淺析如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作

郭強

[摘 要]社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是指對社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、歸檔、裝訂，繼而進行移交、保管、統(tǒng)計、編研、利用、鑒定和銷毀等一系列工作的過程， 是社會保險經(jīng)辦管理工作中最基礎(chǔ)的工作之一。隨著我國國有經(jīng)濟的不斷上升，我國國民的思想政治覺悟也開始逐漸上升，越來越多的人開始注重自身與家人的社會保險情況，這就使得社會保險行業(yè)得到了快速發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理作為保險行業(yè)中最重要的組成部分，其就成為了人們關(guān)注的焦點。

[關(guān)鍵詞]社會保險；業(yè)務(wù)檔案；管理難題；對策研究

[中圖分類號]F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）30-0187-02

1 前 言

隨著我國社會保險事業(yè)的飛速發(fā)展，社會保險各項制度改革的不斷深入，勞動者的參保意識日益加強，社會保險覆蓋面越來越廣，社會保險業(yè)務(wù)檔案作為這些變動的真實記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)，其重要性越來越顯現(xiàn)出來，也越來越受到經(jīng)辦機構(gòu)的重視和關(guān)注。社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，還有力地維護了參保人員的權(quán)益。沉寂多年的社會保險業(yè)務(wù)檔案作為這些變動的真實記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)日益顯現(xiàn)出其重要性。下面結(jié)合自己的實踐，就如何實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，談一些粗淺的見解。

2 社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析

2. 1 檔案管理手段落后

目前大多數(shù)的社會保險業(yè)務(wù)檔案仍未實現(xiàn)電子信息化管理，使得業(yè)務(wù)檔案難以進行合理的歸納、總結(jié)以及分類，使得檔案的查閱遇到困難。由于經(jīng)辦條件的限制，很多社會保險經(jīng)辦機構(gòu)，沒有固定的專門檔案室，參保人員的檔案被隨意分散保管、分割保管、分室存放。有些材料甚至散落在個人手中，一旦人員調(diào)動，就會造成部分檔案材料的流失。再加上目前社會保險業(yè)務(wù)量的日益龐大，傳統(tǒng)的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足參保單位和職工的查閱、核對需求，使得參保單位和職工對社會保險業(yè)務(wù)辦理的效率和質(zhì)量造成嚴重的質(zhì)疑，影響了社會保險部門形象。有些雖有檔案室，但沒有對各種類型的檔案實行集中統(tǒng)一管理，檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。有些部門雖然實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬件及人員沒有很好的結(jié)合，有的缺乏相應(yīng)的軟件，有的缺乏專業(yè)人才，很多仍然沿用過去的手工操作和陳舊的管理方法。

2. 2 社會保險業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性

社會保險是社會保障的核心部分，它包括養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險、工傷保險等。由于一個人的保險資料分別保存在不同的機構(gòu)，管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能查詢到一個人的全部社會保障檔案信息，這就給公民個人和組織在查詢工作中帶來很大的不便。這種分散的管理，也使整個社會保障體系容易出現(xiàn)漏洞。據(jù)調(diào)查得知，目前大多數(shù)的社會保險業(yè)務(wù)檔案仍未實現(xiàn)電子信息化管理，使得業(yè)務(wù)檔案難以進行合理的歸納、總結(jié)以及分類，使得檔案的查閱遇到困難。

2. 3 社保檔案人員業(yè)務(wù)水平低

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員仍缺乏專業(yè)素質(zhì)，業(yè)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)仍有待提高。目前，社會保險檔案管理主要靠兼職或搞突擊的辦法，缺乏專業(yè)人才的專業(yè)管理。一些經(jīng)辦機構(gòu)沒有專職或兼職檔案管理人員，人員缺乏基本的檔案管理知識，工作質(zhì)量就甚是令人擔(dān)憂。一些經(jīng)辦機構(gòu)雖然有較高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者，往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。社保經(jīng)辦機構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，開展經(jīng)驗交流的機會也不多。這些都影響了檔案管理工作的開展。這種問題發(fā)生的主要原因是現(xiàn)今的保險行業(yè)的迅猛發(fā)展，而導(dǎo)致保險行業(yè)本身缺乏大量的工作人員，這就使得保險行業(yè)的工作人員多為兼職人員。這種現(xiàn)象的惡性循環(huán)，勢必會導(dǎo)致檔案管理人員不能專注的做好自己的檔案管理工作，人員缺乏穩(wěn)定性。

3 如何提高社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的對策

3. 1 健全制度，規(guī)范程序，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理標準化

規(guī)范社保業(yè)務(wù)檔案管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。依據(jù)《檔案法》、《保密法》等法規(guī)政策，健全保險業(yè)務(wù)檔案管理工作制度、制定檔案室建設(shè)標準、規(guī)范整檔標準，制定社保檔案分類大綱和保管期限，構(gòu)建完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理和標準化管理。

3. 2 加強檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

著力加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備，建立一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能檔案室，確保檔案的長期安全保管和科學(xué)化、系統(tǒng)化管理。開發(fā)和使用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的鏈接，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，達到檔案管理前期介入、全程控制的目標。

3. 3 實行對社保檔案的動態(tài)管理

一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。而這些環(huán)節(jié)詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。為達到檔案管理的“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生”的宗旨，本著對參保人負責(zé)的原則，檔案管理人員應(yīng)對保障對象的變動情況及時進行調(diào)查核實，及時變動檔案信息內(nèi)容，不斷充實完善個人社保檔案的內(nèi)容，以充分發(fā)揮社保檔案的證據(jù)作用。

3. 4 轉(zhuǎn)變存檔方式，實現(xiàn)社會保險檔案的信息化管理

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件復(fù)印件以及各種需要存檔備查的檔案資料，數(shù)量巨大。紙質(zhì)材料保存受環(huán)境限制，留存久了會有流失的可能。采用圖像掃描方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，制作電子檢索目錄，備份數(shù)據(jù)還可制成光盤，形成“電子檔案”。同時，實行社會保障號碼發(fā)放制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、社會保險號碼統(tǒng)一起來，通過社保檔案管理人員對個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，參保人可以隨時查閱自己的檔案信息，實現(xiàn)現(xiàn)代化的社會保險檔案服務(wù)方式。

3. 5 加大對建立社會保險檔案管理人才的培養(yǎng)力度

社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機實際操作能力。按照“政府領(lǐng)導(dǎo)、部門配合、基層落實”的要求，根據(jù)經(jīng)辦機構(gòu)實際情況，條件具備情況下，可考慮成立專門業(yè)務(wù)檔案管理部門，配備檔案管理專職人員，吸納計算機、法律等方面人才，并積極與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、上崗培訓(xùn)、檔案法制教育等方式，使檔案工作人員能深刻理解社會保險政策，準確把握社保工作程序和檔案操作辦法。同時要加強檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍，以滿足社保業(yè)務(wù)檔案管理專業(yè)化、電子化、科學(xué)化發(fā)展的要求。

3. 6 加強防范，重視保密工作

社會保險業(yè)務(wù)檔案全面反映參保人履行繳費義務(wù)、享受社保待遇的真實情況，個人信息的外泄，可能給當事人帶來名譽或財產(chǎn)的損失。因此，對保險業(yè)務(wù)檔案內(nèi)個人信息保密尤顯必要。檔案管理員應(yīng)有必要的信息安全意識以及規(guī)范的檔案管理意識，從源頭上減少甚至杜絕民眾信息泄露的隱患；嚴格限制個人信息的知悉范圍；利用個人信息要嚴格審批，使用時要登記；嚴禁非法復(fù)制、利用個人信息等。通過這些措施，確保個人的合法權(quán)益不受侵犯。

綜上所述，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，是一項長期工作。社會保險業(yè)務(wù)檔案不僅可以為參保人員維護權(quán)益提供直接、可靠的憑證依據(jù)，同時作為社會活動的歷史記錄，可以直接參與到社會管理機制中去，促進社會的公平正義與和諧穩(wěn)定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度與流程，改善業(yè)務(wù)檔案保管條件，豐富業(yè)務(wù)檔案門類和數(shù)量，確保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全，從而實現(xiàn)社保檔案為參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標。

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