù)責(zé)管理工作內(nèi)容，追求工作責(zé)任。例如保障房檔案資料發(fā)現(xiàn)破損不能還原、霉變、丟失等情況，要實(shí)行責(zé)任追究，追究當(dāng)事人以及負(fù)責(zé)人的雙向責(zé)任。

6 結(jié) 語

總之，在建設(shè)社會主義經(jīng)濟(jì)法制社會的推動(dòng)下，住房保障檔案管理也要跟上議程，必須不斷完善檔案管理機(jī)制，提高管理人員意識，加強(qiáng)法制精神文明建設(shè)，建立保障房信息管理平臺，聯(lián)合各相關(guān)部門機(jī)構(gòu)共同落實(shí)保障房檔案管理建設(shè)，全面貫徹國家政策與精神，切實(shí)把管理落實(shí)到行動(dòng)中來，完善保障房檔案管理工作，促進(jìn)工作高效有序進(jìn)行，推動(dòng)國家住房管理體制建設(shè)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]余嘉.住房保障檔案管理的問題及對策研究[J].大眾科技，2013，11（6）：56-57.

[2]陳林芬.陸良縣房地產(chǎn)檔案管理存在的問題和對策[J].城市建設(shè)理論研究，2012，13（24）：46-47.