試論如何完善辦公室事務管理工作

史莉紅

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷深化，一些企業(yè)也迎來了前所未有的發(fā)展，而辦公室作為企業(yè)必不可少的部分，也發(fā)生著變化，逐漸呈現(xiàn)出職能特殊化、協(xié)調(diào)工作復雜話等特點，使得在處理企業(yè)辦公室的事務管理上也需要采用新的方法機制，這就體現(xiàn)出辦公室事務管理工作的重要性，文章從加強辦公室事務管理工作的重要性出發(fā)，對如何完善辦公室事務管理工作提出了幾點建議，旨在為做好辦公室事務管理工作提供參考。

關鍵詞：辦公室；事務管理；重要性；完善措施

1.引言

辦公室管理，是指有關的工作人員嚴格執(zhí)行相關決策，能夠在企業(yè)內(nèi)部進行，解決一系列行政工作，從規(guī)劃，組織，領導和控制這些手段實施有效的解決方案，從而保證了開展企業(yè)工作的有序進行?，F(xiàn)代企業(yè)辦公的管理工作，包括內(nèi)部信息和企業(yè)外部信息的傳遞，與其他部門的工作進行有效的協(xié)調(diào)，目的是確保有效落實規(guī)劃和決策?？傊?，企業(yè)辦公管理的任務是要經(jīng)過決策過程達到企業(yè)目標，不僅僅取決于是否有效的制定了決策還跟辦公室的管理工作有沒有有效實施有著緊密的聯(lián)系。

2.加強辦公室事務管理工作的重要性

在當前的市場環(huán)境下，基于日益激烈的市場競爭，企業(yè)要想達到快速發(fā)展的要求，有必要進行有效的規(guī)范和加強內(nèi)部管理。作為一個商業(yè)組織的綜合管理辦公室，企業(yè)的管理素質(zhì)和管理水平將直接決定管理和工作的運作和開展以及相關業(yè)務的工作。與此同時，在現(xiàn)在的知識型經(jīng)濟下，辦公管理引導其特殊活力的創(chuàng)新和調(diào)整企業(yè)的管理，并承擔管理服務，提供廣泛的服務和參與決策的責任。具體表現(xiàn)為：首先，發(fā)揮紐帶作用。在現(xiàn)代企業(yè)中的辦公室是一個重要的橋梁，將企業(yè)領導和各部門內(nèi)部員工有效地連接，辦公管理工作事關與上下級連接的重要使命和責任，也有一些宏觀控制和權衡的功能，可以說是行業(yè)企業(yè)的指揮，對決策和執(zhí)行系統(tǒng)的有效協(xié)調(diào)。其次，發(fā)揮參謀作用。辦公室管理的參謀作用主要體現(xiàn)在辦公管理需要有各種各樣的及時，準確，全面的信息提供給領導，為其提供決策行為的有效參考；管理層需要做辦公室組織開展圍繞企業(yè)的中心工作的各項研究工作，為中心的企業(yè)的調(diào)查結果工作提供可靠的依據(jù)；辦公管理領導者需要根據(jù)領導的意圖來起草該重要文件，輔助領導層完成各種重要決策的制定和實施；辦公管理往往提出各種大型活動的企業(yè)建議的處理對策。

3.如何完善辦公室事務管理工作

（1）明確各職位的職責。責任是一個人對國家，社會，集體，家庭和他人，主動施以的精神積極有益的作用，是一種自覺主動地盡自己的一切有益事情的精神狀態(tài)。人只有有責任才是推進他生活的不竭動力。然而，辦公室工作人員的責任意識從何而來？首先是認準形勢。在推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮的過程中，由于面臨著更多的機遇和挑戰(zhàn)，從而對辦公室工作提出了更加艱巨的任務。認識到這種情況，我們可以增強責任意識，自覺地把自己的工作納入整體工作。第二是要找準職責所在。辦公室是行政部門之一，它擔負著承上啟下，協(xié)調(diào)關系，聯(lián)系各方等重要作用，科學決策和綜合辦公高效管理實施的領導者，其特殊性是其他部門不可替代的。認識到這一點很重要，它會自發(fā)地上升責任意識。還有就是明確任務所在。在改革和發(fā)展的過程中，新的挑戰(zhàn)不斷涌現(xiàn)，給了辦公室一些新的任務：加強綜合協(xié)調(diào)服務，改善行政服務，提供準確的決策服務以提高辦公質(zhì)量。為此，辦公室的工作人員需要提高自身的性格品質(zhì)，需要提高自己的知識積累，需要提高控制的需要，提高創(chuàng)新意識的把握能力。

（2）在工作中統(tǒng)籌兼顧，做好協(xié)調(diào)。相對領導和其他職能部門，辦公室具有更多的工做綜合性比較強。在一個單位，辦公室是溝通上下，左右協(xié)調(diào)，聯(lián)絡各方，以確保機關工作的正常運轉。如果一個單位比作一個人，那么，領導，決策機構是大腦；工商部門，執(zhí)行機構是四肢，辦公室是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。雖然參與領導決策的辦公室工作，但沒有最終決策權；它不涉及各職能部門的具體領導，不替代部門處理具體問題的功能，但該辦公室的工作是進行過問的職能部門，并進行干預。領導者必須管理工作，負責輔助辦公室管理；如果不對應這個工作，那么行政領導決策，組織，指揮，檢查和其他活動無法實施，廣大員工將無法正常工作。這是因為辦公室的工作，為各部門提供基本的工作條件，在保障單位，部門活動的功能得以順利進行。能夠充分利用和節(jié)省時間，提高效率。因此，協(xié)調(diào)和平衡各相關單位，相關部門的工作就顯得尤為重要。

（3）加強以人為本的管理理念。辦公室在管理過程中的主體對象是人的參與，因此，管理辦公室工作的優(yōu)化和改進，必須始終堅持以人為本，一個人性化的管理模式，努力做到想員工之所想，及員工之所急，了解決員工的后顧之憂，使他們專門為日常工作盡職盡責，為自己的工作提供動力。實際的提升企業(yè)員工的工作積極性和主動性，可以增強企業(yè)的凝聚力，立足于思想和工作作風使員工能夠有效地提升和規(guī)范，為企業(yè)開展工作提供保障。

（4）創(chuàng)新管理辦法?，F(xiàn)代企業(yè)管理辦公室的核心是為企業(yè)整體發(fā)展提供服務，從而推動企業(yè)各部門的工作能夠穩(wěn)定開展和有序?qū)嵤Ｒ虼?，從工作思路來看，辦公管理必須不斷地引入對現(xiàn)有管理層進行必要的修改，并以超前的創(chuàng)新管理方法的實施和強制執(zhí)行監(jiān)督體系的新方法。企業(yè)應該利用不同崗位的工作潛能，調(diào)動工作人員的積極性和主動性；此外，企業(yè)辦公室制度和企業(yè)文化也必須實行管理創(chuàng)新，以方便企業(yè)經(jīng)營，管理和發(fā)展帶來新的生機和活力。

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