鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案如何進(jìn)行規(guī)范管理與利用

劉淑艷

通過對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的實(shí)際考察發(fā)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作原來基礎(chǔ)較為薄弱，從不重視檔案工作，忽視檔案的收集與整理，發(fā)展到今天檔案整理美觀、規(guī)范，文書檔案收集齊全、完整，庫房管理整潔、安全，傾注了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的辛勤汗水，是他們心血和智慧的結(jié)晶，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立起了檔案室，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，有效利用，并把檔案工作向縱深拓展，不斷提高檔案工作水平，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室達(dá)到了省級(jí)先進(jìn)水平，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作取得了可喜的成績(jī)。但是從其他方面來看當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作存在以下三個(gè)問題：

一、檔案資料收集難以齊全完整

有些部門的領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人員認(rèn)為部門的文件資料收集歸檔進(jìn)入檔案室保管后，自已要利用相關(guān)資料去檔案室查找麻煩，于是圖方便，將部門的文件資料占為個(gè)人所有，以期利用方便，但同時(shí)也造成了這些資料流失的可能。有的部門強(qiáng)調(diào)工作特殊性，部門的文件資料要自行保管，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)務(wù)檔案，按照《檔案法》規(guī)定，這些檔案只能在財(cái)務(wù)部門保存一年，一年過后，就應(yīng)移交檔案室，但事實(shí)上，許多單位財(cái)務(wù)檔案長(zhǎng)期在財(cái)務(wù)部門使用，未按規(guī)定送交檔案室保管。還有一些組織、人事，紀(jì)檢部門形成的文件材料，歸檔不齊全，不完整，有的甚至不歸檔，一則這些文件有一定的機(jī)密性，業(yè)務(wù)人員對(duì)移交保管不放心，二則這些部門對(duì)這些文件使用的時(shí)間較長(zhǎng)，認(rèn)為歸檔了不方便隨時(shí)使用。

二、檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案管理人員缺乏專業(yè)訓(xùn)練、業(yè)務(wù)不精，加之人員變換過于頻繁，以致沒有一支穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍。因工作需要，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員經(jīng)常調(diào)換，直接影響檔案管理工作的持續(xù)性、穩(wěn)定性，同時(shí)也影響了檔案人員工作的主動(dòng)性，影響了檔案管理工作水平的提高，檔案人員的頻繁變動(dòng)，新上崗的同志業(yè)務(wù)不熟練，不知如何妥善保管利用檔案，調(diào)閱檔案速度慢，有的甚至找不到需要查找的案卷，不能有效地為檔案利用者服務(wù)，造成檔案工作相當(dāng)被動(dòng)。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員兼職多，他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有精力和時(shí)間從事檔案管理工作，鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實(shí)際，干部常下鄉(xiāng)，干部群眾需要調(diào)檔利用時(shí)，往往找不到檔案人員，造成檔案使用不方便，檔案資源得不到有效利用。另外，檔案人員素質(zhì)不高也影響了檔案工作的正常有效開展，有的檔案人員年齡偏大，文化素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)水平欠缺，不能勝任檔案工作。

三、對(duì)檔案工作的重視程度不夠

一些單位在檔案管理定級(jí)時(shí)，具體明確了檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，定級(jí)以后，鑒于班子成員的調(diào)整變動(dòng)，新的班子成員重新分工時(shí)，遺漏了檔案工作該由哪位領(lǐng)導(dǎo)分管。檔案工作無分管領(lǐng)導(dǎo)，顯然就擺不上黨委、政府的議事日程，對(duì)檔案工作的重要性就逐漸淡化，檔案的管理也日益弱化。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作存在的這些問題，不同程度地影響著鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的順利、健康開展，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)，檔案工作的現(xiàn)實(shí)生命力得不到充分體現(xiàn)，檔案與檔案工作的基礎(chǔ)作用也得不到充分發(fā)揮，如何使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作與新形勢(shì)的發(fā)展要求相適應(yīng)，轉(zhuǎn)變不利因素為積極因素，開創(chuàng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作新局面，筆者認(rèn)為對(duì)策有四：

1、加強(qiáng)宣傳，不斷增強(qiáng)檔案社會(huì)意識(shí)。

利用各種形式，有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，讓大家更多地了解黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理的方針、政策和各項(xiàng)管理規(guī)定，使廣大干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案工作不是可有可無，檔案和檔案工作是國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)重要管理基礎(chǔ)，肩負(fù)著維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的歷史使命。從而增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，使形成檔案材料的部門和人員能嚴(yán)格按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等法律、法規(guī)的規(guī)定，依法治檔，積極參與和做好檔案工作，促進(jìn)檔案工作健康發(fā)展。

2、健全制度，保證檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作。檔案管理工作能否持續(xù)、穩(wěn)定地發(fā)展，直接影響檔案管理工作水平，要保證檔案工作持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)切實(shí)執(zhí)行檔案工作制度。檔案管理制度一經(jīng)制定，就要嚴(yán)格執(zhí)行，各項(xiàng)工作要按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求，落到實(shí)處。檔案的收集工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案收集難的狀況，要建立健全收集歸檔制度，應(yīng)歸檔的材料要嚴(yán)格按照歸檔范圍收集歸檔，要采取定期收集和不定期收集相結(jié)合的方式，將形成的應(yīng)歸檔材料全部收集歸檔。檔案人員要深入各部門，把散失在個(gè)人手中的文件資料及時(shí)收集起來，對(duì)不愿交出文件資料的同志要耐心細(xì)致做好說服動(dòng)員工作，使他們自覺地把手中的檔案資料移交出來。形成檔案材料的部門也要建立歸檔制度，同樣要認(rèn)真貫徹執(zhí)行，將形成的應(yīng)歸檔材料主動(dòng)送交檔案室歸檔。

3、增強(qiáng)素質(zhì)，塑造檔案隊(duì)伍良好形象。

檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、專業(yè)性、知識(shí)性很強(qiáng)的工作，要求檔案人員具有較高的整體素質(zhì)，即要具有高度的政治觀念，廣博的知識(shí)層面，精深的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隊(duì)伍建設(shè)方面，首先要建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立一支由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、部門主管負(fù)責(zé)人、檔案室專職檔案員、部門兼職檔案員組成的檔案管理隊(duì)伍，是單位檔案管理工作正常開展的基礎(chǔ)，其次要配備高素質(zhì)的檔案員。目前檔案人員兼職過多，沒有時(shí)間和精力從本職工作，影響檔案工作的正常開展，必須加強(qiáng)政治素質(zhì)，專業(yè)意識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力的教育，努力建設(shè)一支學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、實(shí)干型的檔案工作隊(duì)伍。檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)鄧小平理論和江總書記“三個(gè)代表”重要思想，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，增強(qiáng)政治上的堅(jiān)定性、敏銳性和鑒別力；要努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)技能，能熟練掌握檔案工作的原理和方法，熟練運(yùn)用檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)和法規(guī)知識(shí)，掌握檔案業(yè)務(wù)的操作程序，提高管理檔案的技巧，對(duì)本單位檔案的數(shù)量、內(nèi)容、種類價(jià)值等做到心中有數(shù)，檔案人員在掌握檔案專門知識(shí)的同時(shí)，為了得心應(yīng)手做好新世紀(jì)檔案工作，還要了解學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)、法律、歷史、外語等相關(guān)知識(shí)，才能做好綜合性的檔案工作。同時(shí)要定期接受繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)新理論、新知識(shí)、新技術(shù)，不斷補(bǔ)充、拓展和更新科學(xué)技術(shù)知識(shí)，進(jìn)一步完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平。