高職文秘專業(yè)開設(shè)《辦公室實(shí)習(xí)》課程的思考

楊璐宇

摘要：高職文秘專業(yè)利用校內(nèi)行政機(jī)關(guān)辦公室資源，開設(shè)《辦公室實(shí)習(xí)》課程，是文秘專業(yè)搭建實(shí)習(xí)平臺(tái)的有效途徑。本文本人開課的個(gè)案，探索了高職文秘專業(yè)學(xué)生校內(nèi)實(shí)習(xí)的組織、管理、考核等問(wèn)題，并提出建議。

關(guān)鍵詞：文秘；辦公室；實(shí)習(xí)

秘書職業(yè)是一個(gè)對(duì)從業(yè)者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和能力要求較高的職業(yè)。開設(shè)文秘專業(yè)的各級(jí)各類學(xué)校都必須十分重視實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)的安排。我校開設(shè)了《辦公室實(shí)習(xí)》課程，利用校內(nèi)辦公機(jī)構(gòu)資源，鍛煉學(xué)生處理辦公室事務(wù)，解決文秘學(xué)生實(shí)習(xí)難的問(wèn)題。

一、現(xiàn)狀和原因

實(shí)習(xí)是在校學(xué)生的必經(jīng)階段，能夠提高能力、積累經(jīng)驗(yàn)、感知社會(huì)。但文秘專業(yè)的性質(zhì)和對(duì)工作環(huán)境的要求，實(shí)習(xí)往往面臨接收單位少、實(shí)習(xí)參與度低等困境。文秘專業(yè)學(xué)生實(shí)習(xí)和就業(yè)的平臺(tái)大多是中小企業(yè)，中小企業(yè)規(guī)模小，秘書崗位有限，一個(gè)小公司一般只能安排一兩個(gè)學(xué)生實(shí)習(xí)，學(xué)校要與數(shù)十個(gè)單位聯(lián)系，才能大致將學(xué)生安排完畢。依現(xiàn)狀看，與這么多個(gè)單位聯(lián)系并非易事，再退一步說(shuō)，即使某些單位接收了實(shí)習(xí)的學(xué)生，由于辦公室是一個(gè)單位對(duì)外的“窗口”，代表著單位的形象，又經(jīng)常接觸一些機(jī)密事項(xiàng)，實(shí)習(xí)生很難真正參與其中。

我校由于地處于縣級(jí)市，校外實(shí)習(xí)單位更不好找。學(xué)校曾花大力氣，探索出和酒店集團(tuán)合作培養(yǎng)、將學(xué)生大批量安排到外地企業(yè)實(shí)習(xí)等路子，囿于專業(yè)不對(duì)口，實(shí)習(xí)效果不盡理想。實(shí)習(xí)難己成為困擾文秘專業(yè)發(fā)展的一大難題。

二、解決的辦法

面對(duì)校外實(shí)習(xí)的困境，本著資源共享和資源利用最大化的原則，我校對(duì)秘書專業(yè)學(xué)生的實(shí)訓(xùn)方式融入了校內(nèi)實(shí)習(xí)的模式，開設(shè)《辦公室實(shí)習(xí)》課程，即將學(xué)生分批分組派到學(xué)校相關(guān)行政辦公室頂崗實(shí)習(xí)，請(qǐng)辦公室相關(guān)老師進(jìn)行指導(dǎo)。

三、課程的組織

（一）分組安排

我院共設(shè)有教學(xué)機(jī)構(gòu)如機(jī)電工程系等10個(gè)教學(xué)系部，每個(gè)系部都設(shè)置了辦公室，主要負(fù)責(zé)學(xué)生管理、網(wǎng)站更新、公文起草，資料歸檔等工作。行政機(jī)構(gòu)又分為組織宣傳部、團(tuán)委、學(xué)生處等8個(gè)部處，是學(xué)院行政綜合辦事機(jī)構(gòu)。

文秘班一般屬于小班教學(xué)。以我校為例，文秘班10級(jí)共有學(xué)生28名，安排實(shí)習(xí)比較方便。首輪實(shí)習(xí)，我選擇雜事多，工作繁瑣的行政部門和系部辦公室共5個(gè)，在取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持后，將全班同學(xué)分組，每組安排2到3名同學(xué)。第一周實(shí)習(xí)我親自帶隊(duì)，如在學(xué)院的組宣部，請(qǐng)部門主任盡量讓學(xué)生多參與各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)要求學(xué)生積極主動(dòng)。如撰寫新聞稿件，如被采用，則計(jì)入實(shí)習(xí)成績(jī)，以此提高學(xué)生的信息敏銳度。

（二）課程開設(shè)時(shí)間

學(xué)生在校內(nèi)實(shí)習(xí)，可以為校外實(shí)習(xí)甚至就業(yè)做好實(shí)習(xí)知識(shí)和技能的準(zhǔn)備。所以，筆者認(rèn)為，給高職文秘專業(yè)學(xué)生開設(shè)辦公室實(shí)習(xí)課程，安排在大三上學(xué)期比較合適，周課時(shí)為4課時(shí)，實(shí)習(xí)時(shí)間兩個(gè)月為宜。

（三）課程管理

校內(nèi)實(shí)習(xí)的課程不同一般的上課，教師不可能隨時(shí)都跟著身后督促學(xué)生，因此實(shí)習(xí)除了靠自覺外，還要有一些規(guī)章制度來(lái)規(guī)范學(xué)生行為。實(shí)習(xí)應(yīng)由專業(yè)教師帶隊(duì)，并負(fù)責(zé)聯(lián)系各部門指導(dǎo)老師，促進(jìn)師生的的交流溝通。為此，我制定了《〈辦公室實(shí)習(xí)〉課程教學(xué)大綱》、《〈辦公室實(shí)習(xí)〉課程分組名單》、《〈辦公室實(shí)習(xí)〉課程要求》文件，要求學(xué)生把自己當(dāng)成是科室的一名員工，守時(shí)勤學(xué)，舉止得體，做一個(gè)主動(dòng)為帶教老師提供服務(wù)的優(yōu)秀秘書。每次實(shí)習(xí)結(jié)束，自行打印固定格式的實(shí)習(xí)日志并認(rèn)真填寫，日志中要反映自己所做出的種種努力，不記流水賬。

四、課程評(píng)價(jià)

實(shí)習(xí)成績(jī)等級(jí)；分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格四個(gè)等級(jí)，實(shí)習(xí)成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)主體權(quán)重指標(biāo)為：部門帶教老師評(píng)價(jià)30%，學(xué)生自評(píng)20%，專業(yè)老師評(píng)價(jià)50%。專業(yè)老師評(píng)判學(xué)生實(shí)習(xí)的成績(jī)等級(jí)的依據(jù)為：實(shí)習(xí)日記、實(shí)習(xí)檢查、實(shí)習(xí)報(bào)告。

通過(guò)實(shí)習(xí)情況的各方反饋，全班在校實(shí)習(xí)的20余名同學(xué)總體表現(xiàn)積極，得到帶教老師的好評(píng)。

（一）值得肯定的地方：

1.對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極性高，具有高度責(zé)任感，從打掃辦公室，到擬寫文件，他們都樂(lè)于完成。

2.互幫互助，具有團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。她們?cè)谵k公室的工作大多是共同完成的，比如整理資料，文檔編輯，一起完成既節(jié)約了時(shí)間提高了效率，也減低了錯(cuò)誤的發(fā)生。

（二）不足之處：

1.秘書專業(yè)技能有待加強(qiáng)。學(xué)生還沒有真正接觸工作，基礎(chǔ)和經(jīng)驗(yàn)都不夠，工作中自然暴露出了很多問(wèn)題，如不能有效地利用辦公設(shè)備，所以任務(wù)完成時(shí)間較長(zhǎng)，有些比較小的辦公技巧，如用電子郵件發(fā)送多個(gè)文件時(shí)要打包等，也是在實(shí)踐中才了解到。

2.表達(dá)能力欠缺，無(wú)論是書面表達(dá)能力還是口頭表達(dá)能力都要提高，很多學(xué)生都沒能都精練地表達(dá)自己的想法和思考。

3.人際交往和溝通能力急需加強(qiáng)。據(jù)學(xué)生反映，因?yàn)槟懽有〉脑?，跟老師打交道還有點(diǎn)畏手畏腳。比如第一周我?guī)ьI(lǐng)各組同學(xué)到相應(yīng)部門實(shí)習(xí)，分配到組宣部實(shí)習(xí)的兩名女生平時(shí)很活潑，但是一進(jìn)部門單位，看到陌生的帶教老師，就手足無(wú)措。還有的在學(xué)院辦公室實(shí)習(xí)時(shí)，連電話響了都不敢接。諸如這類問(wèn)題，學(xué)生在日志均有反映，隨著和帶教老師的逐漸了解以及對(duì)實(shí)習(xí)的熟悉，第二周實(shí)習(xí)狀態(tài)有所好轉(zhuǎn)。

4.行為表現(xiàn)不夠積極主動(dòng)。不可否認(rèn)，部分同學(xué)在實(shí)習(xí)時(shí)沒有發(fā)揮主觀能動(dòng)性，導(dǎo)致自己在實(shí)習(xí)的時(shí)間內(nèi)感覺百無(wú)聊賴，“一張報(bào)紙看一上午”，盼望著帶教老師給自己一點(diǎn)事情做，或者“吩咐”自己“下班”。實(shí)習(xí)初期對(duì)情況不熟悉，尷尬時(shí)候難免出現(xiàn)，但是如果學(xué)生一直都覺得難以容入部門工作，這就有問(wèn)題了。筆者認(rèn)為，這是一個(gè)實(shí)習(xí)心態(tài)的轉(zhuǎn)變問(wèn)題，連新人都不是的實(shí)習(xí)生，絕對(duì)不能等著被安排被指導(dǎo)，而是應(yīng)化被動(dòng)為主動(dòng)，“做好該做的，尋找能做的”，主動(dòng)自主才是一個(gè)實(shí)習(xí)生成長(zhǎng)進(jìn)步最重要的東西。

總的來(lái)說(shuō)，《辦公室實(shí)習(xí)》這門課程讓學(xué)生實(shí)實(shí)在在得到了鍛煉。

五、課程反思

總的來(lái)說(shuō)，辦公室實(shí)習(xí)這門課程讓學(xué)生實(shí)實(shí)在在得到了鍛煉，對(duì)日后的專業(yè)學(xué)習(xí)和就業(yè)有了更具體的目標(biāo)，從而為將來(lái)邁入職場(chǎng)打下了基礎(chǔ)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，有些事項(xiàng)還可以改進(jìn)：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高質(zhì)量。一是轉(zhuǎn)變學(xué)生的慵懶作風(fēng)。一些學(xué)生在校內(nèi)實(shí)習(xí)時(shí)間觀念散漫，遲到和有事不請(qǐng)假現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。帶隊(duì)教師就要對(duì)他們進(jìn)行全面、細(xì)致、嚴(yán)格的實(shí)習(xí)教育，要及時(shí)批評(píng)甚至追究責(zé)任。二要轉(zhuǎn)變由學(xué)生到實(shí)習(xí)生的角色認(rèn)識(shí)，實(shí)習(xí)生需要謙遜而自信，勤奮而積極，真正給帶教老師以幫忙而非制造麻煩。第三還要轉(zhuǎn)變帶教老師的觀念。帶教老師要有較強(qiáng)的責(zé)任心，不怕麻煩，放手讓實(shí)習(xí)生去嘗試，并做好具體指導(dǎo)，保證學(xué)生的專業(yè)技能在實(shí)習(xí)期間有實(shí)質(zhì)性提高。

（二）定期總結(jié)，更進(jìn)一步。定期開展實(shí)習(xí)交流會(huì)，針對(duì)實(shí)習(xí)中出現(xiàn)的問(wèn)題，鼓勵(lì)學(xué)生爭(zhēng)取多鍛煉的機(jī)會(huì)不斷練習(xí)、反復(fù)實(shí)踐。如交流如何克服害羞的毛病，辦公室設(shè)備的使用等，提醒學(xué)生注意各個(gè)方面的細(xì)節(jié)，更好地完成實(shí)習(xí)。若能邀請(qǐng)辦公室的帶教老師來(lái)指導(dǎo)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行“腦部激蕩”和“現(xiàn)身說(shuō)法”，相信更能引起學(xué)生的實(shí)習(xí)激情和學(xué)習(xí)熱情。

（三）聯(lián)手共建，穩(wěn)定關(guān)系。要像對(duì)待校外實(shí)習(xí)基地一樣，加強(qiáng)與校內(nèi)實(shí)習(xí)科室的溝通與合作。校內(nèi)實(shí)習(xí)要得到更好的開展，務(wù)必得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持。因此，帶隊(duì)的專業(yè)教師有必要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋學(xué)生的實(shí)習(xí)情況，同時(shí)要與實(shí)習(xí)部門及帶教老師保持長(zhǎng)期的聯(lián)系，建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，聯(lián)手共建、齊抓共管，共同做好實(shí)習(xí)工作。