如何做好農(nóng)村水利工程建設(shè)檔案

何云芳　高金美

農(nóng)村水利工程檔案是指農(nóng)村水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。加強農(nóng)村水利工程建設(shè)檔案的管理，可有效促進農(nóng)村水利工程的建設(shè)質(zhì)量，提高已建或在建農(nóng)村水利工程的管理效率和力度。本文就農(nóng)村水利工程檔案管理的特點、作用、存在問題、管理方法進行探討。

目前，我國農(nóng)村正在新建很多小型農(nóng)村水利工程和高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田水利工程建設(shè)。這些農(nóng)村水利既有農(nóng)田灌溉、水產(chǎn)養(yǎng)殖等興利功能，又防洪減災(zāi)、促進農(nóng)業(yè)增產(chǎn)增收，確保國家糧食生產(chǎn)得以長效的安全發(fā)展。農(nóng)村水利事業(yè)蓬勃發(fā)展的同時形成了大量檔案，如何加強水利工程檔案管理是一個值得關(guān)注的問題。

一、農(nóng)村水利工程檔案的特點和作用

（一）高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田水利建設(shè)項目需要數(shù)年才能完成，而一般的小型泵站、鎮(zhèn)村組河道疏浚等工程，從施工建設(shè)到投入使用通常只要幾個月。由此水利工程檔案受到建設(shè)項目工程規(guī)模大小、工程施工周期長短的制約，導(dǎo)致相應(yīng)工程檔案的形成周期差異較大。

（二）水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，是開展水利規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災(zāi)等各項工作的重要依據(jù)。

（三）水利工程檔案的形成與收集歸檔涉及多家參建單位，需各參建單位通力合作。水利工程檔案資料包括各種技術(shù)文件資料和竣工圖紙及政府辦理的各種報批文件檔案資料，是水利工程竣工驗收的條件之一。水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。

三、農(nóng)村水利工程檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員不穩(wěn)定

農(nóng)村水利工程建設(shè)中，各參建單位檔案人員往往身兼多職，其他業(yè)務(wù)繁忙，缺乏檔案專業(yè)知識，而且頻繁換崗。許多單位由于人員配置及人力資源管理等原因，沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，由其他部門的人員進行該項工作，事實上，該類人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識及技能，或者對于資料并不熟悉，降低了檔案整理的效率及質(zhì)量。

（二）檔案與建設(shè)不同步

有些參建單位重工程建設(shè)、輕資料整理。特別是農(nóng)村小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，工程剛竣工就解散人員，造成檔案材料收集不全。參建單位資料管理沒有與工程建設(shè)同步進行，普遍都是在工程結(jié)束后才整理資料，所以，整理檔案完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性有所欠缺，甚至影響工程竣工驗收。

（三）、檔案資料收集不齊全

有些水利工程建設(shè)項目建設(shè)周期長、參建單位多，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，沒有相應(yīng)的檔案管理制度約束，稍有疏忽，就可能造成檔案資料收集不齊全現(xiàn)象。

（四）檔案資料不真實

少數(shù)施工企業(yè)對工程項目檔案資料的記錄和收集缺乏責(zé)任心，只重施工，不重檔案，形成的檔案不是在具體工作中隨時隨地的記錄，而是過后隨意編造，欲求蒙混過關(guān)。

（五）檔案管理不規(guī)范

水利工程檔案內(nèi)容豐富，形成主體復(fù)雜，編制人員素質(zhì)參差不同，因此檔案的編制質(zhì)量也高低有別。有的只滿足了竣工驗收的資料整理要求，沒有達到水利工程文件材料立卷歸檔管理辦法的要求；有的按個人理解進行資料整理，不符合水利工程檔案的管理要求。

四、對策和建議

（一）、建立健全檔案管理制度

各參建單位要明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定和完善工程檔案管理規(guī)章制度，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，健全文件材料的收集、整理、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等制度，強化責(zé)任管理。嚴(yán)肅對檔案管理工作中的違法違規(guī)行為的責(zé)任追究，按《檔案法》第五章“法律責(zé)任”條款的規(guī)定來約束責(zé)任行為。

（二）檔案與項目建設(shè)同步管理

把檔案管理要求納入到項目招標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工、試生產(chǎn)及生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)中去，落實在項目實施的全過程，真正實現(xiàn)檔案工作與項目建設(shè)工程同布置、同安排、同檢查的“三同時”要求，切實把工程檔案的編制任務(wù)落實到具體的崗位和有關(guān)人員，并且采取與經(jīng)濟利益掛鉤的措施，做到獎懲分明，以保證檔案的妥善保管和有效利用。水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段。

（三）、提高全員檔案意識、全程參與建檔

各參建單位搞好協(xié)作，解決檔案工作中的具體問題，使部門和單位之間、項目建設(shè)從業(yè)單位之間、項目建設(shè)各階段之間、檔案工作各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)運作，提高工程檔案工作的質(zhì)量和效率。

（四）、預(yù)防收集不全的措施

1.工程周期短、形成檔案材料快的工程采取追蹤收集法。檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。

2.建設(shè)周期長的工程采取分階段收集法。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，檔案人員密切與參建單位聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

3.適用于對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位采取強制性收集法，水利工程報建后，施工單位先交資料押金，待施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回押金，這對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位有一定的約束力，確保檔案資料不流失。

（五）、強化檔案監(jiān)督管理

有關(guān)部門和單位要按照相關(guān)法規(guī)和技術(shù)規(guī)范要求，層層落實檔案管理工作，項目建設(shè)過程全面推行自檢、互檢、交接檢三檢制和檔案驗收移交制，政府職能部門應(yīng)強化對項目全過程檔案管理工作的監(jiān)督。制定相應(yīng)的監(jiān)督機制，如建立專門的監(jiān)督小組，對檔案管理工作進行檢查，或者不定期核查檔案等，保障制度的落實到位，使之能夠真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（六）、對項目檔案的驗收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)

加強竣工后移交前檔案資料整理的檢查和督導(dǎo)工作、資料移交監(jiān)督工作。工程竣工驗收完成后，施工單位與建設(shè)單位要及時做好竣工資料的移交工作，并協(xié)助建設(shè)單位進行城建檔案館備案工作。這是保證項目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，按照工程建設(shè)項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設(shè)周期長的工程，應(yīng)分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤。搞好竣工資料整編工作，是加強水利工程建設(shè)質(zhì)量管理，做好施工質(zhì)量檢驗與評定的基礎(chǔ)性工作。

（七）、實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志，它包括以下幾方面： 保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段現(xiàn)代化，咨詢業(yè)務(wù)智能化等方面。要實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報送、傳遞，滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求。

五、結(jié)語

農(nóng)村水利工程建設(shè)檔案全面反映了工程建設(shè)的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護以及對擬建的同類工程設(shè)計建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，為農(nóng)村水利事業(yè)發(fā)展提供了極其寶貴的資料。因此，要科學(xué)系統(tǒng)地管理好水利工程檔案，做好農(nóng)村水利工程檔案的開發(fā)利用，更好地服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展大局。

（作者單位：226352江蘇省南通市通州區(qū)四安鎮(zhèn)人民政府、 南通市通州區(qū)四安鎮(zhèn)水利站）