大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化的動(dòng)力機(jī)制研究

楊偉

摘要：在新的教育改革形勢(shì)下，信息時(shí)代給大學(xué)檔案管理工作帶來(lái)了強(qiáng)大挑戰(zhàn)，要想大學(xué)檔案更好的為高等教育和社會(huì)服務(wù)，就必須加快現(xiàn)代化的進(jìn)程，適應(yīng)大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化的各種需求。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；檔案管理；動(dòng)力機(jī)制

當(dāng)前教育改革的形勢(shì)下，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，國(guó)內(nèi)大學(xué)為了社會(huì)整體科學(xué)文化水平的提高，都在擴(kuò)大學(xué)校的規(guī)模和學(xué)生的招生人數(shù)，這給大學(xué)的管理工作帶來(lái)了強(qiáng)大的挑戰(zhàn)，這就要求大學(xué)的整體管理的現(xiàn)代化水平都必須迅速發(fā)展，大學(xué)檔案管理工作也毫無(wú)例外的受到了深刻的影響。大學(xué)檔案管理做為學(xué)校管理的重要組成部分，能夠充分的利用好檔案的信息資源，才能更好的為大學(xué)的各項(xiàng)工作服務(wù)，為學(xué)生的成才成長(zhǎng)服務(wù)，為所有使用者提供便利。如果想要讓大學(xué)檔案從真正意義上服務(wù)使用檔案的每一個(gè)人，就必須加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，不斷加深大學(xué)管理的現(xiàn)代化的動(dòng)力機(jī)制研究，從各個(gè)層面加快大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程迎接著網(wǎng)絡(luò)化、信息化等時(shí)代的挑戰(zhàn)。

一、大學(xué)檔案管理現(xiàn)狀概述

想要研究大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化的動(dòng)力機(jī)制，就先要了解什么是檔案管理的現(xiàn)代化。所謂的檔案管理現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想，現(xiàn)代化的方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，并獲得最佳的工作效率和社會(huì)效益的方法。那么大學(xué)的檔案管理現(xiàn)代化前提就是，大學(xué)檔案管理者必須掌握現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，在大學(xué)檔案管理中能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的方法和手段，建立起現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高自身的工作效率，更好的為大學(xué)的管理服務(wù)，這就成為現(xiàn)在大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化必須面對(duì)的問(wèn)題。

伴隨著計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的發(fā)展，大學(xué)檔案管理的工作，也經(jīng)歷著從手工管理的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持的現(xiàn)代檔案管理模式，媒介也完成了從原來(lái)的紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡，從根本上提高了檔案管理的應(yīng)用水平和利用的質(zhì)量，更好的為學(xué)校和學(xué)生的未來(lái)發(fā)展服務(wù)[1]。

二、大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施

大學(xué)是高科技人才的集散地，作為科學(xué)技術(shù)的前沿陣地。隨著大學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展，大學(xué)的檔案管理工作已經(jīng)毋庸置疑的進(jìn)入了現(xiàn)代化的的歷史軌道。大學(xué)在計(jì)算機(jī)應(yīng)用的開始都配備了比較先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，基本完整的網(wǎng)絡(luò)支持，專門的從業(yè)人員進(jìn)行大學(xué)的檔案管理工作。但是當(dāng)前問(wèn)題是，基礎(chǔ)設(shè)施的沒(méi)有得到合理的利用，設(shè)備的先進(jìn)性高于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。師生自覺使用先進(jìn)的設(shè)施進(jìn)行檔案管理，使學(xué)校的財(cái)力、物理資源不能合理配置，有了不同情況的荒廢。還有就是檔案管理的起點(diǎn)挺高，但是學(xué)校后期的經(jīng)費(fèi)投資比較少，設(shè)備跟不上社會(huì)的更新速度，成為大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

（二）技術(shù)支持

大學(xué)是培養(yǎng)技術(shù)層面人才的專家，這使得計(jì)算機(jī)技術(shù)在大學(xué)的檔案管理各個(gè)方面都有應(yīng)用，國(guó)內(nèi)大部分的大學(xué)都建立了自己的數(shù)據(jù)庫(kù)能與中國(guó)教育網(wǎng)等高校網(wǎng)站進(jìn)行銜接，可問(wèn)題是只能進(jìn)行學(xué)校的主頁(yè)的訪問(wèn)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。也是由于大學(xué)的檔案管理的現(xiàn)代化速度太快，很多的具體實(shí)現(xiàn)并不完美。很多大學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)的和多媒體數(shù)據(jù)的支持，根本無(wú)法滿足師生的多重需要。如果以此發(fā)展下去，會(huì)給大學(xué)的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程造成阻礙。

（三）管理工作

大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)更新速度太快，使得大學(xué)檔案管理工作的要求不斷調(diào)高，管理人員不但要精通傳統(tǒng)的檔案整理工作，還要掌握計(jì)算機(jī)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化技術(shù)。目前高校檔案管理的人員仍舊不能適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)時(shí)代，學(xué)校缺乏什么都經(jīng)常的復(fù)合型人才，檔案管理的工作不能形成真正意義上的管理體系，造成了檔案管理的人力和資源的浪費(fèi)，不能適應(yīng)大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的需求，也為各個(gè)系別的檔案管理的統(tǒng)一留下隱患[2]。

三、大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化動(dòng)力機(jī)制研究

我國(guó)的大學(xué)檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了電子信息化的階段，為了迎接社會(huì)新形勢(shì)的壓力和挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平提出了更高的要求，并成為大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化的動(dòng)力機(jī)制。

（一）大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化適應(yīng)時(shí)代和學(xué)校發(fā)展的要求

在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，學(xué)校的各項(xiàng)工作快速發(fā)展，高校檔案數(shù)據(jù)日趨多樣化。大學(xué)檔案管理作為信息時(shí)代的產(chǎn)物，雖然已經(jīng)完成了從手工管理到計(jì)算機(jī)支持的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，可是日益豐富的檔案資料還是需要大學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、智能化方面努力，以便滿足大學(xué)快速發(fā)展的各項(xiàng)工作需要，否則檔案工作就不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，也不能發(fā)揮其服務(wù)于學(xué)校工作應(yīng)有的作用。大學(xué)檔案管理工作只有積極的轉(zhuǎn)換思想，加快現(xiàn)代化進(jìn)程，才能適應(yīng)高等教育發(fā)展的時(shí)代和學(xué)校的需求。

（二）大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，大學(xué)檔案面臨著信息全球化的挑戰(zhàn)，高等教育在國(guó)家發(fā)展中所占比例越來(lái)越高。大學(xué)檔案作為重要的信息資源支持，其服務(wù)的領(lǐng)域也有大學(xué)內(nèi)部人員逐漸發(fā)展為面向社會(huì)的各個(gè)方面。大學(xué)檔案面向社會(huì)開放成為廣大利用者的迫切需要。這就要求，大學(xué)必須建立穩(wěn)固而且先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，完整的數(shù)據(jù)庫(kù)資源提供共享，使大學(xué)檔案管理發(fā)揮最優(yōu)作用。

（三）大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化適應(yīng)高校資源需要

我國(guó)的大學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)初步具備現(xiàn)代化的需要。大學(xué)一直是科學(xué)發(fā)展的發(fā)源地，在獲取新信息方面，有著無(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)。作為我國(guó)第二大互聯(lián)網(wǎng)的CERNET網(wǎng)已經(jīng)與各個(gè)大學(xué)的校園網(wǎng)進(jìn)行了聯(lián)通，大學(xué)校園提供的先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)支持條件，為大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程創(chuàng)造了條件。大學(xué)的辦公也已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，大學(xué)的檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)也在逐步完成。這一切的一切都為大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化提供了完備的資源支持。同時(shí)很多高校開設(shè)了計(jì)算機(jī)專業(yè)，不斷的為檔案管理工作輸送人才，為高校檔案管理的現(xiàn)代化提供技術(shù)和人力支持，保證了大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化所需要的資源[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

大學(xué)要把實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化作為檔案管理工作的重中之重。這是一個(gè)具有歷史挑戰(zhàn)性的任務(wù)，大學(xué)不但要充分利用自己的資源優(yōu)勢(shì)，努力開發(fā)原有資源基礎(chǔ)上，加強(qiáng)自身數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，同時(shí)還需要國(guó)家和大學(xué)檔案主管部門的宏觀調(diào)控。全面實(shí)現(xiàn)大學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)大學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的社會(huì)資源共享，更好的為大學(xué)教育工作和社會(huì)服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊占東.推進(jìn)教育信息化建設(shè)，加快教育現(xiàn)代化進(jìn)程[J].中國(guó)高等教育.2002（05）：26-27

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[3]楊曉紅.論檔案管理的創(chuàng)新.鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）[J].2004（08）：20-21

[4]謝開明，葉芳蓮.淺談高校的檔案管理[J].安康師專學(xué)報(bào)，2005（02）