企業(yè)榮譽(yù)檔案管理初探

郝偉斌

[摘 要] 本文在對企業(yè)榮譽(yù)檔案的概念、作用、功能進(jìn)行論述的基礎(chǔ)上，提出了企業(yè)榮譽(yù)檔案收集、整理、保管及開發(fā)利用的具體方法和策略。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)集團(tuán)；榮譽(yù)檔案；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 073

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0125- 02

1 企業(yè)榮譽(yù)檔案的概念

本文認(rèn)為企業(yè)榮譽(yù)檔案是指企業(yè)（包括企業(yè)和企業(yè)員工）在研發(fā)、生產(chǎn)、管理、服務(wù)等各項活動中受到上級部門、友好單位及社會知名人士的獎勵、表彰與稱贊所獲得的榮譽(yù)稱號、證書、證明、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗、勛章、獎?wù)?、相冊、圖片、領(lǐng)導(dǎo)人或名人題詞、題字及金屬牌匾等形式獲得各級機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體及個人頒發(fā)或贈與的具有保存和利用價值的實物及文件材料，是真實反映企業(yè)集團(tuán)在各個歷史時期取得的榮譽(yù)、業(yè)績、資格的有效證明。

企業(yè)榮譽(yù)檔案是企業(yè)集團(tuán)在一定時期內(nèi)各項工作成績和工作水平的見證，是集體和個人事業(yè)成功的歷史見證和自身榮譽(yù)的充分展示，是集體和個人政績、業(yè)績的真實記錄，是榮譽(yù)擁有者汗水與智慧的結(jié)晶。同時，榮譽(yù)實物檔案作為檔案的一種特殊載體和形態(tài)，又是其他相關(guān)檔案的有益補(bǔ)充和佐證，能有效地豐富檔案信息資源。

企業(yè)榮譽(yù)檔案對企業(yè)集團(tuán)除了檔案基本價值之外，還具有記錄企業(yè)榮譽(yù)、表揚(yáng)先進(jìn)、鼓舞士氣、倡導(dǎo)新風(fēng)的作用，同時再現(xiàn)企業(yè)輝煌的業(yè)績，是企業(yè)發(fā)展的歷史見證。企業(yè)榮譽(yù)實物檔案對企業(yè)文化的發(fā)展具有不可忽視的作用。

2 企業(yè)榮譽(yù)檔案的收集

2.1 收集方法

檔案管理部門要注意定期收集與平時收集相結(jié)合。在抓好平時收集和登記工作的同時，應(yīng)及時掌握企業(yè)集團(tuán)的各種獲獎信息，以便完整收集企業(yè)榮譽(yù)實物檔案。另外，建立檔案收集網(wǎng)絡(luò)， 及時提醒和督促業(yè)務(wù)部門完成平時的收集歸檔工作，及時做好獲獎信息登記和文書與實物的收集，定期收集歸檔，移交到檔案室。此外，員工個人獲獎情況向部門申報，然后部門定期進(jìn)行統(tǒng)計， 并由檔案室與相應(yīng)管理部門共同完成對獲獎文書與實物的復(fù)印、拍攝照片存檔等收集工作。

拓展榮譽(yù)檔案收集渠道，強(qiáng)化企業(yè)榮譽(yù)實物檔案信息資源收集工作。首先依據(jù)企業(yè)集團(tuán)大事記收集榮譽(yù)實物檔案，按照檔案收集的制度進(jìn)行簡單整理，著錄后將榮譽(yù)實物檔案拍成數(shù)碼照片，作為企業(yè)榮譽(yù)實物檔案館藏資源保存。其次是利用企業(yè)主頁平臺，跟蹤掌握企業(yè)集團(tuán)重大活動、重要事件、重點項目的線索，及時收集相關(guān)實物檔案、圖片資料及錄像等榮譽(yù)實物檔案。再次充分利用檔案館（室）藏資源，及時整理榮譽(yù)實物檔案實物部分和文件部分，以此豐富企業(yè)榮譽(yù)實物檔案館藏資料。最后檔案管理部門要與各相關(guān)單位及榮譽(yù)實物檔案產(chǎn)生的組織和團(tuán)體保持充分的溝通與交流，及時了解公司員工和部門參與的重大活動情況，以保證企業(yè)榮譽(yù)實物檔案信息的真實性和完整性。

2.2 收集范圍

黨的十八大提出“深化國有企業(yè)改革，完善各類國有資產(chǎn)管理體制”。隨著國有企業(yè)深化改革和民營企業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)產(chǎn)生的企業(yè)榮譽(yù)實物檔案的種類和數(shù)量也在不斷變化，因此，企業(yè)榮譽(yù)實物檔案的收集和歸檔范圍面臨優(yōu)化的改進(jìn)。

現(xiàn)代企業(yè)的活動范圍在不斷擴(kuò)大，榮譽(yù)實物檔案形成的種類和數(shù)量也在不斷增加，進(jìn)一步擴(kuò)充企業(yè)榮譽(yù)實物檔案的收集和歸檔范圍。國家檔案局10號令出臺后，對企業(yè)檔案管理工作提出更加詳細(xì)的規(guī)范。以某設(shè)計院有限公司為例：①上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的榮譽(yù)類，如集團(tuán)公司頒發(fā)榮譽(yù)類、中國建筑業(yè)協(xié)會頒發(fā)設(shè)計類獎項；②上級工會、團(tuán)組織等組織的各項競賽活動獲獎類，如集團(tuán)公司頒發(fā)的先進(jìn)組織和個人獎項；③友好單位、團(tuán)體贈送的錦旗、牌匾等，如中國煙草有限公司贈送的“優(yōu)秀工程咨詢勘察設(shè)計單位”榮譽(yù)類；④企業(yè)員工個人獲得的市級以上榮譽(yù)及獎項、科研創(chuàng)新獲獎類。

另外，企業(yè)員工的個人獲得的獎杯、獎狀、獎?wù)?、證書等榮譽(yù)檔案尊重個人意見進(jìn)行收集，檔案管理部門對愿意讓公司統(tǒng)一保管的個人榮譽(yù)檔案進(jìn)行原件保存，對于企業(yè)員工自己保存的榮譽(yù)檔案采取征集復(fù)印件或拍攝照片形式進(jìn)行保存。

3 企業(yè)榮譽(yù)檔案的整理與保管

3.1 企業(yè)榮譽(yù)檔案的整理

企業(yè)榮譽(yù)實物檔案的整理和其他類型檔案整理工作一樣，要遵循檔案的自然形成規(guī)律進(jìn)行科學(xué)化的整理，此外，由于企業(yè)榮譽(yù)實物檔案形狀、大小、材質(zhì)不同的特點造成了實物檔案整理的復(fù)雜性。

實物檔案可先按照實物類型進(jìn)行分類，如獎狀證書紙質(zhì)類、獎杯類、牌匾類等。同一類型的實物檔案按時間順序進(jìn)行排列，時間相同情況下再根據(jù)其內(nèi)容的重要程度進(jìn)行排列。同類型實物檔案以件為單位，按收集的先后順序編制相應(yīng)流水號。其次每件企業(yè)榮譽(yù)實物檔案均在其實體上粘貼與目錄信息相對應(yīng)的標(biāo)簽，標(biāo)簽相當(dāng)于實物檔案的身份證明，上面記錄著實物檔案的名稱、背景、事由、形成時間等信息，以便保管和利用。最后是企業(yè)榮譽(yù)實物檔案目錄的編制，主要包括檔號、獲獎單位、授予部門、榮譽(yù)稱號、獲獎時間和備注等。

3.2 企業(yè)榮譽(yù)檔案的保管

企業(yè)榮譽(yù)檔案以其形狀的特殊性、材質(zhì)的多樣性、利用的頻繁性，給榮譽(yù)實物檔案的安全保管帶來了巨大的挑戰(zhàn)。對于榮譽(yù)實物檔案的安全保管，首先要考慮實物檔案載體的特殊性，如按形狀可分為獎杯類、牌匾類、錦旗類、證書類等，按材質(zhì)可分為金屬類、玻璃類、紙質(zhì)類、布質(zhì)類等，另外還有形狀大小不一等特點。因此保管榮譽(yù)實物檔案的柜架也要與文書檔案也要有所區(qū)別，應(yīng)陳列在特別制作的儲藏柜中，儲藏柜應(yīng)具有直觀易見，方便存放和查找，便于展覽，又具有防光，防潮、防蟲、防腐、防塵、防火、防鼠等特點。

企業(yè)榮譽(yù)實物檔案安全問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：①企業(yè)榮譽(yù)實物檔案破損，例如，存放時沒有專業(yè)的柜臺擺放產(chǎn)生擠壓、利用時沒有合理搬運(yùn)產(chǎn)生碰撞、劃傷等現(xiàn)象。②企業(yè)榮譽(yù)實物檔案生銹、臟污等。③電子榮譽(yù)檔案介質(zhì)受損，數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。因此，對于榮譽(yù)實物檔案較多的企業(yè)集團(tuán)應(yīng)建立獨立的榮譽(yù)實物檔案庫房。榮譽(yù)實物檔案上架可以按照年度和載體分類進(jìn)行排列，其中獎狀證書資質(zhì)類一般平放于柜中，但不能疊放以免損壞，亦可以豎放于柜上；錦旗類應(yīng)掛或疊放在柜中；獎杯可按照大小依次豎放于柜中；牌匾類一般豎放為宜。同時，榮譽(yù)實物檔案要保持整體的美觀和整齊，展現(xiàn)出企業(yè)榮譽(yù)實物檔案代表企業(yè)形象的一面。另外，由于榮譽(yù)實物檔案利用頻繁并對外開放，容易損壞或遺失，企業(yè)集團(tuán)可將展出榮譽(yù)實物檔案制作成復(fù)制品，以保護(hù)榮譽(yù)實物檔案原件的安全。

4 企業(yè)榮譽(yù)實物檔案開發(fā)與利用

企業(yè)榮譽(yù)檔案的開發(fā)和利用是企業(yè)榮譽(yù)檔案管理的核心。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的不斷更新，檔案的利用者利用檔案時也提出了更高的要求，他們不再是僅僅為了查找資料而進(jìn)入檔案閱覽室，同時他們還追求體驗式服務(wù)。因此，要提高企業(yè)榮譽(yù)實物檔案服務(wù)工作，就要了解企業(yè)榮譽(yù)實物檔案開發(fā)和利用的現(xiàn)狀和問題。

4.1 建設(shè)館藏展廳

榮譽(yù)實物檔案展廳建設(shè)是實物檔案開發(fā)和利用工作的重心之一。傳統(tǒng)理論認(rèn)為，陳列是在一定空間內(nèi)，以文物標(biāo)本為基礎(chǔ)，配合適當(dāng)?shù)妮o助展品，按照一定的主題、序列和藝術(shù)形式組合成的進(jìn)行直觀教育、傳播文化科學(xué)信息和提供審美欣賞的展品群體。下面介紹一下榮譽(yù)實物檔案館藏展廳建設(shè)工作步驟。

（1）前期的策劃。企業(yè)集團(tuán)可以根據(jù)自身需要設(shè)立展廳的大小的展覽時間的長短。有條件的企業(yè)集團(tuán)可以設(shè)立專門的展廳，把其他類型的實物和企業(yè)榮譽(yù)實物檔案作為展廳的主題內(nèi)容，以此為窗口展示企業(yè)文化。其他企業(yè)可以采取短期展覽形式，以滿足企業(yè)檔案材料展覽的需要，榮譽(yù)實物檔案以原件和照片以及二者相結(jié)合的形式進(jìn)行展示。

（2）展品的挑選。根據(jù)展廳的主題確定實物展品或展品的復(fù)制品。在挑選展品時盡量選出能記錄企業(yè)成長、體現(xiàn)企業(yè)特色、反映企業(yè)實力和企業(yè)品牌優(yōu)勢的實物檔案。

（3）展廳的布置。展廳的布置是展廳建設(shè)的重要一環(huán)，主要是分解主題內(nèi)容，設(shè)計展區(qū)、展臺和展板工作。主題分解主要按企業(yè)發(fā)展階段、項目、產(chǎn)品、區(qū)域和檔案載體類型劃分，盡量找出它們之間的歷史關(guān)系、邏輯關(guān)系。

（4）效果統(tǒng)計和及時調(diào)整。檔案工作人員要做好參觀展廳人員統(tǒng)計工作和意見反饋工作，根據(jù)反饋意見和人員統(tǒng)計進(jìn)行科學(xué)的分析，并對展廳的布置和展品進(jìn)行微調(diào)。

4.2 設(shè)計虛擬展廳

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)和移動終端成為除傳統(tǒng)傳媒（電視、報紙、雜志等）之外人們獲得信息的新途徑。檔案部門作為企業(yè)集團(tuán)信息資源的窗口之一，要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)做好企業(yè)信息的傳遞工作，為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。建設(shè)企業(yè)榮譽(yù)實物檔案網(wǎng)上展廳是將館內(nèi)榮譽(yù)實物檔案進(jìn)行有計劃、有步驟的信息化和數(shù)字化，通過網(wǎng)站展示檔案服務(wù)的榮譽(yù)實物檔案開發(fā)利用方式。其步驟可分為以下幾個方面。

（1）廣泛征集：實物檔案的收集工作是館藏資源提供利用和服務(wù)的起點和基礎(chǔ)。受企業(yè)榮譽(yù)實物檔案管理模式的限制，一部分實物檔案原件散存在不同部門及公司員工手中，這些因素都會影響榮譽(yù)實物檔案的收集工作。檔案管理部門首先進(jìn)行了廣泛的征集工作，以此來豐富館藏資源，奠定榮實物檔案展廳建設(shè)的基礎(chǔ)。

（2）分類、鑒定：首先對企業(yè)館藏榮譽(yù)實物檔案進(jìn)行有序分類、真?zhèn)魏蛢r值鑒定，找出實物檔案的內(nèi)在聯(lián)系和邏輯關(guān)系，進(jìn)行重新編號整理。對于榮譽(yù)實物檔案的鑒定一般可以和紙質(zhì)文件進(jìn)行核對以及與相關(guān)組織團(tuán)體及個人進(jìn)行核對。

（3）修復(fù)：由于榮譽(yù)實物檔案與紙質(zhì)檔案的外形和屬性差別較大，榮譽(yù)實物檔案保管要求條件比較苛刻，利用頻繁等因素會使一些榮譽(yù)實物檔案受到不同程度的損壞。為了使網(wǎng)上展示達(dá)到更好的效果，拍照之前應(yīng)對榮譽(yù)實物檔案進(jìn)行清潔和修復(fù)。在清潔和修復(fù)的過程中要按照科學(xué)的方法，以保證榮譽(yù)實物檔案的原始性。

（4）拍照、后期處理：對經(jīng)過鑒定和修復(fù)等待展示的榮譽(yù)實物檔案根據(jù)目錄認(rèn)真核對，并依據(jù)新編制的編號進(jìn)行逐一拍照。由于拍照的效果直接影響榮譽(yù)實物檔案在網(wǎng)上展示的效果，拍照時應(yīng)從專業(yè)的角度進(jìn)行拍攝。在對拍攝后的照片利用相應(yīng)軟件進(jìn)行后期處理，已達(dá)到更好的展示效果。

（5）網(wǎng)頁制作：網(wǎng)頁制作是榮譽(yù)實物檔案網(wǎng)上展廳建設(shè)的重要一環(huán)，網(wǎng)頁制作的優(yōu)良直接影響展廳的效果。企業(yè)榮譽(yù)實物檔案網(wǎng)上展廳網(wǎng)頁一般內(nèi)嵌于企業(yè)集團(tuán)的官方主頁中。在網(wǎng)頁中展示圖片也可以以超鏈接的格式存在，瀏覽者可以點擊圖片了解榮譽(yù)實物檔案的詳細(xì)資料。由于館藏實物檔案種類繁多，在網(wǎng)頁中查詢時可以設(shè)置不同的索引方式，如目錄索引、快捷窗口索引等。

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