淺析企業(yè)管理中ERP系統(tǒng)的有效應(yīng)用

焦智瑋

［摘要］ 作為重要的管理工具，ERP系統(tǒng)的實施是大勢所趨，具有廣闊的發(fā)展空間。經(jīng)歷了20多年的發(fā)展歷程，ERP系統(tǒng)理論和實踐體系逐步完善，但是應(yīng)當看到我國企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)的過程中還存在著許多問題和不足之處，需要理論及實務(wù)界進一步根據(jù)實際問題提供解決建議和理論支持。本文圍繞ERP系統(tǒng)，介紹了相關(guān)背景和必要性，重點分析了ERP系統(tǒng)實施績效，及ERP應(yīng)用中的風(fēng)險因素，并作了總結(jié)。

［關(guān)鍵詞］ ERP；系統(tǒng)；有效應(yīng)用

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 14. 033

［中圖分類號］F272.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）14- 0051- 031相關(guān)概述

企業(yè)資源計劃，簡稱ＥＲＰ是當前最受歡迎的企業(yè)管理工具之一，對于企業(yè)來講，科學(xué)應(yīng)用ＥＲＰ系統(tǒng)能夠有效整合企業(yè)流程，實現(xiàn)高效處理，將企業(yè)生產(chǎn)設(shè)計、物料計劃、財務(wù)管理、庫存管理、項目管理、人力資源管理等有機結(jié)合，并可以為企業(yè)管理者科學(xué)決策提供有效支持。正是基于此，ＥＲＰ系統(tǒng)對于保障企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展，滿足信息化發(fā)展需求具有重要的現(xiàn)實意義，而且ＥＲＰ系統(tǒng)在多個行業(yè)和領(lǐng)域取得了較大的成績，應(yīng)用的范圍也在不斷拓展。

ＥＲＰ系統(tǒng)實際上是集成化的軟件系統(tǒng)，通過這一系統(tǒng)可以實現(xiàn)對于組織內(nèi)部的各種功能模塊的管理和運作，對不同功能系統(tǒng)信息進行聯(lián)合和集成，保障管理的高效性。正是由于不同管理模塊之間的集成和聯(lián)合，克服了信息系統(tǒng)模塊獨立運行的局面，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入和不必要操作。由此，軟件企業(yè)對信息系統(tǒng)進行積極的高效整合，研發(fā)出能夠?qū)⒏鞣N不同的控制功能進行集成的信息系統(tǒng)。而且由于計算機硬件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，功能先進的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及高級的計算機硬件技術(shù)能夠為信息系統(tǒng)的有效整合提供充分的技術(shù)支撐，這都有助于企業(yè)獲取整合集成化的管理系統(tǒng)，構(gòu)筑ＥＲＰ系統(tǒng)。

2ＥＲＰ 應(yīng)用必要性分析

當前，經(jīng)濟全球化趨勢越來越明顯，全球范圍內(nèi)的信息化進程也逐步加快，在這一大背景下，企業(yè)的生存環(huán)境和發(fā)展空間都發(fā)生了較大的變化，在這其中不斷成熟的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不僅僅給企業(yè)的管理帶來了巨大的壓力，同時也為企業(yè)的日常管理創(chuàng)造了機會和條件，ＥＲＰ系統(tǒng)經(jīng)過近20年的發(fā)展，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)日常管理的高效化。ＥＲＰ系統(tǒng)可以應(yīng)用于企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)和不同階段，可以將企業(yè)的管理理念、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人力物力以及計算機軟硬件等各種相關(guān)資源進行有機整合，能夠為企業(yè)的發(fā)展運營注入新的活力和動機，它屬于先進的信息技術(shù)與先進的企業(yè)管理理念有機融合的產(chǎn)物。

在西方國家，ＥＲＰ系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，普及率也比較高。我國在ＥＲＰ系統(tǒng)的應(yīng)用上起步相對較晚，而且在實施ＥＲＰ系統(tǒng)過程中成功率有待進一步提高，同時我國企業(yè)在實施ＥＲＰ系統(tǒng)的過程中也常常存在著水土不服的現(xiàn)象，這些問題都制約著ＥＲＰ系統(tǒng)在企業(yè)管理中的有效應(yīng)用。

同時，信息技術(shù)自身具有一定的風(fēng)險性，這就使得企業(yè)在應(yīng)用ＥＲＰ系統(tǒng)的過程中也要及時關(guān)注到風(fēng)險因素。對于企業(yè)來講，ＥＲＰ系統(tǒng)的應(yīng)用是一個長期而且變化的過程，企業(yè)應(yīng)當結(jié)合自身實際和ＥＲＰ實施的不同階段，實施風(fēng)險防范和風(fēng)險控制，對實施過程中的各階段風(fēng)險及時地進行識別、分析和評估，以此來確保ＥＲＰ系統(tǒng)在企業(yè)管理中的有效應(yīng)用。

3ＥＲＰ系統(tǒng)實施的績效研究

企業(yè)實施ＥＲＰ系統(tǒng)應(yīng)當能夠從復(fù)雜的信息系統(tǒng)中獲取中長期的收益，這就需要企業(yè)的管理者及時評價投資項目，跟蹤監(jiān)督企業(yè)ＥＲＰ 信息系統(tǒng)的成本收益情況，并對企業(yè)的管理情況進行及時反饋，以此實現(xiàn)對企業(yè)信息系統(tǒng)的投資狀況進行及時合理的調(diào)整。對于企業(yè)的ＥＲＰ系統(tǒng)來講涉及的管理活動較為復(fù)雜，其運行狀態(tài)也比較多，這常會表現(xiàn)為ＥＲＰ系統(tǒng)在某一些方面的績效較弱，但是在其他方面的績效則比較顯著。例如ＥＲＰ系統(tǒng)的前端使用者可能會認為企業(yè)的系統(tǒng)不太容易操作使用，但是對于企業(yè)的管理者來講或許會認為企業(yè)ＥＲＰ系統(tǒng)能夠為企業(yè)的日常管理決策提供足夠的信息支撐和數(shù)據(jù)支持；又比如政府稅務(wù)機關(guān)部門在處理月末的財務(wù)結(jié)算等工作時利用ＥＲＰ系統(tǒng)會有較高的效率，但是這不能夠保證其在問題回款項目上也會有較大的效率提升。因此有必要運用績效管理辦法來對ＥＲＰ系統(tǒng)做出準確合理的評價分析，以此來科學(xué)判斷企業(yè)實施信息系統(tǒng)的效率和效益，為企業(yè)的合理決策管理提供支持?？偟膩碇v，對企業(yè)的ＥＲＰ系統(tǒng)實施績效管理是一個長期的宏觀研究角度，可以有效識別ＥＲＰ系統(tǒng)的使用績效，一次了解ＥＲＰ系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，及時應(yīng)對信息技術(shù)以及企業(yè)業(yè)務(wù)變化帶來的影響。

ＥＲＰ系統(tǒng)的績效識別研究應(yīng)當關(guān)注和描述企業(yè)的績效變化，并全面涵蓋企業(yè)運行的不同階段過程，比如要包含企業(yè)改進運營、強化企業(yè)的決策制定以及為企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標提供支持等，對各個階段過程的不同的績效表現(xiàn)都要詳細研究，挖掘其中的內(nèi)在聯(lián)系，實現(xiàn)企業(yè)ＥＲＰ系統(tǒng)的更為有效的管理過程。

企業(yè)研究分析ＥＲＰ系統(tǒng)應(yīng)用績效，需要對實施過程進行分階段描述，大致可以劃分為設(shè)計階段、實施階段以及穩(wěn)定階段系統(tǒng)的持續(xù)改進階段、轉(zhuǎn)化階段等。通過這幾個階段來定制處理ＥＲＰ系統(tǒng)模塊以較少對業(yè)務(wù)流程變化程度的影響，考慮企業(yè)自身實際與ＥＲＰ系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)性。同時，及時處理系統(tǒng)不協(xié)調(diào)和系統(tǒng)績效下滑的問題，調(diào)整處理相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)流程，確保它們跟新的信息系統(tǒng)相匹配，在此之后就可以根據(jù)需要對某一些信息模塊進行更新處理，保證其新功能的實現(xiàn)，只有這樣才能夠?qū)⒏涌旖莸姆?wù)提供給系統(tǒng)使用雙方，提升機動性以及靈活性能。

另外在對ＥＲＰ系統(tǒng)的使用績效研究上，也可以將研究的重點后移，淡化關(guān)注企業(yè)實施ＥＲＰ系統(tǒng)之后的財務(wù)表現(xiàn)上，而將重點分解到不同評價維度的預(yù)期收益上，比如組織收益、戰(zhàn)略收益、運營收益、架構(gòu)收益、管理收益等，通過這些不同的維度描述來分析企業(yè)實施系統(tǒng)后的不同方面預(yù)期績效和預(yù)期收益變化。

4ＥＲＰ系統(tǒng)有效實施的要素分析

ＥＲＰ系統(tǒng)的健康運行能夠及時應(yīng)對市場以及企業(yè)產(chǎn)品的變化，有效解決以前存在的難以解決的管理難題，實現(xiàn)對原先的不協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)以及離散業(yè)務(wù)的流程整合，重新規(guī)劃企業(yè)組織，提升管理效率，但是在實際運用中許多企業(yè)的ＥＲＰ系統(tǒng)卻難以發(fā)揮真實效用，達不到預(yù)期目標。在這其中，及時和準確識別在ＥＲＰ 系統(tǒng)實施中的關(guān)鍵因素對于保證ＥＲＰ系統(tǒng)的實施績效具有重要的意義。

（１）要有明確的企業(yè)戰(zhàn)略目標。這是企業(yè)實施ＥＲＰ系統(tǒng)績效的重要因素，目標設(shè)置是否合理直接關(guān)系著系統(tǒng)的實施績效大小。在這方面需要企業(yè)管理者設(shè)置合理的期望愿景以及明確的目標，清楚企業(yè)實施ＥＲＰ系統(tǒng)有什么目的，對企業(yè)來講哪些業(yè)務(wù)可以通過實施ＥＲＰ系統(tǒng)來提升管理效率，只有這樣才能進一步提升員工以及顧客的滿意度，同時也能夠促進企業(yè)跟供應(yīng)商之間的合作，準確定義戰(zhàn)略目標及企業(yè)預(yù)期。企業(yè)還需要通過設(shè)置合理的目標來實現(xiàn)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)之間的一致性，因此在實施ＥＲＰ系統(tǒng)之前明確目標對于提升實施績效具有重要意義。

（2）在實施ＥＲＰ系統(tǒng)過程中，需要根據(jù)環(huán)境的變化及時采取措施調(diào)整影響績效發(fā)揮的因素。因為在企業(yè)環(huán)境出現(xiàn)變化時候，很可能現(xiàn)有的系統(tǒng)環(huán)境以及業(yè)務(wù)環(huán)境難以及時適應(yīng)這些變化，導(dǎo)致系統(tǒng)之間的配合和銜接出現(xiàn)失誤和偏差，進而影響到整體的運行效率和效益，因此有必要對是否作出調(diào)整、何時作出調(diào)整以及如何做出調(diào)整等進行科學(xué)研究分析，針對變化環(huán)境所產(chǎn)生的需求，提供科學(xué)合理的處理方案，對實施過程進行全程管理，這對于ＥＲＰ系統(tǒng)的成功實施具有關(guān)鍵作用。

（3）強有力的企業(yè)團隊合作，這是成功實施ＥＲＰ系統(tǒng)的重要支撐。企業(yè)可以設(shè)立ＥＲＰ項目小組，通過項目小組的設(shè)立來設(shè)計并實施企業(yè)ＩＴ系統(tǒng)。他們需要整合分散的知識，實現(xiàn)企業(yè)資源與信息的有機整合和結(jié)合，以此來為企業(yè)的各個部門提供各項資源和信息，并制訂ＥＲＰ運行的方案，合理安排項目的總體運營時間，分配各職工的職責(zé)分工。正是基于此，ＥＲＰ實施團隊是否有力之間關(guān)系著信息系統(tǒng)的運行效率和管理效益。

5ＥＲＰ系統(tǒng)有效應(yīng)用中的風(fēng)險管理

風(fēng)險一般是指不確定的可能發(fā)生的客觀體現(xiàn)，風(fēng)險自身是客觀存在的也是不確定的。企業(yè)在應(yīng)用ＥＲＰ系統(tǒng)過程中就存在著不少風(fēng)險，能否有效管理和控制這些風(fēng)險因素是企業(yè)ＥＲＰ系統(tǒng)管理的一個關(guān)鍵性問題。對于企業(yè)的ＥＲＰ系統(tǒng)實施項目而言，風(fēng)險大致可以分為外部風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、實施風(fēng)險等。

外部風(fēng)險一般包含了經(jīng)濟風(fēng)險、社會風(fēng)險、政治風(fēng)險、法律風(fēng)險以及其他的外部風(fēng)險等。例如企業(yè)在經(jīng)濟低迷的情況下，可能會推遲或者取消在ＥＲＰ項目上的投資、削減項目經(jīng)費等。又如ＥＲＰ軟件供應(yīng)商在業(yè)務(wù)目標轉(zhuǎn)移或者經(jīng)營不善情況下難以為ＥＲＰ系統(tǒng)繼續(xù)提供服務(wù)支持等都可能會對企業(yè)ＥＲＰ實施帶來較大的風(fēng)險。

技術(shù)風(fēng)險也是企業(yè)實施ＥＲＰ系統(tǒng)過程中所遇到的重要風(fēng)險因素，技術(shù)風(fēng)險包括ＥＲＰ系統(tǒng)選型風(fēng)險、系統(tǒng)及信息的安全風(fēng)險、ＥＲＰ系統(tǒng)的協(xié)調(diào)、升級、維護等。ＥＲＰ系統(tǒng)選型對于企業(yè)有效實施系統(tǒng)管理具有重要意義，所選型的系統(tǒng)不僅要滿足前期的使用要求，還能夠?qū)崿F(xiàn)在發(fā)展過程中的不斷完善以及增加新的模塊或者是系統(tǒng)的調(diào)整升級。這就要求實施信息化管理的企業(yè)都要跟所選型的系統(tǒng)之間相互銜接。

企業(yè)在實施ＥＲＰ系統(tǒng)過程中的風(fēng)險相對較難有效控制。這需要管理者明確自身的實施策略，重點關(guān)注企業(yè)的資金風(fēng)險，強化對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的合理設(shè)計及重組，關(guān)注企業(yè)的項目實施進度，強化ＥＲＰ項目實施隊伍建設(shè)，及時有效地合作及溝通，這樣可以有效強化對企業(yè)的實施風(fēng)險進行管理控制。

6結(jié)語

總的來講，在信息化浪潮的大背景下，ＥＲＰ系統(tǒng)的實施是大勢所趨，具有廣闊的發(fā)展空間。盡管經(jīng)歷了２０多年的發(fā)展歷程，ＥＲＰ系統(tǒng)理論和實踐體系逐步完善，但是應(yīng)當看到我國企業(yè)在實施ＥＲＰ系統(tǒng)的過程中還存在著許多問題和不足之處，需要理論及實務(wù)界進一步根據(jù)實際問題提供解決建議和理論支持。企業(yè)管理層也需要結(jié)合自身的ＥＲＰ系統(tǒng)實施績效，分析企業(yè)績效在不同階段的不同特點，立足于企業(yè)ＥＲＰ實施中的非技術(shù)因素以及技術(shù)因素，實現(xiàn)企業(yè)ＥＲＰ 系統(tǒng)實施過程中系統(tǒng)與組織之間的相互配合協(xié)作。并針對ＥＲＰ應(yīng)用中的風(fēng)險因素，強化風(fēng)險識別以及風(fēng)險分析，同時強化風(fēng)險評估、風(fēng)險監(jiān)督、風(fēng)險控制等環(huán)節(jié)進行控制，針對不同階段的不同風(fēng)險進行識別評估，充分發(fā)揮ＥＲＰ 系統(tǒng)在提升企業(yè)管理水平和管理效率方面的效能。

主要參考文獻

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