中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)淺談

寇佩佩 張素瑩 韓利凱

【摘要】本文對中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從建設(shè)整體目標(biāo)和原則、技術(shù)規(guī)劃和架構(gòu)、安全策略等方面進(jìn)行了分析和探討，以期為中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)提供參考。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè);辦公自動(dòng)化系統(tǒng);設(shè)計(jì)

1.引言

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，從而實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的[1]。

2.OA系統(tǒng)的整體目標(biāo)和建設(shè)原則

（1）實(shí)現(xiàn)為管理者、決策者提供多業(yè)務(wù)、多視角、多種展現(xiàn)方式的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)、分析、監(jiān)測數(shù)據(jù)。

（2）提供符合項(xiàng)目管理要求的項(xiàng)目管理模型，重點(diǎn)突出項(xiàng)目的人員、知識文檔、進(jìn)度、計(jì)劃、匯報(bào)、問題等方面，且以靈活、方便的系統(tǒng)操作方式減輕管理中的復(fù)雜度。

（3）滿足人力資源部對于人事管理的要求，解決人員的薪酬、社保、考勤、培訓(xùn)等管理問題，實(shí)現(xiàn)人事信息的資源互通共享。

（4）以流程為驅(qū)動(dòng)、以內(nèi)置業(yè)務(wù)規(guī)則為簡化操作、以輔助信息提示為決策依據(jù)、以標(biāo)準(zhǔn)的接口規(guī)范為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互通的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)與康明斯其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接的接口集成。

（5）系統(tǒng)性。從整個(gè)系統(tǒng)的角度進(jìn)行考慮，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，代碼編寫標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集滿足數(shù)出一處，全局共享，一次輸入，多次利用。

（6）先進(jìn)性。采用先進(jìn)、成熟的信息技術(shù)，在保證系統(tǒng)滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)功能需求的同時(shí)，為將來的功能需求提供可擴(kuò)展的框架。

（7）可擴(kuò)展性。采用面向?qū)ο蟮脑O(shè)計(jì)思路和開發(fā)技術(shù)，通過構(gòu)件化的設(shè)計(jì)，保證在用戶的需求發(fā)生變化和增加時(shí)，使系統(tǒng)的修改量減到最小，有效管控需求變更。

（8）靈活性。系統(tǒng)具有較好的開放性和結(jié)構(gòu)的可變性，采用模塊化結(jié)構(gòu)，提高各個(gè)模塊的獨(dú)立性，減少模塊間的數(shù)據(jù)偶合，使各模塊間的數(shù)據(jù)依賴減至最低限度。

（9）開放性。系統(tǒng)為企業(yè)目前使用的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供接口，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和外圍系統(tǒng)，按照接口規(guī)范進(jìn)行互連互通。

（10）安全與保密性。系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮安全性和保密性，提供數(shù)據(jù)權(quán)限管控、單據(jù)附件保密控制等功能，從而確保數(shù)據(jù)的安全和保密。

3.OA系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)劃和整體技術(shù)架構(gòu)

（1）系統(tǒng)部署方式。系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一集中部署，可以使分布在不同區(qū)域的人在同一個(gè)平臺(tái)上工作。為了保證數(shù)據(jù)在公網(wǎng)上傳輸?shù)陌踩?，系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)加密機(jī)制，保證數(shù)據(jù)傳輸時(shí)的絕對安全。

（2）用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器分布部署確保安全性。應(yīng)用服務(wù)器相對面向使用者容易受到威脅，分開后對數(shù)據(jù)起到保護(hù)作用，一但應(yīng)用服務(wù)器出現(xiàn)問題數(shù)據(jù)還是完好的。

整體架構(gòu)如圖1所示，采用分層的技術(shù)架構(gòu)使得部署非常靈活，便于對系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和擴(kuò)展，可以快捷、穩(wěn)定地滿足客戶的需要。

對于中小型企業(yè)，分開的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和WEB應(yīng)用服務(wù)器，可以很好滿足需要，而對于大型企業(yè)，服務(wù)器群集，可以根據(jù)系統(tǒng)負(fù)載，靈活地增加服務(wù)器數(shù)量，始終保持系統(tǒng)的高性能、高可用性[2]。分層的技術(shù)架構(gòu)，更加方便實(shí)現(xiàn)集成。集成可以在數(shù)據(jù)庫級、數(shù)據(jù)庫訪問層、業(yè)務(wù)邏輯層、用戶界面層等級別實(shí)現(xiàn)集成。對于不同企業(yè)、不同應(yīng)用來說，靈活的集成策略，可以有效地降低企業(yè)集成的成本，提升集成的成功率。

圖1 分層的技術(shù)架構(gòu)

4.OA系統(tǒng)的安全策略

如何在系統(tǒng)安全性上給與保證，是系統(tǒng)能否成功應(yīng)用的關(guān)鍵。系統(tǒng)借用FORP平臺(tái)中成熟的安全策略，通過以下三種方式保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和保密：

（1）用戶名和密碼

這種方式是一般的系統(tǒng)安全策略，通過用戶名和登錄密碼進(jìn)行安全確認(rèn)。

（2）動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼

在網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)發(fā)展迅猛的今天，很多破解軟件能夠利用軟件機(jī)器人進(jìn)行密碼比對破解。因此，如果網(wǎng)絡(luò)外圍安全措施不到位的情況下，一般的用戶名和密碼很容易就被破解，而造成系統(tǒng)危害。為了有效的防止這種攻擊方式，動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼技術(shù)營運(yùn)而生。系統(tǒng)在輸入用戶名和密碼的基礎(chǔ)上，需要輸入一組由系統(tǒng)自動(dòng)和隨機(jī)生成的驗(yàn)證碼，有效的避免了黑客的密碼比對破解方式，增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性。

（3）采用移動(dòng)U-Key

這種方式被廣泛的應(yīng)用于政府、國防研究所、銀行等保密和對安全性要求較高的單位。移動(dòng)U-Key是在系統(tǒng)管理端將為每個(gè)用戶分配一組身份認(rèn)證碼，并將每個(gè)用戶的唯一身份認(rèn)證碼存儲(chǔ)于類似U盤的移動(dòng)U-Key中，當(dāng)用戶使用時(shí)，將隨身攜帶的U-Key插入電腦后，系統(tǒng)進(jìn)行身份驗(yàn)證后才能登陸系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)了只有真實(shí)用戶才能登陸系統(tǒng)的安全要求。

（4）網(wǎng)絡(luò)安全策略

網(wǎng)絡(luò)安全策略是在軟件系統(tǒng)之外對系統(tǒng)進(jìn)行安全保障的重要手段之一，其通過軟硬件技術(shù)、RAID5磁盤陣列、雙機(jī)熱備等保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全備份。其網(wǎng)絡(luò)拓?fù)淙鐖D2所示。

（5）采用防火墻

防火墻具有很好的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)作用，入侵者必須首先穿越防火墻的安全防線，才能接觸目標(biāo)計(jì)算機(jī)，可以將防火墻配置成許多不同保護(hù)級別。防火墻主要作用是：可以防止Internet上的危險(xiǎn)（病毒、資源盜用）傳播到網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，能強(qiáng)化安全策略，能有效記錄Internet上的活動(dòng)，可限制暴露用戶點(diǎn)，它可以是安全策略的檢查點(diǎn)。

圖2 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?/p>

5.OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份

（1）雙機(jī)熱備

就是將中心服務(wù)器安裝成互為備份的兩臺(tái)服務(wù)器，并且在同一時(shí)間內(nèi)只有一臺(tái)服務(wù)器運(yùn)行，當(dāng)其中運(yùn)行著的一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障無法啟動(dòng)時(shí)，另一臺(tái)備份服務(wù)器會(huì)迅速的自動(dòng)啟動(dòng)并運(yùn)行（一般為2分鐘左右），從而保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。雙機(jī)熱備的工作機(jī)制實(shí)際上是為整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的中心服務(wù)器提供了一種故障自動(dòng)恢復(fù)能力。

（2）存儲(chǔ)備份

存儲(chǔ)備份是為了保證數(shù)據(jù)的安全，通過存儲(chǔ)備份手段保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份，避免系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失。存儲(chǔ)備份方案可采用磁盤陣列柜和專業(yè)的備份軟件進(jìn)行存儲(chǔ)備份管理，磁盤陣列又叫RAID（Redundant Array of Inexpensive Disks——廉價(jià)磁盤冗余陣列），是一種高效、快速、易用的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)備份設(shè)備[3]。數(shù)據(jù)備份軟件是系統(tǒng)自動(dòng)將兩臺(tái)服務(wù)器之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行同步和自動(dòng)備份的軟件系統(tǒng)。

通過存儲(chǔ)備份方案，能夠使系統(tǒng)數(shù)據(jù)每天按照策略去增量備份指定的數(shù)據(jù)，方便快捷，無人值守，可以有效的預(yù)防了黑客入侵主機(jī)帶來的威脅。

6.結(jié)束語

信息化建設(shè)是企業(yè)實(shí)行現(xiàn)代化管理的主要手段，對于規(guī)范管理流程、整合管理資源、提高工作效率有著重要的意義，為使信息化建設(shè)能有效發(fā)揮作用，各類人員在管理理念、工作方法、流程控制等方面都必須有所調(diào)整，才能保證信息化建設(shè)取得實(shí)在的效果。

參考文獻(xiàn)

[1]李長樹.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法與實(shí)施策略[J].電腦知識與技術(shù)，2010（04）：47-50.

[2]門紹文.淺談企業(yè)辦公自動(dòng)化[J].科技廣場，2011（07）：51-53.

[3]陳春香.論企業(yè)辦公自動(dòng)化[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2010（02）：24-26.

作者簡介：寇佩佩（1992—），女，陜西西安人，研究方向：軟件工程。