規(guī)范化管理在教育基建檔案管理中的作用

龔鑫

[摘 要] 教育基建檔案是經(jīng)過一定的記錄或者保存所形成的一種檔案，包括施工圖紙和文件等信息資料。例如：建筑、結(jié)構(gòu)、水電圖等施工圖紙，還包括前期文件、立項(xiàng)文件、合同文本、招標(biāo)文件、施工文件和竣工文件等文件資料，真實(shí)地反映和記錄了基層學(xué)校的建設(shè)過程，為基層學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供了重要的依據(jù)，奠定了良好的基礎(chǔ)。我國(guó)教育教學(xué)的改革和發(fā)展，對(duì)基建檔案管理的要求也不斷提高。在教育基建檔案管理的過程中，應(yīng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，適應(yīng)了新的基建檔案管理要求，促進(jìn)了我國(guó)教育基建檔案管理的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 規(guī)范化管理；教育基建；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 052

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）10- 0073- 02

教育基建檔案是檔案資料室部門管理中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，為基層學(xué)校在不同階段的建設(shè)項(xiàng)目提供了原始的憑證和依據(jù)。例如：基層學(xué)校在建設(shè)中的決策、修繕、拆并、使用和改造等。同時(shí)，教育基建檔案也是基層學(xué)校在進(jìn)行維權(quán)時(shí)候的依據(jù)。但是，目前建設(shè)方在進(jìn)行基建檔案管理的過程中，還存在一定的問題，需要采取有效的措施，加強(qiáng)規(guī)范管理，才能發(fā)揮重要的管理作用，促進(jìn)基層學(xué)校的發(fā)展。

1 教育基建檔案管理的特點(diǎn)

教育基建檔案是基層學(xué)校在不同階段進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的一項(xiàng)原始記錄和憑證，不僅具有一般檔案的特點(diǎn)，還具有自身獨(dú)特的一面。例如：教育基建檔案不僅具有原始記錄性、價(jià)值性和信息性等一般檔案的特點(diǎn)，還具有整體性、滯后性和實(shí)效性等。

1.1 教育基建檔案的整體性

教育基建檔案在建設(shè)的過程中，必須保證反映的客觀實(shí)體和基層學(xué)校在建設(shè)項(xiàng)目中的相同。建設(shè)方在基本建設(shè)項(xiàng)目的管理過程中，只有保證各個(gè)部分建設(shè)工程資料文件的完整性，才能保證教育基建檔案管理的完整性，形成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，發(fā)揮教育基建檔案管理中的重要作用，為基層學(xué)校的建設(shè)項(xiàng)目提供科學(xué)的依據(jù)。

1.2 教育基建檔案的實(shí)效性

實(shí)效性也是教育基建檔案的一種特點(diǎn)，在管理的過程中需要管理人員重視。教育基建檔案具有實(shí)效性特點(diǎn)，不僅可以在基層學(xué)校的科學(xué)研究和技術(shù)交流中應(yīng)用，提供良好的服務(wù)，也可以為基層學(xué)校在現(xiàn)實(shí)的建設(shè)和發(fā)展過程中，提供科學(xué)的依據(jù)和憑證，保證基層學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目的合理性。因此，在教育基建檔案的管理過程中，保證教育基建檔案的實(shí)效性，具有重要的意義和作用。

1.3 教育基建檔案的滯后性

教育基建檔案還具有滯后性的特點(diǎn)，在教育基建檔案的管理中具有一定的影響。因?yàn)橐话闱闆r下，基層學(xué)校基建項(xiàng)目的建設(shè)過程中，在竣工驗(yàn)收的時(shí)候，一些相關(guān)的驗(yàn)收資料可能還沒有全部整理好。所以，教育基建檔案管理人員在實(shí)現(xiàn)資料歸檔的過程中，必須等全部的驗(yàn)收工作完成之后才能實(shí)現(xiàn)。這種現(xiàn)象反映出教育基建檔案形成過程中，相對(duì)于教育建設(shè)工程項(xiàng)目完成時(shí)間的一種滯后性。

2 教育基建檔案規(guī)范管理中存在的問題

教育基建檔案在建設(shè)方和參建方的共同管理過程中，具有很大的利用價(jià)值，發(fā)揮了重要的作用。但是，長(zhǎng)期以來，一些建設(shè)方對(duì)于基建檔案的管理不夠重視，在收集、整理和歸檔的工作中，受到一些因素的影響，不能保證良好的工作效果，造成一些教育基建檔案資料的不完整，不利于基層學(xué)校以后的建設(shè)和發(fā)展。目前，基建檔案在建設(shè)和管理過程中，存在的主要問題包括以下幾方面。

2.1 規(guī)范管理中缺乏健全的管理體制

由于建設(shè)方在基建檔案管理的工作過程中，沒有建立相應(yīng)的基建檔案建設(shè)和管理制度，相應(yīng)的管理辦法也比較少，缺乏健全的管理體制，不利于基建檔案管理工作的順利實(shí)施，發(fā)揮有效的管理作用和效果。例如：某建設(shè)方在基建檔案的管理過程中，多家參建方的職責(zé)沒有得到明確的劃分，導(dǎo)致基建檔案管理人員在收集檔案信息資料和管理的過程中，產(chǎn)生了比較大的隨意性。而且，因?yàn)榻ㄔO(shè)方在基建檔案的建設(shè)和管理過程中，缺乏完善的管理體制，工作人員不能按照規(guī)章制度進(jìn)行工作，在工作的過程中，沒有可以參考的依據(jù)，管理效果并不明顯。

2.2 規(guī)范管理中的檔案管理認(rèn)識(shí)不足

在教育基建檔案的建設(shè)和管理過程中，檔案管理人員是十分關(guān)鍵的因素，在檔案的管理過程中發(fā)揮了重要的作用。但是，一些建設(shè)方和參建方的基建檔案管理部門和管理人員的檔案管理意識(shí)不足，不重視對(duì)基建檔案的管理。因?yàn)榛n案管理人員的檔案管理意識(shí)比較差，所以在具體的基建檔案管理工作中，收集檔案信息資料，進(jìn)行編制的時(shí)候，具有很大的隨意性。例如：基建檔案管理人員在管理檔案的過程中，隨意丟放基層學(xué)校建設(shè)工程的施工設(shè)計(jì)體制，對(duì)相關(guān)的信息資料保管不善，導(dǎo)致很多檔案信息資料產(chǎn)生了比較嚴(yán)重的污染，或者破舊不堪，不能保證教育基建檔案的完整性。

2.3 規(guī)范管理中管理人員素質(zhì)有待提高

教育基建檔案主要是建設(shè)方和參建方共同保存的項(xiàng)目建設(shè)中的重要資料和文件，內(nèi)容涉及到了建筑設(shè)計(jì)、施工、測(cè)繪和法律等不同相關(guān)專業(yè)的知識(shí)。所以，教育基建檔案管理人員在實(shí)施對(duì)基建檔案的管理的時(shí)候，應(yīng)該具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，針對(duì)不同的基建檔案內(nèi)容進(jìn)行分類管理，以便可以及時(shí)、迅速地進(jìn)行查閱。但是，目前很多建設(shè)方和參建方的基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都有待提高，不能熟練地掌握基建業(yè)務(wù)，而且對(duì)檔案知識(shí)知之甚少。在管理的過程中，建設(shè)方缺乏對(duì)各參建方管理人員的組織培訓(xùn)，導(dǎo)致基層學(xué)校建設(shè)工程項(xiàng)目的相關(guān)信息資料在完全實(shí)現(xiàn)竣工驗(yàn)收之后大量流失。

3 加強(qiáng)教育基建檔案管理的對(duì)策

針對(duì)上述問題，檔案資料部門在實(shí)施基建檔案管理的時(shí)候，需要采取有效的措施，加強(qiáng)教育基建檔案的規(guī)范化管理。教育基建檔案的管理工作，主要包括基建檔案的收集和歸檔、整理、保管、鑒定、利用和統(tǒng)計(jì)等。在教育基建檔案的管理工作中，加強(qiáng)規(guī)范化管理，基層學(xué)?？梢詮倪@6個(gè)方面分別實(shí)施。

3.1 加強(qiáng)規(guī)范管理——基建檔案的收集和歸檔

在教育基建檔案的管理過程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案信息資料的收集，主要是針對(duì)建設(shè)方和參建方在基本建設(shè)的項(xiàng)目中形成的全部的具有一定的保存價(jià)值的文件材料。在收集基建檔案資料的過程中，管理人員應(yīng)該有目的、有計(jì)劃地實(shí)現(xiàn)對(duì)一些比較零散文件和信息材料的接收和收集。一般情況下，基建檔案信息資料和文件材料的主要來源，包括上級(jí)主管部門和協(xié)作單位之間往來的一些文件材料、外單位編制的信息資料和現(xiàn)場(chǎng)記錄的信息資料等。例如：建設(shè)方和參建方對(duì)基建檔案的收集，主要包括上級(jí)相關(guān)部門比如教育局、發(fā)改委、規(guī)劃局、環(huán)保局、消防、衛(wèi)生和防雷等相關(guān)重要部門的紅頭批示和批復(fù)文件；可行性報(bào)告、施工許可證，還有造價(jià)咨詢合同、設(shè)計(jì)合同、財(cái)務(wù)監(jiān)理合同和招標(biāo)代理合同等原件，包括招標(biāo)一系列原件資料及招標(biāo)通知書等。施工合同、竣工驗(yàn)收單和環(huán)境檢測(cè)等材料和建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖和水電等設(shè)計(jì)圖紙，也是搜集的主要信息數(shù)據(jù)。

3.2 加強(qiáng)規(guī)范管理—— 基建檔案的整理和保管

基建檔案的工程項(xiàng)目在收集項(xiàng)目信息資料的時(shí)候，工作數(shù)量相對(duì)比較大。而且，檔案的信息資料也比較零碎。所以，教育基建檔案信息資料的整理工作具有一定的難度。在教育基建檔案的管理過程中，檔案管理工作人員實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的整理，主要是把基建檔案信息資料從零碎、無序到有序的處理過程?；n案的整理工作，主要是分類和編目?jī)蓚€(gè)方面。一般情況下，教育基建檔案在進(jìn)行分類的時(shí)候，首先按照的分類標(biāo)準(zhǔn)是工程項(xiàng)目的類別；然后也可以根據(jù)不同文件的性質(zhì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的分類。例如，教育基建檔案中文件，具有不同的種類，包括對(duì)文件初步設(shè)計(jì)和可行性研究、竣工的驗(yàn)收文件、設(shè)計(jì)文件和工程項(xiàng)目的施工管理文件等。檔案管理工作人員在全程對(duì)教育項(xiàng)目建設(shè)中的工程竣工驗(yàn)收和文件收集之后，可以利用卡片的形式實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)教育建設(shè)工程項(xiàng)目施工情況進(jìn)行著錄和編目，實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的完整保管。

3.3 加強(qiáng)規(guī)范管理——基建檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)

教育基建檔案的鑒定工作是檔案管理人員按照一定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)檔案資料的真實(shí)性和價(jià)值性進(jìn)行判定的一個(gè)過程。在教育基建檔案的管理過程中，做好基建檔案的鑒定工作，需要檔案管理人員樹立全面的觀點(diǎn)和歷史的觀點(diǎn)，保護(hù)具有重要價(jià)值的教育基建檔案，可以在一些突發(fā)事件的處理過程中，及時(shí)地采取有效的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。教育基建檔案的統(tǒng)計(jì)工作，主要是應(yīng)用數(shù)字的形式，分析基建檔案的數(shù)量、基本情況和管理數(shù)量的一種方法，有利于教育基建檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4 總 結(jié)

在教育基建檔案的管理過程中，還存在一定的問題，需要相關(guān)建設(shè)方、參建方全面了解教育基建檔案的特點(diǎn)，充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理的重要性，針對(duì)基建檔案管理中出現(xiàn)的問題，采取有效的措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的規(guī)范化管理，才能提高對(duì)教育基建檔案的管理水平，發(fā)揮基建檔案管理的重要作用。

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