企業(yè)經(jīng)營合同檔案科學(xué)化管理問題淺析

龍為群

[摘 要] 本文在分析了經(jīng)營合同檔案在企業(yè)管理中的作用及其管理的必要性與重要性的基礎(chǔ)上，探討了企業(yè)經(jīng)營合同檔案的科學(xué)化管理問題；以期對企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理工作水平的提高有所幫助。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)經(jīng)營合同檔案；科學(xué)化管理；經(jīng)營合同

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 055

[中圖分類號] F715.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0077- 01

1 企業(yè)經(jīng)營合同檔案在企業(yè)管理中的作用

企業(yè)經(jīng)營合同是企業(yè)參與市場競爭、進(jìn)行各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)交往、實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)利益最大化的必要手段，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)、維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益的重要保證之一。在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營與發(fā)展過程中涉及到產(chǎn)、供、銷、運(yùn)、工程建設(shè)、技術(shù)改造和人員培訓(xùn)等多個(gè)環(huán)節(jié)，經(jīng)濟(jì)糾紛在所難免；企業(yè)要想保證自身經(jīng)營業(yè)務(wù)的合法權(quán)益，經(jīng)營合同檔案就是最直接、最有效、最有力的證據(jù)。

2 企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理的必要性與重要性

2.1 社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求

企業(yè)要想緊跟社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐，就必須要按照市場經(jīng)濟(jì)的規(guī)律辦事，遵循“合同”這一契約形式即是社會主義市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律之一，特別是在我國成功加入WTO以后，在國際經(jīng)濟(jì)慣例的制約下，更需要用“合同”來保證我國企業(yè)的自身利益，因?yàn)楹贤桥c外商進(jìn)行經(jīng)濟(jì)交往不可缺少的手段，也是維護(hù)我國企業(yè)合法權(quán)益的重要憑證與工具之一。在業(yè)務(wù)經(jīng)營代理逐漸成為我國企業(yè)與外商合作重要形式的情況下，經(jīng)營合同檔案的收集與管理越來越突顯出其重要性。

2.2 企業(yè)業(yè)務(wù)健康發(fā)展的客觀需要

經(jīng)營合同檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)自身業(yè)務(wù)越是發(fā)展，就越需要經(jīng)營合同管理工作的保障。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中涉及的原材料采購、生產(chǎn)設(shè)備等產(chǎn)品、服務(wù)銷售，企業(yè)可能作為代理方出現(xiàn)，也有可能作為委托方出現(xiàn)，但不管是哪一種角色都離不開經(jīng)營合同，都需要借助于各種各樣的合同來實(shí)現(xiàn)。在經(jīng)營合同檔案的建立、收集與管理過程中，任意一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都可能引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛，使企業(yè)陷入被動(dòng)狀態(tài)，對企業(yè)的正常經(jīng)營和合法權(quán)益等造成損害。因此，非常有必要加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同檔案的建立、收集與管理工作，切實(shí)解決經(jīng)營合同檔案管理中存在的問題，保證企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行。

3 企業(yè)經(jīng)營合同檔案的科學(xué)化管理

3.1 科學(xué)建立企業(yè)經(jīng)營合同檔案

企業(yè)經(jīng)營合同檔案的建立對經(jīng)營合同的管理至關(guān)重要，其建立完善與否直接影響企業(yè)經(jīng)營合同檔案的管理效果，也是企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為合同化的重要表現(xiàn)。企業(yè)經(jīng)營合同檔案的建立應(yīng)克服傳統(tǒng)不重視、甚至忽視檔案建立與管理重要性的弊端，以對企業(yè)負(fù)責(zé)的高度的責(zé)任心嚴(yán)謹(jǐn)、慎重地建立企業(yè)合同檔案。①要嚴(yán)格檢查簽約方的履約能力證明，如資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照等，重點(diǎn)檢查其材料齊全性和有效性；②認(rèn)真核對經(jīng)營合同上有關(guān)單位的名稱、法人代表與相關(guān)資質(zhì)證明、營業(yè)執(zhí)照信息的一致性；③檢查經(jīng)營合同內(nèi)容是否完善，是經(jīng)營合同檔案管理工作的最重要內(nèi)容之一；④要對經(jīng)營合同檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類，針對不同種類的經(jīng)營合同編好目錄和明細(xì)說明，便于后續(xù)管理工作的有序開展。

3.2 科學(xué)管理企業(yè)經(jīng)營合同檔案

3.2.1 完善經(jīng)營合同檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)

經(jīng)營合同檔案管理可以說是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工程，其由多個(gè)有機(jī)環(huán)節(jié)組成，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能影響到經(jīng)營合同整體管理的正常運(yùn)行。因此，有必要規(guī)范建立與管理經(jīng)營合同檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保經(jīng)營合同檔案內(nèi)容、票單等材料的齊全性，逐步完善與嚴(yán)密相關(guān)管理程序，探索建立一套完備的企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理體系。

3.2.2 健全經(jīng)營合同檔案管理規(guī)章制度

要想規(guī)范化、科學(xué)化和法律化管理經(jīng)營合同檔案，有必要進(jìn)一步健全當(dāng)前的經(jīng)營合同檔案管理規(guī)章制度。①要制定切實(shí)可行的、符合企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營合同檔案管理制度，做到企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理工作的有章可循；②完善與規(guī)范企業(yè)合同檔案管理制度內(nèi)容，一般情況下企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理工作主要包括合同檔案建立，檔案歸口，相關(guān)合同用戶檔案的建立、資信調(diào)查以及經(jīng)營合同檔案的定期統(tǒng)計(jì)、檢查與考核；③適時(shí)建立企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員培訓(xùn)制度，通過培訓(xùn)逐步提高經(jīng)營合同檔案管理人員素質(zhì)，必要時(shí)可以考慮與管理人員的獎(jiǎng)懲、年終工作考核掛鉤，進(jìn)一步激勵(lì)經(jīng)營合同檔案管理人員主動(dòng)提高工作水平。

3.2.3 運(yùn)用信息化手段提高經(jīng)營合同檔案管理水平

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給企業(yè)注入了新鮮的發(fā)展活力，信息化已經(jīng)成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢，信息化管理手段為經(jīng)營合同檔案管理提供了新的思路，也必將成為企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理工作發(fā)展的有力翅膀。這就需要當(dāng)前企業(yè)的經(jīng)營檔案管理工作者們努力學(xué)習(xí)與提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識、技能水平，以此為契機(jī)，提高企業(yè)經(jīng)營合同檔案的建檔、歸檔速度與質(zhì)量，最終提高企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理工作效率和水平。

3.2.4 加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員培訓(xùn)教育

以企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員培訓(xùn)制度為指導(dǎo)，加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作。針對那些業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，又直接從事著企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理的工作人員，只有通過合理的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，力爭做到每位經(jīng)營合同檔案人員都持證上崗，讓他們了解與掌握必要的合同法律知識和簽約技巧，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責(zé)任感。

4 結(jié)束語

企業(yè)只有建立完善的經(jīng)營合同檔案管理制度，才能真正增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識和效益意識，從而有效提高企業(yè)經(jīng)營合同檔案的管理工作水平，最終提高企業(yè)的業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險(xiǎn)能力，依法與成功維護(hù)自身合法權(quán)益，不斷把企業(yè)做大做強(qiáng)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳彥均.分析企業(yè)的目標(biāo)經(jīng)營合同管理[J].低碳世界，2013（9）.

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