網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的學(xué)校檔案管理方法研究

崔潔

摘要：科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也逐步滲透到了學(xué)校檔案工作中。檔案管理工作是學(xué)校日常教學(xué)管理工作中的重要組成部分。在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，如何規(guī)范檔案管理、提高學(xué)校檔案管理工作效率、實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享已經(jīng)成為了重要研究課題。本文從學(xué)校檔案管理的意義入手，指出了當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，結(jié)合學(xué)校發(fā)展實(shí)際，分析了加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策，并提出了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下推進(jìn)學(xué)校檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境；學(xué)校；檔案管理

學(xué)校不同發(fā)展時(shí)期中的各項(xiàng)重大活動(dòng)、管理工作的重點(diǎn)、學(xué)生的成績(jī)、教學(xué)內(nèi)容以及學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃等等，都可以對(duì)其進(jìn)行檔案記錄、整理、存檔保管，以便學(xué)校日后更好的開(kāi)展工作。檔案管理工作的好壞直接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量與發(fā)展程度，檔案管理是促進(jìn)學(xué)?？茖W(xué)決策、實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)和培養(yǎng)人才的重要資料。在新時(shí)期，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作提出了更高要求。然而，當(dāng)前很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠重視，使檔案管理工作中存在很多缺陷。因而，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理方法的研究顯得尤為重要。

一、學(xué)校檔案管理的重要意義

學(xué)校對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以為日后學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作提供有利的信息數(shù)據(jù)支持。學(xué)校在建立和發(fā)展過(guò)程的各項(xiàng)工作都可通過(guò)檔案來(lái)進(jìn)行記錄，對(duì)當(dāng)時(shí)的情形能夠進(jìn)行清晰完整的記錄，并能夠保存下來(lái)，對(duì)學(xué)校日后的發(fā)展進(jìn)行有效的指導(dǎo)和借鑒[1]。學(xué)校對(duì)在教學(xué)管理過(guò)程中的工作，特別是一些有價(jià)值紀(jì)念性的事件都會(huì)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的記錄，為學(xué)校進(jìn)行“評(píng)優(yōu)選先”提供了資料參考，同時(shí)通過(guò)這些檔案資料可以更好的了解學(xué)校的精神風(fēng)貌和文化特點(diǎn)，能使人們對(duì)學(xué)校的建校歷史和教學(xué)水平進(jìn)行深刻的理解和分析。

學(xué)校檔案管理是支持學(xué)校順利開(kāi)展日常教學(xué)活動(dòng)的一項(xiàng)重要工作，尤其是在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在學(xué)校事務(wù)中起到的承上啟下的橋梁作用，同時(shí)也是學(xué)校繼往開(kāi)來(lái)、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的紐帶。學(xué)校檔案管理不僅僅是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，該項(xiàng)工作的好壞直接影響到學(xué)校其他各項(xiàng)工作能否順利開(kāi)展，是推動(dòng)學(xué)校工作發(fā)展的重要平臺(tái)。如果學(xué)校檔案管理工作未能有序開(kāi)展，就不能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)依據(jù)。只有加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，才能發(fā)揮出檔案管理的重要職能，對(duì)學(xué)校的教學(xué)工作提供方便的同時(shí)，加強(qiáng)監(jiān)督，推動(dòng)學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

當(dāng)前多數(shù)學(xué)校對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，管理觀念不強(qiáng)，往往把重點(diǎn)放在了學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施、師資隊(duì)伍建設(shè)等工作上，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作有足夠的認(rèn)識(shí)，只是簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理工作是對(duì)數(shù)據(jù)資料的搜集、保存和管理，與日常的文職性工作一樣，沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的要求和制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)[2]。檔案管理人員在每個(gè)學(xué)期的開(kāi)始或結(jié)束沒(méi)有認(rèn)真的進(jìn)行工作的總結(jié)與對(duì)接，相關(guān)管理者更沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）檔案管理制度不夠完善

由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠重視，因而與檔案管理工作有關(guān)的制度也沒(méi)進(jìn)行嚴(yán)格的制定，而已有的一些檔案管理制度也不夠健全，很多管理制度還停留在傳統(tǒng)檔案管理層面，沒(méi)有突顯出網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的特點(diǎn)，使得在新時(shí)期進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有制度來(lái)約束，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)可參考[3]。同時(shí)對(duì)檔案管理自身的工作也沒(méi)有明確的制度來(lái)保障，又因?yàn)樵跈n案管理工作過(guò)程中缺乏有效的監(jiān)督與檢查，檔案管理人員的責(zé)任心就會(huì)下降，執(zhí)行力會(huì)不強(qiáng)，最終導(dǎo)致檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件不及時(shí)整理、資料丟失、數(shù)據(jù)收集不全等現(xiàn)象。

（三） 信息化管理未能全方位滲透

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，智能化信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，然而在學(xué)校檔案管理中，信息化還未能及時(shí)得到普及。部分學(xué)校檔案管理中還沿用傳統(tǒng)的管理模式和方法，依然用手工的方式進(jìn)行檢索和收集。一些已經(jīng)使用網(wǎng)絡(luò)智能化進(jìn)行檔案管理的學(xué)校，在管理工作中也還存在一定缺陷，比如在整理、服務(wù)、檢閱等方面效率還很低下，很多資料檔案丟失不能及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。而且在一些硬件設(shè)施上，還存在設(shè)備老化、檔案管理室簡(jiǎn)陋等現(xiàn)象。有些院校雖然引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，但由于檔案管理人員專業(yè)技術(shù)的落后，也沒(méi)能建立起完善的信息化的檔案管理系統(tǒng)。

（四）檔案管理人員專業(yè)不強(qiáng)

通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案管理工作情況進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)多數(shù)學(xué)校的檔案管理崗位都是教師進(jìn)行兼職或者是臨時(shí)配備人員來(lái)進(jìn)行管理，一些學(xué)校根本沒(méi)對(duì)檔案管理設(shè)置專門的崗位和專業(yè)的管理人員。因而當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題就是缺乏專業(yè)化的檔案管理人員，而且檔案管理人員的能力有待提高。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的今天，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢(shì)，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，要求其掌握信息化管理的技能，并且要具有較高的服務(wù)與創(chuàng)新意識(shí)。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作

要做好學(xué)校檔案管理工作，首先就應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，形成嚴(yán)格檔案管理的強(qiáng)烈意識(shí)，確保檔案管理工作順利開(kāi)展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層作為學(xué)校發(fā)展的領(lǐng)路人，應(yīng)該提高思想認(rèn)識(shí)，以身作則，對(duì)檔案管理工作有足夠重視，要認(rèn)識(shí)到學(xué)校的檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要意義，把檔案管理工作納入到學(xué)校的重要工作中。同時(shí)要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，提高其對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而增強(qiáng)自己工作的責(zé)任心，提高執(zhí)行力，使其積極主動(dòng)地投入到檔案管理工作中來(lái)，與此同時(shí)要在學(xué)校中對(duì)《檔案法》進(jìn)行普及，至上而下的把檔案管理工作落實(shí)到學(xué)校發(fā)展的各個(gè)角落[4]。

（二）制度引領(lǐng)，完善檔案管理制度

健全的制度是確保一項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要保障，學(xué)校檔案管理同樣需要完善的制度來(lái)引領(lǐng)與規(guī)范。隨著學(xué)校的發(fā)展與壯大，學(xué)校里有很多活動(dòng)和事宜都需要進(jìn)行記錄和整理，使得學(xué)校的檔案管理工作也日趨復(fù)雜。只有建立起嚴(yán)格合理的制度，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做出詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)采取切實(shí)可行的措施對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和存檔。才能使檔案管理工作有序進(jìn)行。因而，在學(xué)校要積極響應(yīng)國(guó)家的方針政策，結(jié)合本校的教學(xué)發(fā)展實(shí)際，制訂出合理的檔案管理制度，推進(jìn)學(xué)校管理工作。

（三）注重培養(yǎng)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

學(xué)校的檔案管理人員每天要面對(duì)眾多的檔案信息，其個(gè)人素質(zhì)的高低對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范和效率具有重要的影響作用。所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，特別是在檔案管理朝著信息化管理的方向發(fā)展的今天，要提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，對(duì)檔案管理人員要進(jìn)行定期的技能培訓(xùn)，并鼓勵(lì)不斷對(duì)信息技能進(jìn)行創(chuàng)新，使學(xué)校檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。另外檔案管理人員盡量從對(duì)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)精通和熱愛(ài)的年輕人中進(jìn)行選拔和考核。努力打造出一支專業(yè)技能高、安全意識(shí)強(qiáng)、紀(jì)律嚴(yán)明、業(yè)務(wù)精通的新時(shí)代學(xué)校檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)[5]。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下推進(jìn)學(xué)校檔案管理的建議

（一）分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)資源共享

在學(xué)校的“教”與“學(xué)”的實(shí)踐過(guò)程中，逐漸形成了各種檔案。通常情況下，學(xué)校檔案主要包括了學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)考核檔案以及財(cái)務(wù)管理檔案等，又可繼續(xù)劃分為教學(xué)檔案與文書(shū)檔案兩大類。其中文書(shū)檔案在學(xué)校的行政工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，具有重要的保存價(jià)值，這些檔案文件是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層進(jìn)行決策、制定工作計(jì)劃與工作總結(jié)的主要依據(jù)[6]。無(wú)論是課堂教學(xué)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、學(xué)籍管理、教學(xué)設(shè)備還是師資培訓(xùn)等工作等都離不開(kāi)學(xué)校檔案管理工作，從而為教學(xué)科研提供更好的數(shù)據(jù)信息。因而在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，不僅僅停留在制度的表面，而是需要轉(zhuǎn)變思維模式，進(jìn)行深入研究，在檔案管理類（刪除）中采用分級(jí)的管理方式，積極推進(jìn)實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置。依據(jù)檔案管理現(xiàn)狀，仔細(xì)研究分析各種檔案的特點(diǎn)，采取具有針對(duì)性的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享。

（二）精細(xì)化管理，推進(jìn)檔案管理信息化

學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，需要按照制度原則來(lái)進(jìn)行精細(xì)化管理。統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理，可以按照學(xué)籍、教學(xué)、文書(shū)、聲像、財(cái)務(wù)和基建等來(lái)進(jìn)行分類整理，并要細(xì)化管理規(guī)則，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和完整性[7]。作為學(xué)校檔案的管理人員，一定要嚴(yán)格要求自己，全身心投入到工作中，改善服務(wù)態(tài)度，并要按照檔案的建立時(shí)間、內(nèi)容和性質(zhì)等做好檔案的分類，從而為檔案資料的管理與查詢提供方便。與此同時(shí)，管理人員要提高信息安全意識(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度開(kāi)展工作，防微杜漸，避免不利因素對(duì)檔案信息造成的損壞，確保檔案資料的完整性。另外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要注重信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的應(yīng)用，大力研發(fā)檔案檢索工具，增加現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引入，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率，促使檔案資源更好的為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)又為學(xué)校正常管理工作的順利開(kāi)展提供保障。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要對(duì)學(xué)校檔案管理工作有足夠重視。針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采取有效措施，完善檔案管理的規(guī)章制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，加大科技的投入，與時(shí)俱進(jìn)，突破創(chuàng)新，全面提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量與效率，發(fā)揮出檔案資源的作用，促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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